Startpunt, peildatum kiezen en beoordelen exploitatie

1. Startpunt: TotalLink blijft hangen op 31‑12

Via de instellingen in het filmpje kun je de ondertiteling aan/uit zetten en het beeld scherper maken.

Situatie op 1 januari:

• Bij het verstrijken van 31‑12 blijft TotalLink automatisch staan op boekwaardedatum 31‑12.
• Je werkt dus nog steeds met de stand per einde vorig jaar.

Dit is bewust: je wilt het oude jaar netjes afsluiten voordat je volledig naar het nieuwe jaar gaat.

Actualisatie starten op een ander moment dan na 1-1 van het jaar? Dan zet het systeem niet automatisch de boekwaardewaardedatum vast, maar moet je dit in stap 2 hieronder uitvoeren.

2. Boekwaardedatum en Peildatum bepalen voor de oude GREX

Je moet nu bepalen: tot welke datum nog boekingen met een oude boekwaardedatum meetellen?Voorbeeld:

• Boekwaardedatum: 31-12-2025
• Invoerdatum in TotalLink: januari t/m 15 februari 2026
• Deze boekingen wil je nog meenemen in de 2025 GREX.

Acties:

1. Spreek een peildatum af, bijvoorbeeld 15‑02‑2026.
2. Tot en met die datum verwerk je nog boekingen met boekwaardedatum 2025.
3. Na die datum sluit je de 2025 GREX inhoudelijk af.

Dezelfde systematiek geldt voor tussentijdse acutalisatie.

3. Financieel tabblad actualiseren (per project)

Tip: Maak een kopie scenario van de huidige projectstand, voordat de restantbudgetten of ramingen zijn aangepast, zodat je nog altijd een makkelijk overzicht hebt van deze stand.

Terwijl je richting de peildatum werkt, ga je de jaarschijf van het afgelopen jaar beoordelen:

1. Kijk: welke boekingen zijn al binnengekomen?
2. Kijk: welke boekingen verwacht je nog?

Op basis hiervan bepaalt de planeconoom per project:

• Vrijval: er blijft geld over → valt vrij.
• Doorschuiven: er zijn verplichtingen naar het nieuwe jaar → schuif door.
• Extra budget: er is een tekort → vraag extra budget.

Gebruik je de detailtabel?

• Als je de jaarschijf echt leegmaakt (bedragen op nul), moet je in de detailtabel bepalen wat je met elk bedrag doet.
• Hiermee bepaal je of bedragen vrijvallen of doorschuiven naar de nieuwe jaarschijf.

4. Nieuwe prognoses voor de komende jaren invullen

Wanneer je goed zicht hebt op het afgelopen jaar:

1. Vul de nieuwe prognoses in voor de komende jaren.

   • bijvoorbeeld 2026, 2027, 2028
2. Zorg dat de jaarschijf van het huidige jaar (bijv. 2026) logisch gevuld is.
3. Zorg dat de jaarschijf van het afgelopen jaar (2025) op de juiste manier is leeggemaakt en verwerkt.

Pas wanneer:

• alle boekingen van het afgelopen jaar binnen zijn (tot aan de peildatum),
• de jaarschijven van het huidige jaar goed gevuld zijn,
• de prognoses voor latere jaren zijn bijgewerkt,

… is de exploitatie klaar om een foto van te maken.