Tabblad Financieel

Het hart van de GREX. Hier staan alle kosten en opbrengsten per jaarschijf.

Begrijp de kolommen:

Kolom	Betekenis
Vorige exploitatie	De vorige begroting (op basis van een vastgesteld fotomoment)
Boekwaarde per 1-1	De werkelijke stand aan het begin van dit jaar
Geboekt in dit jaar	Boekingen die zijn binnengekomen via de financiële koppeling
Totale prospectie	De som van alle jaarschijven voor komende jaren
Nieuwe exploitatie	Boekwaarde + geboekt dit jaar + begroting komende jaren
Mutatie exploitatie	Verschil tussen vorige en nieuwe exploitatie
NCW	Eindwaarde teruggerekend naar dit jaar (altijd 2% verdiscontering)

Ramingen invullen:

Je kunt ramingen op drie manieren invullen:

1. Via het prijzenboek — selecteer een standaardartikel

2. Via de tabelfunctie — druk op de I in de regel en vul in op basis van percentage, bedrag of aantal stuks

3. Via een Excel-onderlegger — upload je eigen rekenblad

Zorg bij de Excel-onderlegger dat beveiligingswaarschuwingen correct worden beantwoord: macro's toestaan en bewerken inschakelen.

Binnen elke regel kun je een omschrijving, verschillenverklaring en documentatie toevoegen. Gebruik dit om je keuzes te onderbouwen voor collega's en de accountant.

ik kan een boekwaarde niet verklaren, hoe kom ik erachter welke boeking is foutgegaan? of hoe zoek in een boeking?

Dit kan op 2 manieren: 1 door op de betreffende boekwaarde te klikken opent er een scherm met alle boekingen. 2 door in het hoofdmenu links op het icoon rapportagetool te klikken en vervolgens op het tabblad boekingen. via het + bij filter instellen kan worden gezocht naar de betreffende boekingen.

De boekwaarden worden niet meer ververst en zijn ondertussen niet meer actueel.

Op het portfolio niveau (tegel “Uitgangspunten en Totalen” -> “Alle projecten (werkportfolio”) staat op het tabblad “Uitgangspunten boekwaarde” het vinkje “Altijd actuele boekwaarde gebruiken” nog uit? boekwaarden zijn dan bevroren op een bepaalde datum. Dit is nodig tijdens de herijkingen.

Ik wil de boekwaarden vast zetten zodat ik een herijking kan doen. De boekwaarden mogen dan niet wijzigen gedurende dit proces.

Ga naar het hoofdmenu, tegel uitgangspunten en selecteer "alle projecten" en/of "werkportfolio". Ga vervolgens naar het tabblad "Uitgangspunten boekwaarde". Door de schuif "altijd actuele boekwaarde gebruiken" uit te zetten en de gewenste boekwaarde waarop het systeem vastgezet moet worden in te geven, worden boekwaarden na deze datum niet meer getoond (wel ingelezen door het systeem, maar niet toegepast). ga met de muis boven de namen van de diverse omschrijvingen van de velden "hoveren" om een toelichting van dit veld te kunnen zien.

Ik zie een boeking niet terug, deze staat wel in de financiële administratie. Hoe kan dit?

Je kunt het boekingen onderwerp in de rapportagetool gebruiken om te controleren of de boeking helemaal niet in TotalLink staat.

Controleer op portfolio of de peildatum op automatisch doorschuiven staat, of dat de peildatum verder dan de datum van de boeking ligt.

Aanzetten van automatisch doorschuiven kan door het vinkje actuele boekwaarde uit te zetten. Vervolgens wordt het vinkje 'automatisch doorschuiven' zichtbaar en kun je deze optie aanzetten.

Vergeet niet om actuele boekwaarde weer terug aan te zetten, indien deze aan stond.

Mocht de peildatum niet het probleem zijn, kijk dan bij het project of deze mogelijk ontkoppeld van de financiele administratie staat.

Mocht de peildatum goed staan, en het project is gekoppeld, neem dan contact op met de servicedesk.

Er zit een verschil in de geraamde opbrengst.

Dit kan mogelijk zitten in de rente toekenning. Bij de POC berekening worden eerst ramingen in winstneming posten verwijderd en wordt de rente her-berekend alvorens de POC berekening te gaan uitvoeren.

Er is een vreemde verhouding tussen NCW - Eindwaarde. Hoe kan dit?

Bij vreemde verhouding tussen NCW - Eindwaarde (NCW zou altijd een percentage van Eindwaarde moeten zijn) is het meestal zo dat naar een projectgroep / portfolio niveau wordt gekeken en dat de instellingen niet gelijk zijn.

Indien je de berekening Eindwaarde - NCW op projectgroep niveau wil kunnen doen dienen: Startjaar en eindjaar van projecten in de groep gelijk te zijn NCW datum van de projecten gelijk te zijn Verdisconteringspercentages van de projecten gelijk te zijn

Ik wil de berekening Eindwaarde - NCW op projectgroep niveau kunnen doen. Hoe doe ik dit?

Indien je de berekening Eindwaarde - NCW op projectgroep niveau wil kunnen doen dienen: Startjaar en eindjaar van projecten in de groep gelijk te zijn NCW datum van de projecten gelijk te zijn Verdisconteringspercentages van de projecten gelijk te zijn

Wanneer wij nu voor de jaarrekening gaan actualiseren naar peildatum 01-01-2023 welke “acties” dienen wij dan in algemene zin eerst uit te voeren? Hebben jullie hier wellicht een basis instructie voor?

Niet elke gemeente hanteert hierbij dezelfde werkwijze. Belangrijke instellingen Boekwaardedatum op 31-12-2022 Peildatum op huidige datum (zodat boekingen die na 31-12-2022 zijn ingevoerd, maar betrekking hebben op 2022 wel worden meegenomen in de boekwaarde) Daarna zijn er een paar werkwijzen. Er zijn gemeenten die (eerst) zorgen dat de kolom “Restant 2022” helemaal op 0 staat (dan ben je heel bewust van de restant bedragen en of deze wel of niet nog uitgegeven gaan worden). Wat je vervolgens (of meteen) kunt doen is het startjaar van de exploitatie in 2023 veranderen. Eventuele resterende prospecties in 2022 worden dan vanzelf doorgeschoven naar 2023.

Indien je gebruik maakt van een Excel onderlegger zul je deze even moeten openen en opnieuw opslaan om dit nieuwe startjaar te synchroniseren.

Nadat alle exploitaties goed staan na de actualisatie “Jaarrekening 2022” is het de bedoeling om hiervan een foto te maken (zie handleiding onder vraagteken in zwarte bovenbalk), deze kan vervolgens als referentie dienen voor vergelijkingen en kan als “Vorige exploitatie” kolom worden gebruikt in de volgende actualisatie.

De rente over het jaar 2025 is bij 2026 terecht gekomen, hoe kan dit? Van de andere jaren wordt de rente verantwoord onder boekingspost X.

Het verschil zit in dat de meeste boekingen op boekingspost Y zijn gedaan, die van 2025 zijn echter op boekingspost X eigen financieringsmiddelen geboekt. Voor deze regel staat ingesteld dat dit een speciale post is die in de rente regel onderin getoond dient te worden.

Indien je deze post liever onder boekingspost X wil zien, ga je vanuit het hoofdscherm naar het tandwiel in de linker balk en zoekt in Boekingspostgroep grond naar boekingspost X:

Volgens mij wordt in TotalLink de rente berekend over de gemiddelde boekwaarde in het jaar (dus boekwaarde 1/1 + boekwaarde 31/12 = € … /2 * rentepercentage). Klopt dat? In de BBV (zie bijlage: notitie grondexploitaties 2016 pag 21) wordt voorgeschreven dat dit over de boekwaarde per 1/1 van het betreffende boekjaar moet zijn. Kunnen jullie TotalLink hierop aanpassen?

De berekening van “Rente Boekwaarde” is altijd al over de stand per 1-1 geweest, dus dat hoeft niet te worden aangepast..

Daarnaast is er de mogelijkheid om met “Rente Rekening Courant” de halfjaar rente over de nog uit te geven bedragen in de jaarschijven te berekenen. Dit wordt echter conform de richtlijnen van het BBV al meer dan 10 jaar niet meer gedaan (mogelijkheid zit nog wel in TotalLink, maar percentages staan bij alle gemeenten op 0).