> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.totallink.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.totallink.nl/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren.md).
# Actualisatie / Jaarovergang GREX uitvoeren
De actualisatie / jaarovergang zorgt ervoor dat alle projecten én het portfolio klaar zijn voor het nieuwe (boek)jaar.
{% hint style="info" %}
Check dit voordat je begint
* [ ] Boekwaardes zijn bijgewerkt t/m de laatste dag van het jaar.
* [ ] Alle financiële mutaties zijn ingelezen uit het financieel systeem.
* [ ] Je weet tot welke datum in het nieuwe jaar je nog boekingen aan het oude jaar wilt toerekenen (de peildatum)
* [ ] Degene die (deel)projecten moeten actualiseren hebben de rechten **Project Muteren**
* [ ] Iemand in de organisatie heeft de rechten **'Portfolio Muteren'**
{% endhint %}
### Begrippen
Boekwaardedatum
De datum waaraan een boeking wordt toegeschreven (bijvoorbeeld 31-12-2025). Met het aangeven van de boekwaarde datum selecteert u de boekingen uit de financiële administratie welke moeten worden gepresenteerd in de kolom boekwaarde, door aan te geven tot en met welke boekwaarde datum boekingen moeten worden meegenomen.
Peildatum
Ook na het verstrijken van een boekwaarde datum kunnen er nog boekingen plaatsvinden welke betrekking hebben op de periode voor de boekwaardedatum, zoals nagekomen posten of memoriaalboekingen bij de jaarrekening. De peildatum geeft aan tot welke invoerdatum de boeking meegenomen dient te worden. Het instellen van deze datum voorkomt dat de boekwaarden tijdens een herijking nog kan wijzigen.
Portfoliofoto / MPG‑foto
De (definitieve) portfoliofoto die is ingesteld in Uitgangspunten en Totalen > uitgangspunten boekwaarde > Laatst vastgesteld portfolio. Dit is normaliter de exploitatie die al laatst formeel is vastgesteld (bijv. door de raad). Deze zie je vervolgens terug in het tabblad financieel > kolom ''laatst vastgestelde exploitatie'.
Laatst vastgestelde exploitatie
De exploitatie die formeel is vastgesteld (bijv. door de raad).\
In TotalLink zie je deze in de kolom **‘laatst vastgestelde exploitatie’**.
### Overzicht van het jaarafsluitingsproces
In grote lijnen doorloop je elk jaar deze stappen:
{% stepper %}
{% step %}
### [Startpunt: Het wordt 1 januari van het nieuwe jaar](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/startpunt-peildatum-kiezen-en-beoordelen-exploitatie.md)
TotalLink blijft automatisch op 31‑12 als boekwaardedatum staan.
{% endstep %}
{% step %}
### [Peildatum kiezen](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/startpunt-peildatum-kiezen-en-beoordelen-exploitatie.md)
Tot welke invoerdatum mogen de boekingen, met uiterlijk 31-12 als boekwaarde datum, nog meegenomen worden? Dit is in te stellen binnen de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Peildatum. Is deze niet aan te passen? Zet dan de knop ''Altijd actuele boekwaarde gebruiken'' uit. Vervolgens is de peildatum handmatig aan te passen.
{% endstep %}
{% step %}
### [Beoordelen financiële gegevens](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/startpunt-peildatum-kiezen-en-beoordelen-exploitatie.md)
Jaarschijf van het af te sluiten jaar beoordelen en bepalen of openstaande budgetten vrijvallen of worden gealloceerd naar volgende jaren, op basis hiervan de huidige jaarschijf leegmaken en de prognoses voor de komende jaren herzien.
{% endstep %}
{% step %}
### [Portfoliofoto maken](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/mpg-afsluiting-op-portfolio-niveau.md)
Dit kan door te klikken op ''Maak nieuwe portfolio foto'' onder de menu knop (3 liggende streepjes in de bovenste menubalk) binnen de tegel Uitgangspunten en Totalen> Alle projecten (Werkportfolio)
{% endstep %}
{% step %}
### Nieuwe exploitatie via MPG naar de raad sturen
Dit kan bijvoorbeeld door een uitdraai te maken van de rapportage ''Financieel tab op groep/boekingspost/detail niveau'' of ''Verschilenanalyse op groep/detail niveau'' via het printmenu binnen de geselecteerde foto.
{% endstep %}
{% step %}
### Nieuwe exploitatie naar de accountant sturen
Dit kan bijvoorbeeld door een uitdraai te maken van de rapportage ''Financieel tab op groep/boekingspost/detail niveau'' of ''Verschilenanalyse op groep/detail niveau'' via het printmenu binnen de geselecteerde foto. Ook kan de accountant via Single sign-on een ''Guest account'' krijgen met beperkte rechten om de foto zelf te raadplegen in TotalLink. Neem hiervoor contact op met de IT-afdeling van uw organisatie.
{% endstep %}
{% step %}
### [Boekwaardedatum, peildatum, NCW datum verplaatsen naar het nieuwe jaar](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/boekwaardedatum-peildatum-ncw-datum-verplaatsen-naar-het-nieuwe-jaar.md)
Dit is in te stellen binnen de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Boekwaarde datum/peildatum/NCW datum. Om de boekwaardedatum en de peildatum automatisch mee te laten lopen met de datum van vandaag klikt u op ''Altijd actuele boekwaarde gebruiken''. Vervolgens kunt u in het nieuwe jaar gaan werken.
{% endstep %}
{% step %}
### [Foto definitief maken en gebruiken als laatst vastgesteld portfolio](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/mpg-afsluiting-op-portfolio-niveau.md)
Om de foto definitief te maken klikt u op de menu knop (3 liggende streepjes in de bovenste menubalk) en vervolgens op ''Definitief maken''. Vervolgens gaat u naar de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Laatst vastgestelde portfolio > klik op het vergrootglas > selecteer de juiste foto.
{% endstep %}
{% step %}
### [Indexeren kosten en opbrengsten](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/indexeren-kosten-en-opbrengsten.md)
Na het opschuiven van de jaarschijven (en daarmee het visueel weglaten van de vorige jaarschijf) wil je de indexatie die geraamd was, opnieuw toepassen op de eerst volgende jaarschijf.
{% endstep %}
{% step %}
### Exploitatie in het nieuwe jaar verder gebruiken, met juiste vergelijkingen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
Daarna begint de cyclus voor jaar N+1 opnieuw.
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://docs.totallink.nl/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.