Jaarovergang GREX uitvoeren
De jaarovergang zorgt ervoor dat alle projecten én het portfolio klaar zijn voor het nieuwe (boek)jaar.
Check dit voordat je begint
Begrippen
Boekwaardedatum
De datum waaraan een boeking wordt toegeschreven (bijvoorbeeld 31-12-2025). Met het aangeven van de boekwaarde datum selecteert u de boekingen uit de financiële administratie welke moeten worden gepresenteerd in de kolom boekwaarde, door aan te geven tot en met welke boekwaarde datum boekingen moeten worden meegenomen.
Peildatum
Ook na het verstrijken van een boekwaarde datum kunnen er nog boekingen plaatsvinden welke betrekking hebben op de periode voor de boekwaardedatum, zoals nagekomen posten of memoriaalboekingen bij de jaarrekening. De peildatum geeft aan tot welke invoerdatum de boeking meegenomen dient te worden. Het instellen van deze datum voorkomt dat de boekwaarden tijdens een herijking nog kan wijzigen.
Portfoliofoto / MPG‑foto
De (definitieve) portfoliofoto die is ingesteld in Uitgangspunten en Totalen > uitgangspunten boekwaarde > Laatst vastgesteld portfolio. Dit is normaliter de exploitatie die al laatst formeel is vastgesteld (bijv. door de raad). Deze zie je vervolgens terug in het tabblad financieel > kolom ''laatst vastgestelde exploitatie'.
Laatst vastgestelde exploitatie
De exploitatie die formeel is vastgesteld (bijv. door de raad). In TotalLink zie je deze in de kolom ‘laatst vastgestelde exploitatie’.
Overzicht van het jaarafsluitingsproces
In grote lijnen doorloop je elk jaar deze stappen:
TotalLink blijft automatisch op 31‑12 als boekwaardedatum staan.
Tot welke invoerdatum mogen de boekingen, met uiterlijk 31-12 als boekwaarde datum, nog meegenomen worden? Dit is in te stellen binnen de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Peildatum. Is deze niet aan te passen? Zet dan de knop ''Altijd actuele boekwaarde gebruiken'' uit. Vervolgens is de peildatum handmatig aan te passen.
Jaarschijf van het af te sluiten jaar beoordelen en bepalen of openstaande budgetten vrijvallen of worden gealloceerd naar volgende jaren, op basis hiervan de huidige jaarschijf leegmaken en de prognoses voor de komende jaren herzien.
Dit kan door te klikken op ''Maak nieuwe portfolio foto'' onder de menu knop (3 liggende streepjes in de bovenste menubalk) binnen de tegel Uitgangspunten en Totalen> Alle projecten (Werkportfolio)
Nieuwe exploitatie naar de accountant sturen
Dit kan bijvoorbeeld door een uitdraai te maken van de rapportage ''Financieel tab op groep/boekingspost/detail niveau'' of ''Verschilenanalyse op groep/detail niveau'' via het printmenu binnen de geselecteerde foto. Ook kan de accountant via Single sign-on een ''Guest account'' krijgen met beperkte rechten om de foto zelf te raadplegen in TotalLink. Neem hiervoor contact op met de IT-afdeling van uw organisatie.
Dit is in te stellen binnen de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Boekwaarde datum/peildatum/NCW datum. Om de boekwaardedatum en de peildatum automatisch mee te laten lopen met de datum van vandaag klikt u op ''Altijd actuele boekwaarde gebruiken''. Vervolgens kunt u in het nieuwe jaar gaan werken.
Om de foto definitief te maken klikt u op de menu knop (3 liggende streepjes in de bovenste menubalk) en vervolgens op ''Definitief maken''. Vervolgens gaat u naar de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Laatst vastgestelde portfolio > klik op het vergrootglas > selecteer de juiste foto.
Na het opschuiven van de jaarschijven (en daarmee het visueel weglaten van de vorige jaarschijf) wil je de indexatie die geraamd was, opnieuw toepassen op de eerst volgende jaarschijf.
Daarna begint de cyclus voor jaar N+1 opnieuw.
Last updated
Was this helpful?