Voor het eerst aan de slag met een TotalLink GREX project
Welkom! Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van de vraag "wat is een grondexploitatie eigenlijk?" tot het moment dat je je eerste project volledig hebt ingericht in TotalLink.
Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.
Stap 1 — Begrijp de basis: wat is een GREX?
Voordat je TotalLink ingaat, is het handig om te weten wat een grondexploitatie is en waarom gemeenten ermee werken.
Grondexploitatie (GREX) is een financiële begroting die de kosten én opbrengsten van een gebiedsontwikkeling in kaart brengt. Het geeft inzicht in de financiële haalbaarheid van een plan — van grondaankoop tot de uiteindelijke verkoop van bouwrijpe grond.
Aan de kostenkant staan zaken als:
Aankoop van grond
Bouwrijp maken
Inrichting van het gebied
Overhead en plankosten
Aan de opbrengstenkant staan:
Subsidies
Lokale bijdragen
Verkoop van bouwrijpe grond
De drie verschijningsvormen van een GREX
Er zijn drie manieren waarop een gemeente een grondexploitatie voert:
De gemeente is eigenaar van de bouwgrond. De grond wordt bouwrijp gemaakt en vervolgens verkocht aan een bouwer. De GREX helpt om kosten en opbrengsten te beheersen.
De gemeente is geen eigenaar, maar maakt wel kosten — bijvoorbeeld voor het wijzigen van het bestemmingsplan of het aanleggen van wegen. Gebiedsontwikkeling gaat gepaard met een exploitatieplan of -overeenkomst.
De gemeente en ontwikkelaar delen verantwoordelijkheden. De GREX wordt samen opgesteld zodat alle partijen zicht hebben op de kosten.
Exploitatieplan vs. Anterieure overeenkomst
Je hoort deze termen regelmatig in de praktijk. Kort gezegd:
Aard
Publiekrechtelijk
Privaatrechtelijk
Partijen
Gemeente stelt eenzijdig vast
Gemeente én ontwikkelaar samen
Flexibiliteit
Minder, wettelijk kader
Meer maatwerk mogelijk
Moment van inzet
Na vaststelling bestemmingsplan
Vóór vaststelling bestemmingsplan
Kostenverhaal
Verplicht via wettelijke regels
Vrijwillig, vooraf geregeld
Vuistregel: De anterieure overeenkomst heeft de voorkeur — het werkt sneller en flexibeler. Het exploitatieplan fungeert als vangnet als er géén anterieure overeenkomst is.
Stap 2 — Maak kennis met TotalLink GREX
Nu je de context kent, is het tijd om te begrijpen hoe TotalLink dit ondersteunt.
In TotalLink worden de haalbaarheid én de voortgang van GREX-projecten bijgehouden. Alles werkt via tegels — overzichtelijke blokken waarmee je navigeert door het systeem.
De interface in één oogopslag
Wanneer je inlogt, zie je het volgende:
Bovenste balk (vanuit een project):
🖨️ Printermenu — rapporten en downloads
❓ Vraagteken — Supportomgeving waar je nu bent
Zijbalk:
🗺️ Kaart — bekijk projectgrenzen, kavels en andere lagen
📊 Rapportagetool — voor overzichten en exports (behandelen we later)
Favorieten & klokje:
Sla veelgebruikte tegels op als favoriet
Het klokje toont recente meldingen en waarschuwingen
TotalLink is schaalbaar. Je ziet alleen de tegels en functies waar jij rechten voor hebt. Mis je iets? Neem contact op met je functioneel beheerder.
De drie niveaus: Project → Projectgroep → Werkportfolio
TotalLink werkt hiërarchisch:
Project
Projecten tegel
Eén individueel GREX-project beheren
Projectgroep
Projectgroep tegel
Deelprojecten clusteren en consolideren
Werkportfolio
Uitgangspunten en totalen
Centrale parameters + financieel overzicht van álle projecten
Handig om te weten: Vanuit het werkportfolio zie je een geconsolideerd overzicht — bijvoorbeeld sloopkosten over alle projecten per jaar opgeteld.
Stap 3 — Stel het werkportfolio in
Voordat je aan een project begint, worden op portfolioniveau de centrale uitgangspunten ingesteld. Dit doe je één keer en het werkt door op alle projecten.
Boekwaarde- en peildata
Ga naar de tegel Uitgangspunten en Totalen en stel het volgende in:
Boekwaardedatum
Staat op 31-12 bij afronden van het vorige jaar
Peildatum
Tot wanneer mogen boekingen uit het vorige jaar nog meegeteld worden?
Automatisch opschuiven peildatum
Datum loopt automatisch mee in het nieuwe jaar
Altijd actuele boekwaarde gebruiken
Schuift zowel boekwaardedatum als peildatum elke nacht door
Uitgangspunten percentages instellen
Hier vul je de parameters in waarmee alle projecten gaan rekenen. Denk aan:
Verdisconteringspercentage — altijd 2% (hiermee wordt de NCW berekend)
Rente bij winst/verlies — rente winst/verlies is vaak hetzelfde
Kostenstijging — vul alleen de eerste rij in; maak uitzonderingen bij subrijen
Opbrengstenstijging — zelfde werkwijze als kostenstijging
NCW datum — staat vaak op 01-01 van het huidige jaar
Vul kostenstijging en opbrengstenstijging alleen in op de eerste (hoofd)rij. Uitzonderingen kun je instellen door de subrijen open te klappen.
Deze parameters kun je ook per subcategorie (sub-portfolio) instellen. Zo kunnen verschillende typen projecten met eigen percentages rekenen.
Stap 4 — Maak je eerste project aan
Nu het portfolio klaarstaat, open je de Projecten tegel en maak je een nieuw project aan. Je doorloopt de volgende tabbladen:
📋 Tabblad: Algemeen
Dit is het startpunt van elk project. Vul in:
Projectnaam en projectcode
Categorie — op basis van het werkportfolio
Projectleider — selecteer uit de medewerkers
Start- en einddatum
Fiscale afsluiting
Op dit tabblad zie je ook een samenvatting van de financiële stand van zaken en de GROTIK-status.
🗓️ Tabblad: Fasering
Hier geef je aan hoe de verschillende fases van je project in de tijd lopen.
Elke fase heeft subfases
Fases kun je zelf in de tijd plaatsen
De fasering vormt de basis voor de urenraming en het financieel overzicht
De fasering die je hier aangeeft, werkt direct door in het Financieel tabblad. Zorg dus dat de fasering klopt voordat je gaat begroten.
⚙️ Tabblad: Uitgangspunten
Dit tabblad bepaalt hoe TotalLink rekent voor dit specifieke project. Je kunt hier afwijken van de centrale instellingen.
Type koppeling financ. admin.
Ontkoppeld / Specifiek / Portfolio — kies wat van toepassing is
NCW datum
Afwijken van centrale instelling? Stel hier in
Startjaar / eindjaar exploitatie
Bepaalt welke jaarschijven zichtbaar zijn
Marktrisico's uitsluiten
Aan te zetten als een marktpartij dit risico draagt
Deelfactor eerste jaarschijf
Eerste jaarschijf inkorten indien nodig
Percentages op projectniveau (rente, verdiscontering etc.) werken hetzelfde als bij het werkportfolio. Wil je voor dit project afwijken van de centrale parameters? Pas ze hier aan.
💰 Tabblad: Financieel
Het hart van de GREX. Hier staan alle kosten en opbrengsten per jaarschijf.
Begrijp de kolommen:
Vorige exploitatie
De vorige begroting (op basis van een vastgesteld fotomoment)
Boekwaarde per 1-1
De werkelijke stand aan het begin van dit jaar
Geboekt in dit jaar
Boekingen die zijn binnengekomen via de financiële koppeling
Totale prospectie
De som van alle jaarschijven voor komende jaren
Nieuwe exploitatie
Boekwaarde + geboekt dit jaar + begroting komende jaren
Mutatie exploitatie
Verschil tussen vorige en nieuwe exploitatie
NCW
Eindwaarde teruggerekend naar dit jaar (altijd 2% verdiscontering)
Ramingen invullen:
Je kunt ramingen op drie manieren invullen:
Via het prijzenboek — selecteer een standaardartikel
Via de tabelfunctie — druk op de
Iin de regel en vul in op basis van percentage, bedrag of aantal stuksVia een Excel-onderlegger — upload je eigen rekenblad
Binnen elke regel kun je een omschrijving, verschillenverklaring en documentatie toevoegen. Gebruik dit om je keuzes te onderbouwen voor collega's en de accountant.
🗺️ Tabblad: Ruimtegebruik
Visualiseer hoe de ruimte in het plangebied verdeeld gaat worden.
Zie in een taartdiagram de ruimteverdeling
Teken het plangebied in (inclusief sub-onderdelen)
Voeg onderdelen toe als regels
TotalLink rekent automatisch de percentages binnen het plangebied door
📊 Tabblad: Cashflow
Een grafisch overzicht van inkomsten en uitgaven in één lijn over de jaren heen.
Gebruik de cashflow om in één oogopslag te zien wanneer je project financieel positief of negatief staat.
⚠️ Tabblad: Risico's
Voeg projectspecifieke risico's toe door een nieuwe regel aan te maken:
Kans × Impact = risicoscore
Optioneel: activeer Monte Carlo simulaties (10.000 simulaties) via het werkportfolio voor een statistische risicoanalyse
De risicoreservering kan handmatig worden ingevuld of automatisch worden overgenomen uit de projectrisico's
🚦 Tabblad: G.R.O.T.I.K
Een snelle statuscheck van je project op zes onderdelen:
G
Geld
R
Risicomanagement
O
Organisatie
T
Tijd
I
Informatie
K
Kwaliteit
Per onderdeel geef je een status via een smiley en een korte opmerking. De projectomschrijving van dit tabblad verschijnt ook op het Algemeen tabblad.
💹 Tabblad: Winstneming
Een compact overzicht conform de POC-methode (Percentage of Completion). Dit wordt volledig automatisch berekend door TotalLink.
Risicoreservering kun je zelf invullen of automatisch laten vullen vanuit de projectrisico's
Je hoeft hier normaal gesproken weinig handmatig te doen
🏷️ Tabblad: VPB
Hier geef je aan welke posten worden meegenomen voor de vennootschapsbelasting (VPB).
Hier kan worden afgeweken van de centrale uitgangspunten voor VPB. Overleg met je fiscalist welke posten VPB-plichtig zijn. TotalLink kan een export aanmaken voor de fiscalist.
📁 Tabblad: Documenten
Sla hier alle relevante documenten op bij het project — onbeperkt. Slepen of toevoegen via de knop.
Bekijk via het logboek (bovenin het scherm) wat er wanneer is aangepast
Stap 5 — Maak je eerste foto (tijdmachine)
Heb je alle tabbladen doorlopen en de gegevens ingevoerd? Dan is het tijd om een foto te maken. Dit is het vastleggen van de exploitatie op een bepaald moment.
Waarom een foto?
De tijdmachine maakt het mogelijk om op elk moment terug te gaan naar de exacte situatie van een eerder moment — inclusief alle documenten zoals ze er toen bij lagen.
Hoe maak je een foto?
Ga naar het werkportfolio (Uitgangspunten en Totalen)
Open het menu bovenin (hamburgermenu)
Kies "Portfoliofoto maken"
De foto staat eerst op onderhanden — doe hier eventueel nog aanpassingen
Zodra de accountant akkoord is: zet de foto op definitief
Selecteer de definitieve foto als "Laatst vastgestelde exploitatie" — deze verschijnt dan in de kolom Vorige exploitatie bij alle projecten
Zolang de foto nog niet definitief is, vergelijk je de nieuwe exploitatie met de één jaar eerder vastgestelde exploitatie. Dat is prima — de foto hoeft niet definitief te zijn om door te werken.
✅ Gefeliciteerd — je eerste project staat!
Je hebt zojuist:
✔️ Begrepen wat een grondexploitatie is en welke vormen er zijn
✔️ Kennisgemaakt met de TotalLink interface
✔️ Het werkportfolio en centrale uitgangspunten ingesteld
✔️ Je eerste project aangemaakt
✔️ Alle tabbladen doorlopen: Algemeen, Fasering, Uitgangspunten, Financieel, Ruimtegebruik, Cashflow, Risico's, GROTIK, Winstneming, VPB en Documenten
✔️ Je eerste foto gemaakt in de tijdmachine
Heb je een vraag of klopt iets niet? typ je vraag boven in de zoekbalk of gebruik de feedbackknop rechts op deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
Last updated
Was this helpful?