Projectcontrole

Op het tabblad Projectcontrole leg je vast welke afwijkingen in een grondexploitatie zijn geconstateerd, wie ze verklaart en wie ze goedkeurt. Zo is achteraf altijd terug te zien wie wat wanneer heeft geaccordeerd.

Wat doe je op het tabblad Projectcontrole?

Je doorloopt met drie rollen dezelfde vaste route:

1

Projectcontroller noteert een bevinding

De projectcontroller noteert een bevinding: de omschrijving en de afwijking.

2

Planeconoom of projectleider vult de verklaring in

De planeconoom of projectleider vult de verklaring in: waarom wijkt dit af?

3

Projectcontroller accordeert

De projectcontroller zet het schuifje Akkoord aan zodra de verklaring voldoende is.

Je kunt niks stuk maken. Zolang je nog niet hebt geaccordeerd, kun je elke regel aanpassen of verwijderen.

Waar vind ik het tabblad Projectcontrole?

Open het project en klik in de tabbladenbalk op Projectcontrole. Zie je het tabblad niet? Dan is het voor jouw rol niet zichtbaar gemaakt — vraag je functioneel beheerder om toegang.

Op welke onderdelen kan ik controleren?

De controle is verdeeld over vijf secties. Elke sectie klap je apart open met het pijltje ervoor:

Sectie	Waarvoor gebruik je die
Programma	Afwijkingen in het programma, bijvoorbeeld aantallen woningen of uitgeefbare meters
Kosten	Afwijkingen in kostenramingen of kostenposten
Opbrengsten	Afwijkingen in grondopbrengsten of subsidies
Risico's	Afwijkingen in de risico-inschatting
Overige aspecten	Alles wat niet in de andere secties past

Elke sectie werkt precies hetzelfde. Je hoeft dus maar één keer te leren hoe je een bevinding vastlegt.

Hoe leg ik de reviewgegevens vast?

Vul bovenaan de pagina in wie de review heeft uitgevoerd en wanneer:

• Review datum — de datum waarop de controle is uitgevoerd.
• Reviewer 1, 2 en 3 — klik op het vergrootglas en kies de betrokken personen. Je hoeft niet alle drie de velden te vullen.

Hoe voeg ik een bevinding toe?

1

Klap de juiste sectie open

Klik op het pijltje voor bijvoorbeeld Kosten. De sectie klapt open en je ziet de kolommen Omschrijving, Afwijking, Verklaring en Akkoord.

2

Klik op + Toevoegen

Er verschijnt een lege regel waarin je direct kunt typen.

3

Vul de omschrijving en de afwijking in

Zet in Omschrijving waar de bevinding over gaat en in Afwijking wat er precies afwijkt. Houd het kort en concreet — de verklaring komt later in een aparte kolom.

4

Herhaal voor elke bevinding

Klik opnieuw op + Toevoegen voor de volgende regel. Je kunt per sectie zoveel regels toevoegen als je nodig hebt.

Hoe verklaar ik een afwijking?

Zoek de regel op en typ je toelichting in de kolom Verklaring. Dit doe je als planeconoom of projectleider.

Beschrijf waarom de afwijking is ontstaan en of er actie op volgt. De projectcontroller gebruikt deze tekst om te beoordelen of hij kan accorderen.

Zolang het schuifje Akkoord nog uit staat, kun je de verklaring blijven aanpassen.

Hoe accordeer ik een bevinding?

Zet het schuifje in de kolom Akkoord aan. Het schuifje kleurt groen en de kolommen Geaccordeerd op en Geaccordeerd door worden automatisch gevuld met de datum en jouw naam.

Deze twee kolommen kun je niet zelf invullen of aanpassen — ze volgen altijd het schuifje.

Zet je het schuifje weer uit? Dan vervalt het akkoord en worden Geaccordeerd op en Geaccordeerd door leeggemaakt.

Hoe rond ik een controlecyclus af?

Je maakt een foto van het portfolio en maakt daarna de projectcontroles leeg voor de volgende cyclus. De foto legt de ingevulde projectcontrole vast, zodat je die later altijd kunt terugkijken.

1

Controleer of alles is ingevuld

Loop de projecten na: elke bevinding heeft een verklaring en een akkoord. Wat je nu niet hebt vastgelegd, staat straks niet op de foto.

2

Maak een foto van het portfolio

De foto bevat een momentopname van alle projecten, inclusief de volledig ingevulde projectcontrole.

3

Maak de foto definitief

Zolang de foto niet definitief is, ga je nog niet leegmaken. Dit is het punt waarop de cyclus wordt vastgelegd.

4

Maak de projectcontroles leeg

Ga naar de tegel Uitgangspunten en totalen > Alle projecten > menu > Leeg projectcontrole. De projectcontrole van álle projecten wordt in één keer leeggemaakt en staat klaar voor de volgende cyclus.

Let op: Leeg projectcontrole werkt op alle projecten tegelijk en is niet ongedaan te maken. Voer deze actie alleen uit als de foto van het portfolio definitief is — anders ben je de bevindingen, verklaringen en accorderingen kwijt.

Is de projectcontrole leeg en zie je overal lege secties? Dan is de cyclus correct afgesloten en kun je opnieuw beginnen.

Hoe zorg ik dat alleen de projectcontroller kan accorderen?

Dat regel je via de rechten. Je kent het recht om het schuifje Akkoord aan en uit te zetten alleen toe aan de rol van projectcontroller.

Het resultaat:

• De projectcontroller ziet een schuifje dat hij kan bedienen.
• De planeconoom en projectleider kunnen de omschrijving, afwijking en verklaring invullen, maar het schuifje staat voor hen op alleen-lezen.

Zo kan niemand zijn eigen verklaring goedkeuren.

Deze instelling stel je één keer in per rol. Neem contact op met je functioneel beheerder als het schuifje bij jou niet werkt terwijl dat wel zou moeten.

Hoe verwijder ik een bevinding?

Klik op het rode kruisje aan het einde van de regel. De regel verdwijnt direct.

Kan ik een geaccordeerde regel nog verwijderen?

Zet eerst het schuifje Akkoord uit en verwijder daarna de regel met het rode kruisje. Verwijder je een regel die al geaccordeerd is, dan verdwijnt ook de vastgelegde accordering.

Waarom zie ik het schuifje Akkoord wel, maar kan ik het niet aanzetten?

Dan heb je geen recht om te accorderen. Dat recht is meestal alleen toegekend aan de rol van projectcontroller. Vraag je functioneel beheerder om je rechten te controleren.

Hoe kijk ik een projectcontrole van een vorige cyclus terug?

Via de foto van het portfolio. De projectcontrole in het project zelf is leeggemaakt na afronding van de cyclus, maar de foto bevat de volledig ingevulde versie van dat moment.