# Untitled

#### <button type="button" class="button primary" data-action="ask" data-icon="gitbook-assistant">Stel hier je vraag (zonder gevoelige (klant)gegevens)…</button>


# Hoe kunnen we je helpen?

Hier vindt u antwoord op al uw vragen over TotalLink.

{% hint style="warning" %}
**Let op:** Voeg nooit gevoelige (klant)gegevens toe bij het zoeken.
{% endhint %}

<button type="button" class="button primary" data-action="ask" data-icon="gitbook-assistant">Snel antwoord met AI</button><button type="button" class="button primary" data-action="search" data-icon="magnifying-glass">Zoek zonder AI</button>

<table data-card-size="large" data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th data-hidden data-card-cover data-type="image">Cover image</th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th></tr></thead><tbody><tr><td><h2><strong>Grondexploitatie</strong></h2></td><td>Beheren en doorrekenen van grondexploitaties</td><td><a href="/files/H2IHHFPtVS42gqZtUpNK">/files/H2IHHFPtVS42gqZtUpNK</a></td><td><a href="/spaces/lsO9z0kiO5DiCpCGBf13">/spaces/lsO9z0kiO5DiCpCGBf13</a></td></tr><tr><td><h2><strong>Contractbeheer</strong></h2></td><td>Contracten registreren, bewaken en rapporteren</td><td><a href="/files/zPzkQxSZXi2DToi54D28">/files/zPzkQxSZXi2DToi54D28</a></td><td><a href="/spaces/Zi6qAuRsWTuojrZQcLle">/spaces/Zi6qAuRsWTuojrZQcLle</a></td></tr><tr><td><h2><strong>Functioneel beheer</strong></h2></td><td>Beheer van instellingen, gebruikers en configuratie</td><td><a href="/files/ZBoKO6pb8rXC8PKFlaOM">/files/ZBoKO6pb8rXC8PKFlaOM</a></td><td><a href="/spaces/AfKgOhbkXpyECHKNoZg2">/spaces/AfKgOhbkXpyECHKNoZg2</a></td></tr><tr><td><h2><strong>Release Notes</strong></h2></td><td>Wat is er nieuw, verbeterd en opgelost?</td><td><a href="/files/rSXMZ19dyu4B0pMAYk23">/files/rSXMZ19dyu4B0pMAYk23</a></td><td><a href="/spaces/i7UNsC5lw9u5MNI4vLj6">/spaces/i7UNsC5lw9u5MNI4vLj6</a></td></tr></tbody></table>

{% hint style="success" %}
**Nieuw in TotalLink?** Begin in jouw specifieke module met de 'Voor het eerst aan de slag met' sectie. Je bent binnen een paar minuten op weg. 🚀
{% endhint %}

### 💬 Veelgestelde vragen

<details>

<summary>Wat is TotalLink Support</summary>

Dit is de centrale kennisomgeving voor gebruikers van TotalLink. U vindt hier uitleg over functionaliteiten, stappenplannen voor processen en de meest recente releasenotes.

</details>

<details>

<summary>Voor wie is deze omgeving bedoeld?</summary>

Voor alle gebruikers van TotalLink: planeconomen, projectleiders, financieel adviseurs, contractbeheerders en functioneel beheerders.

</details>

<details>

<summary>Welke informatie kan ik hier vinden?</summary>

* Uitleg van functionaliteiten per module
* Procesbeschrijvingen (bijvoorbeeld jaarovergang of facturatie)
* Praktische werkinstructies met filmpjes
* Releasenotes met toelichting op nieuwe of gewijzigde functies
* Veelgestelde vragen / foutmeldingen

</details>

<details>

<summary>Hoe vind ik snel wat ik zoek?</summary>

Via de zoekbalk kunt u zoeken op trefwoord, proces of functionaliteit. Daarnaast is de inhoud gestructureerd per module en onderwerp.

Ook kunt u in natuurlijke taal uw vraag stellen (Let op: geen gevoelige (klant)gegevens toe te voegen.&#x20;

</details>

<details>

<summary>Kan ik feedback geven of een vraag stellen?</summary>

Ja. Per pagina kunt u feedback geven. Zo verbeteren we de documentatie continu op basis van input die gegeven wordt via de feedbackknoppen en aanvullende tekst.

</details>


# Welkom bij de GREX Module!

Support, how-to's en probleemoplossing voor TotalLink GREX

<button type="button" class="button primary" data-action="ask" data-icon="gitbook-assistant">Stel hier je vraag (zonder gevoelige (klant)gegevens)…</button>

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th data-type="users" data-multiple></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f195">🆕</span></h4><h3><strong>Nieuw in TotalLink GREX</strong></h3></td><td><em>Eerste keer inloggen of nog nooit een project opgezet?</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/57b7329131e82820b4df45d4f3af4bc176be6667">Inloggen, zoeken en navigeren</a></li><li><a href="/pages/cbe4f52be2657e2047945d573a7948a546de2bf5">Voor het eerst aan de slag met een TotalLink GREX project</a></li><li><a href="/pages/6f80eea48b3eac3d98ab211955ef4cb0cf95923e">Begrippenlijst </a></li></ul></td></tr><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f4f0">📰</span></h4><h3><strong>Ik wil een taak uitvoeren</strong></h3></td><td><em>Weet je al wat je wilt doen? Ga direct naar de how-to:</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/ENgbPeETLNBjnyD1wIb0">Jaarovergang GREX uitvoeren</a></li><li><a href="/pages/38903f98da866fb212d1582d3de277b663ed32c4">Scenario's maken</a></li><li><a href="/pages/1ac9f8cc83055b79379a1ac60fa63e02d5074f9e">Kostenverhaal berekening maken</a></li><li><a href="/pages/2056c84d7420526a462ad050288533855eb765f7">Risicomanagement uitvoeren</a></li><li><a href="/pages/1a47e72771de3c2b8423c83ed443785d2fb5b032">Prijzenboek instellen en gebruiken</a></li><li><a href="/pages/8bc31c285f30f1f7233b8084ca44c2984cd9ae1e">Exploitatielink maken</a> </li></ul></td></tr><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f50d">🔍</span></h4><h3><strong>Ik kom er niet</strong> </h3><h3><strong>uit</strong></h3></td><td><em>Foutmelding, onverwacht gedrag of een vraag?</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/79cd8b6d7d490d694d35c942c4497657ad1ebe72">Veelgestelde vragen</a></li><li><a href="/pages/QdZ2cUoglHUoW9PmKvVJ">Problemen oplossen</a></li></ul></td></tr></tbody></table>


# Inloggen, zoeken en navigeren

## Inloggen

Bij gebruik van SSO logt u in via uw organisatieaccount (Microsoft). U heeft geen apart wachtwoord nodig. Toegang moet door de systeembeheerder van de gemeente zijn ingesteld in Azure AD. Kun je niet inloggen, terwijl je gegevens al wel zijn ingesteld in TotalLink? Vraag dan eerst intern na of het account toegevoegd is om in te mogen loggen.&#x20;

Lukt het inloggen niet terwijl dit normaliter wel altijd lukt? Neem dan contact op met TotalLink door te mailen met <service@totallink.nl> of te bellen via 085-0841560

Na het inloggen kom je op het hoofdscherm met tegels. TotalLink is ontworpen rondom snelle navigatie — er zijn drie hoofdmethoden.

## Startscherm: werktegels & beheertegels

Het startscherm bestaat uit twee typen tegels:

* **Werktegels** — voor dagelijkse werkzaamheden (Projecten, Overeenkomsten, Tijdmachine)
* **Beheertegels** — voor instellingen en autorisaties (Gebruikersbeheer, Onderwerpen, Koppelingen). Schakel over via het tandwiel-icoon links in de verticale menubalk.&#x20;

{% hint style="info" %}
*Beheertegels zijn alleen zichtbaar als je (functioneel) beheerrechten hebt.*
{% endhint %}

## Drie navigatiemethoden

{% stepper %}
{% step %}

### Zoeken (meest gebruikt)

Typ in de grijze bovenbalk vrij op woorden of delen daarvan. TotalLink toont automatisch alle onderwerpen (tegels) waar resultaten gevonden zijn, per onderwerp met bijbehorende items. Tegels zonder resultaat worden verborgen.

Zoekresultaten zijn gegroepeerd als:

* **Favorieten** (bovenaan)
* **Laatst geopend**
* **Gearchiveerd** (altijd onderaan, in grijs/cursief)

Een klik op een resultaat opent meteen de detailpagina.
{% endstep %}

{% step %}

### Home-icoon (terug naar startscherm)

Het home-icoon staat linksbovenin. Vanaf elke pagina ga je hiermee direct terug naar het hoofdscherm.
{% endstep %}

{% step %}

### Meerdere schermen openen

* **Middelste muisknop** — klik met het muiswiel op een item → opent in nieuw tabblad
* **Rechtermuisklik** → *Open in nieuw tabblad* of *Open in nieuw venster*

Dit werkt op projecten, dossiers, sjablonen, de kaart en het home-icoon.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Favorieten

Markeer veelgebruikte items als favoriet: klik linksboven op het ster-icoon (☆) om een pagina te markeren. Klik nogmaals (★) om te verwijderen. Favorieten staan altijd bovenaan in zoekresultaten.

## Items aanmaken, archiveren en verwijderen

| Actie                 | Hoe                                                                                                     |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Aanmaken**          | Controleer eerst via zoeken of het item al bestaat. Klik daarna op het ➕ icoon rechtsboven in de tegel. |
| **Verwijderen**       | Open het item → klik op menu-icoon → *Verwijderen*. **Let op: permanent, niet terug te halen.**         |
| **Archiveren**        | Open het item → klik op menu-icoon → *Archiveren*. Gearchiveerde items zijn nog op te vragen.           |
| **Uit archief halen** | Zoek het item (staat onderaan in grijs) → menu-icoon → *Uit archief halen*.                             |

{% hint style="danger" %}
Verwijderen is permanent en kan niet ongedaan gemaakt worden.
{% endhint %}

## Logboek

TotalLink registreert alle mutaties automatisch. Te vinden via menu-icoon → **Logboek**. Het logboek toont: datum/tijd, wie heeft gewijzigd, welke waarde is aangepast, oude waarde, nieuwe waarde. Weergave per tabblad voor snelle filtering op relevante mutaties.

##


# Voor het eerst aan de slag met een TotalLink GREX project

Welkom! Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van de vraag *"wat is een grondexploitatie eigenlijk?"* tot het moment dat je je eerste project volledig hebt ingericht in TotalLink.

Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.

## Stap 1 — Begrijp de basis: wat is een GREX?

Voordat je TotalLink ingaat, is het handig om te weten wat een grondexploitatie is en waarom gemeenten ermee werken.

{% hint style="info" %}
**Grondexploitatie (GREX)** is een financiële begroting die de kosten én opbrengsten van een gebiedsontwikkeling in kaart brengt. Het geeft inzicht in de financiële haalbaarheid van een plan — van grondaankoop tot de uiteindelijke verkoop van bouwrijpe grond.
{% endhint %}

Aan de **kostenkant** staan zaken als:

* Aankoop van grond
* Bouwrijp maken
* Inrichting van het gebied
* Overhead en plankosten

Aan de **opbrengstenkant** staan:

* Subsidies
* Lokale bijdragen
* Verkoop van bouwrijpe grond

### De drie verschijningsvormen van een GREX

Er zijn drie manieren waarop een gemeente een grondexploitatie voert:

{% tabs %}
{% tab title="1. Actieve GREX" %}
De gemeente is **eigenaar** van de bouwgrond. De grond wordt bouwrijp gemaakt en vervolgens verkocht aan een bouwer. De GREX helpt om kosten en opbrengsten te beheersen.
{% endtab %}

{% tab title="2. Passieve / Facilitaire GREX" %}
De gemeente is **geen eigenaar**, maar maakt wel kosten — bijvoorbeeld voor het wijzigen van het bestemmingsplan of het aanleggen van wegen. Gebiedsontwikkeling gaat gepaard met een exploitatieplan of -overeenkomst.
{% endtab %}

{% tab title="3. Publiek-Private Samenwerking (PPS)" %}
De gemeente en ontwikkelaar **delen verantwoordelijkheden**. De GREX wordt samen opgesteld zodat alle partijen zicht hebben op de kosten.
{% endtab %}
{% endtabs %}

### Exploitatieplan vs. Anterieure overeenkomst

Je hoort deze termen regelmatig in de praktijk. Kort gezegd:

| Kenmerk              | Exploitatieplan                 | Anterieure overeenkomst           |
| -------------------- | ------------------------------- | --------------------------------- |
| **Aard**             | Publiekrechtelijk               | Privaatrechtelijk                 |
| **Partijen**         | Gemeente stelt eenzijdig vast   | Gemeente én ontwikkelaar samen    |
| **Flexibiliteit**    | Minder, wettelijk kader         | Meer maatwerk mogelijk            |
| **Moment van inzet** | Na vaststelling bestemmingsplan | Vóór vaststelling bestemmingsplan |
| **Kostenverhaal**    | Verplicht via wettelijke regels | Vrijwillig, vooraf geregeld       |

## Stap 2 — Maak kennis met TotalLink GREX

Nu je de context kent, is het tijd om te begrijpen hoe TotalLink dit ondersteunt.

> In TotalLink worden de haalbaarheid én de voortgang van GREX-projecten bijgehouden. Alles werkt via **tegels** — overzichtelijke blokken waarmee je navigeert door het systeem.

### De interface in één oogopslag

Wanneer je inlogt, zie je het volgende:

**Bovenste balk (vanuit een project):**

* 🖨️ Printermenu — rapporten en downloads
* ❓ Vraagteken — Supportomgeving waar je nu bent

**Zijbalk:**

* 🗺️ Kaart — bekijk projectgrenzen, kavels en andere lagen
* 📊 Rapportagetool — voor overzichten en exports (behandelen we later)

**Favorieten & klokje:**

* Sla veelgebruikte tegels op als favoriet
* Het klokje toont recente meldingen en waarschuwingen

{% hint style="info" %}
**TotalLink is schaalbaar.** Je ziet alleen de tegels en functies waar jij rechten voor hebt. Mis je iets? Neem contact op met je functioneel beheerder.
{% endhint %}

### De drie niveaus: Project → Projectgroep → Werkportfolio

TotalLink werkt hiërarchisch:

```
Werkportfolio (totaal overzicht + centrale uitgangspunten)
    └── Projectgroep (cluster van gerelateerde projecten)
            └── Project (één grondexploitatie)
```

| Niveau            | Tegel                     | Waarvoor?                                                     |
| ----------------- | ------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| **Project**       | Projecten tegel           | Eén individueel GREX-project beheren                          |
| **Projectgroep**  | Projectgroep tegel        | Deelprojecten clusteren en consolideren                       |
| **Werkportfolio** | Uitgangspunten en totalen | Centrale parameters + financieel overzicht van álle projecten |

<figure><img src="/files/X2jWfStVgT2JFURgLZdg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
**Handig om te weten:** Vanuit het werkportfolio zie je een geconsolideerd overzicht — bijvoorbeeld sloopkosten over alle projecten per jaar opgeteld.
{% endhint %}

## Stap 3 — Stel het werkportfolio in

Voordat je aan een project begint, worden op portfolioniveau de centrale uitgangspunten ingesteld. Dit doe je één keer en het werkt door op alle projecten.

### Boekwaarde- en peildata

Ga naar de tegel **Uitgangspunten en Totalen** en stel het volgende in:

| Instelling                              | Uitleg                                                                |
| --------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Boekwaardedatum**                     | Staat op 31-12 bij afronden van het vorige jaar                       |
| **Peildatum**                           | Tot wanneer mogen boekingen uit het vorige jaar nog meegeteld worden? |
| **Automatisch opschuiven peildatum**    | Datum loopt automatisch mee in het nieuwe jaar                        |
| **Altijd actuele boekwaarde gebruiken** | Schuift zowel boekwaardedatum als peildatum elke nacht door           |

### Uitgangspunten percentages instellen

Hier vul je de parameters in waarmee alle projecten gaan rekenen. Denk aan:

* **Verdisconteringspercentage** — altijd 2% (hiermee wordt de NCW berekend)
* **Rente bij winst/verlies** — rente winst/verlies is vaak hetzelfde
* **Kostenstijging** — vul alleen de eerste rij in; maak uitzonderingen bij subrijen
* **Opbrengstenstijging** — zelfde werkwijze als kostenstijging
* **NCW datum** — staat vaak op 01-01 van het huidige jaar

{% hint style="warning" %}
Vul **kostenstijging en opbrengstenstijging** alleen in op de eerste (hoofd)rij. Uitzonderingen kun je instellen door de subrijen open te klappen.
{% endhint %}

> Deze parameters kun je ook per **subcategorie** (sub-portfolio) instellen. Zo kunnen verschillende typen projecten met eigen percentages rekenen.

## Stap 4 — Maak je eerste project aan

Nu het portfolio klaarstaat, open je de **Projecten tegel** en maak je een nieuw project aan. Je doorloopt de volgende tabbladen:

### 📋 Tabblad: Algemeen

Dit is het startpunt van elk project. Vul in:

* **Projectnaam** en **projectcode**
* **Categorie** — op basis van het werkportfolio
* **Projectleider** — selecteer uit de medewerkers
* **Start- en einddatum**
* **Fiscale afsluiting**

Op dit tabblad zie je ook een samenvatting van de financiële stand van zaken en de GROTIK-status.

### 🗓️ Tabblad: Fasering

Hier geef je aan hoe de verschillende fases van je project in de tijd lopen.

* Elke fase heeft subfases
* Fases kun je zelf in de tijd plaatsen
* De fasering vormt de basis voor de urenraming en het financieel overzicht

{% hint style="info" %}
De fasering die je hier aangeeft, werkt direct door in het **Financieel tabblad**. Zorg dus dat de fasering klopt voordat je gaat begroten.
{% endhint %}

### ⚙️ Tabblad: Uitgangspunten

Dit tabblad bepaalt hoe TotalLink rekent voor dit specifieke project. Je kunt hier afwijken van de centrale instellingen.

| Instelling                           | Uitleg                                                          |
| ------------------------------------ | --------------------------------------------------------------- |
| **Type koppeling financ. admin.**    | Ontkoppeld / Specifiek / Portfolio — kies wat van toepassing is |
| **NCW datum**                        | Afwijken van centrale instelling? Stel hier in                  |
| **Startjaar / eindjaar exploitatie** | Bepaalt welke jaarschijven zichtbaar zijn                       |
| **Marktrisico's uitsluiten**         | Aan te zetten als een marktpartij dit risico draagt             |
| **Deelfactor eerste jaarschijf**     | Eerste jaarschijf inkorten indien nodig                         |

> **Percentages op projectniveau** (rente, verdiscontering etc.) werken hetzelfde als bij het werkportfolio. Wil je voor dit project afwijken van de centrale parameters? Pas ze hier aan.

### 💰 Tabblad: Financieel

Het hart van de GREX. Hier staan alle kosten en opbrengsten per jaarschijf.

**Begrijp de kolommen:**

| Kolom                   | Betekenis                                                          |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Vorige exploitatie**  | De vorige begroting (op basis van een vastgesteld fotomoment)      |
| **Boekwaarde per 1-1**  | De werkelijke stand aan het begin van dit jaar                     |
| **Geboekt in dit jaar** | Boekingen die zijn binnengekomen via de financiële koppeling       |
| **Totale prospectie**   | De som van alle jaarschijven voor komende jaren                    |
| **Nieuwe exploitatie**  | Boekwaarde + geboekt dit jaar + begroting komende jaren            |
| **Mutatie exploitatie** | Verschil tussen vorige en nieuwe exploitatie                       |
| **NCW**                 | Eindwaarde teruggerekend naar dit jaar (altijd 2% verdiscontering) |

**Ramingen invullen:**

Je kunt ramingen op drie manieren invullen:

1. **Via het prijzenboek** — selecteer een standaardartikel
2. **Via de tabelfunctie** — druk op de `I` in de regel en vul in op basis van percentage, bedrag of aantal stuks
3. **Via een Excel-onderlegger** — upload je eigen rekenblad

{% hint style="info" %}
Binnen elke regel kun je een **omschrijving**, **verschillenverklaring** en **documentatie** toevoegen. Gebruik dit om je keuzes te onderbouwen voor collega's en de accountant.
{% endhint %}

### 🗺️ Tabblad: Ruimtegebruik

Visualiseer hoe de ruimte in het plangebied verdeeld gaat worden.

* Zie in een **taartdiagram** de ruimteverdeling
* Teken het plangebied in (inclusief sub-onderdelen)
* Voeg onderdelen toe als regels
* TotalLink rekent automatisch de percentages binnen het plangebied door

### 📊 Tabblad: Cashflow

Een grafisch overzicht van inkomsten en uitgaven in één lijn over de jaren heen.

> Gebruik de cashflow om in één oogopslag te zien wanneer je project financieel positief of negatief staat.

### ⚠️ Tabblad: Risico's

Voeg projectspecifieke risico's toe door een nieuwe regel aan te maken:

* **Kans × Impact** = risicoscore
* Optioneel: activeer **Monte Carlo simulaties** (10.000 simulaties) via het werkportfolio voor een statistische risicoanalyse
* De risicoreservering kan handmatig worden ingevuld of automatisch worden overgenomen uit de projectrisico's

### 🚦 Tabblad: G.R.O.T.I.K

Een snelle statuscheck van je project op zes onderdelen:

| Letter | Onderdeel        |
| ------ | ---------------- |
| **G**  | Geld             |
| **R**  | Risicomanagement |
| **O**  | Organisatie      |
| **T**  | Tijd             |
| **I**  | Informatie       |
| **K**  | Kwaliteit        |

Per onderdeel geef je een **status via een smiley** en een korte opmerking. De projectomschrijving van dit tabblad verschijnt ook op het **Algemeen tabblad**.

### 💹 Tabblad: Winstneming

Een compact overzicht conform de **POC-methode** (Percentage of Completion). Dit wordt volledig automatisch berekend door TotalLink.

* Risicoreservering kun je zelf invullen of automatisch laten vullen vanuit de projectrisico's
* Je hoeft hier normaal gesproken weinig handmatig te doen

### 🏷️ Tabblad: VPB

Hier geef je aan welke posten worden meegenomen voor de vennootschapsbelasting (VPB).

{% hint style="warning" %}
Hier kan worden afgeweken van de centrale uitgangspunten voor VPB. Overleg met je fiscalist welke posten VPB-plichtig zijn. TotalLink kan een export aanmaken voor de fiscalist.
{% endhint %}

### 📁 Tabblad: Documenten

Sla hier alle relevante documenten op bij het project — onbeperkt. Slepen of toevoegen via de knop.

* Bekijk via het **logboek** (bovenin het scherm) wat er wanneer is aangepast

## Stap 5 — Maak je eerste foto (tijdmachine)

Heb je alle tabbladen doorlopen en de gegevens ingevoerd? Dan is het tijd om een **foto** te maken. Dit is het vastleggen van de exploitatie op een bepaald moment.

### Waarom een foto?

De tijdmachine maakt het mogelijk om op elk moment terug te gaan naar de exacte situatie van een eerder moment — inclusief alle documenten zoals ze er toen bij lagen.

### Hoe maak je een foto?

1. Ga naar het **werkportfolio** (Uitgangspunten en Totalen)
2. Open het **menu bovenin** (hamburgermenu)
3. Kies **"Portfoliofoto maken"**
4. De foto staat eerst op **onderhanden** — doe hier eventueel nog aanpassingen
5. Zodra de accountant akkoord is: zet de foto op **definitief**
6. Selecteer de definitieve foto als **"Laatst vastgestelde exploitatie"** — deze verschijnt dan in de kolom *Vorige exploitatie* bij alle projecten

{% hint style="success" %}
Zolang de foto nog niet definitief is, vergelijk je de nieuwe exploitatie met de **één jaar eerder vastgestelde** exploitatie. Dat is prima — de foto hoeft niet definitief te zijn om door te werken.
{% endhint %}

## ✅ Gefeliciteerd — je eerste project staat!

Je hebt zojuist:

* ✔️ Begrepen wat een grondexploitatie is en welke vormen er zijn
* ✔️ Kennisgemaakt met de TotalLink interface
* ✔️ Het werkportfolio en centrale uitgangspunten ingesteld
* ✔️ Je eerste project aangemaakt
* ✔️ Alle tabbladen doorlopen: Algemeen, Fasering, Uitgangspunten, Financieel, Ruimtegebruik, Cashflow, Risico's, GROTIK, Winstneming, VPB en Documenten
* ✔️ Je eerste foto gemaakt in de tijdmachine

{% hint style="info" %}
**Heb je een vraag of klopt iets niet?** typ je vraag boven in de zoekbalk of gebruik de feedbackknop rechts op deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}


# Begrippenlijst

> *Quick Start · GREX*

Overzicht van de belangrijkste termen en afkortingen in de GREX-module.

| Term                   | Betekenis                                                                         |
| ---------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| **NCW**                | Netto Contante Waarde — de contant gemaakte eindwaarde van de exploitatie         |
| **Discontovoet**       | Het rentepercentage waarmee toekomstige kasstromen contant worden gemaakt         |
| **Exploitatieregel**   | Een individuele kosten- of opbrengstenpost binnen de exploitatieopzet             |
| **Detailregel**        | Uitsplitsing van een exploitatieregel naar kostensoort of uitvoerder              |
| **Boekjaar**           | Het begrotingsjaar waarop de exploitatieberekening betrekking heeft               |
| **Prijspeil**          | Het referentiejaar voor prijsniveaus in de exploitatieberekening                  |
| **Peildatum**          | De datum waarop de boekwaarde wordt bepaald                                       |
| **Boekwaardedatum**    | De datum die bepalend is voor welke boekingen in de exploitatie worden meegenomen |
| **NCW-datum**          | De datum waarop de Netto Contante Waarde wordt berekend                           |
| **GROTIK**             | GROnd-Topografische Informatie Koppeling — kaartintegratie voor percelen          |
| **Jaarovergang**       | Het proces van afsluiten van het huidige boekjaar en openen van het volgende      |
| **Werkportfolio**      | Het centrale portfolioscherm met alle actieve projecten                           |
| **Projectgroep**       | Groepering van meerdere projecten voor consolidatie of rapportage                 |
| **Ruimtegebruik**      | Oppervlakteindeling van een plangebied                                            |
| **Uitgeefbaar gebied** | Het deel van het plangebied dat beschikbaar is voor gronduitgifte                 |
| **BIE**                | Bouwgrond In Exploitatie                                                          |
| **MPG**                | Meerjarenprogramma Grondexploitaties                                              |


# Actualisatie / Jaarovergang GREX uitvoeren

De actualisatie / jaarovergang zorgt ervoor dat alle projecten én het portfolio klaar zijn voor het nieuwe (boek)jaar.&#x20;

{% hint style="info" %}
Check dit voordat je begint

* [ ] Boekwaardes zijn bijgewerkt t/m de laatste dag van het jaar.
* [ ] Alle financiële mutaties zijn ingelezen uit het financieel systeem.
* [ ] Je weet tot welke datum in het nieuwe jaar je nog boekingen aan het oude jaar wilt toerekenen (de peildatum)
* [ ] Degene die (deel)projecten moeten actualiseren hebben de rechten **Project Muteren**
* [ ] Iemand in de organisatie heeft de rechten **'Portfolio Muteren'**
  {% endhint %}

### Begrippen

<details>

<summary><strong>Boekwaardedatum</strong></summary>

De datum waaraan een boeking wordt toegeschreven (bijvoorbeeld 31-12-2025). Met het aangeven van de boekwaarde datum selecteert u de boekingen uit de financiële administratie welke moeten worden gepresenteerd in de kolom boekwaarde, door aan te geven tot en met welke boekwaarde datum boekingen moeten worden meegenomen.

</details>

<details>

<summary><strong>Peildatum</strong></summary>

Ook na het verstrijken van een boekwaarde datum kunnen er nog boekingen plaatsvinden welke betrekking hebben op de periode voor de boekwaardedatum, zoals nagekomen posten of memoriaalboekingen bij de jaarrekening. De peildatum geeft aan tot welke invoerdatum de boeking meegenomen dient te worden. Het instellen van deze datum voorkomt dat de boekwaarden tijdens een herijking nog kan wijzigen.

</details>

<details>

<summary><strong>Portfoliofoto / MPG‑foto</strong></summary>

De (definitieve) portfoliofoto die is ingesteld in Uitgangspunten en Totalen > uitgangspunten boekwaarde > Laatst vastgesteld portfolio. Dit is normaliter de exploitatie die al laatst formeel is vastgesteld (bijv. door de raad). Deze zie je vervolgens terug in het tabblad financieel > kolom ''laatst vastgestelde exploitatie'.

</details>

<details>

<summary><strong>Laatst vastgestelde exploitatie</strong></summary>

De exploitatie die formeel is vastgesteld (bijv. door de raad).\
In TotalLink zie je deze in de kolom **‘laatst vastgestelde exploitatie’**.

</details>

### Overzicht van het jaarafsluitingsproces

In grote lijnen doorloop je elk jaar deze stappen:

{% stepper %}
{% step %}

### [Startpunt: Het wordt 1 januari van het nieuwe jaar](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/startpunt-peildatum-kiezen-en-beoordelen-exploitatie)

TotalLink blijft automatisch op 31‑12 als boekwaardedatum staan.
{% endstep %}

{% step %}

### [Peildatum kiezen](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/startpunt-peildatum-kiezen-en-beoordelen-exploitatie)

Tot welke invoerdatum mogen de boekingen, met uiterlijk 31-12 als boekwaarde datum, nog meegenomen worden? Dit is in te stellen binnen de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Peildatum. Is deze niet aan te passen? Zet dan de knop ''Altijd actuele boekwaarde gebruiken'' uit. Vervolgens is de peildatum handmatig aan te passen.
{% endstep %}

{% step %}

### [Beoordelen financiële gegevens](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/startpunt-peildatum-kiezen-en-beoordelen-exploitatie)

Jaarschijf van het af te sluiten jaar beoordelen en bepalen of openstaande budgetten vrijvallen of worden gealloceerd naar volgende jaren, op basis hiervan de huidige jaarschijf leegmaken en de prognoses voor de komende jaren herzien.
{% endstep %}

{% step %}

### [Portfoliofoto maken](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/mpg-afsluiting-op-portfolio-niveau)

Dit kan door te klikken op ''Maak nieuwe portfolio foto'' onder de menu knop (3 liggende streepjes in de bovenste menubalk) binnen de tegel Uitgangspunten en Totalen> Alle projecten (Werkportfolio)
{% endstep %}

{% step %}

### Nieuwe exploitatie via MPG naar de raad sturen

Dit kan bijvoorbeeld door een uitdraai te maken van de rapportage ''Financieel tab op groep/boekingspost/detail niveau'' of ''Verschilenanalyse op groep/detail niveau'' via het printmenu binnen de geselecteerde foto.
{% endstep %}

{% step %}

### Nieuwe exploitatie naar de accountant sturen

Dit kan bijvoorbeeld door een uitdraai te maken van de rapportage ''Financieel tab op groep/boekingspost/detail niveau'' of ''Verschilenanalyse op groep/detail niveau'' via het printmenu binnen de geselecteerde foto. Ook kan de accountant via Single sign-on een ''Guest account'' krijgen met beperkte rechten om de foto zelf te raadplegen in TotalLink. Neem hiervoor contact op met de IT-afdeling van uw organisatie.
{% endstep %}

{% step %}

### [Boekwaardedatum, peildatum, NCW datum verplaatsen naar het nieuwe jaar](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/boekwaardedatum-peildatum-ncw-datum-verplaatsen-naar-het-nieuwe-jaar)

Dit is in te stellen binnen de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Boekwaarde datum/peildatum/NCW datum. Om de boekwaardedatum en de peildatum automatisch mee te laten lopen met de datum van vandaag klikt u op ''Altijd actuele boekwaarde gebruiken''. Vervolgens kunt u in het nieuwe jaar gaan werken.
{% endstep %}

{% step %}

### [Foto definitief maken en gebruiken als laatst vastgesteld portfolio](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/mpg-afsluiting-op-portfolio-niveau)

Om de foto definitief te maken klikt u op de menu knop (3 liggende streepjes in de bovenste menubalk) en vervolgens op ''Definitief maken''. Vervolgens gaat u naar de Tegel Uitgangspunten en Totalen > Alle projecten (werkportfolio) > Tabblad Uitgangspunten boekwaarde > Boekwaarden selectie > Laatst vastgestelde portfolio > klik op het vergrootglas > selecteer de juiste foto.
{% endstep %}

{% step %}

### [Indexeren kosten en opbrengsten](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/indexeren-kosten-en-opbrengsten)

Na het opschuiven van de jaarschijven (en daarmee het visueel weglaten van de vorige jaarschijf) wil je de indexatie die geraamd was, opnieuw toepassen op de eerst volgende jaarschijf.&#x20;
{% endstep %}

{% step %}

### Exploitatie in het nieuwe jaar verder gebruiken, met juiste vergelijkingen.

{% endstep %}
{% endstepper %}

Daarna begint de cyclus voor jaar N+1 opnieuw.


# Startpunt, peildatum kiezen en beoordelen exploitatie

### 1. **Startpunt: TotalLink blijft hangen op 31‑12**

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=IpIhTwrxK84>" fullWidth="true" %}
Via de instellingen in het filmpje kun je de ondertiteling aan/uit zetten en het beeld scherper maken.&#x20;
{% endembed %}

*Situatie op 1 januari:*

* *Bij het verstrijken van 31‑12 blijft TotalLink automatisch staan op boekwaardedatum 31‑12.*
* *Je werkt dus nog steeds met de stand per einde vorig jaar.*

*Dit is bewust: je wilt het oude jaar netjes afsluiten voordat je volledig naar het nieuwe jaar gaat.*

{% hint style="info" %}
*Actualisatie starten op een ander moment dan na 1-1 van het jaar? Dan zet het systeem niet automatisch de boekwaardewaardedatum vast, maar moet je dit in stap 2 hieronder uitvoeren.*&#x20;
{% endhint %}

### **2. Boekwaardedatum en Peildatum bepalen voor de oude GREX**

Je moet nu bepalen: **tot welke datum** nog boekingen met een oude boekwaardedatum meetellen?Voorbeeld:

* Boekwaardedatum: **31-12-2025**
* Invoerdatum in TotalLink: **januari t/m 15 februari 2026**
* Deze boekingen wil je nog meenemen in de **2025 GREX**.

**Acties:**

1. Spreek een **peildatum** af, bijvoorbeeld **15‑02‑2026**.
2. Tot en met die datum verwerk je nog boekingen met boekwaardedatum 2025.
3. Na die datum sluit je de **2025 GREX** inhoudelijk af.

{% hint style="info" %}
Dezelfde systematiek geldt voor tussentijdse acutalisatie.&#x20;
{% endhint %}

### 3.  Financieel tabblad actualiseren (per project)

{% hint style="info" %}
**Tip**: Maak een kopie scenario van de huidige projectstand, voordat de restantbudgetten of ramingen zijn aangepast, zodat je nog altijd een makkelijk overzicht hebt van deze stand.&#x20;
{% endhint %}

Terwijl je richting de peildatum werkt, ga je de **jaarschijf van het afgelopen jaar** beoordelen:

1. Kijk: **welke boekingen zijn al binnengekomen?**
2. Kijk: **welke boekingen verwacht je nog?**

Op basis hiervan bepaalt de **planeconoom** per project:

* **Vrijval:** er blijft geld over → valt vrij.
* **Doorschuiven:** er zijn verplichtingen naar het nieuwe jaar → schuif door.
* **Extra budget:** er is een tekort → vraag extra budget.

#### Gebruik je de detailtabel?

* Als je de jaarschijf echt **leegmaakt** (bedragen op nul), moet je in de **detailtabel** bepalen wat je met elk bedrag doet.
* Hiermee bepaal je of bedragen **vrijvallen** of **doorschuiven** naar de nieuwe jaarschijf.

### 4. Nieuwe prognoses voor de komende jaren invullen

Wanneer je goed zicht hebt op het afgelopen jaar:

1. Vul de **nieuwe prognoses** in voor de komende jaren.
   * bijvoorbeeld 2026, 2027, 2028
2. Zorg dat de **jaarschijf van het huidige jaar** (bijv. 2026) logisch gevuld is.
3. Zorg dat de jaarschijf van het **afgelopen jaar** (2025) op de juiste manier is **leeggemaakt** en verwerkt.

Pas wanneer:

* [ ] alle boekingen van het **afgelopen jaar** binnen zijn (tot aan de peildatum),
* [ ] de **jaarschijven van het huidige jaar** goed gevuld zijn,
* [ ] de **prognoses voor latere jaren** zijn bijgewerkt,

… is de exploitatie klaar om een **foto** van te maken.


# MPG afsluiting op portfolio niveau

### Wat is het MPG in TotalLink?

Het MPG is een **portfoliofoto**:

* een **momentopname** van alle projecten op de MPG‑peildatum
* je geeft de foto een naam zoals **“MPG 2025”**
* wijzigingen in de foto gaan **niet terug** naar het werkportfolio
* daarom maak je de foto **zo laat mogelijk**
* via **Definitief Maken** wordt de foto de **officiële MPG‑stand**

### MPG Portfolio foto (definitief) maken (jaarafsluiting)

{% stepper %}
{% step %}

### Kies het juiste moment

* Maak de foto **pas** wanneer alle projecten volledig zijn bijgewerkt.
* Dit is jouw **MPG‑peildatum** en functioneel het **jaar afsluitmoment**.

{% endstep %}

{% step %}

### Portfoliofoto maken

* Ga naar het **werkportfolio**.
* Kies **Kopie naar portfolio foto/scenario**.
* Selecteer het doelportfolio (de foto).
* Geef de foto een naam, bijv. **“MPG 2025”**.
* Controleer dat je alle **actuele exploitaties** meeneemt

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlsO9z0kiO5DiCpCGBf13%2Fuploads%2F04qxuN0islrLmaZW6N2N%2FRecording-20260309_112656.mp4?alt=media&token=bb33e8fa-f9b3-40b2-b64b-1fa28445cca7>" %}
{% endstep %}

{% step %}

### Foto naar accountant

* Stuur de **foto** (MPG‑stand) naar de **accountant**.
* Zolang de accountant nog vragen heeft, blijft de foto in status **“onderhanden”**.
* Je kunt in TotalLink verder werken, maar je ziet deze foto nog niet als **definitief**.
  {% endstep %}

{% step %}

### MPG naar de raad

De nieuwe exploitatie, op basis van:

* alle boekingen t/m **afgelopen jaar**,
* plus de **nieuwe prognoses** voor de komende jaren,

… wordt aan de **raad** aangeboden ter goedkeuring.Dit gebeurt meestal via het **MPG** (Meerjaren Prognose Grondexploitaties).Voor het MPG kun je:

* een **foto** gebruiken, en/of
* een **verschillenanalyse** (bijvoorbeeld: wat is er veranderd t.o.v. vorig jaar?).

{% endstep %}

{% step %}

### Optioneel: Tussentijds verwijderen

* Zolang de foto nog concept is, kun je deze verwijderen.
* Na definitief maken kan dat niet meer; de foto is dan formeel.

{% endstep %}

{% step %}

### Foto definitief maken

Wanneer de accountant akkoord is en de raad het MPG heeft vastgesteld:

* Open de portfoliofoto.
* Klik op **Definitief Maken** in de zwarte bovenbalk.
* De foto is nu de **officiële MPG** van het jaar.
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

Deze foto is een **momentopname** van:

* alle boekingen tot en met het afgelopen jaar,
* plus de **nieuwe prognoses** voor de komende jaren.

Daarna kun je deze foto selecteren als:

* **“laatst vastgesteld portfolio”**

Zodra je dat doet:

* wordt het bijbehorende **budget** getoond in de kolom **‘laatst vastgestelde exploitatie’**.
* je kunt hier tegenaan **vergelijken** in het nieuwe jaar.


# Boekwaardedatum, peildatum, NCW datum verplaatsen naar het nieuwe jaar

Doel: de oude jaarschijf verwijderen en de nieuwe jaarindeling activeren.

* Ga naar **Uitgangspunten portfolio**.
* Open **Uitgangspunten boekwaarde**.
* Zet de **boekwaardedatum** op **01‑01‑2026**.
* De jaarschijf van het vorige jaar is vanaf nu niet meer zichtbaar

{% hint style="success" %}
Resultaat: jaar N+1 start met een juiste en complete exploitatiestand.
{% endhint %}


# Indexeren kosten en opbrengsten

### Doel&#x20;

Na de jaarovergang pas je de indexering eenvoudig toe op de ramingen in de exploitatie. Zo blijven de totale waarden per kosten en opbrengstenpost correct, ook wanneer de jaarschijf van het vorige jaar niet meer wordt getoond.&#x20;

#### Werking&#x20;

Met de spreekwoordelijke druk op de knop worden de indexaties over alle jaarschijven en voor iedere kostenpost doorgevoerd. De knop pas je steeds toe op één project tegelijk binnen het werkportfolio; de indexatie wordt dus per project afzonderlijk uitgevoerd. De set met percentages per kostenpost maak je eenmalig aan en pas je vervolgens toe op het betreffende project. Je kunt meerdere sets aanmaken voor verschillende projectsoorten.

{% hint style="warning" %}
Let op: boekingsposten waarbij een Excel-onderlegger aanwezig is, zijn geen onderdeel van deze functionaliteit.
{% endhint %}

### Check dit voor je begint&#x20;

✅Rechten

Je hebt dit nodig:

🔐Voor Stap 2: ‘Indexatieset aanmaken voor het uitvoeren van de indexering op projectniveau’:Toegang tot: Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio) → tab Uitgangspunten percentage. Rechtengroep ‘Portofolio muteren’

🔐 Voor Stap 3: ‘Indexatie toepassen per project’: recht Projecten muteren

{% hint style="info" %}
Zie je een tab of knop niet? Dan heb je niet de benodigde rechten. ➡️ Neem contact op met je functioneel beheerder.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Gegevens verzamelen

* Verzamel de toe te passen **indexpercentages** van het afgelopen jaar per kostenpost.
* Inventariseer welke posten een Excel-onderlegger gebruiken. Voor deze posten is het niet helaas mogelijk om deze functionaliteit te gebruiken en zal handmatig de indexatie moeten worden uitgevoerd.&#x20;
  {% endstep %}

{% step %}

### Indexatieset aanmaken voor het uitvoeren van de indexering op projectniveau

Doel: Je stelt hier de percentages die standaard worden gebruikt voor de indexatie van een project.

**1) Maak een centrale indexatieset aan**

* Zoek de tegel **Uitgangspunten en Totalen**.
* Kies **Alle projecten (werkportfolio)**.
* Open tab **Uitgangspunten percentages**.
* Zoek tabel **Uitgangspunten automatische indexering**.
* Klik ➕ **Toevoegen**.
* Kies het **jaar** waarvan je de vooraf ingestelde percentages wilt gebruiken; deze percentages zijn gebaseerd op de laatst bekende ramingen van dat jaar.

Resultaat: je krijgt de voor-ingevulde percentages per post.

**2) Pas percentages aan waar nodig**

* Loop de percentages per kostenpost langs.
* **Wijzig** de percentages waar nodig. Hierbij kan ook een toelichting worden ingevoerd.

✅ Tip: de percentages worden meestal pas ingevoerd als deze echt definitief zijn.

**3) Geef de set een herkenbare titel**

* Vul een **duidelijke setnaam** in.
  * Bijvoorbeeld: Indexatie 2025 - definitief
* **Communiceer** de juiste setnaam met degene, die later in het proces de automatische indexatie daadwerkelijk gaan uitvoeren in een project.
  {% endstep %}

{% step %}

### Indexatie toepassen per project

Na de noodzakelijke voorbereidingen, kunnen de indexeringen worden toegepast.

#### Open de indexatie-wizard in het project <a href="#open-de-indexatie-wizard-in-het-project" id="open-de-indexatie-wizard-in-het-project"></a>

* Ga naar het **project** waar je indexatie wilt toepassen.
* Open tab **Uitgangspunten**.
* Klik op ‘Start’ in het veld naast **Uitvoeren indexering**.
* Wacht tot de **wizard** opent.

#### Kies de set en controleer per kostenpost <a href="#kies-de-set-en-controleer-per-kostenpost" id="kies-de-set-en-controleer-per-kostenpost"></a>

{% hint style="info" %}
Alleen boekingsposten met een **raming** in de tab **Financieel** verschijnen in de wizard.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Let op: boekingsposten waarbij een Excel-onderlegger aanwezig is, worden hier niet getoond. Dit is geen onderdeel van deze functionaliteit.
{% endhint %}

* Kies in de wizard de juiste **setnaam**.
* Je ziet nu de toe te passen percentages en de impact op de totale prospectie.
* **Controleer** of de percentages per boekingspost passen bij dit project.
* Wijk zo nodig af per kostenpost:
  * Pas het percentage aan.
  * Voeg ✍️ **opmerking** toe bij elke afwijking.
* Klik als je klaar bent onderaan op de knop ‘**Indexering toepassen’**.
* Als je akkoord bent met de aanpassingen, mag je in het bevestigingsscherm op ‘Ja’ klikken. ✅ Als je op ‘Nee’ klikt, kun je nog aanpassingen maken.
* Het scherm ververst nu na enkele seconden.
  {% endstep %}

{% step %}

### Resultaat controleren en behere

**Bekijk welke indexeringen zijn uitgevoerd**

* Blijf in tab **Uitgangspunten** van het project.
* Zoek tabel **Overzicht van alle uitgevoerde indexeringen**.
* Klik op de **omschrijving** om details te openen.
* Controleer:
  * Gebruikte percentages
  * Opmerkingen
    {% endstep %}

{% step %}

### Uitgevoerde Indexering terugdraaien

{% hint style="danger" %}
Let op! Als je **handmatig ramingen wijzigt** nadat je de indexatie hebt uitgevoerd, dan wordt het gewijzigde en niet het originele bedrag teruggedraaid. Hierbij wordt dus niet een foto van de oude situatie teruggezet, maar de standen van de ramingen in het eerste zichtbare jaar van het tabblad Financieel gebruikt en hier worden percentages over teruggerekend.&#x20;
{% endhint %}

De risico’s van automatisch indexeren worden beperkt door de undo knop; als je per ongeluk verkeerd indexeert, dan kun je deze altijd nog terugdraaien.

* Ga in dezelfde tabel **‘Overzicht van alle uitgevoerde indexeringen’** naar de juiste regel.
* Klik op het icoon ↩️ (pijl) links van de omschrijving in de kolom ‘Undo’.
* Bevestig de actie.

{% hint style="success" %}
Je ziet nu geen uitgevoerde indexatie meer in de historie tabel. Dit betekent dat de indexatie is teruggedraaid. &#x20;
{% endhint %}

* Het systeem past percentages toe op de **huidige** cijfers in tab *Financieel*.
* Het systeem herstelt **niet** automatisch een “oude waarde” uit het verleden.

{% hint style="info" %}
Heb je de indexatie uitgevoerd voordat de jaarovergang is uitgevoerd en is de jaarschijf al opgeschoven in het portfolio naar het volgende jaar? Volg dan de volgende stappen:&#x20;

In het uitgangspunten tabblad van het project pas je de volgende velden aan:

* Financiële koppeling op Specifiek
* Boekwaardedatum op 31-12-202x (vorig jaar)
* startjaar op 202x (vorig jaar)
* Voer de beoordelen exploitatie opnieuw uit
* Zet als je klaar bent met het bijwerken van de oude jaarschijf weer de Financiële koppeling op 'Portfolio'. Dit zorgt ervoor dat de juiste jaarschijf weer wordt getoond.&#x20;
* Voer nu de indexatie uit.&#x20;
  {% endhint %}
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

### Probleemoplossing 🧯 <a href="#probleemoplossing" id="probleemoplossing"></a>

* ❌ **Tab “Uitgangspunten percentage” ontbreekt** ➜ Vraag rechten aan voor *Uitgangspunten en Totalen* (werkportfolio).
* ❌ **Wizard opent niet bij “Uitvoeren indexering”** ➜ Controleer of je recht **Projecten muteren** hebt.
* ❌ **Geen kostenposten zichtbaar in de wizard** ➜ Vul eerst ramingen in bij tab **Financieel** van het project.
* ❌ **Je ziet de juiste set niet in de wizard** ➜ Vraag of de set centraal is aangemaakt en opgeslagen. ➜ Vraag intern welke set je moet gebruiken. ➜ Check of de aangemaakte set niet op gearchiveerd staat.
*

### Veelgestelde vragen <a href="#faq" id="faq"></a>

<details>

<summary>Moet ik per project opnieuw kiezen?</summary>

</details>

<details>

<summary>Kan ik per kostenpost afwijken van de set?</summary>

</details>

<details>

<summary>Herstelt “terugdraaien” ook mijn oude cijfers?</summary>

</details>

<details>

<summary>Waarom kan ik meerdere regels/ sets aanmaken in de tabel ‘uitgangspunten automatische indexatie’?</summary>

</details>

<details>

<summary>Waarom kan ik een bepaalde set niet meer aanpassen en staat deze op read-only tabel ‘uitgangspunten automatische indexatie’?</summary>

</details>

<details>

<summary>Hoe kan het dat bij terugdraaien niet precies dezelfde percentages worden gebruikt als het oorspronkelijke indexatiepercentage?</summary>

</details>

[<br>](https://app.gitbook.com/o/lJHOzFSOtMspbxLcqVU9/s/TiB6oNTl2YgJemnoEGVr/grex/jaarovergang-grex-naar-volgend-boekjaar/boekwaardedatum-naar-het-nieuwe-jaar-verplaatsen)


# FAQ / Troubleshooting

<details>

<summary>Rode regels na jaarschijf wegvallen</summary>

Oorzaak: detailtabel vereist handmatige fasering.

Actie:

* open de detailtabel
* verdeel de bedragen opnieuw
* sla op en controleer dat alles groen wordt

</details>

<details>

<summary>MPG‑foto was te vroeg gemaakt</summary>

Oorzaak: wijzigingen ontbreken in de foto.

Actie:

* verwijder de foto (als deze nog niet definitief is)
* maak een nieuwe, actuele foto

</details>

<details>

<summary>Ik heb boekingen na de peildatum</summary>

**Situatie:**\
Na de afgesproken peildatum (bijv. 15‑02‑2026) komen toch nog boekingen met boekwaardedatum 2025 binnen.**Actie:**

* Maak een **afspraak in de organisatie**:
  * of je deze nog corrigeert via het financieel systeem,
  * of je ze alleen in het nieuwe jaar verwerkt.
* Pas zo nodig de **prognoses** aan.

</details>

<details>

<summary>Budgetten sluiten niet aan op vorig jaar</summary>

**Situatie:**\
Je ziet verschillen tussen:

* de nieuwe exploitatie, en
* de kolom **‘laatst vastgestelde exploitatie’**.

**Actie:**

* Controleer of je wel de **juiste foto** als laatst vastgesteld portfolio hebt gekoppeld.
* Controleer of de **foto definitief** is gemaakt.
* Controleer of alle **boekingen t/m peildatum** zijn meegenomen.

</details>

​


# Scenario(s) maken

## Twee typen scenario's

| Type                  | Beschrijving                                                 |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| **Projectscenario**   | Alternatieve versie van één specifiek project                |
| **Portfolioscenario** | Alternatieve versie van een volledig portfolio van projecten |

***

## Projectscenario

### Aanmaken

{% stepper %}
{% step %}

### Open het betreffende project

Open het betreffende project.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik in het menu op **Maak nieuw scenario**

Klik in het menu op **Maak nieuw scenario**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Openen

{% stepper %}
{% step %}

### Open het project → tabblad **Scenario's**

Open het project en ga naar het tabblad **Scenario's**.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik op het gewenste scenario

Klik op het gewenste scenario om het te openen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Scenario als werkproject instellen

{% stepper %}
{% step %}

### Open het betreffende scenario

Open het betreffende scenario.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik in het menu op **Scenario als werkproject instellen**

Klik in het menu op **Scenario als werkproject instellen** om het scenario leidend te maken.

<details>

<summary>Ik krijg de foutmelding bij het terugkopieren: 'fout bij maken van het scenario'. Wat nu?</summary>

Deze foutmelding verschijnt wanneer het **exploitatie startjaar** van je scenario niet gelijk is aan dat van je werkportfolio. In je scenario staat het bijvoorbeeld op 2025, terwijl het werkportfolio op 2026 staat. Het systeem kan een scenario alleen terugkopiëren als beide in hetzelfde jaar vallen.

Het centraal ingestelde boekjaar bepaalt de basis voor alle berekeningen. Een scenario dat in een ander jaar start dan het werkportfolio zou daardoor niet meer aansluiten op dat boekjaar. Om te voorkomen dat er onjuiste of niet-aansluitende gegevens ontstaan, accepteert het systeem alleen scenario's met hetzelfde startjaar als het werkportfolio.

</details>
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Verwijderen

{% stepper %}
{% step %}

### Open het scenario → menu → **Verwijderen**

Open het scenario, kies het menu en selecteer **Verwijderen**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Portfolioscenario

### Aanmaken

{% stepper %}
{% step %}

### Open het portfolio

Open het portfolio (via *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten* of vanuit de tijdmachine).
{% endstep %}

{% step %}

### Klik rechtsboven op het menu-icoon → **Maak nieuw portfolio scenario**

Klik rechtsboven op het menu-icoon en kies **Maak nieuw portfolio scenario**.
{% endstep %}

{% step %}

### TotalLink maakt een kopie van alle projecten — wacht tot het nieuwe portfolio opent

TotalLink maakt een kopie van alle projecten. Wacht tot het nieuwe portfolio opent.
{% endstep %}

{% step %}

### Geef het portfolio een duidelijke naam

Geef het portfolio een duidelijke naam.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Openen

{% stepper %}
{% step %}

### Open het portfolio via tegel *Uitgangspunten en Totalen*

Open het portfolio via de tegel *Uitgangspunten en Totalen*.
{% endstep %}

{% step %}

### Open het tabblad **Scenario's**

Ga naar het tabblad **Scenario's**.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik op het gewenste scenarioportfolio

Klik op het gewenste scenarioportfolio om het te openen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Scenarioprojecten binnen een portfolioscenario wijzigen

{% stepper %}
{% step %}

### Open het betreffende portfolioscenario

Open het betreffende portfolioscenario.
{% endstep %}

{% step %}

### Er verschijnt een overzicht van scenarioprojecten — klik op een project om het te wijzigen

Er verschijnt een overzicht van scenarioprojecten. Klik op een project om het te wijzigen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## MPG-foto's & tijdmachine

### Wat is een MPG-foto?

Een portfoliofoto (MPG) legt een tijdscapsule vast van alle projecten op een bepaald moment. Alle projectgerelateerde gegevens worden gekopieerd en vastgelegd: documenten, centrale uitgangspunten, Excel-onderleggers, toelichtende teksten, etc.

Via de **tijdmachine** kun je later terug in de tijd en de stand van zaken van destijds opvragen.

### Foto van alle projecten maken

{% stepper %}
{% step %}

### Open het portfolio

Open het portfolio (via *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten*).
{% endstep %}

{% step %}

### Klik rechtsboven op het menu-icoon → **Maak nieuwe portfolio foto**

Klik rechtsboven op het menu-icoon en kies **Maak nieuwe portfolio foto**.
{% endstep %}

{% step %}

### TotalLink maakt een kopie — wacht tot het nieuwe portfolio opent

TotalLink maakt een kopie. Wacht tot het nieuwe portfolio opent.
{% endstep %}

{% step %}

### Geef de foto een duidelijke naam (bijv. *MPG 2025* of *Jaarrekening 2024*)

Geef de foto een duidelijke naam, bijvoorbeeld *MPG 2025* of *Jaarrekening 2024*.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
Maak de portfoliofoto zo laat mogelijk. Wijzigingen in het nieuwe portfolio worden **niet** doorgevoerd in het werkportfolio. Zorg dat beide niet tegelijk bijgehouden hoeven te worden.
{% endhint %}

### Foto definitief maken

{% stepper %}
{% step %}

### Klik in de zwarte bovenbalk op **Definitief maken**

Zodra de foto niet meer gewijzigd hoeft te worden, klik je in de zwarte bovenbalk op **Definitief maken**.
{% endstep %}

{% step %}

### Wacht enkele seconden tot de dialoog verdwijnt

Wacht enkele seconden tot de bevestigingsdialoog verdwijnt. Na definitief maken is de foto op geen enkele wijze meer te wijzigen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Een foto moet de status *Definitief* hebben voordat deze beschikbaar is voor het projectendashboard.
{% endhint %}

### Foto raadplegen via tijdmachine

{% stepper %}
{% step %}

### Open de tegel **Tijdmachine**

Open de tegel **Tijdmachine**.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik op bijv. *MPG 2024*

Klik op bijvoorbeeld *MPG 2024*.
{% endstep %}

{% step %}

### Het scherm *Uitgangspunten en Totalen* opent met alle projecten en uitgangspunten zoals ze destijds waren

Het scherm *Uitgangspunten en Totalen* opent met alle projecten en uitgangspunten zoals ze destijds waren.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik op een project om het in de originele staat te zien

Klik op een project om het in de originele staat van die foto te bekijken.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Portfolio verwijderen

{% stepper %}
{% step %}

### Open het te verwijderen portfolio

Open het portfolio dat je wilt verwijderen (zolang de foto nog niet definitief is).
{% endstep %}

{% step %}

### Menu rechtsboven → **Verwijderen**

Kies het menu rechtsboven en selecteer **Verwijderen**.
{% endstep %}

{% step %}

### Na bevestiging wordt het portfolio inclusief alle onderliggende projectfoto's verwijderd

Na bevestiging wordt het portfolio inclusief alle onderliggende projectfoto's verwijderd.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Foto van één project achteraf toevoegen aan een portfolio

{% stepper %}
{% step %}

### Open het project

Open het betreffende project.
{% endstep %}

{% step %}

### Kies *Kopie naar portfolio foto* of *Kopie naar portfolio scenario*

Kies één van de opties: *Kopie naar portfolio foto* of *Kopie naar portfolio scenario*.
{% endstep %}

{% step %}

### Selecteer het portfolio waaraan toegevoegd moet worden

Selecteer het portfolio waaraan het project toegevoegd moet worden.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Geometrie in scenario's

Bij het aanmaken van een scenario of MPG-foto wordt de geometrie (getekende vlakken) meegekopieerd. Verschillende scenario's kunnen ieder een eigen vlakverdeling hebben. De **ondergrond** (kaart of luchtfoto) wordt niet meegeslagen — alleen de vlakken worden in de tijd vastgelegd.

<details>

<summary>Ik wil een GREX vergelijken met een vorige GREX of vergelijken met een scenario.</summary>

Open de betreffende GREX, klik op het printicoon in de bovenbalk en selecteer "Verschillen analyse .....". In de handleiding onder het ? icoon is dit nader beschreven.

</details>


# Risicomanagement uitvoerenx

Met de risicomanagementmodule analyseer je de risico's in je project, beheer je ze en vertaal je ze naar een berekend weerstandsvermogen. De inrichting van risicomanagement kan per installatie sterk verschillen.

## Drie typen risico's

| Type                    | Beschrijving                                                                                        |
| ----------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Projectrisico's**     | Risico's die direct invloed hebben op jouw project (bijv. vertragingen, budgetoverschrijdingen)     |
| **Ramingsonzekerheden** | Onzekerheid in de prognose per hoofdpost (bijv. bouwrijp maken)                                     |
| **Marktrisico's**       | Overstijgende risico's die voor vrijwel elk project gelden (bijv. rentestijging, opbrengstendaling) |

{% hint style="info" %}
ℹ️ Als marktrisico's voor jouw project niet relevant zijn, vink dan bij de uitgangspunten **Geen marktrisico** aan.
{% endhint %}

***

{% stepper %}
{% step %}

### Projectspecifieke risico's invoeren

1. Open het project → tabblad **Risico's**
2. Klik op **➕** om een nieuwe risicoregels toe te voegen
3. Vul in:
   * **Omschrijving** — duidelijke omschrijving van het risico
   * **Kans** — percentage kans van optreden
   * **Impact** — financiële consequentie bij optreden

{% hint style="info" %}
💡 Gebruik een negatief bedrag voor een positief risico (meevaller).
{% endhint %}

#### Ramingsonzekerheden

In de tabel *Ramingsonzekerheden* zie je per hoofdpost uit tabblad Financieel de ramingen inclusief het totale prospectiebedrag. Vul de **bandbreedte minimum** en **bandbreedte maximum** percentages in — de bijbehorende euro-bedragen worden automatisch berekend.

{% hint style="info" %}
💡 Als marktrisico's niet van toepassing zijn op dit project: schakel het schuifje *Marktrisico's uitsluiten* in bij het tabblad Uitgangspunten.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Marktrisico parameters instellen

#### Centrale instellingen

1. Ga naar tegel *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten*
2. Open tabblad **Uitgangspunten risico's**
3. Vul voor zowel het basisscenario als het worst-case scenario de percentages in voor:

| Parameter                     | Beschrijving                                                     |
| ----------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Risico rentestijging**      | Verwachte rentestijgingspercentages (negatief = rentedaling)     |
| **Risico opbrengstendaling**  | Percentage waarmee eindopbrengsten worden verlaagd (eenmalig)    |
| **Risico uitgiftevertraging** | Vertraging in jaren; verlengde exploitatieperiode beïnvloedt NCW |
| **Kostenstijging**            | Percentage jaarlijkse kostenstijging                             |
| **Opbrengstenstijging**       | Percentage jaarlijkse opbrengstenstijging                        |

#### Monte Carlo risicoanalyse

Activeer via het schuifje **Monte Carlo risicoanalyse** om 10.000 scenario's te simuleren.

| Optie                                         | Beschrijving                                                |
| --------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Afdekkingspercentage**                      | Zekerheidspercentage waarmee risico's worden opgevangen     |
| **Projectspecifieke risico's in Monte Carlo** | Aan: via Monte Carlo; Uit: via standaard kans × impact      |
| **Marktrisico's in Monte Carlo**              | Aan: marktrisico's mee in simulatie; Uit: apart weergegeven |

{% hint style="info" %}
💡 Als marktrisico's via Monte Carlo worden berekend, is het gebruikelijk om in het basisscenario een best-case scenario in te vullen.
{% endhint %}

#### Overige instellingen

* **Projectrisico's afdekken** — risico's worden zoveel mogelijk afgedekt met de eventuele winst van het project (geldt per project; overschotten worden niet gedeeld tussen projecten)
* **Eindjaar niet opschuiven bij uitgiftevertraging** — einddatum blijft ongewijzigd, opbrengsten worden doorgeschoven tot aan dat eindjaar

#### Marktgevoelige boekingsposten

* Geef aan welke opbrengstenposten (bijv. grondverkopen) marktgevoelig zijn voor uitgiftevertraging en opbrengstendaling. Als niets wordt ingevuld, worden alle posten meegenomen.
* Kies welke boekingsposten worden uitgesloten van kosten- en opbrengstenstijging.
  {% endstep %}

{% step %}

### Monte Carlo analyse uitvoeren

**Op portfolioniveau:**

* Klik het rapport **Weerstandsvermogen** aan. De Monte Carlo analyse wordt uitgevoerd voor alle projecten in het portfolio.

**Op projectniveau:**

* Open het project → Rapporten → klik op **Risico analyse projectspecifieke risico's**
* Start de Monte Carlo analyse (10.000 trekkingen per risico)

{% hint style="warning" %}
⚠️ Het uitdraaien van de Monte Carlo analyse kan afhankelijk van het aantal projecten enkele minuten duren.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Rapportages genereren

* Ga naar *Uitgangspunten en Totalen*
* Klik bij Rapporten op **Risico's per project**
* Het rapport toont de afzonderlijke en totale risico's voor basis- en worst-case scenario's, inclusief het berekende weerstandsvermogen
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

***

## Geavanceerde module — impactbandbreedte en kansverdelingen

*(Alleen beschikbaar als de geavanceerde risicomanagementmodule is afgenomen.)*

### Impactbandbreedte per projectrisico

Vul voor elk projectspecifiek risico de **minimum** en **maximum** impactwaarden in. Let op: het minimum impactbedrag vertegenwoordigt het financiële gevolg bij optreden en is zelden 0.

### Kansverdelingen

| Verdeling           | Beschrijving                                               |
| ------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Gelijk**          | Elke waarde heeft evenveel kans                            |
| **Normaal**         | De middelste waarde is het meest waarschijnlijk            |
| **Normaal (smal)**  | Sterkere concentratie rond het gemiddelde                  |
| **Gelijk aflopend** | Verminderde kans op extremen                               |
| **Oplopend**        | Lagere kans op lage extremen, hogere kans op hoge extremen |
| **Aflopend**        | Hogere kans op lage extremen, lagere kans op hoge extremen |

### Jaarlijkse aanpassingen marktrisico parameters

Via *Uitgangspunten en Totalen → Uitgangspunten risico's* kun je per jaar de basis- en worst-case marktrisicopercentages aanpassen om de berekeningen actueel te houden.

***

## Veelgestelde vragen

<details>

<summary>Wat is het afdekkingspercentage?</summary>

Het percentage van de meest extreme scenario's dat buiten beschouwing wordt gelaten, om het benodigde weerstandsvermogen te bepalen.

</details>

<details>

<summary>Hoe worden aftrekposten berekend?</summary>

* *Aftrekpost Onvoorzien*: beschikbaar onvoorzien budget (max. de totale omvang risico's) × gewogen kans percentage
* *Aftrek winst in project(groep)*: projectwinst (na aftrek van onvoorzien) × gewogen kans percentage

</details>

<details>

<summary>Waarom is het gewogen kans percentage belangrijk?</summary>

Het geeft een realistisch gemiddelde kans op optreden van alle risico's, waarbij risico's met een hogere impact zwaarder meewegen in de berekening.

</details>

<details>

<summary>Op welke wijze neemt Totallink de uitgangspunten Monte Carlo over? Bijvoorbeeld wat gebeurt er precies als een schuifje aan of uit staat? En bijvoorbeeld wat betekent het als opbrengstenstijging in blad Monte Carlo op 1% staat, is dat ten opzichte van basis scenario?</summary>

Voor deze vragen kunt u terecht bij PAS BV.

</details>

<details>

<summary>Ik zie de verschillende kansverdelingen niet?</summary>

Je kunt verschillende soorten kansverdelingen selecteren in TotalLink als je de advanced risicomodule hebt.&#x20;

Meer informatie hierover is te vinden via: <contact@totallink.nl> voor een vrijblijvende demo.&#x20;

</details>


# Monte carlo vs kans impact

Kans × impact berekent de verwachte waarde **per risico**. Een Monte Carlo analyse rekent **over alle risico's heen** en geeft je de verdeling van mogelijke totale uitkomsten — inclusief het bedrag dat je nodig hebt als risicobuffer.

## Wat berekent kans × impact?

Kans × impact vermenigvuldigt voor **elk risico afzonderlijk** de kans op optreden met de financiële impact. De som van al die uitkomsten is de **verwachte waarde**: het gemiddelde verlies dat je over veel projecten heen zou zien.

Voorbeeld voor een project met vier risico's:

| Risico                      | Kans | Impact    | Kans × Impact |
| --------------------------- | ---- | --------- | ------------- |
| Vertraging vergunning       | 40%  | € 100.000 | € 40.000      |
| Stijging bouwkosten         | 25%  | € 200.000 | € 50.000      |
| Tegenvaller bodemonderzoek  | 20%  | € 100.000 | € 20.000      |
| Bezwaar omwonenden          | 10%  | € 100.000 | € 10.000      |
| **Totale verwachte waarde** |      |           | **€ 120.000** |

Elke regel is een losse berekening. De totaaltelling is een optelsom van die losse waardes.

### Hoe werkt Monte Carlo precies?

Monte Carlo gebruikt dezelfde inputgegevens als kans × impact — kans en impact per risico — maar verwerkt ze anders. Per risico worden **twee zaken** bepaald in elke simulatie:

* **De kans bepaalt of het risico optreedt in die simulatie.** Bij een kans van 30% komt het risico in ongeveer 300 van de 1.000 simulaties voor.
* **De impact is geen vast bedrag, maar een bandbreedte.** Je geeft een minimum, een meest waarschijnlijke en een maximum waarde op.

In elke simulatie wordt voor elk risico:

1. Bepaald **of** het optreedt (op basis van de kans).
2. Als het optreedt, wordt een **impact getrokken** uit de bandbreedte. Waarden rond de meest waarschijnlijke komen daarbij vaker voor dan extremen.
3. Alle impacts in die simulatie worden bij elkaar opgeteld tot één totaalbedrag voor die run.

Door dit duizenden keren te herhalen, ontstaat een verdeling van mogelijke totaaluitkomsten — meestal weergegeven als een curve of histogram. Daaruit lees je af:

* De kans dat het project binnen budget blijft
* De benodigde buffer voor een gekozen zekerheidsniveau (bijvoorbeeld 84%)
* Welke risico's de grootste bijdrage leveren aan de **onzekerheid** in de uitkomst

{% hint style="info" %}
Welk risico de grootste bijdrage levert aan de **verwachte waarde** zie je al in de kans × impact-tabel. Monte Carlo voegt iets toe: welk risico het meeste bijdraagt aan de **spreiding** van mogelijke uitkomsten. Dat is vaak een ander risico dan je op basis van kans × impact zou verwachten.&#x20;
{% endhint %}

## Wat doet een Monte Carlo analyse?

Een Monte Carlo analyse simuleert duizenden mogelijke verlopen van je **hele project tegelijk**. In elke simulatie wordt voor elk risico opnieuw "gedobbeld": treedt het op, en zo ja, hoe groot is de impact? Daarna worden alle uitkomsten van die ene simulatie bij elkaar opgeteld tot één totaalbedrag.

Na duizenden simulaties heb je geen enkel getal, maar een **verdeling** van mogelijke totale verliezen. Daaruit lees je niet alleen het gemiddelde af, maar ook percentielen.

## Wat is het verschil in benadering?

|                                               | Kans × impact                              | Monte Carlo                     |
| --------------------------------------------- | ------------------------------------------ | ------------------------------- |
| **Rekent op niveau van**                      | Elk risico afzonderlijk                    | Alle risico's gezamenlijk       |
| **Output**                                    | Eén getal per risico, optelbaar tot totaal | Verdeling van totale uitkomsten |
| **Houdt rekening met gelijktijdig optreden**  | Nee                                        | Ja                              |
| **Houdt rekening met spreiding/uitschieters** | Nee                                        | Ja                              |
| **Gebruikt voor**                             | Inzicht in afzonderlijke risico's          | Onderbouwing risicobuffer       |

## Wat betekent een P-waarde?

Bijvoorbeeld P84 betekent dat in 84% van de gesimuleerde scenario's de totale risicokosten **onder** dit bedrag blijven. Voor je buffer betekent dat: met dit bedrag heb je in 84 van de 100 gevallen genoeg.

## Waarom verschilt het gemiddelde van het P-bedrag?

Risicoverdelingen zijn meestal **rechts-scheef**: er zit een staart van zeldzame, maar dure scenario's in. Bijvoorbeeld als meerdere risico's tegelijk optreden, of als een impact uitschiet. Die staart trekt de hoge percentielen omhoog, terwijl het gemiddelde relatief laag blijft.

Daarom kan een P84-buffer al snel het dubbele zijn van de verwachte waarde.

## Welk bedrag gebruik ik voor mijn risicobuffer?

Voor je financiële reservering gebruik je een **percentiel**, niet de verwachte waarde. Welk percentiel je kiest, hangt af van hoeveel zekerheid je wilt.

| Statistiek                       | Wat het zegt              | Wanneer gebruiken                             |
| -------------------------------- | ------------------------- | --------------------------------------------- |
| Verwachte waarde (kans × impact) | Gemiddeld verlies         | Verslaglegging, vergelijking tussen projecten |
| P50 (Monte Carlo)                | Buffer voor 50%-zekerheid | Alleen voor optimistische scenario's          |
| P84 (Monte Carlo)                | Buffer voor 84%-zekerheid | Standaard voor projectreserveringen           |
| P95 (Monte Carlo)                | Buffer voor 95%-zekerheid | Grote projecten of hoge risico-aversie        |

{% hint style="warning" %}
Reserveren op basis van de verwachte waarde (kans × impact) betekent dat je in ongeveer de helft van de scenario's tekortkomt. Voor projectbudgetten is dat meestal niet voldoende.
{% endhint %}

## Voorbeeldberekening

Stel je hebt de volgende uitkomsten uit je risicoanalyse op een project met een NCW van € 1.000.000:

* NCW: € 1.000.000
* Verwachte waarde risico's (kans × impact, opgeteld): € 120.000
* P84-risicobuffer (Monte Carlo, totaal over alle risico's): € 250.000

Dan reken je de verwachte NCW op 84%-zekerheid als volgt uit:

€ 1.000.000 − € 250.000 = **€ 750.000**

Dit is het bedrag dat je realistisch overhoudt als je voldoende buffer reserveert om in 84% van de scenario's uit te komen.

Merk op dat de P84-buffer (€ 250.000) ruim het dubbele is van de verwachte waarde (€ 120.000). Dat komt doordat in een deel van de Monte Carlo scenario's meerdere risico's tegelijk optreden — een situatie die kans × impact niet zichtbaar maakt.

## Veelgestelde vervolgvragen

<details>

<summary>Waarom is het P84-bedrag vaak veel hoger dan de kans × impact?</summary>

Omdat de Monte Carlo verdeling rechts-scheef is. Een paar zeldzame scenario's met meerdere gelijktijdige risico's of een uitschietende impact tillen de hoge percentielen flink op. Het gemiddelde blijft relatief laag omdat ook veel scenario's met weinig of geen risico's worden meegerekend.

</details>

<details>

<summary>Welk percentiel is de standaard?</summary>

P84 wordt vaak gebruikt omdat het in een normaalverdeling ongeveer overeenkomt met "gemiddelde + 1 standaarddeviatie". P95 wordt gebruikt voor projecten met grotere risico-aversie of hogere financiële belangen.

</details>

<details>

<summary>Kan ik ook zonder Monte Carlo een buffer berekenen?</summary>

Ja, maar dan mis je informatie over de spreiding én over wat er gebeurt als risico's samenvallen. Een kans × impact-berekening geeft alleen het gemiddelde per risico, opgeteld. Voor een onderbouwde buffer heb je een verdeling van totale uitkomsten nodig — die levert Monte Carlo.

</details>

<details>

<summary>Wat is het nut van kans × impact dan nog?</summary>

Kans × impact blijft waardevol om afzonderlijke risico's te wegen en te prioriteren. Je ziet meteen welk risico de grootste bijdrage levert (in het voorbeeld: stijging bouwkosten met € 50.000). Voor het sturen op individuele beheersmaatregelen is dat overzicht onmisbaar. Voor de totale projectbuffer kijk je vervolgens naar de Monte Carlo uitkomst.

</details>


# Prijzenboek instellen en gebruiken

## Prijzenboek

Het prijzenboek bevat artikelen (kostenposten) met bijbehorende stukprijzen die in de exploitatie als raming kunnen worden gebruikt.

### Prijzenboek invullen

Het prijzenboek wordt beheerd via tegel *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio)* → tabblad **Prijzenboek**.

Voeg nieuwe artikelen toe via **+ Toevoegen**. Per artikel geef je:

* De naam van het artikel
* De stukprijs
* De post waaraan het artikel gekoppeld is (zodat het artikel alleen zichtbaar is bij die exploitatiepost)

### Prijzenboek toepassen

1. Open het tabblad **Financieel** van een project
2. Klik op het **i-symbool** links van de exploitatieregel
3. Klik op het **artikel-icoon** om het prijzenboek te openen
4. Kies het gewenste artikel in de keuzelijst bij *Artikel*

### Kosten verdelen over de jaren

In de kolom **Verdelen** kies je tussen *Aantal*, *Bedrag* of *Percentage*:

* *Aantal* → voer per jaarschijf het te verdelen aantal in; de kolom *Te verdelen* toont het restant
* *Bedrag* → voer per jaarschijf de bijbehorende jaarbedragen in
* *Percentage* → verdeel procentueel over de jaarschijven

### Eerste jaarschijf — initieel bedrag vs restant

In het lopende jaar wordt de eerste jaarschijf opgesplitst in twee kolommen:

| Kolom                 | Inhoud                                                                        |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- |
| **Jaar (bijv. 2025)** | Het initieel geraamde bedrag (bijv. op basis van aantallen × stukprijs)       |
| **Restant 2025**      | Het bedrag dat overblijft na aftrek van *Geboekt in 2025* en *Verplichtingen* |

Zo is direct te herleiden hoe het restant is opgebouwd.

***

## Dekkingsparagraaf

De dekkingsparagraaf is een toevoeging onderaan de exploitatiesheet. Hierin worden de financiële consequenties inzichtelijk gemaakt die invloed hebben op het project, maar conform BBV niet worden benoemd in de exploitatie zelf. Denk aan:

* Tussentijdse winstnemingen
* Fonds bovenwijks
* Gemeentelijke bijdragen

De dekkingsparagraaf maakt het zuivere resultaat van het project inzichtelijk inclusief deze extra posten en dekkingen.

De te tonen posten en indeling kunnen per gemeente én per individueel project verschillen.

***

## Prognoses onderbouwen (verschillenverklaring)

Klik op het **i-knop** links naast een exploitatieregel:

* Voer de verklaring van verschillen in
* Voeg eigen aantekeningen toe via het veld *Eigen memo* (alleen zichtbaar voor personen met mutatierechten op de exploitatie)
* Voeg onderbouwende documenten toe in Word, PDF of Excel door deze in de documententabel in dit scherm te slepen

{% hint style="info" %}
Zorg dat de hoofdregels zijn uitgeklapt tot het laagste niveau voor je de Excel-koppeling instelt.
{% endhint %}

Zodra alle i-tjes zijn ingevuld, kun je per project een **rapport verschillenanalyse** opvragen — niet alleen van de huidige stand maar ook van alle vastgelegde momenten in de tijd (MPG-foto's, jaarrekeningfoto's en Turaps).


# Kostenverhaalberekening maken

> ⚠️ Deze functionaliteit is beschikbaar als Bèta. De handleiding richt zich op de praktische werking in TotalLink, niet op de wet- en regelgeving of rekenprincipes.

Met de kostenverhaal-functionaliteit bereken je welke kosten verhaald kunnen worden op ontwikkelende eigenaren, op basis van de ingevoerde parameters.

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1 — Centrale instellingen

* Ga naar tegel *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten*
* Open tabblad **Uitgangspunten percentages** → kolom **Kostenverhaal parameters**
* Vul de te gebruiken percentages in voor de exploitatieopzet
* Koppel de diverse **boekingsposten** (inbrengwaarde, saneringskosten, sloopkosten, grondwerkkosten) aan de juiste kostenpost uit het tabblad Financieel

{% hint style="info" %}
Deze instelling is eenmalig op centraal niveau nodig. Zonder correct ingestelde boekingsposten kan TotalLink geen correcte kostenverhaalberekeningen maken.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Twee projecten aanmaken

Niet alle kosten zijn via de PPT-criteria of via gemeente-eigendommen verhaalbaar. Maak daarom twee projecten aan:

| Project                                | Inhoud                                        |
| -------------------------------------- | --------------------------------------------- |
| **Ontwikkelingsproject gemeentegrond** | De volledige grondexploitatie en ontwikkeling |
| **Exploitatieplan-project**            | Alleen de kosten die verhaald worden          |

De berekende bijdrage uit het exploitatieplan-project voer je in als bijdrage binnen het ontwikkelingsproject.
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 3 — Kostenverhaal activeren op projectniveau

1. Open het gewenste project → tabblad **Uitgangspunten**
2. Zet het schuifje **Kostenverhaal** aan
3. Er verschijnen nu de tabbladen: **Inbrengwaarde**, **Exploitatieopzet** en **Kostenverhaal**

Optioneel:

* **Zonder tijdvak** — zet dit aan als de exploitatieopzet zonder tijdvak wordt toegepast
* **Rentepercentages aanpassen** — vul per type een afwijkend percentage in om de centrale instelling voor dit project te overschrijven
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 4 — Inbrengwaarde invoeren

#### Eigenaren toevoegen

Open tabblad **Inbrengwaarde** → voeg per eigenaar toe:

* Oppervlakte
* Inbrengwaarde
* Sloopkosten / saneringskosten / grondwerkkosten (worden later verrekend met te verhalen kosten)
* Overige eigenaarsgerelateerde zaken

{% hint style="info" %}
Bij het invoeren van een percentage openbaar berekent TotalLink automatisch het aantal m² openbaar, en vice versa.
{% endhint %}

#### Kosten uitzetten in de tijd

1. Open tabblad **Inbrengwaarde** → sectie *Fasering inbrengwaarde*
2. Klik een regel open
3. Geef aan of de kosten worden verdeeld op basis van aantallen, bedragen of percentages
4. Verdeel over de jaren
   {% endstep %}

{% step %}

### Stap 5 — Programma per eigenaar invoeren

1. Open tabblad **Programma**
2. Klap de juiste categorie open (bijv. woningen of bedrijfsterreinen)
3. Voeg per eigenaar toe wat er gerealiseerd wordt, inclusief de grondprijs per eenheid
4. Verdeel de aantallen (bij woningen) of m² (bij bedrijfsterreinen) over de jaarschijven
   {% endstep %}

{% step %}

### Stap 6 — Gemeentelijke kosten invoeren

1. Open tabblad **Financieel**
2. Voer de door de gemeente te maken uitvoeringskosten in (de kosten die de gemeente wil en kan verhalen)
3. Voer eventuele andere opbrengsten in (bijv. subsidies)

{% hint style="info" %}
De opbrengsten uit het programma worden automatisch berekend en overgenomen in de exploitatieopzet.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 7 — Exploitatieopzet

Open tabblad **Exploitatieopzet** voor een overzicht van de opbrengsten en kosten. Dit tabblad combineert de gegevens uit Financieel, Programma en Inbrengwaarde.
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 8 — Kostenverhaal resultaten bekijken

1. Open tabblad **Kostenverhaal**
2. Zie de kostenverdeling vanuit het programma
3. Klik op het pijltje links van een eigenaar voor een gedetailleerd kostenoverzicht per eigenaar

#### Scenario's vergelijken

Wijzig parameters en TotalLink past de berekeningen direct aan. Maak per project scenario's aan om diverse varianten van het kostenverhaal te vergelijken.
{% endstep %}
{% endstepper %}


# Tabblad Financieel

Het hart van de GREX. Hier staan alle kosten en opbrengsten per jaarschijf.

**Begrijp de kolommen:**

| Kolom                   | Betekenis                                                          |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Vorige exploitatie**  | De vorige begroting (op basis van een vastgesteld fotomoment)      |
| **Boekwaarde per 1-1**  | De werkelijke stand aan het begin van dit jaar                     |
| **Geboekt in dit jaar** | Boekingen die zijn binnengekomen via de financiële koppeling       |
| **Totale prospectie**   | De som van alle jaarschijven voor komende jaren                    |
| **Nieuwe exploitatie**  | Boekwaarde + geboekt dit jaar + begroting komende jaren            |
| **Mutatie exploitatie** | Verschil tussen vorige en nieuwe exploitatie                       |
| **NCW**                 | Eindwaarde teruggerekend naar dit jaar (altijd 2% verdiscontering) |

**Ramingen invullen:**

Je kunt ramingen op drie manieren invullen:

1. **Via het prijzenboek** — selecteer een standaardartikel
2. **Via de tabelfunctie** — druk op de `I` in de regel en vul in op basis van percentage, bedrag of aantal stuks
3. **Via een Excel-onderlegger** — upload je eigen rekenblad

{% hint style="warning" %}
Zorg bij de Excel-onderlegger dat beveiligingswaarschuwingen correct worden beantwoord: macro's toestaan en bewerken inschakelen.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Binnen elke regel kun je een **omschrijving**, **verschillenverklaring** en **documentatie** toevoegen. Gebruik dit om je keuzes te onderbouwen voor collega's en de accountant.
{% endhint %}

<details>

<summary>ik kan een boekwaarde niet verklaren, hoe kom ik erachter welke boeking is foutgegaan? of hoe zoek in een boeking?</summary>

Dit kan op 2 manieren: 1 door op de betreffende boekwaarde te klikken opent er een scherm met alle boekingen. 2 door in het hoofdmenu links op het icoon rapportagetool te klikken en vervolgens op het tabblad boekingen. via het + bij filter instellen kan worden gezocht naar de betreffende boekingen.

</details>

<details>

<summary>De boekwaarden worden niet meer ververst en zijn ondertussen niet meer actueel.</summary>

Op het portfolio niveau (tegel “Uitgangspunten en Totalen” -> “Alle projecten (werkportfolio”) staat op het tabblad “Uitgangspunten boekwaarde” het vinkje “Altijd actuele boekwaarde gebruiken” nog uit? boekwaarden zijn dan bevroren op een bepaalde datum. Dit is nodig tijdens de herijkingen.

</details>

<details>

<summary>Ik wil de boekwaarden vast zetten zodat ik een herijking kan doen. De boekwaarden mogen dan niet wijzigen gedurende dit proces.</summary>

Ga naar het hoofdmenu, tegel uitgangspunten en selecteer "alle projecten" en/of "werkportfolio". Ga vervolgens naar het tabblad "Uitgangspunten boekwaarde". Door de schuif "altijd actuele boekwaarde gebruiken" uit te zetten en de gewenste boekwaarde waarop het systeem vastgezet moet worden in te geven, worden boekwaarden na deze datum niet meer getoond (wel ingelezen door het systeem, maar niet toegepast). ga met de muis boven de namen van de diverse omschrijvingen van de velden "hoveren" om een toelichting van dit veld te kunnen zien.

</details>

<details>

<summary>Ik zie een boeking niet terug, deze staat wel in de financiële administratie. Hoe kan dit?</summary>

Je kunt het boekingen onderwerp in de rapportagetool gebruiken om te controleren of de boeking helemaal niet in TotalLink staat.

Controleer op portfolio of de peildatum op automatisch doorschuiven staat, of dat de peildatum verder dan de datum van de boeking ligt.

Aanzetten van automatisch doorschuiven kan\
door het vinkje actuele boekwaarde uit te zetten. Vervolgens wordt het vinkje 'automatisch doorschuiven' zichtbaar en kun je deze optie aanzetten.

Vergeet niet om actuele boekwaarde weer terug aan te zetten, indien deze aan stond.

Mocht de peildatum niet het probleem zijn, kijk dan bij het project of deze mogelijk ontkoppeld van de financiele administratie staat.

Mocht de peildatum goed staan, en het project is gekoppeld, neem dan contact op met de servicedesk.

</details>

<details>

<summary>Er zit een verschil in de geraamde opbrengst.</summary>

Dit kan mogelijk zitten in de rente toekenning. Bij de POC berekening worden eerst ramingen in winstneming posten verwijderd en wordt de rente her-berekend alvorens de POC berekening te gaan uitvoeren.

</details>

<details>

<summary>Er is een vreemde verhouding tussen NCW - Eindwaarde. Hoe kan dit?</summary>

Bij vreemde verhouding tussen NCW - Eindwaarde (NCW zou altijd een percentage van Eindwaarde moeten zijn) is het meestal zo dat naar een projectgroep / portfolio niveau wordt gekeken en dat de instellingen niet gelijk zijn.

Indien je de berekening Eindwaarde - NCW op projectgroep niveau wil kunnen doen dienen:\
Startjaar en eindjaar van projecten in de groep gelijk te zijn\
NCW datum van de projecten gelijk te zijn\
Verdisconteringspercentages van de projecten gelijk te zijn

</details>

<details>

<summary>Ik wil de berekening Eindwaarde - NCW op projectgroep niveau kunnen doen. Hoe doe ik dit?</summary>

Indien je de berekening Eindwaarde - NCW op projectgroep niveau wil kunnen doen dienen:\
Startjaar en eindjaar van projecten in de groep gelijk te zijn\
NCW datum van de projecten gelijk te zijn\
Verdisconteringspercentages van de projecten gelijk te zijn

</details>

<details>

<summary>Wanneer wij nu voor de jaarrekening gaan actualiseren naar peildatum 01-01-2023 welke “acties” dienen wij dan in algemene zin eerst uit te voeren? Hebben jullie hier wellicht een basis instructie voor?</summary>

Niet elke gemeente hanteert hierbij dezelfde werkwijze.\
Belangrijke instellingen\
Boekwaardedatum op 31-12-2022\
Peildatum op huidige datum (zodat boekingen die na 31-12-2022 zijn ingevoerd, maar betrekking hebben op 2022 wel worden meegenomen in de boekwaarde)\
Daarna zijn er een paar werkwijzen. Er zijn gemeenten die (eerst) zorgen dat de kolom “Restant 2022” helemaal op 0 staat (dan ben je heel bewust van de restant bedragen en of deze wel of niet nog uitgegeven gaan worden). Wat je vervolgens (of meteen) kunt doen is het startjaar van de exploitatie in 2023 veranderen. Eventuele resterende prospecties in 2022 worden dan vanzelf doorgeschoven naar 2023.

Indien je gebruik maakt van een Excel onderlegger zul je deze even moeten openen en opnieuw opslaan om dit nieuwe startjaar te synchroniseren.

Nadat alle exploitaties goed staan na de actualisatie “Jaarrekening 2022” is het de bedoeling om hiervan een foto te maken (zie handleiding onder vraagteken in zwarte bovenbalk), deze kan vervolgens als referentie dienen voor vergelijkingen en kan als “Vorige exploitatie” kolom worden gebruikt in de volgende actualisatie.

</details>

<details>

<summary>De rente over het jaar 2025 is bij 2026 terecht gekomen, hoe kan dit? Van de andere jaren wordt de rente verantwoord onder boekingspost X.</summary>

Het verschil zit in dat de meeste boekingen op boekingspost Y zijn gedaan, die van 2025 zijn echter op boekingspost X eigen financieringsmiddelen geboekt. Voor deze regel staat ingesteld dat dit een speciale post is die in de rente regel onderin getoond dient te worden.

Indien je deze post liever onder boekingspost X wil zien, ga je vanuit het hoofdscherm naar het tandwiel in de linker balk en zoekt in Boekingspostgroep grond naar boekingspost X:

</details>

<details>

<summary>Volgens mij wordt in TotalLink de rente berekend over de gemiddelde boekwaarde in het jaar (dus boekwaarde 1/1 + boekwaarde 31/12 = € … /2 * rentepercentage). Klopt dat? In de BBV (zie bijlage: notitie grondexploitaties 2016 pag 21) wordt voorgeschreven dat dit over de boekwaarde per 1/1 van het betreffende boekjaar moet zijn. Kunnen jullie TotalLink hierop aanpassen?</summary>

De berekening van “Rente Boekwaarde” is altijd al over de stand per 1-1 geweest, dus dat hoeft niet te worden aangepast..

Daarnaast is er de mogelijkheid om met “Rente Rekening Courant” de halfjaar rente over de nog uit te geven bedragen in de jaarschijven te berekenen. Dit wordt echter conform de richtlijnen van het BBV al meer dan 10 jaar niet meer gedaan (mogelijkheid zit nog wel in TotalLink, maar percentages staan bij alle gemeenten op 0).

</details>


# Detailtabel waarschuwing bij boekwaardedatum jaarverschuiving

Laat je een jaarschijf wegvallen door de boekwaardedatum te verzetten, dan worden alle rijen in de detailtabel waar nog een bedrag in die jaarschijf stond **rood gemarkeerd**.

<figure><img src="/files/xhl8HY4YaZKFJdMSB7rB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Wat betekent dit?** De bedragen uit de weggevallen jaarschijf staan op dat moment als *nog te verdelen*. Ze zijn niet verloren — maar je moet zorgvuldig zijn in wat je vervolgens doet.

{% hint style="danger" %}
**Pas op: dubbele bedragen bij verkeerde volgorde.**

Verdeel je de bedragen opnieuw in de detailtabel, en zet je daarna het startjaar terug zodat de oude jaarschijf weer verschijnt? Dan staan die bedragen er dubbel in. Je krijgt een **negatief saldo aan te verdelen**, omdat de ramingen twee keer zijn opgenomen.
{% endhint %}

**Aanbevolen werkwijze bij detailtabel:**

1. Zet de boekwaardedatum **niet** terug zolang je de bedragen nog niet hebt beoordeeld.
2. Controleer welke rijen rood zijn.
3. Beslis per rij: opnieuw verdelen over toekomstige jaarschijven, of de oude jaarschijf herstellen via het startjaar.
4. Als je de oude jaarschijf wilt herstellen: zet eerst de boekwaardedatum terug, pas dan het startjaar aan — en verdeel de bedragen **niet** opnieuw.


# Projectcijfers herstellen

Als de cijfers van een project niet kloppen, kun je de oude waarden zelf terugzetten via het logboek van het project.

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlsO9z0kiO5DiCpCGBf13%2Fuploads%2F5VXN19ZI3dGJ7xJaKf90%2F4_4_2026%2C%202_41_54%20PM%20-%20Screen%20-%20Recording-20260404_144025.webm?alt=media&token=0aa175d4-0061-42fc-bbb1-d0737d06a9a0>" %}

***

## Hoe open ik het logboek van een project?

<figure><img src="/files/bOoepiBNyoPOIVDhlblH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

## Hoe filter ik op de juiste post?

Het logboek kan veel regels bevatten. Gebruik het zoekbalkje rechtsboven de tabel om snel de juiste post te vinden:

1. Klik in het **zoekbalkje** rechtsboven de tabel.
2. Typ de naam van de post die je wilt controleren.
3. De tabel filtert automatisch op de ingevoerde naam.

<figure><img src="/files/vZI2eN9VNnQVbWVqcJrI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

## Hoe herstel ik de oude waarde?

{% hint style="info" %}
Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen waarden in het logboek aanpassen. Heb je geen toegang? Neem contact op met je functioneel beheerder.
{% endhint %}

Pas in de specifieke boekingspost in de detailregel de waarde weer aan, zoals in het logboek op de datum stond waarop deze weer moet staan:&#x20;

<figure><img src="/files/fXKeuQ4iztGWFjqddBuC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Uitgangspunten

In het tabblad **Uitgangspunten** van een project worden de rekenparameters beheerd.

## Prioriteit van instellingen

De uitgangspunten van een project volgen altijd de meest specifieke instelling:

1. **Centraal** — via tegel *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio)*
2. **Projectgroep** — overschrijft centraal voor projecten in die groep
3. **Project** — overschrijft alles voor dat specifieke project

Grijs weergegeven uitgangspunten komen vanuit de centrale instellingen. Donkergroen weergegeven uitgangspunten zijn projectspecifiek ingesteld.

{% stepper %}
{% step %}

### Uitgangspunten instellen voor alle projecten

1. Open het portfolio via tegel *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio)*
2. Open het tabblad **Uitgangspunten percentages**
3. Wijzig de centrale uitgangspunten

De wijzigingen zijn van toepassing op ieder project, tenzij op project- of groepsniveau een uitzondering is gedefinieerd. Diverse uitgangspunten kunnen nader worden gedifferentieerd via het uitklapsymbool links.
{% endstep %}

{% step %}

### Per project afwijkende uitgangspunten instellen

Wil je bij één of meerdere projecten afwijken van een boekwaarde-, peil- of NCW datum?&#x20;

1. Ga naar het specifieke project
2. Ga naar het tabblad uitgangspunten
3. Klik in de keuzelijst bij het veld 'Koppeling financiele administratie' op specifiek
4. Pas vervolgens de datum / data aan die gewenst zijn

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlsO9z0kiO5DiCpCGBf13%2Fuploads%2FUc827oT39afEX4vH6CZQ%2F20260810-0658-04.0794353.mp4?alt=media&token=fcceec52-4167-420b-849b-9bfe49be6413>" %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Boekwaarde selectie & NCW-datum instellen

{% hint style="warning" %}
**Impact op alle projecten:** Het aanpassen van de boekwaardedatum heeft direct effect op álle afzonderlijke projecten in het werkportfolio. Jaarschijven vóór de ingestelde datum verdwijnen visueel uit alle projecten tegelijk.
{% endhint %}

**Pad:** Tegel Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio) → Uitgangspunten boekwaarden → veld **Boekwaardedatum**

**Stel de datum in op 01-01 van het huidige jaar** om het huidige jaar als eerste jaarschijf met ramingen te tonen.

| Veld                    | Beschrijving                                                  |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| **Boekwaarde selectie** | Geeft aan welke boekingen worden meegenomen in de exploitatie |
| **Boekwaardedatum**     | De peildatum voor de boekwaarde                               |
| **NCW-datum**           | De datum voor berekening van de Netto Contante Waarde         |
| **Peildatum**           | Automatisch opschuiven aan/uit                                |

{% hint style="info" %}
Zet het schuifje **Altijd actuele boekwaarde gebruiken** aan om de boekwaardedatum automatisch mee te laten schuiven. Hetzelfde geldt voor **Peildatum automatisch opschuiven**.
{% endhint %}


# Indexatie eerst geraamde jaarschijf

## Waarom worden de kosten- en opbrengstenstijgingspercentages niet toegepast op de eerste geraamde jaarschijf?

De percentages die je in het tabblad **Uitgangspunten** invult, worden bewust niet doorgerekend over de eerste geraamde jaarschijf. TotalLink heeft voor deze jaarschijf namelijk een aparte indexatiefunctie (zie **Indexeren kosten en opbrengsten**).

Met die aparte indexatie heb je de kosten en opbrengsten van de eerste jaarschijf al met een percentage verhoogd. Zou TotalLink daar ook nog de percentages uit Uitgangspunten overheen rekenen, dan tel je hetzelfde percentage twee keer mee.

{% hint style="info" %}
De eerste jaarschijf staat dus wél in Uitgangspunten, maar wordt standaard niet meegerekend. Dat is geen fout — het voorkomt dat je dubbel indexeert.
{% endhint %}

## Hoe neem ik de stijgingspercentages tóch (deels) mee in de eerste jaarschijf?

Zet het schuifje **Half jaar kostenstijging** aan. TotalLink rekent dan het ingestelde percentage van die jaarschijf over de helft van het geraamde bedrag.

{% stepper %}
{% step %}

### Open de uitgangspunten van het werkportfolio

Ga naar de **homepagina** → tegel **Uitgangspunten en totalen** → **Alle projecten (werkportfolio)**.
{% endstep %}

{% step %}

### Ga naar het juiste tabblad

Open het tabblad **Uitgangspunten boekwaarden**.
{% endstep %}

{% step %}

### Zet het schuifje aan

Zet het schuifje **Half jaar kostenstijging** aan. Vanaf nu rekent TotalLink het percentage over de helft van het geraamde bedrag van de eerste jaarschijf.
{% endstep %}
{% endstepper %}

<figure><img src="/files/Orc93U8qUzqYjfEC19hH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Geen zorgen — je kunt het schuifje altijd weer uitzetten. De berekening past zich direct aan.
{% endhint %}


# Cashflow en Winstneming overzicht

## Cashflow

De exploitaties in TotalLink worden **nominaal** ingegeven in de jaarschijven. Het cashflowrapport rekent de inflatie mee over alle jaarschijven en toont de geïndexeerde bedragen.

### Cashflowrapport opvragen

{% stepper %}
{% step %}

### Open de betreffende exploitatie

{% endstep %}

{% step %}

### Klik rechtsboven op het **printer-icoon**

{% endstep %}

{% step %}

### Kies het gewenste cashflowrapport (op detailniveau naar keuze)

{% endstep %}
{% endstepper %}

### Cashflowgrafiek

De cashflowgrafiek is beschikbaar op:

* **Projectniveau** — open het project → tabblad **Cashflow**
* **Projectgroepniveau** — open de projectgroep → tabblad **Cashflow**
* **Alle projecten (werkportfolio)** → tabblad **Cashflow**
* **Per projectcategorie** → tabblad **Cashflow**

De grafiek is interactief: klik op de legenda om *Saldo*, *Rente*, *Kosten* en *Opbrengsten* aan/uit te zetten.

{% hint style="info" %}
ℹ️ De cashflowgrafiek wordt niet automatisch opgenomen in projectrapporten, omdat de inhoud per gemeente sterk verschilt.
{% endhint %}

***

## Winstneming (POC-berekening)

In het tabblad **Winstneming** wordt de winstneming conform BBV-regelgeving berekend voor het huidig jaar én — op basis van de boekwaarde en prognoses — voor de komende jaren.

**Openen:** open het project → tabblad **Winstneming**

### Velden in het winstnemingscherm

| Veld                            | Omschrijving                                                                          |
| ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Kosten (Cumulatief)**         | Uit de grondexploitatie (tabblad Financieel), vermeerderd met de rente                |
| **Opbrengsten (Cumulatief)**    | Uit de grondexploitatie, vermeerderd met de rente                                     |
| **Rentecorrectie**              | Gemiste renteopbrengst of extra rentelast veroorzaakt door de winstneming             |
| **Gerealiseerde kosten %**      | Percentage gerealiseerde kosten t.o.v. de totale kosten                               |
| **Gerealiseerde opbrengsten %** | Percentage gerealiseerde opbrengsten t.o.v. de totale opbrengsten                     |
| **POC %**                       | *Percentage Of Completion* — het percentage waarin het project financieel is afgerond |
| **Risicoreservering**           | Bedrag dat van de winstneming wordt afgetrokken voor risico-opvang                    |
| **Winstneming**                 | Het winstbedrag dat conform BBV in het betreffende jaar onttrokken dient te worden    |
| **Cashflow**                    | Cashflow inclusief winstuitname en de bijbehorende rentecorrectie                     |
| **Stand ultimo 31-12**          | Cumulatief saldo inclusief winstneming en rentecorrectie                              |

### Rente

Als de rente een opbrengst is, wordt deze aan de opbrengstenkant bijgeteld. Als de rente kosten betreft, worden deze aan de kostenkant vermeerderd.

### Risicoreservering

Het kan wenselijk zijn om een deel van de winst te reserveren voor het opvangen van risico's. Dit deel wordt van de winstneming afgetrokken — met uitzondering van het laatste jaar, want dan dient alle winst te worden genomen.

Zet het schuifje **Reservering uit projectrisico's** aan om de reservering automatisch te laten berekenen op basis van de ingevoerde projectspecifieke risico's (kans × impact).


# Overzicht beheer

Alle projecten zijn geclusterd in het werkportfolio. Het werkportfolio houdt de actuele stand bij van alle projecten. Zoek op een project door linksboven een (deel van) projectnaam in te typen.

{% hint style="info" %}
ℹ️ Indien men vanuit het hoofdmenu zoekt op een project, wordt altijd het project behorend bij het **werkportfolio** getoond. Een scenario hiervan is op te vragen door in het project op het tabblad *Scenario's* te klikken.
{% endhint %}

## Project lezen

In het informatiescherm **Project** worden alle projectgerelateerde gegevens verwerkt, inclusief de exploitatie. De informatie is ingedeeld in tabbladen. De inhoud van de tabbladen kan per gemeente verschillen.

| Tabblad            | Inhoud                                                               |
| ------------------ | -------------------------------------------------------------------- |
| **Financieel**     | De exploitatieberekening — prognoses invoeren en wijzigen            |
| **Uitgangspunten** | Rekenparameters: discontovoet, prijspeil, NCW-datum, boekwaardedatum |
| **Ruimtegebruik**  | Kaart met oppervlakteindeling per gebiedstype                        |
| **Scenario's**     | Alternatieve versies van het project                                 |
| **Algemeen**       | Projectgegevens, projectcode, projectgroep                           |

## Kaartweergave in startscherm

De projectentegel heeft rechtsboven een *expand*-icoon. Na klikken worden overige tegels verborgen en verschijnt een kaart met projectgrenzen. TotalLink onthoudt het gekozen tegelformaat.

## Nieuw project toevoegen

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Controleer eerst** via de zoekfunctie of een project al in TotalLink bestaat.
{% endhint %}

1. Klik op **Project toevoegen** in het hoofdmenu (➕ icoon rechtsboven in de tegel)
2. Geef het project zo snel mogelijk een **projectcode** — hierop koppelt TotalLink het project aan de financiële administratie
3. Voeg het project toe aan het werkportfolio via: werkportfolio openen → wijzig **Categorie** van *Buiten portfolio* naar een andere categorie

## Projecten verwijderen en archiveren

* **Gearchiveerd** — nog op te vragen, staat altijd onderaan zoekresultaten, grijs weergegeven, niet te muteren
* **Definitief verwijderd** — alle projectinformatie weg. Deze optie is voor de meeste gebruikers uitgeschakeld. Informeer bij uw applicatiebeheerder.


# Portfolio beheer

## Werkportfolio

Alle projecten zijn geclusterd in het werkportfolio. Er is altijd maar één werkportfolio. Het wordt geopend via tegel *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio)*.

### Projectselectie en categorisering

{% stepper %}
{% step %}

### Open het portfolio

Tabblad **Projectselectie**
{% endstep %}

{% step %}

### Bekijk alle projecten

Alle projecten worden in een lijst getoond
{% endstep %}

{% step %}

### Stel per project de categorie in

* Categorie *Buiten portfolio* → project wordt niet meegenomen bij foto's en scenario's
* Alle andere categorieën → project is actief in het portfolio
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

Een nieuwe projectcategorie maak je aan via tegel *Uitgangspunten en Totalen* → knop **+ projectcategorie toevoegen**.

> ⚠️ Bij het maken van een foto of scenario worden alleen projecten meegenomen die **niet** de categorie *Buiten portfolio* hebben.

### Uitgangspunten per projectcategorie

Naast centrale uitgangspunten kunnen er per projectcategorie aanvullende uitgangspunten worden ingesteld. De volgorde van prioriteit:

1. Centrale uitgangspunten (*Alle projecten*)
2. Uitgangspunten van de projectcategorie (overschrijft centraal voor die categorie)
3. Uitgangspunten op projectniveau (overschrijft alles voor dat project)

Grijs weergegeven uitgangspunten komen vanuit de centrale instellingen. Vetgedrukt weergegeven = ingevoerde uitzondering.

***

## Totaliseren

### Per projectgroep

{% stepper %}
{% step %}

### Open de projectgroep

Open de betreffende projectgroep via tegel *Projectgroep*
{% endstep %}

{% step %}

### Financieel

Tabblad **Financieel** → consolidatie van de projectgroep
{% endstep %}

{% step %}

### Cashflow

Tabblad **Cashflow** → consolidatie van de cashflow
{% endstep %}

{% step %}

### Rapportages

Printer-icoon → diverse rapportages van de projectgroep
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Geheel portfolio

{% stepper %}
{% step %}

### Open het portfolio

Open het portfolio via *Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio)*
{% endstep %}

{% step %}

### Financieel

Tabblad **Financieel** → consolidatie van het werkportfolio
{% endstep %}

{% step %}

### Cashflow

Tabblad **Cashflow** → cashflow van het werkportfolio
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Per projectcategorie

{% stepper %}
{% step %}

### Open de projectcategorie

Open het portfolio → klik op de betreffende projectcategorie
{% endstep %}

{% step %}

### Financieel / Cashflow

Tabblad **Financieel** / **Cashflow** voor de consolidatie van die categorie
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Projectbudgetten instellen

> Van toepassing als budgetten **niet** uit de financiële administratie worden gelezen.

Budgetten worden in dat geval gebaseerd op het vorige vastgestelde MPG.

{% stepper %}
{% step %}

### Open uitgangspunten boekwaarde

Open *Alle projecten (werkportfolio)* → tabblad **Uitgangspunten boekwaarde**
{% endstep %}

{% step %}

### Vorige Portfolio

Klik op het veld **Vorige Portfolio**
{% endstep %}

{% step %}

### Selecteer vorige MPG

Selecteer het vorige definitieve MPG
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Werkproces herijking (MPG)

{% stepper %}
{% step %}

### Stel actuele projecten in

Stel de actuele projecten binnen TotalLink in op de vooraf afgesproken uitgangspunten (via tegel *Uitgangspunten en Totalen*)
{% endstep %}

{% step %}

### Actualiseer exploitaties

Actualiseer de exploitaties van alle projecten
{% endstep %}

{% step %}

### Maak een portfoliofoto

Maak een portfoliofoto van de geactualiseerde projecten in het werkportfolio — geef deze een duidelijke naam (bijv. *MPG 2025* of *Jaarrekening 2024*)
{% endstep %}

{% step %}

### Foto aanpassen en definitief maken

* De foto's kunnen nog worden aangepast zolang de status niet *Definitief* is
* ⚠️ Wijzigingen in een portfoliofoto worden **niet** doorgevoerd in het werkportfolio. Maak de foto zo laat mogelijk om te voorkomen dat wijzigingen op twee plekken bijgehouden moeten worden.

Indien de foto definitief is: klik in de zwarte bovenbalk op **Definitief maken**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

<details>

<summary>Ik heb een foto van een portfolio gemaakt en deze definitief gemaakt, maar nu wil ik deze toch nog wijzigen, maar de foto is read-only nu.</summary>

Open het betreffende portfolio vanuit de tijdmachine tegel, klik op het menu (drie horizontale streepjes in bovenbalk) en klik op "Heropen" Indien deze niet in het menu staat, heb je geen rechten om een portfolio te heropenen, neem hiervoor contact op met de beheerder van TotalLink binnen je organisatie.

</details>

<details>

<summary>Ik heb een foto gemaakt van het actuele portfolio en wil dat deze niet meer te wijzigen is door anderen.</summary>

Open het betreffende portfolio vanuit de tegel "tijdmachine" en klik op in de bovenbalk op menu (3 horizontale streepjes) en klik op "Definitief maken" indien dit niet in het menu staat, heb je geen rechten om dit te doen, informeer hiernaar bij de beheerder van TotalLink.

</details>

<details>

<summary>Ik heb een foto van een portfolio gemaakt, maar ik wil toch 1 project hierin kopieren vanuit het actuele portfolio.</summary>

Open het betreffende project in het werkportfolio / actuele project. klik in het menu (drie streepjes in de bovenbalk) en klik op "Kopie naar portfolio foto" of "Kopie naar portfolio scenario".

</details>


# Rapportages

Je kunt op twee manieren rapportages genereren:&#x20;

* [Rapportages via downloadknop](/grex/functionaliteiten/rapportages/rapportages-via-printmenu)
* [Rapportages via de rapportagetool](/grex/functionaliteiten/rapportages/rapportagetool)


# 📊Rapportages via printmenu

Vanuit TotalLink GREX kun je op verschillende manieren rapportages genereren — per project, over het hele portfolio of als input voor externe documenten zoals het MPG. Deze pagina geeft een overzicht van alle beschikbare rapportages en hoe je ze uitdraait.

***

### Overzicht van rapportages

<table><thead><tr><th width="176">Rapportage</th><th>Niveau</th><th>Via</th><th>Waarvoor?</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Projectrapportage</strong></td><td>Project</td><td>Printmenu</td><td>Volledig overzicht van één project</td></tr><tr><td><strong>Verschillenanalyse</strong></td><td>Project</td><td>Printmenu</td><td>Vergelijking tussen exploitaties op detailniveau</td></tr><tr><td><strong>Exceldump begrotingsposten</strong></td><td>Project of portfolio</td><td>Printmenu</td><td>Alle begrotingsregels exporteren naar Excel</td></tr><tr><td><strong>Cashflow rapport</strong></td><td>Projectgroep</td><td>Rapportagetool</td><td>Cashflow met stijgingen per post zichtbaar</td></tr><tr><td><strong>Risico-analyse (Monte Carlo)</strong></td><td>Project</td><td>Rapportagetool</td><td>Statistische risicoanalyse op basis van 10.000 simulaties</td></tr><tr><td><strong>Dashboard</strong></td><td>Portfolio / categorie</td><td>Dashboard knop</td><td>Visueel portfoliooverzicht op kaart</td></tr></tbody></table>

***

### Rapportages via het printmenu

Het **printmenu** vind je bovenin elk project via het printerknop-icoon. Vanuit hier draai je de meest gebruikte projectrapportages uit.

***

#### 📄 Projectrapportage

Een volledig overzicht van het project inclusief financiële stand van zaken, fasering en GROTIK-status.

**Uitdraaien:**

1. Open het project
2. Klik op het **printmenu** (printerknop bovenin)
3. Kies **Projectrapportage**
4. Download of print het rapport

***

#### 🔍 Verschillenanalyse

De verschillenanalyse vergelijkt de **huidige exploitatie** met een eerder fotomoment of scenario op **detailniveau** — per begrotingsregel.

Dit is een van de meest gebruikte rapportages bij het opstellen van het **MPG (Meerjarenprogramma Grondexploitaties)**.

**Uitdraaien:**

1. Open het project
2. Klik op het **printmenu**
3. Kies **Verschillenanalyse**
4. Selecteer het **fotomoment of scenario** waarmee je wil vergelijken
5. Download het rapport

{% hint style="info" %}
**Voor het MPG:** De verschillenanalyse of een definitieve foto vormt de basis voor het MPG dat ter goedkeuring aan de raad wordt aangeboden. Zorg dat de foto definitief is vóór de raadsvergadering.
{% endhint %}

***

#### 📥 Exceldump begrotingsposten

Een volledige export van alle begrotingsregels naar Excel — op project- of portfolioniveau. Handig voor verdere analyse, controle of afstemming met de accountant.

**Uitdraaien op projectniveau:**

1. Open het project
2. Ga naar het **Financieel tabblad**
3. Klik op het **printmenu**
4. Kies **Exceldump begrotingsposten**

**Uitdraaien op portfolioniveau:**

1. Ga naar **Uitgangspunten en Totalen** (werkportfolio)
2. Klik op het **printmenu**
3. Kies **Exceldump begrotingsposten**

***

### Rapportages via de rapportagetool

De rapportagetool biedt aanvullende GREX-rapportages die meer geschikt zijn voor totaaloverzichten en analyses over meerdere projecten heen.

***

#### 💹 Cashflow rapport (projectgroepniveau)

Dit rapport toont de cashflow per post over de jaren — inclusief de doorwerking van kostenstijgingen, opbrengstenstijgingen en rente op postniveau.

**Uitdraaien:**

1. Ga naar de **Rapportagetool**
2. Open het tabblad **Cashflow** op projectgroepniveau
3. Stel eventueel filters in
4. Exporteer naar Excel indien gewenst

{% hint style="info" %}
Het cashflow rapport op projectgroepniveau laat de stijgingen écht zichtbaar zijn per post in het financieel tabblad. Gebruik dit om te controleren of kostenstijgingen en opbrengstenstijgingen correct doorwerken.
{% endhint %}

***

#### ⚠️ Risico-analyse — Monte Carlo

Voor projecten waarbij **Monte Carlo simulaties** zijn geactiveerd, is een uitgebreide risicorapportage beschikbaar.

* Gebaseerd op **10.000 simulaties**
* Toont kansverdeling van het projectsaldo
* Geeft inzicht in de spreiding van risico's

**Activeren en uitdraaien:**

1. Activeer Monte Carlo via **Uitgangspunten en Totalen → Werkportfolio** (Monte Carlo aanzetten)
2. Voeg projectspecifieke risico's toe via het **Risico's tabblad** van het project
3. Ga naar de **Rapportagetool**
4. Open **Risico-analyse** → kies het project
5. Draai het Monte Carlo rapport uit

{% hint style="warning" %}
Monte Carlo simulaties zijn alleen beschikbaar als de functie is geactiveerd op werkportfolioniveau. Neem contact op met je functioneel beheerder als je deze optie niet ziet.
{% endhint %}

***

### Dashboard

Het dashboard biedt een **visueel overzicht** van de gehele GREX-portfolio op kaart — op twee niveaus: project en categorie (sub-portfolio).

{% hint style="info" %}
**Voorwaarde:** Er moet een definitieve portfoliofoto beschikbaar zijn voordat het dashboard iets toont.
{% endhint %}

**Dashboard openen:**

1. Klik op de **Dashboard knop** (beschikbaar via de navigatie)
2. Selecteer rechtsboven een **fotomoment**
3. Klik door op projecten op de kaart voor projectdetails

**Informatie invullen voor het dashboard:**

* Projectomschrijving en -informatie: vul in op **projectniveau** onder het tabblad **Dashboard**
* Portfolio-informatie: vul in op **werkportfolioniveau** onder het tabblad **Dashboard**

***

### Snel overzicht: welke rapportage voor welk doel?

| Doel                                   | Rapportage                             |
| -------------------------------------- | -------------------------------------- |
| Volledig beeld van één project         | Projectrapportage via printmenu        |
| Vergelijken met vorige begroting       | Verschillenanalyse via printmenu       |
| Input voor MPG                         | Verschillenanalyse of definitieve foto |
| Alle begrotingsregels in Excel         | Exceldump begrotingsposten             |
| Cashflow inclusief stijgingen per post | Cashflow rapport via rapportagetool    |
| Kansberekening op projectrisico's      | Monte Carlo risico-analyse             |
| Visueel portfoliooverzicht op kaart    | Dashboard                              |

***

{% hint style="info" %}
**Heb je een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de zokebalk bovenaan of feedbackknop rechts op deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}

### Veelgestelde vragen

<details>

<summary>Kan ik een rapport delen met een collega?</summary>

Ja. Sla het filter op als rapport en stel de rechten in via Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten. De collega ziet het rapport dan in hun overzicht.

</details>

<details>

<summary>Waarom kan ik een veld niet aanpassen in de rapportagetool?</summary>

Sommige velden zijn vergrendeld — dit zijn samengestelde velden of velden die al zijn verwerkt in een definitieve facturatiebatch. Deze kunnen alleen worden aangepast via het originele dossier of niet meer worden aangepast.

</details>

<details>

<summary>Hoe voeg ik een kolom toe aan een tabblad in de rapportagetool?</summary>

Ga naar Beheer → Onderwerp → kies het juiste tabblad → tabelweergave. Pas hier de volgorde en zichtbaarheid van kolommen aan. Velden die je toevoegt aan een tegel worden automatisch ook beschikbaar als kolom in de rapportagetool voor gebruikers met de juiste rechten.

</details>

***

{% hint style="info" %}
**Heb je een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}


# 📊 Rapportagetool

De rapportagetool is het centrale overzichtscherm van TotalLink. Hier vind je gegevens uit alle modules op één plek, kun je aanpassingen doen vanuit een totaalweergave, rapporten filteren en exporteren naar Excel of PDF.

***

### Wat kun je met de rapportagetool?

* **Inzien** — overzichten van dossiers, contracten, facturen en projecten
* **Muteren** — sommige velden aanpassen vanuit het overzicht (zonder elk dossier apart te openen)
* **Filteren** — op elk veld filteren en combinaties maken
* **Exporteren** — naar Excel of PDF
* **Sjablonen uitdraaien** — brieven in bulk genereren voor een selectie dossiers
* **Rapportages opslaan** — als favoriet, zodat je een filter niet steeds opnieuw hoeft in te stellen

{% hint style="warning" %}
Niet alle velden zijn aanpasbaar vanuit de rapportagetool. Samengestelde velden en facturatievelden die al zijn gefactureerd kunnen **niet** meer worden aangepast.
{% endhint %}

***

### Een filter maken en opslaan

#### Stap 1 — Kolommen kiezen en ordenen

1. Open het gewenste tabblad in de rapportagetool
2. Kies welke **kolommen** je wil zien
3. Klik op een kolom om de **volgorde** aan te passen

#### Stap 2 — Filters instellen

Stel filters in op de gewenste velden. Combineer meerdere filters voor een nauwkeurige selectie.

#### Stap 3 — Totaliseren *(optioneel)*

Zet **totaliseren** aan om kolomtotalen te berekenen — handig bij financiële overzichten.

#### Stap 4 — Opslaan als favoriet

1. Druk op het **plusje** onderaan → *Opslaan als favoriet*
2. Geef het rapport een herkenbare naam
3. Het rapport staat nu in jouw favorieten en is direct op te roepen

#### Stap 5 — Beschikbaar maken voor collega's

1. Klik op de **puntjes** naast het rapport → *Maak rapport*
2. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten**
3. Zet het rapport aan voor de gewenste gebruikersgroepen

De collega ziet het rapport nu terug in hun overzicht.

***

### Exporteren

Vanuit elk tabblad kun je exporteren:

| Exportoptie          | Wanneer?                                                           |
| -------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Excel**            | Voor verdere analyse of bewerking buiten TotalLink                 |
| **PDF**              | Voor een vaste opmaak om te delen of archiveren                    |
| **PDF met sjabloon** | Voor het in bulk uitdraaien van brieven voor een selectie dossiers |

***

### Aanpassingen doen vanuit de rapportagetool

Je hoeft niet elk dossier apart te openen. Vanuit de rapportagetool kun je velden direct aanpassen in het overzicht — handig als je voor veel dossiers tegelijk iets wil wijzigen.

{% hint style="info" %}
**Welke velden zijn aanpasbaar?** Dit verschilt per tabblad. Velden die grijs of vergrendeld zijn, kunnen niet worden aangepast — dit zijn samengestelde of al-gefactureerde velden.
{% endhint %}

***

###

***

### Dashboard *(GREX / Civiel)*

Het dashboard is een visueel portaal bovenop de rapportagetool voor GREX- en Civielprojecten.

{% hint style="info" %}
**Voorwaarde:** Er moet een **definitieve portfoliofoto** zijn van het totale werkportfolio voordat het dashboard iets toont.
{% endhint %}

#### Dashboard activeren per subcategorie

1. Ga naar het werkportfolio → tabblad **Dashboard**
2. Zet het **schuifje** aan voor de subcategorieën die mee moeten in de dashboardweergave
3. Klik op de **drie streepjes → Maak nieuwe foto**
4. Koppel de foto aan het totale werkportfolio

#### Dashboard bekijken

1. Ga naar het **Dashboard**
2. Klik rechtsboven op **foto** → selecteer het fotomoment
3. Klik door op projecten op de kaart voor projectdetails
4. Projectinformatie voor het dashboard vul je in op projectniveau onder het tabblad **Dashboard**

***

### Veelgestelde vragen

<details>

<summary>Kan ik een rapport delen met een collega?</summary>

Ja. Sla het filter op als rapport en stel de rechten in via Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten. De collega ziet het rapport dan in hun overzicht.

</details>

<details>

<summary>Waarom kan ik een veld niet aanpassen in de rapportagetool?</summary>

Sommige velden zijn vergrendeld — dit zijn samengestelde velden of velden die al zijn verwerkt in een definitieve facturatiebatch. Deze kunnen alleen worden aangepast via het originele dossier of niet meer worden aangepast.

</details>

<details>

<summary>Hoe voeg ik een kolom toe aan een tabblad in de rapportagetool?</summary>

Ga naar Beheer → Onderwerp → kies het juiste tabblad → tabelweergave. Pas hier de volgorde en zichtbaarheid van kolommen aan. Velden die je toevoegt aan een tegel worden automatisch ook beschikbaar als kolom in de rapportagetool voor gebruikers met de juiste rechten.

</details>

***

{% hint style="info" %}
**Heb je een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de zoekabalk bovenin of feedbackknop rechts op deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}


# Standaard rapportages GREX

TotalLink biedt een vaste set rapportages binnen de GREX-module. Hieronder vind je per rapportage een toelichting op het doel, de inhoud en de toegevoegde waarde.

{% tabs %}
{% tab title="Projecten" %}
Geeft een totaaloverzicht van alle lopende (en indien gewenst afgesloten) projecten, inclusief verantwoordelijken en looptijden.

**Inhoud:**

* Lijst van projecten
* Projectverantwoordelijke(n) en rolverdeling
* Start- en einddatum van het project en de exploitatie

**Toegevoegde waarde:** Biedt één centraal startpunt om portfolio, voortgang en verantwoordelijkheid per project te zien. Ideaal voor managementrapportages en capaciteit/planning.
{% endtab %}

{% tab title="Projectcontrole" %}
Bewaakt of projecten binnen vooraf gestelde kaders blijven en signaleert afwijkingen tijdig.

**Inhoud:**

* Signaleren van budget- en planningsafwijkingen
* Vastlegging van wie de afwijking heeft vastgesteld en wanneer
* Status van opvolging en corrigerende maatregelen

**Toegevoegde waarde:** Maakt afwijkingsmanagement transparant en traceerbaar.
{% endtab %}

{% tab title="GREX" %}
Geeft een totaaloverzicht van de exploitatie binnen projecten, met inzicht in boekingsposten en onderliggende detailregels.

**Inhoud:**

* Exploitatie per project: opbrengsten, kosten, investeringen
* Boekingsposten met herkomst en periode
* Detailregels per exploitatieregel (specificaties, kostenstructuur)
* Prognoses en realisatie versus raming

**Toegevoegde waarde:** Helpt bij financiële sturing, risicobeheersing en scenario-analyse. Transparant tot op detailregel.
{% endtab %}

{% tab title="Boekingen" %}
Geeft een detailoverzicht van elke boeking voor accurate financiële controle en reconciliatie.

**Inhoud:**

* Individuele boekingen inclusief datum en periode
* Totaalbedrag
* Koppeling naar factuur en project

**Toegevoegde waarde:** Versnelt audits, voorkomt fouten en vergemakkelijkt herstel bij afwijkingen.
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% tabs %}
{% tab title="Programma Woningbouw" %}
Segmenteert projecten op programma's (zoals Woningbouw, Infrastructuur of Maatschappelijk) voor gerichte sturing.

**Inhoud:**

* Overzicht van projecten per programma
* Kernkenmerken per programma en project (fase, categorie, realisatie)
* Aggregaties van prestaties per programma

**Toegevoegde waarde:** Maakt thematische sturing en prioritering mogelijk. Geschikt voor beleidsrapportages en portfoliomanagement.
{% endtab %}

{% tab title="Exploitatieregels detailregels" %}
Biedt volledige transparantie op de onderliggende kosten- en opbrengststructuur binnen de exploitatie.

**Inhoud:**

* Detailregels per exploitatieregel
* Boekingsposten, verdeling en realisatie
* Huidige en toekomstige mutaties

**Toegevoegde waarde:** Vergroot controleerbaarheid en ondersteunt verklaringen bij audits en managementvragen.
{% endtab %}

{% tab title="GROTIK" %}
Integrale beheersings- en voortgangsrapportage op zes aspecten, weergegeven met een stoplichtmodel (groen / oranje / rood).

**Inhoud:**

| Aspect          | Wat wordt gerapporteerd                       |
| --------------- | --------------------------------------------- |
| **Geld**        | Budget, raming, realisatie, prognose          |
| **Risico**      | Identificatie, analyse, beheersmaatregelen    |
| **Organisatie** | Rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming |
| **Tijd**        | Planning, doorlooptijd, mijlpalen             |
| **Informatie**  | Datakwaliteit, beschikbaarheid, communicatie  |
| **Kwaliteit**   | Normen, eisen, kwaliteitsborging              |

**Toegevoegde waarde:** In één oogopslag zien waar aandacht nodig is. Ondersteunt besluitvorming, risicomanagement en voortgangsbewaking.
{% endtab %}
{% endtabs %}


# Kaartintegratie

TotalLink heeft kaartfunctionaliteit voor het tonen en tekenen van projectgebieden en percelen (GROTIK = GROnd-Topografische Informatie Koppeling).

## Overzichtskaart openen

Klik vanuit het hoofdmenu op het kaartpicogram in de grijze verticale balk aan de linkerkant. Op het kaartscherm zie je een grote kaart met filtermogelijkheden.

## Zoeken op de kaart

* Via **zoekcriteria** (afhankelijk van de inrichting)
* Via de **zoekbalk** op de kaart (adreszoeken — beschikbaar bij maatwerk configuraties)

Resultaten worden als pointer op de kaart getoond.

## Kaartlagen

De kaart bestaat uit meerdere lagen (luchtfoto, bestemmingsplan, kadaster, eigen informatie). Lagen aan/uitzetten via de **kaartwisselaar** rechtsboven. De kaart opent met de lagen zoals ze voor het laatst zijn ingesteld.

## Tekenen op de kaart

Kaarten waarop getekend kan worden zijn herkenbaar aan het potlood-icoon (blauwe cirkel). Na klikken opent het tekencanvas.

### Beschikbare vlaktypen

| Type               | Beschrijving                   |
| ------------------ | ------------------------------ |
| Exploitatiegebied  | Zwart met bolletjes            |
| Uitgeefbaar        | Uitgeefbaar gebied             |
| Water              | Wateroppervlak                 |
| Groen              | Groengebied                    |
| Verharding         | Verharde oppervlakken          |
| Overig             | Overige vlakken                |
| Buiten beschouwing | Uitgesloten van de exploitatie |

### Beschikbare ondergronden

GBKE, Kadaster, BAG, Bestemmingsplannen, Buurten en Luchtfoto's. Naar wens aan/uitzetten tijdens het tekenen.

## Ruimtegebruik tekenen & rekenen

Ieder project heeft een tabblad **Ruimtegebruik**. De tabel toont de oppervlakteindeling van het plangebied:

* **Bruto plangebied** minus *Buiten beschouwing* = **Netto plangebied**
* Netto plangebied = *Uitgeefbaar gebied* + *Niet uitgeefbaar gebied*
* **Resterend netto plangebied** = Netto plangebied − Niet uitgeefbaar − Uitgeefbaar (controle: doorgaans 0)

### Vlak toevoegen

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het + symbool bij het betreffende gebiedstype.
{% endstep %}

{% step %}
Kies: zelf intekenen of handmatig oppervlakte invoeren.
{% endstep %}

{% step %}
Bij tekenen: teken lijnen op de kaart en sluit het vlak door te dubbelklikken OF terug te gaan naar het beginpunt.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ Als je het vlak sluit door terug te gaan naar het eerste punt **én** dubbelklikt: de eerste klik sluit het vlak, de tweede klik begint een nieuw vlak.
{% endhint %}

Zodra een vlak is gesloten, wordt de ruimtegebruiktabel automatisch bijgewerkt. Wijziging van een vlak: kaart in *Bewerken*-modus via het menu rechtsboven.

## Scenario's en vastleggen in de tijd

Bij het aanmaken van een scenario of MPG-foto wordt de geometrie meegekopieerd. Verschillende scenario's kunnen ieder een eigen vlakverdeling hebben. De ondergrond wordt **niet** meegeslagen in de tijd — alleen de getekende vlakken.


# Tijdschrijven

{% hint style="info" %}
Dit is een aanvullende module.  Wil je hier meer informatie over of een demo van zien? Neem makkelijk en snel contact op via[ contact@totallink.nl ](mailto:contact@totallink.nl).&#x20;
{% endhint %}

Met de tijdschrijfmodule boeken medewerkers uren op projecten. De ingevoerde uren zijn direct zichtbaar in de personele planning van het project.

## Rechten instellen

Je beheerder moet je de rechten **Tijdschrijven muteren** geven. Zonder deze rechten kun je geen uren boeken.

## Project voorbereiden

{% stepper %}
{% step %}

### Open het project → tabblad **Fasering**

Stel de fases van het project in.
{% endstep %}

{% step %}

### Open tabblad **Personele planning**

Koppel medewerkers aan het project:

* Kies een **fase**
* Vul de **functie** in (bijv. planeconoom of projectmanager)
* Stel bij **Uitvoeren door** de naam van de medewerker in
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

## Uren boeken

Na de voorbereiding verschijnt het project bij de medewerker in tabblad **Tijdschrijven**. Hier kun je per datum uren invoeren.

Ingevoerde uren zijn terug te zien in tabblad **Personele planning** van het project.

## Boekingspost of deelkrediet niet zichtbaar?

Een boekingspost of deelkrediet wordt pas zichtbaar in het tabblad **Financieel** van een project zodra er minimaal één boeking of memoriaalboeking op is uitgevoerd. Zonder deze eerste financiële actie blijft de post onzichtbaar.

{% hint style="info" %}
💡 Een memoriaalboeking van €0,00 is toegestaan en heeft geen financiële impact — dit is voldoende om de post zichtbaar te maken.
{% endhint %}


# Capaciteitsraming

{% hint style="info" %}
Dit is een aanvullende module.  Wil je hier meer informatie over of een demo van zien? Neem makkelijk en snel contact op via[ contact@totallink.nl ](mailto:contact@totallink.nl).&#x20;
{% endhint %}

De capaciteitsraming geeft inzicht in de benodigde personeelscapaciteit op de korte en lange termijn voor organisaties die ruimtelijke omvormingsprojecten projectmatig uitvoeren.

Er zijn twee methoden beschikbaar: op basis van de **plankostenscan** of op basis van **projectsoort**.

***

## Methode 1 — Op basis van plankosten

{% stepper %}
{% step %}

### Voorbereiding

#### 1.1 Personele functies en afdelingen instellen

* Open **⚙️ Beheertegels**
* Tegel **Functie** → klik op **➕** om een functie toe te voegen of bewerk een bestaande door erop te klikken
* Tegel **Afdeling** → klik op **➕** om een afdeling toe te voegen
  * Gebruik *Behoort tot organisatorische eenheid* om afdelingen hiërarchisch te groeperen

#### 1.2 Benodigde capaciteit per planproduct instellen

* Open **⚙️ Beheertegels** → tegel **Planproduct**
* Voeg een planproduct toe of bewerk een bestaand via **➕**
* Stel per personele functie in:
  * **Uurtarieven** (geen specifiek tarief = standaard uurtarief; geen tarieven = geen doorberekening)
  * **Correctiefactor** (om geraamde kosten aan te passen als ze structureel te laag/hoog uitvallen)
  * **Kostenverdeling over de projectfasen**
* Koppel per fase de juiste **boekingspost financieel** aan de personele kosten

{% hint style="warning" %}
Als je een boekingspost niet invult, worden de personele kosten niet doorberekend in de GREX. Dit kan bewust als de kosten buiten de GREX-dekking vallen.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 1 — Project aanmaken en planning maken

**Project toevoegen:** klik op **➕** rechtsboven in de tegel (deel)projecten

**Fasering:**

* Open het project → tabblad **Fasering**
* Wijzig start- en einddatums of versleep fasen
* Voeg subfasen toe via **➕** (hoofdfase kleurt groen als er meerdere subfasen zijn)
* Verwijder koppelingen tussen fasen door te dubbelklikken op de omschrijving, start- of einddatum

{% hint style="info" %}
Als een fase wordt verschoven, schuiven afhankelijke fasen automatisch mee.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Plankostenscan invoeren

1. Open het project → tabblad **Plankosten**
2. Klik op het donkergrijze vlak naast *Upload Plankostenscan* en kies het bestand
3. TotalLink leest de personele en overige kosten per planproduct in
4. Pas indien nodig correctiefactoren toe (standaard ingesteld per planproduct; handmatig aanpasbaar per project)
5. Bekijk het resultaat via tabblad **Urenraming per jaar** (verdeling in uren en totale kosten per jaar)

{% hint style="warning" %}
Wil je voorkomen dat handmatige aanpassingen worden overschreven? Zet het schuifje *Urenraming aanpassen* in het tabblad Fasering **uit**.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 3 — Na projectstart: automatische koppelingen uitschakelen

Zodra een project is gestart, schakel je de automatische koppelingen uit om te voorkomen dat handmatige aanpassingen worden overschreven:

1. Tabblad **Uitgangspunten** → schakel de automatische vertaling van plankosten uit
2. Tabblad **Urenraming per jaar** → schakel de automatische inschatting uit

{% hint style="info" %}
Als een project gekoppeld is aan de financiële administratie, worden deze opties automatisch uitgeschakeld omdat het project als lopend wordt beschouwd.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4 — Handmatig aanpassen

1. Open tabblad **Urenraming per jaar**
2. Pas de geraamde personele uren waar gewenst handmatig aan — wijzigingen worden automatisch opgeslagen
   {% endstep %}
   {% endstepper %}

***

## Methode 2 — Op basis van projectsoort

{% stepper %}
{% step %}

### Voorbereiding — Projectsoorten configureren

1. Open **⚙️ Beheertegels** → tegel **Uitgangspunten projectkosten**
2. Klik op **➕** en definieer een projectsoort (bijv. T-Shirt Sizing: S/M/L of klein/middel/groot)
3. Wijzig indien nodig het standaard uurtarief
4. Vul per fase in:
   * De **functie**
   * Het **aantal uur** dat hoort bij dit soort project
   * De **boekingspost financieel** waaraan dit gekoppeld mag worden
     {% endstep %}

{% step %}

### Stap 1 — Werkzaamheden opbouwen

1. Open het project → tabblad **Opbouw**
2. Klik op het potlood-icoon om op de kaart de soort werkzaamheid te tekenen
3. Dubbelklik om het gebied definitief te maken
4. Geef aan welk soort werkzaamheid het betreft → de ingestelde uren verschijnen in tabblad *Urenraming per jaar*
   {% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Fasering en urenraming

* Open tabblad **Fasering** en stel de projectfasering in
* Open tabblad **Urenraming per jaar** om de verdeling in uren en kosten per jaar te zien
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

***

## Rapporteren over capaciteit

1. Open de **Rapportage Toolbox** via het vergrootglas-icoon in de linkerbalk
2. Ga naar tabblad **Capaciteitsraming / Urenraming per jaar**
3. Stel filters en totaliseringen in en verwijder kolommen naar wens
4. Exporteer naar Excel via het Excel-icoon

Snel navigeren naar vooringestelde rapporten: *Per functie*, *Per afdeling* of *Per project en afdeling*.


# Veelgestelde Vragen

<details>

<summary><strong>Vraag: In de exploitatieregel detailregels zie ik 'Service account' als muteerder. Wat houdt dit in?</strong></summary>

'Service account' is een technisch gebruikersaccount dat door het systeem zelf wordt gebruikt voor automatische acties: berekeningen, koppelingen met andere systemen of batchverwerkingen. Wanneer zo'n systeemactie een wijziging veroorzaakt, wordt *Service account* als muteerder geregistreerd — zodat transparant is dat de wijziging niet door een persoon is gedaan.

In uitzonderlijke gevallen betekent de vermelding dat een collega wijzigingen heeft aangebracht terwijl diegene onder het serviceaccount was ingelogd.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Het koppelen van een nieuwe kostenplaats aan een project via het GFS-systeem duurt erg lang. Waarom?</strong></summary>

Zodra je een kostenplaats koppelt, start automatisch de financiële interface. Die voegt boekingsposten toe aan het financieel tabblad; per post moeten inbrengwaarde en financiële gegevens worden ingevoerd en verdeeld over de juiste jaren. Bovendien moet het kostenverhaal worden geactiveerd en per eigenaar worden ingevuld, inclusief verdeling van kosten in de tijd. Het duurt lang omdat het systeem afhankelijk is van meerdere goed ingestelde parameters.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: De BAG-output klopt niet — voor 2025 zie ik nauwelijks woningen met de status 'pand in gebruik'.</strong></summary>

De woningbouwmonitor koppelt automatisch BAG-objecten aan het woningbouwprogramma per deelplan. Mogelijke oorzaken van ontbrekende woningen:

* **Dubbele waarden bij Programma-ID** — kan ervoor zorgen dat rapportages niet laden
* **Onjuiste weergave ongekoppelde woningen** door BAG-nummers die in meerdere deelprojecten voorkomen
* **Verkeerde uitsplitsing van BAG-adressen** in rapportages

Aanbevolen stappen:

1. Controleer of de BAG-status correct is gekoppeld aan de programmaregel in het deelplan
2. Gebruik de projectenrapportage om op project-, stadsdeel- en stedelijk niveau data te genereren
3. Neem contact op via <service@totallink.nl> of +31 85 084 1560 als je een koppelingsprobleem vermoedt

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Ik wil een item toevoegen aan een dropdown-menu (bijv. het veld 'Eenheid'). Geeft dit problemen?</strong></summary>

Nee. Dropdown-velden kunnen eenvoudig door een beheerder worden aangepast zonder programmeerwerk:

* **Items toevoegen** via de beheermodus in elke tegel, of via de specifieke dropdown-tegel onder de beheertegels
* **Centrale doorvoering** — wijzigingen worden direct van toepassing op alle exploitaties

Denk wel goed na of het toegevoegde item logisch is binnen de exploitatiestructuur van uw organisatie.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Ik zie boekingen in het financieel systeem (ERPx, Key2Finance, iFinanciën, UNIT4Financials etc.) die niet zijn verwerkt in TotalLink. Hoe kan dit?</strong></summary>

De meest voorkomende oorzaak is een boekwaardedatum die in het verleden staat:

1. Open TotalLink → tegel **Uitgangspunten en Totalen** → **Werkportfolio**
2. Open tabblad **Uitgangspunten boekwaarde**
3. Controleer de kolom **Boekwaarden selectie** — is de boekwaardedatum en peildatum nog actueel?

Als de datums wél actueel zijn, kan er een technische storing zijn in de ERPx-koppeling (de koppeling draait normaal elke nacht). Neem dan contact op via <support@totallink.nl> of +31 85 084 1560.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Moeten we elke dag de boekwaardedatum handmatig aanpassen?</strong></summary>

Nee. Ga naar tabblad **Uitgangspunten Boekwaarde** en zet het schuifje **Altijd actuele boekwaarde gebruiken** aan. Dan schuift de boekwaardedatum automatisch dagelijks mee. Hetzelfde geldt voor de peildatum via het schuifje **Peildatum automatisch opschuiven**.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe schrijf ik uren op een project in TotalLink?</strong></summary>

Je beheerder moet je eerst de rechten *Tijdschrijven muteren* geven. Daarna:

1. Stel in het project (tabblad **Fasering**) de projectfasen in
2. Koppel medewerkers via tabblad **Personele planning** (kies fase, functie en medewerker bij *Uitvoeren door*)
3. Na deze voorbereiding verschijnt het project bij de medewerker in tabblad **Tijdschrijven** — hier kunnen per datum uren worden ingevoerd

Zie de [Tijdschrijven pagina](broken://pages/84b19d1059e913faf0b4d503683c51199be19b7b) voor meer details.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Een boekingspost of deelkrediet is niet zichtbaar in het financieel tabblad van mijn project.</strong></summary>

Een boekingspost wordt pas zichtbaar zodra er minimaal één boeking of memoriaalboeking op is uitgevoerd. Zonder deze eerste financiële actie blijft de post onzichtbaar.

> 💡 Een memoriaalboeking van €0,00 is toegestaan en heeft geen financiële impact — dit is voldoende om de post zichtbaar te maken.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Op welke versie draait de productieomgeving? Kunnen we dit zelf raadplegen?</strong></summary>

TotalLink brengt elke maand een nieuwe release uit. De **testomgeving wordt altijd eerst** geüpdatet. Als de testomgeving al de nieuwe release heeft en de productieomgeving nog niet, is TotalLink de release nog aan het nakijken.

Releasenotes (nieuwe functionaliteiten, bugfixes, proceswijzigingen) zijn te vinden via: **Handleiding → Releasenotes**.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Ik wil een project verwijderen, maar het systeem reageert niet en het project wordt niet verwijderd.</strong></summary>

Zodra er verwijzingen naar het project zijn gemaakt, kan deze niet meer worden verwijderd. Archiveer dan het project door in de menubalk (bovenbalk 3 horizontale streepjes) op "Archiveren" te klikken.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: De post in de GREX van de woningbouw wordt niet gevuld of De post in de GREX van de woningbouw is grijs en kan niet worden ingevuld.</strong></summary>

De post is waarschijnlijk gekoppeld aan de programmatab. Dit betekent dat de post in de GREX wordt gevuld vanuit de berekende woningbouwinkomsten. Vul de programmatab in om de betreffende post te vullen in de GREX.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Ik wil een kansverdelingsmodel gebruiken in TotalLink bij risicoanalyse</strong></summary>

Je kunt verschillende soorten kansverdelingen selecteren in TotalLink als je de advanced risicomodule hebt.&#x20;

Meer informatie hierover is te vinden via: <contact@totallink.nl> voor een vrijblijvende demo.&#x20;

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Wat is TotalLink GREX en voor wie is het bedoeld?</strong></summary>

TotalLink GREX is SaaS-software om uw grondexploitaties te beheren. U krijgt grip op de haalbaarheid, risico’s en voortgang van uw gebiedsontwikkelingsprojecten in één veilige en betrouwbare beheeromgeving.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe blijft TotalLink GREX betrouwbaar en actueel (o.a. BBV)?</strong></summary>

De software wordt ontwikkeld met en voor gemeenten en wordt continu getoetst en doorontwikkeld op basis van actuele wet- en regelgeving, waaronder de BBV, door specialisten en een kennisnetwerk van partners in planeconomie en gebiedsontwikkeling.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe sluit het exploitatiemodel aan op mijn financiële administratie?</strong></summary>

Het exploitatiemodel is op maat in te stellen zodat het aansluit op de kosten-/opbrengstenstructuur en de inrichting van de financiële administratie. Daarmee blijft de GREX consistent met de interne financiële structuur.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Met welke financiële systemen kan TotalLink koppelen en welke data wordt hiermee automatisch verwerkt?</strong></summary>

TotalLink koppelt met alle gangbare financiële systemen. Via de automatische koppeling kunnen o.a. boekwaarden, verplichtingen en winst-/verliesnemingen vanuit de financiële administratie in TotalLink worden verwerkt voor actuele en foutloze overzichten. Budgetten kunnen worden teruggekoppeld vanuit TotalLink naar de financieel administratie.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Kunnen budgetten vanuit TotalLink naar het financieel systeem worden gezet?</strong></summary>

Ja. Budgetten kunnen rechtstreeks vanuit TotalLink worden geüpload naar de financiële administratie, zodat de ramingen en de administratie op elkaar blijven aansluiten.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe voer je prognoses in en werk je met Jaarschijven?</strong></summary>

Prognoses worden gefaseerd in jaarschijven en kunnen gemakkelijk worden ingegeven via directe invoer, tabelinvoer via de P×Q methodiek (optioneel met prijzenboek) of via een Excel-invoerblad. Documenten en notities voegt je per prognose eenvoudig toe.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Welke analyes en verantwoording ondersteunt TotalLink GREX?</strong></summary>

TotalLink ondersteunt haalbaarheidsstudies, scenarioanalyses, Monte Carlo-risicoanalyse en winstneming volgens POC. Projecten worden chronologisch vastgelegd (zoals in jaarrekeningen) en de audit trail logt wijzigingen op detailniveau. Voor inzicht gebruikt je standaardrapportages of de Querybuilder, met export naar Excel/Word/PDF. Via de API ontsluit je data naar BI tooling (bijv. Power BI) voor dashboards en bestuurlijke verantwoording.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe kan ik TotalLink uitbreiden met een extra module, koppeling of nieuw contracttype?</strong></summary>

Neem contact op via <contact@totallink.nl> of bel 085-0841567 voor meer informatie, een demo of vrijblijvende offerte.

</details>


# Faq renteberekening gefaseerde projecten

{% hint style="info" %}
**De situatie**

Bij sommige gefaseerde projecten valt de renteberekening anders uit dan verwacht, terwijl het bij andere projecten wél klopt. Vaak is de eigen berekening (bijvoorbeeld in een Excel-onderlegger) gebaseerd op het totaal van de projectgroep. Op deze pagina lees je hoe TotalLink de rente bij fasering berekent en waardoor het verschil ontstaat.
{% endhint %}

## Hoe berekent TotalLink de rente bij een gefaseerd project?

TotalLink berekent de rente **per (deel)project**, op basis van de looptijd van dat deelproject. Zodra een deelproject eindigt, stopt de renteberekening over de boekwaarde van dat deelproject.

De rente wordt dus niet over het totaal van de hele projectgroep tot de einddatum van de groep gerekend, maar netjes per deelproject volgens de eigen einddatum.

## Waardoor ontstaat het verschil met mijn eigen berekening?

Het verschil ontstaat doordat je eigen berekening de rente waarschijnlijk over het **totaal van de projectgroep** rekent, tot de einddatum van het hele project. Niet alle deelprojecten lopen echter even lang door.

Eindigt een deelproject eerder dan de rest van de projectgroep, dan rekent TotalLink vanaf die einddatum terecht geen rente meer over de boekwaarde van dat deelproject. Een berekening die wél doorrekent over het totaal tot het einde, komt daardoor hoger uit.

{% hint style="info" %}
Bij projecten waarbij alle deelprojecten even lang doorlopen, zie je dit verschil niet. Daarom klopt het bij sommige projecten wél en bij gefaseerde projecten niet.
{% endhint %}

## Wat gebeurt er met de rente als een deelproject eerder eindigt?

Vanaf de einddatum van dat deelproject wordt er geen rente meer berekend over de bijbehorende boekwaarde. De boekwaarde van dat deelproject telt vanaf dat moment niet meer mee in de rentegrondslag.

Een voorbeeld: loopt de projectgroep tot 2030, maar eindigt een deelproject al in 2026, dan rekent TotalLink na 2026 geen rente meer over de boekwaarde van dat ene deelproject — wel over de deelprojecten die doorlopen tot 2030.

## Hoe controleer ik dit zelf?

Bekijk per deelproject de looptijd en de einddatum binnen de projectgroep. Zo zie je welke deelprojecten doorlopen tot het einde en welke eerder stoppen.

* Loopt een deelproject korter? Dan stopt de rente over die boekwaarde op de einddatum.
* Vergelijk dit met je eigen berekening: reken je daar de rente over het totaal tot het einde, dan verklaart dat het verschil.

{% hint style="success" %}
Pas je eigen onderlegger zo aan dat de rente per deelproject stopt op de eigen einddatum. Dan komen je berekening en TotalLink op hetzelfde bedrag uit.
{% endhint %}

## Kort samengevat

* TotalLink berekent rente **per (deel)project**, op basis van de looptijd van dat deelproject.
* Eindigt een deelproject eerder, dan stopt de rente over die boekwaarde op de einddatum.
* Een eigen berekening over het **totaal van de projectgroep** tot het einde komt daardoor hoger uit.
* Bij projecten waarbij alle (deel)projecten even lang doorlopen, zie je geen verschil.


# faq cijfers veranderd logboek

{% hint style="info" %}
**De situatie**

Je gaat terug naar een eerder boekjaar (bijvoorbeeld 2025) en ziet je eerder ingevoerde cijfers niet meer terug. De resultaten wijken af van je vorige output en de boekwaarde lijkt verdwenen. Op deze pagina lees je hoe je zelf via het **logboek** achterhaalt wat er is gewijzigd, wanneer en door wie.
{% endhint %}

## Waarom zie ik andere cijfers als ik terugga naar een eerder boekjaar?

Bijna altijd doordat er ná je vorige output iets is gewijzigd in de gegevens. TotalLink toont de meest actuele stand; is er tussendoor een post, bedrag of instelling aangepast, dan zie je daardoor andere resultaten dan in je eerdere output.

Je hoeft hiervoor geen contact op te nemen: in het **logboek** zie je precies welke wijzigingen zijn gedaan.

## Waar vind ik het logboek?

Het logboek registreert de wijzigingen die in het project of boekjaar zijn doorgevoerd. Hierin zie je per regel wat er is aangepast.

## Hoe vind ik snel de juiste wijziging in het logboek?

Typ de naam van de post in het **zoekbalkje rechtsboven** de tabel. Het logboek filtert dan op die post, zodat je alleen de relevante regels overhoudt.

{% stepper %}
{% step %}

### Open het logboek

Ga naar het logboek van het betreffende project of boekjaar. Je ziet een tabel met alle geregistreerde wijzigingen.
{% endstep %}

{% step %}

### Filter op de naam van de post

Typ de naam van de post in het zoekbalkje rechtsboven de tabel. De lijst wordt direct beperkt tot de regels die bij die post horen.
{% endstep %}

{% step %}

### Bekijk de wijziging

Lees per regel af wat er is gewijzigd. Zo zie je waarom je cijfers of boekwaarde afwijken van je eerdere output.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="success" %}
Met het logboek kun je dit soort verschillen meestal zelf verklaren, zonder TotalLink te hoeven contacteren.
{% endhint %}

## Waarom zie ik geen boekwaarde meer in het eerdere boekjaar?

Ook dit komt doordat er iets in de onderliggende gegevens is gewijzigd. Zoek in het logboek op de betreffende post om te zien welke aanpassing de boekwaarde heeft beïnvloed.

## Kort samengevat

* Andere cijfers of een verdwenen boekwaarde in een eerder boekjaar komen bijna altijd door een **wijziging na je vorige output**.
* Het **logboek** laat zien wat er is gewijzigd, wanneer en door wie.
* Filter het logboek door de **naam van de post** in het zoekbalkje rechtsboven de tabel te typen.
* Zo kun je het verschil zelf verklaren zonder contact op te nemen.


# Problemen oplossen


# Jaarschijf verdwijnt

### Jaarschijf niet zichtbaar na wijzigen boekwaardedatum

Na het verzetten van de boekwaardedatum naar een later jaar verdwijnen jaarschijven vóór die datum visueel uit alle projecten.

Oorzaak: De boekwaardedatum is een globale instelling. Jaarschijven vóór de ingestelde datum worden niet meer getoond, ook niet op projectniveau.

### Oplossing: jaarschijf herstellen in twee stappen

{% stepper %}
{% step %}

### Boekwaardedatum terugzetten naar het gewenste jaar

Pas eerst de **boekwaardedatum** terug aan naar een datum in het jaar dat je wilt herstellen (bijv. 01-01-2025).

*Dit is noodzakelijk — zonder deze stap kun je het startjaar op projectniveau niet aanpassen.*

Pad: Tegel Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio) → Uitgangspunten boekwaarden → veld **Boekwaardedatum**

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlsO9z0kiO5DiCpCGBf13%2Fuploads%2Fsxr3K1zWaMZIhRMbY8tn%2FVideo%20Project%205.mp4?alt=media&token=4ed191b9-618d-4ce4-96bf-d41f926b4397>" %}
{% endstep %}

{% step %}

### Startjaar per project terugzetten

Pas daarna per project het **startjaar** aan naar het jaar waarvan je de jaarschijf wilt herstellen.

Pad: Open het project → tabblad **Uitgangspunten** → veld **Startjaar**

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlsO9z0kiO5DiCpCGBf13%2Fuploads%2FFWioiit6ZI03sdxT3HTL%2FVideo%20Project%206.mp4?alt=media&token=79d6071b-271b-437d-abec-6ecdc0db9c00>" %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
Gebruik je de detailtabel? Lees dan eerst [Detailtabel — waarschuwing bij wegvallen jaarschijf](/grex/functionaliteiten/tabblad-financieel/detailtabel-waarschuwing-bij-boekwaardedatum-jaarverschuiving) voordat je het startjaar terugzet. Verkeerde volgorde kan leiden tot dubbele bedragen en een negatief saldo aan te verdelen ramingen.
{% endhint %}

### Wanneer is herstellen nodig?

Je hebt de verdwenen jaarschijf nodig als je handmatig ramingen hebt ingevoerd (zonder detailtabel) en je weet niet meer welke bedragen er stonden. De jaarschijf terugzetten maakt die ramingen weer zichtbaar.

Als je uitsluitend werkt met de detailtabel, controleer dan of er rijen rood zijn geworden — de bedragen staan daar als *nog te verdelen* en zijn niet verloren.

Zie ook:

* [Detailtabel — waarschuwing bij wegvallen jaarschijf](/grex/functionaliteiten/tabblad-financieel/detailtabel-waarschuwing-bij-boekwaardedatum-jaarverschuiving)


# Excel onderleggers niet opgeslagen

oude versies van Excel-onderleggers komen terug terwijl deze wel zijn opgeslagen in TotalLink

## Probleem

Bij het werken met Excel-onderleggers lijkt het soms alsof wijzigingen niet zijn opgeslagen in TotalLink. Oude waarden verschijnen opnieuw of recent ingevoerde wijzigingen lijken verdwenen.

## Oorzaak

Wanneer een Excel-onderlegger vanuit TotalLink wordt geopend, wordt deze tijdelijk opgeslagen op de lokale schijf van uw computer.

Na het aanbrengen van wijzigingen moeten deze worden opgeslagen via de Bewaar-knop (diskette-icoon) in TotalLink. Op dat moment wordt de nieuwste versie naar de TotalLink-server gestuurd en in de cloud opgeslagen.

Als de Excel-onderlegger later niet via TotalLink wordt geopend, maar via “Recente bestanden” in Excel, of rechtstreeks vanuit de verkenner, dan wordt een lokaal opgeslagen (oudere) versie geopend. Dit is de versie zonder de meest recente wijzigingen. Hierdoor lijkt het alsof wijzigingen niet zijn opgeslagen in TotalLink.

Wanneer deze oudere versie vervolgens opnieuw wordt opgeslagen in TotalLink, wordt deze overschreven als de nieuwste versie. De eerder aangepaste (juiste) versie wordt dan als een oudere versie in de historie geplaatst.

## Oplossing

#### Voorkomen

Open Excel-onderleggers altijd via TotalLink en niet via “Recente bestanden” in Excel.

#### Herstellen van een oudere versie

Is er per ongeluk een oude versie opgeslagen? Volg dan deze stappen:

1. Open het betreffende (deel)project in TotalLink.
2. Ga naar het tabblad Documenten.
3. Zoek het document waarvan de titel begint met "Onderlegger".
4. Klik op het groene uitklappijltje.
5. Download de juiste versie uit het historieoverzicht.
6. Sla deze opnieuw op via de Bewaar-knop (diskette-icoon).

De juiste (oudere) versie wordt hiermee weer als nieuwste versie opgeslagen.


# Niet de juiste versie van de exploitatie wordt getoond

## Waarom zie ik niet de exploitatie van vorig jaar in de verschillenanalyse of bij kolom 'Laatst vastgestelde exploitatie'?

De verschillenanalyse en kolom 'Laatst vastgestelde exploitatie' werkt niet correct als het werkportfolio nog gekoppeld is aan een verouderde vastgestelde jaarrekening. Stel de juiste jaarrekening in om dit op te lossen.

**Oorzaak:** Het werkportfolio is nog gekoppeld aan de vastgestelde jaarrekening van een vorig jaar. Daardoor wordt de vorige exploitatie niet goed opgehaald en werkt de verschillenanalyse niet zoals verwacht.

**Oplossing:** Stel de vastgestelde jaarrekening in bij het werkportfolio.

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlsO9z0kiO5DiCpCGBf13%2Fuploads%2Foh5kybBqAsan3Lwa8Vfb%2F20260330-0712-05.7307230.mp4?alt=media&token=5c79a091-9358-4b06-9464-eca9b8eaa5d1>" %}

{% hint style="info" %}
**Tip:** Controleer aan het begin van elk nieuw boekjaar of de vastgestelde jaarrekening in het werkportfolio is bijgewerkt. Dit voorkomt dat de verschillenanalyse stilletjes verkeerde gegevens ophaalt.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Ga naar de tegel Uitgangspunten en Totalen alle projecten

{% endstep %}

{% step %}

### Klik in de tegel op 'alle projecten'

{% endstep %}

{% step %}

### Ga naar tabblad uitgangspunten boekwaarde

<figure><img src="/files/Q7CxpGv9zZ5ud2OON5Dh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Selecteer de juiste vastgestelde jaarrekening

<figure><img src="/files/pHGGrjdHqr80RnrZnkK7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

Staat het juiste jaar hier niet tussen? Dan is er nog geen definitieve vastgestelde exploitatie in TotalLink gemaakt. Doe dit via [Foto definitief maken en gebruiken als laatst vastgesteld portfolio](/grex/how-to.../actualisatie-jaarovergang-grex-uitvoeren/mpg-afsluiting-op-portfolio-niveau)


# Nieuw idee indienen

{% embed url="<https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=k9by_qKxvEiMjoKaiNmS-M6-hyonyCZElg-LbIAtZLRUM01RTlpERkJJQ1Q5WFJWSU9OVDVRREpDMy4u>" %}


# Welkom bij Contractbeheer!

Support, how-to's en probleemoplossing voor TotalLink Contractbeheer

<button type="button" class="button primary" data-action="ask" data-icon="gitbook-assistant">Stel hier je vraag (zonder gevoelige (klant)gegevens)…</button>

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th data-type="users" data-multiple></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f195">🆕</span></h4><h3><strong>Nieuw in TotalLink Contractbeheer</strong></h3></td><td><em>Eerste keer inloggen of nog nooit een contract ingevuld?</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/026cb00bf9c29c9a709d208f19411a0395f965e9">Inloggen, zoeken en navigeren</a></li><li><a href="/pages/hk97ds1C0lS4zJRBv5cP">Voor het eerst aan de slag met TotalLink Contractbeheer</a></li></ul><p></p></td></tr><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f4f0">📰</span></h4><h3><strong>Ik wil een taak uitvoeren</strong></h3></td><td><em>Weet je al wat je wilt doen? Ga direct naar de how-to:</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/c400e51c2f71a436b040aa30f9cb41052fb010eb">Facturatiegegevens versturen</a></li><li><a href="/pages/014db7d7dbad672929e80cd7b1664485f4f94e66">Jaarlijkse indexering instellen</a></li><li><a href="/pages/e6e1d8a0abdee54ccc1179af9112023de5a41716">Facturatieregels aanmaken</a></li><li><a href="/pages/3aa76d423a0f6145e99242271dab0759a9f7720d">Dossier aanmaken, archiveren, verwijderen</a></li><li><a href="/pages/3TYkpSHkMC6Icv54ALD1">Archiefbeheer</a></li></ul></td></tr><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f50d">🔍</span></h4><h3><strong>Ik kom er niet</strong> </h3><h3><strong>uit</strong></h3></td><td><em>Foutmelding, onverwacht gedrag of een vraag?</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/5722a7819783082269fa4ea1efabc4a84c26cf92">Veelgestelde vragen</a></li><li><a href="/pages/R5VJk2SjvpnvGgKzouhc">Idee indienen</a></li></ul></td></tr></tbody></table>


# Inloggen, zoeken en navigeren

## Inloggen

Bij gebruik van SSO logt u in via uw organisatieaccount (Microsoft). U heeft geen apart wachtwoord nodig. Toegang moet door de systeembeheerder van de gemeente zijn ingesteld in Azure AD. Kun je niet inloggen, terwijl je gegevens al wel zijn ingesteld in TotalLink? Vraag dan eerst intern na of het account toegevoegd is om in te mogen loggen.&#x20;

Lukt het inloggen niet terwijl dit normaliter wel altijd lukt? Neem dan contact op met TotalLink door te mailen met <service@totallink.nl> of te bellen via 085-0841560

## Startscherm

Alle modules in TotalLink werken vanuit dezelfde basisstructuur. Navigatie werkt via tegels, zoekfuncties en tabbladen.

Na het inloggen kom je op het **hoofdscherm** met tegels:

* **Werktegels** — voor dagelijkse werkzaamheden (Overeenkomsten, Dossiers, Relaties)
* **Beheertegels** — voor instellingen en autorisaties. Schakel over via het **tandwiel-icoon ⚙️** links in de verticale balk. *Alleen zichtbaar als je beheerrechten hebt.*

## Drie navigatiemethoden

{% stepper %}
{% step %}

### Zoeken (meest gebruikt)

Typ vrij in de grijze bovenbalk. TotalLink toont automatisch alle tegels met resultaten en verbergt tegels zonder resultaat. Zoekresultaten zijn gegroepeerd als:

* **Favorieten** (bovenaan)
* **Laatst geopend**
* **Gearchiveerd** (altijd onderaan, cursief en grijs)

Klik direct op een resultaat om de detailpagina te openen.
{% endstep %}

{% step %}

### Home-icoon

Linksbovenin staat het home-icoon. Klik hierop om vanaf elke pagina terug te keren naar het hoofdscherm.
{% endstep %}

{% step %}

### Meerdere schermen openen

* **Middelste muisknop** — hover over een item en klik met het muiswiel → opent in nieuw tabblad
* **Rechtermuisklik** → kies *Open in nieuw tabblad* of *Open in nieuw venster*

Werkt op dossiers, overeenkomsten, sjablonen, de kaart en het home-icoon.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Favorieten

Markeer veelgebruikte dossiers of overeenkomsten als favoriet via het **ster-icoon ☆** linksboven op de detailpagina. Favorieten staan altijd bovenaan in zoekresultaten.

## Items aanmaken, archiveren en verwijderen

| Actie                 | Hoe                                                                                        |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Aanmaken**          | Controleer eerst via zoeken of het item al bestaat → klik op **➕** rechtsboven in de tegel |
| **Verwijderen**       | Open item → menu-icoon → *Verwijderen*. **Let op: permanent, niet terug te halen.**        |
| **Archiveren**        | Open item → menu-icoon → *Archiveren*. Gearchiveerde items blijven opvraagbaar.            |
| **Uit archief halen** | Zoek item (onderaan, grijs) → menu-icoon → *Uit archief halen*                             |

{% hint style="danger" %}
Verwijderen is permanent en niet terug te halen.
{% endhint %}

## Logboek

TotalLink registreert alle mutaties automatisch. Via **menu-icoon → Logboek** zie je:

* Datum en tijd van de wijziging
* Wie heeft gewijzigd
* Welke waarde is aangepast (oud → nieuw)

Het logboek is per tabblad weergegeven voor gefocuste filtering.

## Rapportages & downloadmanager

Rapportages opvragen: klik op het **printer-icoon** rechtsboven in de bovenbalk.

* **Algemene rapportages** — downloadbaar vanaf het hoofdscherm
* **Dossier- of overeenkomst-specifiek** — downloadbaar vanuit het detailscherm. Bijv. een brief huurverhoging is alleen te downloaden vanuit het overeenkomsttabblad.

Na het kiezen wordt de rapportage op de achtergrond samengesteld en aangeboden via de **downloadmanager** (download-icoon in de bovenbalk).

### Downloadmanager

* Voortgangsweergave per rapport
* Klik op een klaar-melding (vinkje) om het bestand te downloaden
* Bestanden ouder dan 1 week worden automatisch opgeschoond
* Meerdere bestanden bundelen: klik op *Selecteer* → vink regels aan → klik *Download* (als zip)


# Voor het eerst aan de slag met TotalLink Contractbeheer

## 📋 Nieuw in Contractbeheer? Begin hier.

Welkom! Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van *"wat beheert TotalLink eigenlijk?"* tot het moment dat je je eerste contract volledig hebt ingericht, een factuurlijn hebt aangemaakt en weet hoe je facturen verstuurt.

Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.

***

### Stap 1 — Begrijp de basis: wat is contractbeheer?

Contractbeheer in TotalLink draait om het registreren, bewaken en factureren van alle contracten die een gemeente afsluit. Denk aan:

* Opstalrechten
* Verhuur van gronden
* Erfpacht
* En meer

{% hint style="info" %}
Elk contract in TotalLink wordt bijgehouden in een **dossier**. Een dossier is een centraal informatiedossier waar alle gegevens, documenten en factuurhistorie bij elkaar komen.
{% endhint %}

***

### Stap 2 — Maak kennis met de Contractbeheer interface

Wanneer je de **Contractbeheer tegel** opent, zie je een overzicht van **tegels per contracttype** — elk type heeft zijn eigen tegel. Zo kun je snel filteren op wat je zoekt.

#### Tegels die je tegenkomt

| Tegel                   | Waarvoor?                                                                          |
| ----------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- |
| **Contracttype-tegels** | Elk type contract heeft een eigen tegel (verhuur, erfpacht, opstal, etc.)          |
| **Projecten**           | GREX-projecten — deze laten we in deze module buiten beschouwing                   |
| **Medewerker**          | Interne medewerkers die je kunt koppelen als behandelaar                           |
| **Relatie**             | Externe partijen (bedrijven, verenigingen, personen) die je koppelt aan contracten |

{% hint style="info" %}
**Tip:** Voordat je een contract aanmaakt, zorg dat de betreffende **relatie** (huurder, erfpachter, etc.) al is opgevoerd in de Relatie tegel. Dit maakt het koppelen een stuk sneller.
{% endhint %}

***

#### Relaties correct opvoeren

Binnen een relatie (bedrijf of persoon) is het belangrijk om **alle relevante informatie in te vullen**. Dit is essentieel voor een correcte factuur.

{% tabs %}
{% tab title="Bedrijf / Rechtspersoon" %}

* Volledige bedrijfsnaam
* KVK-nummer&#x20;
* Factuuradres
* Debiteurnummer (verplicht voor facturatie)
* Contactpersonen
  {% endtab %}

{% tab title="Natuurlijk persoon" %}

* Voornaam en achternaam
* Adresgegevens (via BRP-koppeling up-to-date gehouden)
* Geboortedatum
* Debiteurnummer (verplicht voor facturatie)
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

{% hint style="warning" %}
Het **debiteurnummer** moet ingevuld zijn bij de relatie voordat je kunt factureren. Mis je dit? Dan zie je een melding bij *Facturatiemeldingen* in het overeenkomsttabblad.
{% endhint %}

***

### Stap 3 — Maak je eerste dossier aan

Open het juiste contracttype en maak een nieuw dossier aan. Je doorloopt nu de volgende tabbladen:

***

#### 📋 Tabblad: Algemeen

Het startpunt van elk dossier. Vul hier de basisgegevens in:

| Veld                                | Uitleg                                                                                                |
| ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Dossiernummer**                   | Wordt automatisch bepaald door TotalLink                                                              |
| **Naam dossier**                    | Komt in de titel te staan — kies een herkenbare naam                                                  |
| **Soort dossier**                   | Bepaalt het type; aanpassen verschuift het dossier naar een andere tegel                              |
| **Gerelateerd aan dossier/project** | Koppel aan een GREX of ander dossier — handig bij meerdere contracten voor één gebouw of grondverkoop |
| **Status**                          | Actief of archief                                                                                     |
| **Vertrouwelijk**                   | Alleen zichtbaar voor gerelateerde relaties                                                           |

**Betrokken relaties en aantekeningen:**

* Voeg **betrokken relaties** toe — dit zijn de partijen die aan dit dossier gekoppeld zijn (huurder, behandelaar, etc.)
* Maak **aantekeningen** aan voor interne notities
* Zet **waarschuwen bij aantekening** aan en kies een datum — de melding verschijnt dan bij het belletje in de applicatie

{% hint style="info" %}
**Relateren aan een ander dossier of project:** Stel dat er voor één gebouw meerdere contracten zijn met verschillende huurders — dan kun je die dossiers aan elkaar relateren. Of koppel een overeenkomst voor grondverkoop aan de bijbehorende GREX.
{% endhint %}

***

#### 🗓️ Tabblad: Termijnkalender

De termijnkalender bewaakt deadlines en stuurt meldingen op het juiste moment. Denk aan het bewaken van een opzegtermijn of een verlengingsdatum.

**Een termijnregel aanmaken:**

1. Voeg een nieuwe regel toe
2. Stel de **waarschuwendatum** in — wanneer moet de melding komen?
3. Stel de **expiratiedatum** in — wanneer moet het echt geregeld zijn?
4. Optioneel: zet **e-mail** aan — dan krijgt de ontvanger ook een e-mail naast de melding in de applicatie
5. Zet **herhaal** aan om de regel automatisch naar volgend jaar te kopiëren
6. Zet **gereed** aan als de actie is afgerond — de melding stopt dan

| Instelling      | Betekenis                                              |
| --------------- | ------------------------------------------------------ |
| **Waarschuwen** | De datum waarop de melding verschijnt bij het belletje |
| **Expiratie**   | De uiterste datum waarop de actie gedaan moet zijn     |
| **Herhaal**     | Kopieert de regel automatisch naar het volgende jaar   |
| **Gereed**      | Sluit de regel af — melding gaat uit                   |

***

#### 🏷️ Tabblad: Kavel *(indien van toepassing)*

Hier leg je alle kavеlinformatie vast, zoals bij erfpacht.

* **Kavel ID** en **perceelgegevens**
* Gebruik het **schuifje bij "deel"** als het om een gedeelte van een perceel gaat
* Teken het deel in op de kaart
* Geef het oppervlak handmatig op — dit is niet automatisch gelinkt aan de kaart

***

#### 📝 Tabblad: Overeenkomst

Dit tabblad bevat de inhoud van de overeenkomst. Je kunt meerdere overeenkomsten per dossier hebben — oudere versies blijven als historische tabbladen bewaard.

Vul de volgende velden in:

| Veld                                | Uitleg                                                            |
| ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| **Code**                            | Zelf in te geven, kan gekoppeld zijn aan een contract             |
| **Soort overeenkomst**              | Per contracttype anders                                           |
| **Verhuurbare eenheden**            | Hoor dit contract bij een of meer verhuurbare eenheden?           |
| **Client / E-mail client**          | Met de knop achter dit veld kun je direct mailen vanuit TotalLink |
| **Status**                          | Actief, beëindigd, optie, etc.                                    |
| **Datum overeenkomst en einddatum** | Inclusief opzegtermijn                                            |
| **Meenemen in facturatie**          | ⚠️ Zet dit aan als je facturen wil versturen voor dit contract    |

{% hint style="warning" %}
**"Meenemen in facturatie"** is het cruciale vinkje. Staat dit uit? Dan pikt het systeem dit contract niet op bij de facturatieverwerking — ook al heb je alle bedragen ingevuld.
{% endhint %}

***

### Stap 4 — Stel facturatieregels in

Dit is het onderdeel waarmee TotalLink automatisch facturen kan samenstellen. Een facturatieregel bepaalt: *wat* wordt gefactureerd, *wanneer* en *hoe vaak*.

#### Facturatiekenmerk kiezen

Elk facturatieregel begint met het kiezen van een **facturatiekenmerk**. Dit is een code die je beheert instelt. Het kenmerk bepaalt automatisch:

* De kostensoort
* De grootboekrekening
* De standaardomschrijving op de factuur
* Eventueel een standaard contractbedrag en BTW-code

{% hint style="info" %}
Facturatiekenmerken stel je in via de **Beheer tegel**. Koppel per kenmerk een kostensoort en grootboekrekening, en koppel het kenmerk aan het juiste dossierstype.
{% endhint %}

#### Een facturatieregel aanmaken

1. Open het **Overeenkomsttabblad** en klik op **"Voeg een regel toe"**
2. Kies het **facturatiekenmerk** — kostensoort, grootboek en omschrijving worden automatisch gevuld
3. Vul het **contractbedrag** in — dit is het bedrag waarop geïndexeerd wordt (altijd een jaarbedrag)
4. Stel de **startdatum facturatie** in
5. Stel eventueel een **einddatum facturatie** in (optioneel — laat leeg als de regel doorloopt)

{% hint style="warning" %}
**Terugwerkende kracht:** Zet je een regel in met een startdatum die al in het verleden ligt? Dan factureert TotalLink automatisch met terugwerkende kracht. Controleer de startdatum dus altijd goed.
{% endhint %}

***

#### De facturatieregel verder configureren

Klap de regel open voor de volgende instellingen:

| Instelling               | Uitleg                                                             |
| ------------------------ | ------------------------------------------------------------------ |
| **Facturatie interval**  | Hoe vaak per jaar: maandelijks, kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks |
| **Facturatieperiode**    | Welke maanden het betreft — dit komt op de factuur te staan        |
| **Facturatiemoment**     | Wanneer t.o.v. de periode wordt gefactureerd                       |
| **Referentie client**    | Betalingskenmerk dat de klant doorgeeft                            |
| **Automatische incasso** | Handmatig door administratie of automatische incasso?              |
| **Termijnbedrag**        | Berekend op basis van jaarbedrag ÷ facturatie-interval             |
| **Jaarbedrag**           | Berekende waarde — niet zelf in te vullen                          |

**Indexering instellen:**

| Instelling                   | Uitleg                                              |
| ---------------------------- | --------------------------------------------------- |
| **Indexreeks**               | Selecteer een reeks (stel in via Beheer, bijv. CPI) |
| **Indexeringsinterval**      | Elk jaar, om de 2 jaar, om de 5 jaar, etc.          |
| **Voor het eerst indexeren** | Startmoment van de indexering                       |
| **Minimale indexering**      | Stel een minimumpercentage in                       |

{% hint style="info" %}
**Let op bij indexering in januari:** Zorg dat er een indexreeks is geselecteerd die al vóór januari bekend is — bijvoorbeeld de reeks van **juni** van het vorige jaar. Wil je toch de januariindex gebruiken? Zet dan het **facturatiemoment** later in het jaar.
{% endhint %}

***

#### Vorig – Huidig – Volgend jaarbedrag

Zodra je de regel hebt ingesteld, zie je drie kolommen:

* **Vorig jaarbedrag** — het bedrag van het vorige jaar
* **Huidig jaarbedrag** — het bedrag van dit jaar (na eventuele indexering)
* **Volgend jaarbedrag** — het geraamde bedrag voor volgend jaar

Wordt een contract **niet geïndexeerd**? Dan blijven alle drie de bedragen gelijk. Wordt het wél geïndexeerd? Dan zul je elk jaar een verschil zien.

***

### Stap 5 — Controleer of alles klaar staat voor facturatie

Voordat je facturen kunt versturen, moeten vier dingen kloppen:

{% hint style="success" %}
**Checklist voor facturatie:**

1. ✔️ De relatie heeft een **debiteurnummer**
2. ✔️ **"Meenemen in facturatie"** staat aan bij de overeenkomst
3. ✔️ Alle gewenste **financiële gegevens** zijn ingevuld
4. ✔️ De **facturatieregels** hebben een geldige startdatum
   {% endhint %}

Twijfel je of alles klopt? Ga naar de **Rapportagetool** en open het tabblad **"Controle facturatie instellingen"**. Hier zie je per dossier precies welke velden je nog moet aanpassen om te kunnen factureren.

***

### Stap 6 — Facturen aanmaken en versturen

Nu alles staat, kun je de facturatieverwerking starten.

#### Het facturatieproces stap voor stap

1. Ga naar het **printmenu** (via de printerknop bovenin)
2. Kies **"Facturatie van overeenkomsten — testomgeving"** om eerst een proefrun te doen
3. Kies de gewenste overeenkomsten en druk op **Oké**
4. Een **facturatiebatch** wordt opgestart (zichtbaar als gele tegel)
5. In de batch zie je:
   * Facturen **met een fout** — herstel deze en draai opnieuw
   * Facturen die **klaar zijn om te versturen**
6. Tevreden met het resultaat? Draai de batch **definitief** via het printmenu
7. De facturen verschijnen nu bij **"Gefactureerd"** in het overzicht
8. Batches zijn terug te vinden via de rapportagetool

{% hint style="warning" %}
**Definitief = verstuurd.** Zodra je de batch definitief uitdraait, gaat TotalLink ervan uit dat de facturen daadwerkelijk zijn verstuurd. De financiële afdeling kan er dan mee verder. Dit is niet meer terug te draaien — doe dus altijd eerst een testrun.
{% endhint %}

***

#### Overzicht van facturen

Na de facturatieverwerking vind je alles terug op twee plekken:

* **Tabblad Facturen** (binnen het dossier) — overzicht van uitgestuurde facturen en nog te factureren bedragen voor dit specifieke contract
* **Rapportagetool** → tabblad *"Te factureren / Gefactureerd"* — totaaloverzicht over alle contracten

***

### Stap 7 — Documenten toevoegen

Voeg relevante documenten toe aan het dossier via het **Documenttabblad**:

* Getekende overeenkomsten (PDF)
* Correspondentie
* Ondersteunende stukken

Bestanden kun je er in slepen of via de uploadknop toevoegen.

***

### ✅ Gefeliciteerd — je eerste contract staat!

Je hebt zojuist:

* ✔️ Begrepen wat contractbeheer in TotalLink inhoudt
* ✔️ Kennisgemaakt met de tegels en de relatie-/medewerkerstructuur
* ✔️ Je eerste dossier aangemaakt
* ✔️ Alle tabbladen doorlopen: Algemeen, Termijnkalender, Kavel, Overeenkomst
* ✔️ Een facturatieregel ingesteld met interval, indexering en facturatiemoment
* ✔️ De facturatiechecklist doorlopen
* ✔️ Je eerste facturatiebatch aangemaakt en (test) uitgedraaid
* ✔️ Documenten toegevoegd aan het dossier

***

{% hint style="info" %}
**Heb je een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Jouw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}


# Facturatiegegevens naar financiële administratie sturen

TotalLink ondersteunt twee methoden voor het doorsturen van facturen naar de financiële administratie. Welke methode van toepassing is, hangt af van de inrichting van uw organisatie.

## Methode 1 — Via batchbestand

Een batchbestand is een gestructureerd CSV-bestand met alle gegevens die de financiële administratie nodig heeft om meerdere facturen te versturen.

{% stepper %}
{% step %}

### **Maak een proefuitdraai van het Facturatiebestand**

1. **Ga naar het homescherm**
2. **Kies Facturatie van overeenkomsten (proef)** — genereert het bestand zonder daadwerkelijk te factureren

<figure><img src="/files/YbNpiaDnuCB6RbwG2ooz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Controleer of alles correct staat. Zo niet, ga dan naar de betreffende overeenkomst, pas de nodige zaken aan en voer deze stap opnieuw uit, totdat het resultaat goed is.&#x20;
{% endstep %}

{% step %}

### Facturatiebestand van overeenkomsten definitief uitdraaien

* Als het resultaat van de proefuitdraai goed is om te versturen naar de financiële administratie, mag de definitieve uitdraai worden uitgevoerd.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Let op! Door de definitieve uitdraai uit te voeren, worden alle 'nog te factureren' facturatieregels per overeenkomst direct naar 'gefactureerd' gezet.&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="/files/ZeCsAZtd55U4qgddnL0S" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Laad het bestand in de financiële administratie
  {% endstep %}

{% step %}

### Overzicht definitieve facturatiebatches

Na de definitieve uitdraai staan de facturen in de factuurbatch tegel. Daar controleer je of alle facturen zijn meegenomen.

<figure><img src="/files/CEN9BWwmZlo6eTLBlrf5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/5Ylm0BSXHDCkgyyPimYl" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nadat de facturen zijn klaargezet wordt het ‘Factuurbatch’ scherm geopend. Hier staan enkele algemene gegevens van de batch, de wachtrij van facturen die richting de financiële administratie worden verstuurd, en tot slot de facturen die succesvol zijn verstuurd. Het scherm wordt periodiek ververst zodra een factuur is aangeboden aan de financiële administratie. Als de financiële administratie de factuur accepteert, dan wordt deze zichtbaar in de tabel gefactureerd en verdwijnt deze uit de ‘Facturatie wachtrij’. Wanneer de financiële administratie de factuur weigert, dan wordt de regel rood. In de kolom ‘reden van weigering’ komt te staan waarom de factuur niet is geaccepteerd. De foutmeldingen zijn afhankelijk van het gebruikte financiële pakket.

Indien een factuur is geweigerd dan wordt deze weer opnieuw aangeboden bij de financiële administratie op het moment dat er een nieuwe facturatie van overeenkomsten wordt uitgevoerd door de eindgebruiker.

Wanneer de factuur uiteindelijk succesvol naar de financiële administratie is verzonden dan wordt deze vervolgens uit alle openstaande wachtrijen verwijderd en komt deze te staan in de gefactureerd tabel van de factuurbatch waarin het verzenden succesvol verliep.
{% endstep %}

{% step %}

### Terugdraaien Factuurbatch

{% hint style="warning" %}
Let op! Ga eerst altijd met de financiële administratie na of de uitgedraaide facturatiebatch al richting cliënten zijn verwerkt. Als dit het geval is, moet je de facturatiebatch in TotalLink behouden, om te voorkomen dat cliënten dubbel gefactureerd worden.&#x20;
{% endhint %}

* Ga naar de tegel Facturatiebatch&#x20;
* Klik de facturatiebatch&#x20;
* Klik op het menu
* Klik op verwijderen

<figure><img src="/files/r5lPMMe22WqLD2BDQesJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
De facturatieregels die in het dossier in het tablad 'Facturen' op 'gefactureerd' stonden, staan nu weer op 'te factureren'.&#x20;
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Methode 2 — Via directe automatische verbinding

Vergelijkbaar met de batchmethode, maar de definitieve versie stuurt facturen **rechtstreeks** naar de financiële administratie — zonder exportbestand.

{% hint style="warning" %}
Een automatische batch is **niet eenvoudig terug te draaien**. TotalLink vraagt om bevestiging via een dialoogvenster:

* *Nee* of dialoog sluiten via kruisje → actie geannuleerd, geen facturen verstuurd
* *Ja* → facturen worden in de wachtrij gezet
  {% endhint %}

## Het Factuurbatch-scherm

Na bevestiging opent het **Factuurbatch-scherm**. Dit scherm ververst periodiek.

| Sectie                  | Inhoud                                                             |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Algemene gegevens**   | Batchoverzicht (aanmaakdatum, verantwoordelijke, totaalbedrag)     |
| **Facturatie wachtrij** | Facturen die richting de financiële administratie worden verstuurd |
| **Gefactureerd**        | Succesvol verzonden facturen                                       |

Als de financiële administratie een factuur weigert, wordt de regel **rood** met de reden van weigering. Geweigerde facturen worden automatisch opnieuw aangeboden bij de volgende facturatie-run.

## Tabblad Facturen in het dossier

In het tabblad **Facturen** van een dossier zijn de gefactureerde en nog te factureren bedragen te zien. Na een definitieve facturatie verhuizen betalingen van *Nog te factureren* naar *Gefactureerd*.

## Facturatie Batches in de Rapportage Toolbox

Gedetailleerde informatie over facturatie is te vinden via de **Rapportage Toolbox** → tabblad **Facturatie batches**:

* Wie heeft op welk moment een batch aangemaakt
* Aantal facturen en totaalbedrag
* Optie om het batchbestand opnieuw te downloaden

Dezelfde informatie is ook beschikbaar via de tegel **Factuurbatch**.

## Factureren buiten de financiële administratie

*Alleen beschikbaar voor organisaties waarbij TotalLink niet is geconfigureerd voor koppeling met een financieel systeem.*

1. Open de **Rapportage Toolbox**
2. Klik op het tabblad **Te factureren**
3. Stel het filter zo in dat alleen de te factureren regels zichtbaar zijn
4. Klik op het **PDF-icoon** in de exportbalk
   * *Factuur proef* — genereert een pro-forma factuur ter controle
   * *Factuur versturen* — factureert daadwerkelijk

Alle verstuurde facturen zijn terug te vinden in het tabblad **Gefactureerd** van de Rapportage Toolbox.

<details>

<summary>Ik wil de contracten factureren, waar zit de knop?</summary>

ga naar het hoofdmenu (waarmee TotalLink opstart), klik op het printicoon in de bovenbalk en selecteer "facturatie export"

</details>

<details>

<summary>Het exportbestand bevat fouten en nu kan ik niet factureren</summary>

Voordat je het facturatiebestand aanmaakt / uitdraait dien je te controleren of alle gegevens goed zijn ingevuld. Dit doe je door in het hoofdmenu / startscherm op het printicoon rechtsboven te klikken en "Controlelijst facturatie export" te klikken.

</details>

<details>

<summary>Als ik de controlelijst tbv facturatie uitdraai, krijg ik onterecht meldingen dat contracten niet volledig zijn.</summary>

Het kan zijn dat bepaalde waarschuwingen niet van toepassing zijn in jouw geval. stuur een mail naar <service@totallink.nl> om deze melding in de toekomst te laten verwijderen.

</details>

<details>

<summary>Hoe kan ik zien welke facturen zijn gefactureerd of nog gefactureerd moeten worden?</summary>

Open het betreffende contract en klik op het tabblad "facturen"

</details>

<details>

<summary>Bij het tabblad facturen bij ‘nog te factureren’ staat er in de laatste kolom factuurdatum. Hoe wordt dit bepaald? Dat is toch vreemd omdat in de toekomst ligt? Hoe weet het systeem nog of wij op 02-05-2022 gaan factureren</summary>

Dit weet het systeem ook niet, de factuurdatum is indicatief.

</details>

<details>

<summary>Ik heb een factuur gestuurd, maar wil deze achteraf gezien toch nog aanpassen zonder de verstuurde factuur te crediteren en een nieuwe factuurnummer aan te maken.</summary>

Je kunt de verstuurde factuur (in PDF) openen in Word. De verstuurde factuur in PDF is te vinden bij de betreffende overeenkomst in het tabblad "Facturen". Download de PDF en selecteer de PDF, rechtermuisknop "Openen met" en in de lijst "Word" kiezen.

</details>

<details>

<summary>Hoe kan ik zien of er nog factureren moeten worden gestuurd?</summary>

Middels het tabblad facturen kunt je zien welke factureren er nog aankomen voor een overeenkomst.

</details>

<details>

<summary>Van een contract staat een datum bij "beeindigd" die al gepasseerd is, toch wordt het contract nog gefactureerd.</summary>

Een beeindigd contract kan nog steeds facturatie behoeven, bijvoorbeeld bij een stilzwijgende verlenging. gebruik hiervoor "meenemen in facturatie". Let op! hiermee worden ook eventueel ingevoerde eenmalige betalingen per direct gestopt.

</details>

<details>

<summary>Ik zie maanden die al gefactureerd zijn terugkomen in het keuzemenu van de facturatie export.</summary>

Wanneer facturatiemomenten weer zichtbaar worden, dan betekent het dat er toch nog iets te factureren valt in deze periode.

Iemand heeft bijvoorbeeld een contract gewijzigd of toegevoegd, waardoor facturen met terugwerkende kracht gestuurd moeten gaan worden.

In de rapportagetool, in tabblad “Te factureren” kun je snel zien om welke facturen het gaat.

</details>

<details>

<summary>De verkeerde persoon wordt gefactureerd. Hoe kan dit?</summary>

Controleer eerst altijd of deze persoon niet de client is van de overeenkomst waaruit de factuur is genereerd. Als dat het geval is, vervang de client. Als dat niet het geval is controleer het volgende afhankelijk van je facturatiemethod:

In het geval van een exportbestand:\
\- Controleer of het debiteurnummer juist is en hoort bij de betreffende persoon.\
In het geval van mail:\
\- Controleer het mailadres op juisthuid.\
In het geval van post\
\- Controleer de adresgegevens op juistheid.

</details>

<details>

<summary>Ons financieel systeem dient het debiteurennummer met een vast aantal cijfers te ontvangen, door het toepassen van voorloopnullen. Kan dit in TotalLink?</summary>

Ja, neem contact op met de servicedesk via <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>Speciale tekens zoals het euro teken worden niet goed op de factuur weergegeven.</summary>

Kijk eerst in het exportbestand of TotalLink het speciale teken wel goed exporteert. Indien dit in het exportbestand goed staat, neem dan contact op met de financiële administratie. Indien dit foutief in het exportbestand staat, neem dan contact op met de servicedesk van TotalLink <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>Er dient een nieuw kenmerk te worden toegevoegd aan het bestand dat naar de financiele administratie wordt gestuurd, hoe dit in te stellen?</summary>

Dit kan niet zelf worden ingesteld door jullie. Neem dan contact op met de servicedesk van TotalLink <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>Ik wil vanuit de boekwaarde, naar de boeking klikken en vervolgens naar de factuur van deze boeking. Kan dat?</summary>

Ja dat kan indien jullie organisatie dit mogelijk heeft gemaakt. Informeer bij service\@totallink naar de mogelijkheden.

</details>

<details>

<summary>Factuur word niet klaargezet in eenmalige facturatieregel</summary>

Probleem zat in het ontbreken van een waarde in het veld "Aantal termijnen" op overeenkomst niveau. Omdat de periodieke regels wel een waarde hadden (afwijkend aantal termijnen) levert dit verder geen facturatiemeldingen op (is ook correct). Alle 500+ contracten waarvoor dit het geval was een aantal termijnen van 1 gegeven. Daarnaast een aanpassing gemaakt in view TeFacturerenRegel zodat Aantal termijnen en Startmaand betaling niet worden gecontroleerd voor eenmalige facturatieregels (nog in te voeren).

</details>

<details>

<summary>Er zijn voor een aantal huurders correctienota’s klaargezet. Zij hebben een nota voor de huur van april 2023 ontvangen terwijl het pand op 31-3-2023 wordt overgedragen. Kan ik deze creditnota’s eerder dan de volgende facturatieronde aanmaken en verzenden?</summary>

Deze kan toewijzen aan een maand die al is uitgedraaid en dan de factuurexport van die maand draaien

</details>

<details>

<summary>Waarom is de facturatieregel niet meer bewerkbaar?</summary>

De regel is waarschijnlijk al een keer meegegaan in het facturatieproces. De regel is daarom niet meer aanpasbaar, omdat TotalLink anders niet kan bepalen of en periode al is gefactureerd of niet.

</details>

<details>

<summary>Bij de facturatiecontrole krijgen we foutmeldingen terwijl we wel alle gegevens hebben ingevoerd.</summary>

Voeg indexatiemoment toe

</details>

<details>

<summary>Situatie: de definitief uitgedraaide facturatiebatch is al verwerkt door de financiële administratie, maar ik moet toch nog aanpassingen doen. Hoe doe ik dat?</summary>

Vraag eerst na bij de financiële adminstratie of creditfacturatieregels uit TotalLink worden verwerkt door de administratie. Als dit het geval is, dan is het advies om eerst een eenmalige credit facturatieregel aan te maken bij de juiste overeenkomst, daarna te kijken wat er aangepast moet worden en dat op de juiste manier in te voeren bij de overeenkomst. Daarna kun je opnieuw een definitieve batch uitdraaien en krijg je de creditfacturatieregel en aangepaste facturatieregel die richting de financiële administratie gaan.&#x20;

</details>


# Foutcode 3010 ERPX factuurbatch

Foutcode 3010 betekent dat ErpX een ProductCode niet herkent tijdens het verwerken van je factuurbatch. In TotalLink verwijst die ProductCode naar de **kostencategorie** op de facturatieregel van de overeenkomst. Vrijwel altijd komt de fout doordat die kostencategorie nog niet is aangemaakt in de financiële administratie.

## Wat betekent foutcode 3010?

De fout komt niet uit TotalLink, maar uit ErpX. TotalLink levert bij het factureren een ProductCode aan ErpX. Kan ErpX die code niet terugvinden in de eigen administratie, dan stopt de verwerking van de batch met code 3010.

Die ProductCode is in TotalLink de kostencategorie die je hebt gekoppeld aan de facturatieregel van de overeenkomst.

## Hoe los ik foutcode 3010 op?

{% stepper %}
{% step %}

### Zoek de gekoppelde kostencategorie op

Open de overeenkomst waarop de batch vastloopt en ga naar de facturatieregel(s). Noteer welke kostencategorie hier is gekoppeld. Dit is de code die ErpX niet herkent.
{% endstep %}

{% step %}

### Controleer de code bij de financiële administratie

Geef de kostencategorie door aan de financiële administratie en vraag of de bijbehorende code in ErpX bestaat. Zij bevestigen of de code ontbreekt of verkeerd staat.
{% endstep %}

{% step %}

### Laat de ontbrekende kostencategorie aanmaken

Ontbreekt de code? Dan laat je de financiële administratie de kostencategorie in ErpX aanmaken. Het aanmaken van kostencategorieën gebeurt in ErpX, niet in TotalLink.
{% endstep %}

{% step %}

### Draai de factuurbatch opnieuw

Start de factuurbatch opnieuw zodra de kostencategorie is aangemaakt. De batch loopt nu door zonder foutcode 3010.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Kostencategorieën worden beheerd door de financiële administratie in ErpX. Als functioneel beheerder kun je de code wél koppelen in TotalLink, maar niet zelf aanmaken in ErpX.
{% endhint %}

<details>

<summary>De kostencategorie bestaat wél in ErpX, maar ik krijg nog steeds foutcode 3010</summary>

Controleer dan of de kostencategorie in TotalLink exact overeenkomt met de ProductCode in ErpX — een afwijkende of verlopen code geeft dezelfde melding. Komt het toch overeen, neem dan contact op met functioneel beheer of support met het overeenkomstnummer en de batch erbij.

</details>


# Foutcode 500 internal server error ERPX

Een 500 internal server error komt vanuit ERPx, niet vanuit TotalLink. De fout ontstaat op het moment dat ERPx de aangeleverde gegevens probeert te verwerken. Omdat de melding aan ERPx-kant ontstaat, kan TotalLink niet zien wat daar precies misgaat — de oplossing ligt bij je ERPx-beheerder of leverancier.

## Waar komt de 500 internal server error vandaan?

De fout komt uit ERPx. TotalLink levert de gegevens aan, maar de melding ontstaat pas wanneer ERPx die data probeert te verwerken. Twee oorzaken komen het vaakst voor:

* een tijdelijke storing of onbeschikbaarheid van het ERPx-endpoint
* een probleem in de verwerking van de data aan ERPx-kant

## Ligt het aan de gegevens uit TotalLink?

Meestal niet. In de gevallen die we onderzoeken is de data vanuit TotalLink volledig en correct gevuld, en zien we ook geen afwijkingen in de facturatiemeldingen. Dat wijst erop dat het probleem in de verwerking aan ERPx-kant zit, niet bij de aanlevering.

## Wat moet ik doen bij een 500 internal server error?

1. Probeer de actie na een paar minuten opnieuw. Bij een tijdelijke storing is de fout daarna vaak vanzelf verdwenen.
2. Blijft de fout terugkomen? Leg dit dan neer bij je ERPx-beheerder of leverancier. Alleen zij kunnen zien waarom ERPx de request afkeurt.
3. Geef bij die melding zoveel mogelijk details mee, zodat de beheerder de request kan terugvinden (zie hieronder).

{% hint style="info" %}
TotalLink kan niet meekijken in de verwerking aan ERPx-kant. Daarom kunnen wij de oorzaak van een 500-fout niet zelf oplossen — controle en herstel gebeuren door je ERPx-beheerder of leverancier.
{% endhint %}

<details>

<summary>Wat lever ik aan bij mijn ERPx-beheerder?</summary>

Geef in elk geval mee:

* het tijdstip waarop de fout optrad
* om welke actie het ging (bijvoorbeeld het aanleveren van een factuur of factuurbatch)
* het overeenkomst- en/of factuurnummer
* de exacte foutmelding (500 internal server error)

Hiermee kan de beheerder de afgekeurde request in ERPx terugvinden en onderzoeken.

</details>


# Jaarlijkse indexering instellen

## Doel

Jaarlijks worden contractbedragen geïndexeerd op basis van de ingestelde indexeringsreeks per facturatieregel. TotalLink voert de berekening automatisch uit op het juiste moment, mits de indexeringsinstellingen correct zijn ingericht.

## Voorbereiding

{% stepper %}
{% step %}

### Controleer de indexeringsreeksen

Via **⚙️ → tegel Prijsindexeringen**: controleer of voor het nieuwe jaar de juiste indexpercentages zijn ingevoerd.

{% hint style="info" %}
Als het percentage voor het nieuwe jaar nog ontbreekt, toont TotalLink het volgend jaarbedrag niet.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Controleer de facturatieregels

Controleer per overeenkomst in het **overeenkomsttabblad** of:

* Een **indexeringsreeks** is ingesteld
* De **datum "Voor het eerst indexeren op"** correct is
* Een eventuele **minimale jaarlijkse indexering** is ingesteld
  {% endstep %}

{% step %}

### Controleer Facturatie meldingen

Open de **Rapportage Toolbox** → tabblad **Controle facturatie-instellingen** om te zien welke overeenkomsten nog openstaande meldingen hebben.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Uitvoering

TotalLink indexeert automatisch op het ingestelde moment (bepaald door de facturatieregel). Er is **geen handmatige actie** nodig voor de berekening zelf.

Na de indexering kun je het nieuwe jaarbedrag controleren via het overeenkomsttabblad → uitklap van de facturatieregel → veld *Huidig jaarbedrag*.

## Brief huurverhoging genereren

Een brief huurverhoging is een overeenkomst-specifieke rapportage. Deze is alleen downloadbaar vanuit het **overeenkomsttabblad**:

1. Open het dossier → klik op het overeenkomsttabblad
2. Klik op het **printer-icoon**
3. Kies *Brief huurverhoging* (of vergelijkbaar sjabloon)
4. De brief wordt aangemaakt en aangeboden via de **downloadmanager**

{% hint style="info" %}
Wil je huurverhogingsbrieven voor meerdere overeenkomsten tegelijk genereren? Gebruik de **Rapportage Toolbox** → selecteer het juiste onderwerp → gebruik het Word/PDF-sjablonicoon in de exportbalk. De brieven worden als ZIP aangeboden.
{% endhint %}

<details>

<summary><strong>Vraag:</strong> Na het invoeren van indexcijfers voor de indexering van contracten, is een kleine afwijking te zien t.o.v. met de hand narekenen getallen.</summary>

TotalLink rekent met vele cijfers achter de komma waardoor deze verschillen kunnen ontstaan. Als je wilt dat de getallen hetzelfde zijn tov het handmatig uitrekenen, klap dan de betreffende facturatie regel open en zet dan het veld “Bedrag afronden” op “Aan”.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag:</strong> Ik wil een indexering over een jaar op een andere reeks zetten. Ik wil een indexering voor een jaar stopzetten.</summary>

Maak hiervoor meerdere facturatieregels aan waarbij datum start en datum einde goed zijn ingevuld (niet overlappend) zodat per periode een indexering (of juist geen indexering) kan worden toegepast

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag:</strong> Indexeert TotalLink automatisch?</summary>

Ja TotalLink indexeert automatisch, mits de juiste velden zijn ingevuld: Indextype Prijsindex Periodiciteit Indexeringsmaand

Daarnaast dient de opgegeven indexlijst up to date te zijn.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag:</strong> De het contractbedrag voor volgend jaar / dit jaar ontbreekt, ik zie alleen het oude bedrag</summary>

Dit betekent dat TotalLink het bedrag niet uit kan rekenen. Dit komt meestal doordat het benodigde indexcijfer nog niet is ingevuld. Klik in het hoofdmenu links op het tandwiel icoon. ga naar de tegel "indexering" en kies de betreffende indexreeks. Vul deze reeks aan met de ontbrekende indexcijfers

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag:</strong> Niet ieder jaar moet een indexering worden toegepast, maar dit moet iedere 5 jaar waarbij de prijs dus 5 jaar gelijk blijft en daarna wordt verhoogd met de indexering van de afgelopen 5 jaar.</summary>

Zet hiervoor de periodiciteit op 5. Deze is te vinden door de facturatieregel in het tabblad overeenkomst open te klappen.

</details>

Hoe stel ik in dat ieder jaar met een bepaald vooraf gesteld percentage wordt verhoogd?

vraag de handleiding contractbeheer op in Totallink (in hoofdmenu bovenin op ? teken klikken). In de inhoudsopgave staat in de paragraaf "indexcijfers beheren": "Een vast retenpercentage reeks aanmaken".

<details>

<summary>Ik wil een indexering over een jaar op een andere reeks zetten. Ik wil een indexering voor een jaar stopzetten.</summary>

Maak hiervoor meerdere facturatieregels aan waarbij datum start en datum einde goed zijn ingevuld (niet overlappend) zodat per periode een indexering (of juist geen indexering) kan worden toegepast

</details>

<details>

<summary>Ik ben een contract aan het invoeren met een bijzondere prijsbepalingsconstructie. De huurder betaalt een bepaald bedrag aan huur welke jaarlijks wordt geïndexeerd conform de CPI van oktober. De gemeente betaalt aan de huurder jaarlijks een bedrag aan onderhoudskosten die op basis van de septembercirculaire gemeenten wordt geïndexeerd. De gemeente verrekent altijd het bedrag aan onderhoudskosten met de huur, zodat de huur uiteindelijk op een lager bedrag uitkomt. Kan ik deze prijsbepaling ook in TotalLink verwerken?</summary>

vraag de handleiding contractbeheer op in Totallink (in hoofdmenu bovenin op ? teken klikken). In de inhoudsopgave staat in de paragraaf "indexcijfers beheren": "Een vast retenpercentage reeks aanmaken".

</details>

<details>

<summary>Indexeert TotalLink automatisch?</summary>

Ja TotalLink indexeert automatisch, mits de juiste velden zijn ingevuld:\
Indextype\
Prijsindex\
Periodiciteit\
Indexeringsmaand

Daarnaast dient de opgegeven indexlijst up to date te zijn.

</details>

<details>

<summary>De het contractbedrag voor volgend jaar / dit jaar ontbreekt, ik zie alleen het oude bedrag</summary>

Dit betekent dat TotalLink het bedrag niet uit kan rekenen. Dit komt meestal doordat het benodigde indexcijfer nog niet is ingevuld. Klik in het hoofdmenu links op het tandwiel icoon. ga naar de tegel "indexering" en kies de betreffende indexreeks. Vul deze reeks aan met de ontbrekende indexcijfers

</details>

<details>

<summary>Niet ieder jaar moet een indexering worden toegepast, maar dit moet iedere 5 jaar waarbij de prijs dus 5 jaar gelijk blijft en daarna wordt verhoogd met de indexering van de afgelopen 5 jaar.</summary>

Zet hiervoor de periodiciteit op 5. Deze is te vinden door de facturatieregel in het tabblad overeenkomst open te klappen.

</details>


# Facturatieregel(s) aanmaken

> *Functionaliteiten · Contractbeheer*

## Benodigde informatie

Om te kunnen factureren heeft TotalLink de volgende informatie nodig:

1. **Naar wie** er gefactureerd wordt (cliënt in de relatietegel)
2. **Wat** de betalingskenmerken van de factuur zijn
3. **Welke bedragen** in rekening worden gebracht
4. **Wanneer en hoe vaak** er gefactureerd wordt
5. **Hoe de indexering is opgebouwd** (zodat TotalLink automatisch en tijdig kan indexeren)

{% hint style="info" %}
Een facturatie wordt alleen uitgevoerd als het kenmerk **"Meenemen in facturatie"** is ingeschakeld via het schuifknopje in het overeenkomsttabblad.
{% endhint %}

## Facturatieregel aanmaken (termijnbetalingen)

1. Open het dossier → klik op het **overeenkomsttabblad**
2. Scroll naar beneden en zoek naar de de paragraaf **Facturatieregels (termijnbetalingen)** op **+ Toevoegen**

<div data-full-width="true"><figure><img src="/files/mUpFhy5MhSf2t6XTt6B3" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Facturatiekenmerk kiezen

De eerste kolom bevat het **facturatiekenmerk** — een snelkeuzelijst die automatisch meerdere bijbehorende facturatiekenmerken invult op basis van het contractsoort (bijv. kostensoort, grootboekrekening, BTW). Soortgelijke contracten hebben doorgaans hetzelfde kenmerk.

### Periode instellen

Elke facturatieregel heeft een **startfacturatie** en **einde facturatie**:

* Alleen regels tussen deze datums worden gefactureerd
* Zodra *Einde facturatie* is bereikt, wordt de regel niet meer meegenomen
* **Let op:** het veld *Einde overeenkomst* stopt het factureren **niet** automatisch — dit is bewust, omdat er vaak nog gefactureerd wordt na de einddatum (bijv. bij automatische verlenging)

<figure><img src="/files/6a13qut0kLdQt4jM5x4s" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Betalingstermijnen instellen

Klap de facturatieregel uit voor uitgebreide opties:

| Instelling              | Uitleg                                                            |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| **Facturatie interval** | Maandelijks, kwartaal, jaarlijks, afwijkend                       |
| **Facturatiemaanden**   | Bij *Afwijkend*: geef per maand aan wanneer er gefactureerd wordt |
| **Facturatiemoment**    | Vooraf of nadien                                                  |
| **Bedrag afronden**     | Afronding op hele euro's                                          |

**Vooraf vs nadien:**

* *Vooraf* — er moet voor de facturatieperiode betaald zijn
* *Nadien* — wordt toegepast als de indexering bij aanvang van de periode nog niet bekend is

<figure><img src="/files/dkLKfDXklNm2XRBUZUGO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/org4XrzYGP11GWeDFa17" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Facturatieregel niet meer muteerbaar?

Zodra er op basis van een facturatieregel al gefactureerd is, worden veel velden grijs en niet meer aanpasbaar. Oplossing:

1. Zet de bestaande regel inactief via **Einde facturatie** (stel de einddatum in)
2. Maak een nieuwe facturatieregel aan waarbij **Start facturatie** gelijk is aan de einddatum van de te beëindigen regel

Dit zorgt ervoor dat betalingen op de juiste wijze op elkaar aansluiten.

## Indexering per facturatieregel

Klap de facturatieregel uit → kies een **indexeringsreeks**. TotalLink berekent en toont automatisch het contractbedrag voor vorig jaar, huidig jaar en volgend jaar.

| Instelling                         | Uitleg                                                                       |
| ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- |
| **Indexeringsreeks**               | De te hanteren reeks (bijv. CPI alle huishoudens, wettelijke huurverhoging)  |
| **Indexeringsinterval**            | Jaarlijks of minder frequent                                                 |
| **Voor het eerst indexeren op**    | Datum van eerste indexering (conform contract)                               |
| **Minimale jaarlijkse indexering** | Ondergrens — ook als de reeks lager uitkomt, wordt dit percentage gehanteerd |

<figure><img src="/files/D7iHYPIpZhzZ8xrZBkil" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Het volgend jaarbedrag wordt niet getoond als de indexeringsgegevens nog ontbreken of als er volgend jaar niet meer gefactureerd hoeft te worden.
{% endhint %}

## Eenmalig factureren

Gebruik de paragraaf **Facturatieregels (eenmalig)** in het overeenkomsttabblad.

* Voer een bedrag en omschrijving in
* Laat facturatieperiode en -jaar leeg → de betaling wordt bij de eerste gelegenheid doorgegeven aan de financiële administratie

Afhankelijk van de inrichting kunnen extra betalingskenmerken worden toegevoegd door de regel uit te klappen.

<figure><img src="/files/EKP4Zf34WRFYwPpB95we" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Facturatiemeldingen controleren

Als facturatiegegevens zijn ingevoerd maar er nog informatie ontbreekt om te kunnen factureren, verschijnen er **Facturatie meldingen** in het overeenkomsttabblad.

<figure><img src="/files/sJy6ctvlS0hLPAPWV9Qm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als alles goed is ingevuld krijg je ook een visuele melding:

<figure><img src="/files/UNCwF3JfbEkYGFFoFTFS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="danger" %}
Zolang er facturatiemeldingen zijn, kan er **niet** worden gefactureerd.
{% endhint %}

Het overzicht van alle foutmeldingen voor facturatieregels over alle overeenkomsten zijn te vinden via → **Rapportage Toolbox** → tabblad **Controle facturatie-instellingen**.

<figure><img src="/files/AnRIIkL4eaPMaB26lgx5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# FAQ indexberekening TotalLink vs CBS

Wat als er een verschil zit in het bedrag van de TotalLink berekening vs. het bedrag vanuit de cbs tool?

Het verschil zit bijna altijd in **welke twee CBS-jaargemiddelden** met elkaar worden vergeleken — en dat wordt bepaald door het **facturatiemoment** en de instelling **'voor het eerst indexeren'** op je facturatieregel. De rekenmethode in TotalLink is gelijk aan die van het CBS; alleen de gebruikte peildatums kunnen verschillen.

{% hint style="info" %}
Zie je een ander percentage of eindbedrag dan in de CBS-tool? Dat betekent meestal niet dat er iets fout gaat. Loop de vragen hieronder van boven naar beneden door — in de meeste gevallen kun je het verschil zelf verklaren.
{% endhint %}

<details>

<summary>Welk CBS-jaargemiddelde gebruikt TotalLink?</summary>

TotalLink rekent met het CPI-jaargemiddelde (Alle huishoudens, basisjaar 2015=100) van het jaar vóór de facturatieperiode, gedeeld door het jaargemiddelde van het vorige indexjaar. Dat is exact dezelfde basis als de CBS-calculator.

Het verschil ontstaat doordat een jaargemiddelde pas begin van het *volgende* jaar definitief bekend is.

{% hint style="info" %}
Het CBS publiceert het jaargemiddelde van een jaar pas in januari/februari van het jaar daarna. Factureer je vóór die publicatie, dan kan TotalLink dat jaargemiddelde nog niet gebruiken en valt het terug op het laatst bekende jaargemiddelde — dat is er één ouder.
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Wat heeft het facturatiemoment met de index te maken?</summary>

Het facturatiemoment bepaalt welk jaargemiddelde op dat moment al gepubliceerd is — en dus welke index TotalLink kán toepassen. Twee regels met dezelfde "indexeren vanaf"-datum kunnen daardoor toch een ander bedrag opleveren.

| Facturatiemoment                                            | Welk jaargemiddelde is dan bekend?                               | Gevolg voor de index                                        |
| ----------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Vóór de periode** (bijv. december voor het volgende jaar) | Het jaargemiddelde van het lopende jaar is nog niet gepubliceerd | TotalLink gebruikt een jaar ouder gemiddelde → lagere index |
| **In de periode zelf** (bijv. maart van het facturatiejaar) | Het jaargemiddelde van het voorgaande jaar is wél gepubliceerd   | TotalLink gebruikt een actueler gemiddelde → hogere index   |

Dit is geen fout, maar een gevolg van de timing van je facturatie.

</details>

<details>

<summary>Ik heb meerdere facturatieregels — kan dat het verschil verklaren?</summary>

Ja, dit is de meest voorkomende oorzaak. Vaak is een oude regel afgesloten en is daarna een nieuwe regel aangemaakt met net iets andere instellingen — meestal een ander facturatiemoment.

Vergelijk de twee regels op deze drie punten:

* **Indexeren vanaf** — staat dit op dezelfde datum?
* **Factureren** — dezelfde frequentie en periode (bijv. jaarlijks, januari t/m december)?
* **Facturatiemoment** — dit is meestal het verschil: vóór de periode versus in de periode zelf.

{% hint style="warning" %}
Staat het facturatiemoment op de twee regels verschillend ingesteld, dan rekent TotalLink met verschillende jaargemiddelden. Daar zit dan ook je verschil.
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Hoe los ik het verschil zelf op?</summary>

Wil je dat een nieuwe regel op hetzelfde eindbedrag uitkomt als de berekening die je verwacht? Lijn de regels dan op deze manier uit.

{% stepper %}
{% step %}

### Vergelijk de instellingen van beide regels

Open de oude (afgesloten) regel en de nieuwe regel naast elkaar en let vooral op het **facturatiemoment**. Hier zit het verschil bijna altijd.
{% endstep %}

{% step %}

### Neem het laatst gefactureerde bedrag over

Kopieer het eindbedrag van de oude regel (het laatst geïndexeerde, gefactureerde bedrag) en zet dit als **contractbedrag** op de nieuwe regel.
{% endstep %}

{% step %}

### Zet 'voor het eerst indexeren' goed

Zet op de nieuwe regel *Voor het eerst indexeren* op de eerste periode die nog niet via de oude regel is geïndexeerd (bijvoorbeeld 01-01-2026).
{% endstep %}

{% step %}

### Bereken opnieuw

Het eindbedrag is nu opgebouwd uit: de oude regel geïndexeerd t/m de laatste periode + de nieuwe regel vanaf de door jou ingestelde datum. Je ziet het verwachte bedrag verschijnen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="success" %}
Je kunt hier niks mee stukmaken. Klopt het bedrag nog niet? Pas de datum bij *Voor het eerst indexeren* aan en bereken opnieuw.
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Er blijft een verschil van een paar cent — hoe kan dat?</summary>

Controleer of het bedrag dat je in de CBS-calculator invult exact gelijk is aan het bedrag dat in TotalLink is gefactureerd. Een kleine typefout in het invoerbedrag werkt rechtstreeks door in het eindbedrag.

</details>

## Kort samengevat

* De rekenmethode van TotalLink en het CBS is gelijk.
* Een verschil komt meestal door het **facturatiemoment**: dat bepaalt welk jaargemiddelde al bekend is.
* Heb je meerdere regels? Vergelijk dan de instellingen — een afwijkend facturatiemoment is vaak de boosdoener.
* Lijn regels uit door het laatste eindbedrag over te nemen en *Voor het eerst indexeren* goed te zetten.
* Een centenverschil komt bijna altijd door een afwijkend invoerbedrag in de CBS-tool.


# Dossier aanmaken, archiveren, verwijderen

## Nieuw dossier aanmaken

{% hint style="info" %}
💡 Controleer altijd eerst via de zoekfunctie of er al een soortgelijk dossier in het systeem staat.
{% endhint %}

1. Ga naar het hoofdscherm
2. Klik in de betreffende tegel (bijv. *Erfpacht*, *Huur*) op **+ Toevoegen**
3. Er wordt een nieuw, leeg dossier aangemaakt — je wordt doorgestuurd naar de detailpagina

## Aantekeningen

In een dossier kunnen onbeperkt aantekeningen worden gemaakt via **+ Toevoegen** in de aantekeningen-sectie. Elke klik voegt een nieuwe aantekeningregel toe.

### Aantekening koppelen aan termijnkalender

Als je bij een aantekening:

* Een **datum** invult bij *Waarschuwen*, én
* Een **gebruikersnaam** invult bij *Te waarschuwen personen*

…verschijnt de aantekening automatisch ook in het tabblad **Termijnkalender**.

## Dossier archiveren

1. Open het dossier
2. Klik rechtsboven op het **menu-icoon → Archiveren**
3. Bevestig met *Ja*

Een gearchiveerd dossier is nog steeds vindbaar (verschijnt onderaan zoekresultaten, cursief en grijs), maar de gegevens zijn niet meer te muteren. Om het dossier weer te kunnen wijzigen, haal het eerst uit het archief.

### Dossier uit archief halen

1. Zoek het gearchiveerde dossier (onderaan, in grijs)
2. Klik rechtsboven op het **menu-icoon → Uit archief halen**

## Dossier verwijderen

{% hint style="danger" %}
⚠️ **Permanent verwijderd — niet terug te halen.**
{% endhint %}

1. Open het dossier
2. Klik rechtsboven op het **menu-icoon → Verwijderen**
3. Bevestig tweemaal

Soms moeten er eerst gekoppelde overeenkomsten of kavels worden verwijderd voordat het dossier zelf kan worden verwijderd.

## Kavel of overeenkomst archiveren/verwijderen

Open het dossier → klik op de **rode verwijderknop** van het betreffende tabblad (kavel of overeenkomst).

* **Verwijderen** → tabblad is permanent weg
* **Archiveren** → tabblad blijft zichtbaar, gemarkeerd als archief, niet meer muteerbaar

### Gearchiveerd tabblad de-archiveren

Klik op het **archief-icoon** op het betreffende tabblad → selecteer *Uit archief halen*.

## Logboek raadplegen

Via **menu-icoon → Logboek** zie je een volledig overzicht van alle wijzigingen in het dossier: datum, wie gewijzigd, welk veld, oude en nieuwe waarde. Het logboek is per tabblad weergegeven.


# Nieuw dossier / overeenkomst aanmaken

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1 — Controleer op duplicaten

Zoek eerst of er al een dossier bestaat voor deze cliënt of dit perceel. Dit voorkomt dubbele invoer.
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Nieuw dossier aanmaken

* Ga naar het hoofdscherm
* Klik in de betreffende tegel (bijv. *Erfpacht*, *Huur*) op **+ Toevoegen**
* Vul de algemene gegevens in (omschrijving, status, betrokken partijen)
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 3 — Cliënt koppelen

De cliëntgegevens (debiteurnummer etc.) worden beheerd via de tegel **Relatie**. In het overeenkomsttabblad verschijnt alleen een link naar de cliënt.

{% hint style="warning" %}
Wil je cliëntgegevens wijzigen? Doe dit altijd via de tegel *Relatie*, niet vanuit het dossier.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4 — Document opslaan

* Open tabblad **Documenten**
* Klik op **+ Toevoegen** of sleep een document naar de tabel
* Bij geavanceerd documentenbeheer: kies een sjabloon via de toevoegen-knop en vul het in via Word
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 5 — Overeenkomsttabblad toevoegen

* Klik op het **+ teken** ter hoogte van de tabbladen
* Er wordt een nieuw overeenkomsttabblad aangemaakt
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 6 — Facturatiegegevens invoeren

* Open het overeenkomsttabblad
* Schakel **Meenemen in facturatie** in via het schuifknopje
* Voeg een facturatieregel toe via **+ Toevoegen** in de paragraaf *Facturatieregels (termijnbetalingen)*
* Kies het facturatiekenmerk
* Stel de **periode** (start/einde), het **facturatie interval** en het **facturatiemoment** in
* Klap de regel uit voor **indexering**, **bedrag afronden** en overige details
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 7 — Termijnen bewaken

* Open tabblad **Termijnkalender**
* Voeg relevante termijnen toe (bijv. einddatum overeenkomst, optieperiode)
* Wijs een **te waarschuwen persoon** toe
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 8 — Facturatiemeldingen controleren

Open het overeenkomsttabblad en controleer het blok **Facturatie meldingen**. Zolang er meldingen zijn, kan er niet worden gefactureerd.

Overzicht van alle meldingen: **Rapportage Toolbox** → tabblad **Controle facturatie-instellingen**.
{% endstep %}
{% endstepper %}


# Archiveren en vernietigen

## Dossier archiveren

{% stepper %}
{% step %}

### Open het dossier

{% endstep %}

{% step %}

### Klik rechtsboven op het menu-icoon → Archiveren

{% endstep %}

{% step %}

### Bevestig met Ja

Een gearchiveerd dossier is nog steeds vindbaar in het hoofdmenu (verschijnt onderaan, cursief en grijs), maar de gegevens zijn niet meer te muteren.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Dossier uit archief halen

Open het gearchiveerde dossier → **menu-icoon → Uit archief halen**.

## Dossier verwijderen

{% hint style="danger" %}
⚠️ **Permanent. Niet terug te halen.** Soms moeten eerst gekoppelde overeenkomsten of kavels worden verwijderd.
{% endhint %}

Open het dossier → **menu-icoon → Verwijderen** → bevestig tweemaal.

## Kavel of overeenkomst archiveren/verwijderen

Open het dossier → klik op de **rode verwijderknop** van het betreffende tabblad.

* **Verwijderen** → tabblad is permanent verwijderd
* **Archiveren** → tabblad blijft zichtbaar, gemarkeerd als archief, niet meer te muteren

Gearchiveerd tabblad de-archiveren: klik op het **archief-icoon** op het tabblad → *Uit archief halen*.

***

## Bewaartermijnen en vernietiging

TotalLink ondersteunt verplichte archiveringstermijnen conform de archiefwet. Dit is een beheerproces — zie de [Functioneel Beheer handleiding → Archiveringstermijnen & vernietigen](file:///functioneel-beheer/processen/archiveringstermijnen.md) voor de volledige instructie.

### Vernietigingsdatum instellen per overeenkomst

{% stepper %}
{% step %}

### Open het dossier → overeenkomsttabblad

{% endstep %}

{% step %}

### Vul minimaal in:

* **Einde overeenkomst**
* **Archiveringsstatus**

TotalLink berekent automatisch de **vernietigingsdatum** op basis van de centrale bewaartermijnen
{% endstep %}
{% endstepper %}

> ℹ️ De archiveringsstatus is alleen zichtbaar als het overeenkomsttype is ingesteld. Als het type nog op *Nader te bepalen* staat of leeg is, verschijnt er geen dropdown voor de archiveringsstatus. Pas zodra het type is ingevuld (bijv. *Huur*) wordt het dropdown-menu zichtbaar.

### Overeenkomst en documenten vernietigen

{% hint style="danger" %}
⚠️ **Definitief en onomkeerbaar. Altijd eerst documenten, daarna de overeenkomst.**
{% endhint %}

**Documenten verwijderen:**

{% stepper %}
{% step %}

### Open tabblad Documenten

{% endstep %}

{% step %}

### Zet per document het prullenbak-schuifje aan

{% endstep %}

{% step %}

### Activeer Toon inhoud prullenbak

{% endstep %}

{% step %}

### Klik ❌ naast het document → bevestig met Ja

{% endstep %}
{% endstepper %}

**Overeenkomst verwijderen:**

{% stepper %}
{% step %}

### Klik op de hoofdtitel van de overeenkomst

{% endstep %}

{% step %}

### Klik op ⋯ → Verwijderen → bevestig tweemaal

{% endstep %}
{% endstepper %}

### Overzicht te vernietigen overeenkomsten

Rapportage Toolbox → tabblad **Te vernietigen overeenkomsten**. Filter op vernietigingsdatum en exporteer naar Excel indien gewenst.

### Audittrail

Rapportage Toolbox → tabblad **Vernietigingslogboek**. Per object-ID zie je wanneer het is gearchiveerd, vernietigd en alle statuswisselingen.


# Dossier verplaatsen

Als het dossier in de verkeerde 'tegel' staat en wil je het dossier verplaatsen, pas dan het veld 'Soort dossier' aan in het algemene tabblad.&#x20;

<figure><img src="/files/AwjZxLUeX18Z0bkskRyG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Archiefbeheer


# Bewaartermijnen instellen

Met Archiefbeheer stel je bewaartermijnen in op overeenkomsten, zodat je altijd weet welke overeenkomsten — en de bijbehorende data — je moet verwijderen en wanneer.

**Resultaat**: vernietigingsdatum van een overeenkomst wordt automatisch berekend.

De vernietigingsdatum wordt bepaald op basis van de **einddatum** van de overeenkomst en de geselecteerde **bewaarstatus**. iedere bewaarstatus heeft een bijbehorende bewaartermijn. Deze is door de functioneel beheerder ingesteld.

```mermaid
flowchart LR
    A[Bewaarstatus] --> B[Bewaartermijn]
    B --> C[+ berekening]
    D[Datum einde overeenkomst] --> C
    C --> E[Vernietigingsdatum]
```

#### Bewaarstatus selecteren voor een overeenkomst

* Open de overeenkomst waarvan je een bewaarstatus wilt selecteren
* selecteer in het veld "Bewaarstatus" de gewenste bewaarstatus.

Het systeem zal nu een vernietigingsdatum weergeven.

{% hint style="info" %}
Niet iedere bewaarstatus leidt tot een vernietigingsdatum. In overeenkomst hoeft niet altijd te worden vernietigd.
{% endhint %}

#### Vernietigingsdatum uitstellen

1. Zet binnen de overeenkomst **Vernietigingsdatum uitstellen** aan
2. Vul **Nieuwe vernietigingsdatum** en **Toelichting uitstel** in.

{% hint style="info" %}
1 week voor de vernietigingsdatum ontvangt u een herinnering via het berichtencentrum.
{% endhint %}


# Overzicht en inzicht

Hoe krijg ik inzicht in welke overeenkomsten vernietigd moeten worden? En hoe spoort ik foutief ingestelde overeenkomsten op?

## Overzicht te vernietigen Overeenkomst

* Open de **Rapportagetool.**
* Klik op het tabblad **Vernietigen overeenkomst.**

er wordt nu een overzicht getoond van de overeenkomsten die binnen 3 maanden vernietigd dient te worden en de overeenkomsten waarin fouten i.r.t. de vernietigingsinstellingen zijn geconstateerd.

De overeenkomsten hierin kunnen 3 fasen hebben:

* Fout\
  De datum einde contract is binnen 3 maanden bereikt, maar er is nog geen bewaarstatus ingevoerd. &#x20;
* Nu te vernietigen\
  De vernietigingsdatum is bereikt, maar de gegevens van de overeenkomst zijn nog niet vernietigd.&#x20;
* Binnen 3 maanden te vernietigen.\
  Over 3 maanden is de vernietigingsdatum bereikt.

Wil men een totaaloverzicht van alle vernietigingsdatums en termijnen, kijk dan in het tabblad **Overeenkomsten** en filter op deze kolommen.

## Vernietigde overeenkomsten audittrail

1. Open de **Rapportagetool**
2. Klik op tabblad **Vernietigingslogboek**

Per object-ID zie je wanneer het is gearchiveerd, gedearchiveerd, vernietigd, en alle statuswisselingen.

## Opsporen lege dossiers

**Resultaat:** je ziet welke dossiers geen documenten of overeenkomsten bevatten en beoordeelt of ze verwijderd mogen worden.

**Doel:** een schone TotalLink-omgeving onderhouden en onnodige gegevensopslag vermijden.

**Voorwaarden:** toegang tot de Rapportagetool en het tabblad **Lege Dossiers**.

{% stepper %}
{% step %}
Open de **Rapportagetool**.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het tabblad **Lege Dossiers**.
{% endstep %}

{% step %}
Beoordeel per dossier:

* Blijft het bestaan?
* Moet het worden verwijderd volgens de archiefwetgeving?
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

**Checklist**

* [ ] Je hebt inzicht in alle lege dossiers
* [ ] Dossiers met vernietigingsplicht zijn beoordeeld
* [ ] Eventuele vervolgstappen (bijv. dossierverwijdering) zijn uitgevoerd


# Vernietigen overeenkomst en documenten

Beschrijft hoe een overeenkomst, inclusief daaraan gerelateerde gegevens definitief vernietigd moet worden.

#### Documenten verwijderen

1. Documenten in de **prullenbak** plaatsen.

* Open de **Overeenkomst** en ga naar het tabblad **Documenten.**
* Zet voor ieder te verwijderen document één voor één het schuifje **Prullenbak** aan.<br>

2. **Prullenbak legen.**

* Open de **Overeenkomst** en ga naar het tabblad **Documenten.**
* Zet de **Toon inhoud prullenbak**-schuifje aan bij de verwijderen documenten.
* Verwijder ieder document één voor één met de knop ❌.

3. **Overeenkoms verwijderen**

* <mark style="color:$primary;">Noteer de naam, adres en woonplaats van de te verwijderen relatie.</mark> deze is verderop nog nodig!
* Klik op **Verwijderen.**
* De overeenkomst zal nu worden verwijderd.

<figure><img src="/files/W13X0GfV8FzBspYqf75c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. **Verwijderen relatie**

* Ga naar het hoofdscherm en zoek op basis van de gemaakte notitie de te verwijderen relatie op.
* open de relatie kaart en klik op het tabblad **Gerelateerde dossiers.**
* Controleer of er geen verwijzing meer is naar de te verwijderen overeenkomst. Indien er nog verwijzingen zijn naar (andere) dossiers, dan moet deze relatie nog in het systeem blijven staan. Indien het tabblad geen gerelateerde dossiers laat zien, dan kan deze relatie worden verwijderd uit het systeem. Klik in de zwarte bovenbalk op het menu en klik op **verwijderen**.

{% hint style="danger" %}
indien er nog gerelateerde dossiers in de relatiekaart aanwezig zijn, dan zal bij het verwijderen van de relatie de relatie ogenschijnlijk worden verwijderd, maar deze wordt in werkelijkheid niet verwijderd!
{% endhint %}

&#x20;![](/files/IEDaVvo7awUfDtvCwPsm)

Indien er een nieuwe overeenkomst in dit dossier wordt opgenomen, dan zijn nu alle benodigde gegevens verwijderd. Indien het wenselijk is om ook het dossier te verwijderen omdat er geen overeenkomst meer is en komt, volg dan de volgende stappen:<br>

5. **Verwijderen kavel**

* klik op de 3 stippen bij het tabblad Kavel
* klik op **verwijderen**<br>

6. **verwijderen dossier**

* klik in de zwarte bovenbalk op het menu icoon
* klik op Verwijderen

{% hint style="danger" %}
Indien er zich nog kavels of overeenkomsten in het dossier bevinden, dan wordt bij het verwijderen van het dossier het dossier ogenschijnlijk verwijderd, maar deze wordt in werkelijkheid niet verwijderd.
{% endhint %}


# Verschillenanalyse Kadastergegevens uitvoeren

De Verschillenanalyse BRK vergelijkt de contracten in TotalLink met de gegevens van het Kadaster, zodat je verschillen in perceel en tenaamstelling gericht kunt opsporen en oplossen — zonder externe tools met gegevens van de juiste openbare standaardbron.

## Wat doet de Verschillenanalyse BRK?

De Verschillenanalyse BRK controleert of de erfpachten die je in TotalLink hebt geregistreerd nog kloppen met het Kadaster. TotalLink haalt de kadastrale gegevens rechtstreeks op via de Haal Centraal BRK API en vergelijkt per contract op twee punten: de **kadastrale aanduiding** (het perceel) en de **naam** van de gerechtigde.

Elk verschil krijgt een situatie ([klik voor uitleg hier](#hoe-lees-ik-de-vier-situaties)) met een bijbehorende actie, zodat je precies weet wat er aan de hand is. De analyse kijkt alleen naar percelen in gemeentelijk eigendom inclusief erfpacht.

{% hint style="warning" %}
De Verschillenanalyse is **alleen signalerend**. Er wordt niets automatisch gewijzigd in TotalLink of in het Kadaster — jij bepaalt zelf wat je met elke bevinding doet.
{% endhint %}

## Hoe start ik de Verschillenanalyse BRK?

Je kunt de analyse op twee manieren starten: zelf, wanneer je wilt, of automatisch elke maand.

### Zelf starten

{% stepper %}
{% step %}

### Open het homescherm

Ga naar het homescherm van TotalLink.
{% endstep %}

{% step %}

### Klik op het downloadicoon 'Start Verschillenanalyse BRK'

Je vindt de knop met het downloadicoon op het homescherm. Klik erop om de analyse te starten.

<figure><img src="/files/l3W6S5JLRhnd8KT1HxPO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Wacht tot de analyse klaar is

De bevraging duurt ongeveer een kwartier. Zodra de analyse klaar is, krijg je een signaal via het berichtencentrum en kun je het resultaat bekijken.

<figure><img src="/files/YwrTsYdp8QnvVxoiyVe5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="success" %}
Je kunt niks stukmaken. De analyse vergelijkt alleen gegevens en wijzigt niets — je kunt hem zo vaak starten als je wilt.
{% endhint %}

## Waar vind ik het resultaat?

Het resultaat staat in de **rapportagetoolbox**, onder het tabblad **Verschillenanalyse BRK Bevraging**.

<figure><img src="/files/XM0BWgpOb54aidfaF7v7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dit tabblad werkt hetzelfde als de andere rapportages in TotalLink. Je kunt dus zelf rechten in laten stellen, kolommen tonen of verbergen, filteren, totaliseren, de weergave opslaan als favoriet en het overzicht exporteren naar Excel.

Per bevinding zie je deze kolommen:

| Kolom                      | Wat je ziet                                                                          |
| -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Situatie**               | De bevinding (1–4) met de bijbehorende actietekst                                    |
| **Kadastrale aanduiding**  | Gemeente, sectie en perceelnummer (en bij appartementsrechten het appartementsrecht) |
| **Code**                   | De contract- of EP-code                                                              |
| **Gerechtigde**            | De naam in TotalLink, en bij situatie 1 ook de naam in het Kadaster                  |
| **Omschrijving / gebruik** | De omschrijving van het gebruik of object                                            |
| **Link**                   | Een klikbare link naar het bijbehorende dossier                                      |
| **Uitzondering**           | De ja/nee-schuif waarmee je een bevinding verbergt                                   |
| **Opmerking**              | Ruimte voor je eigen toelichting                                                     |

{% hint style="info" %}
Er wordt geen historie bewaard. Het overzicht toont steeds het resultaat van de laatste bevraging. Wil je een resultaat bewaren? Exporteer het dan naar Excel.
{% endhint %}

## Hoe lees ik de situaties?

Elke bevinding krijgt een situatie. De situatie vertelt je wat er aan de hand is en wat je moet doen.

| Situatie                                                                | Wat is er aan de hand?                                                                                                                 | Wat doe je?                                                                                 |
| ----------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **0 - leeg**                                                            | De Gerechtigden in TL en Gerechtigde in BRK komen overeen. Er zijn alleen kleine typverschillen (hoofdletters ipv kleine letters etc.) | Mogelijk relatienaam aanpassen in TotalLink                                                 |
| **1 — Gerechtigde Kadaster niet gevonden bij gerechtigde in TotalLink** | Geen enkele (achter)naam in het Kadaster bij dit perceel komt overeen met de naam in TotalLink.                                        | Controleer de gerechtigde in TotalLink en pas die zo nodig aan.                             |
| **2 — Perceel in TotalLink, niet in Kadaster**                          | Het perceel staat in TotalLink, maar niet (meer) in het Kadaster. Mogelijk is het perceel vervallen.                                   | Pas de kadastrale aanduiding aan in TotalLink. Het nieuwe perceel vind je bij situatie 3.   |
| **3 — Perceel in Kadaster, niet in TotalLink**                          | Het perceel staat in het Kadaster, maar er is nog geen erfpacht voor in TotalLink. Mogelijk is er hernummerd.                          | Voeg de erfpacht toe in TotalLink. Bij hernummering staat het oude contract bij situatie 2. |
| **4 — Lege aanduiding vanuit het Kadaster**                             | Het Kadaster levert een lege kadastrale aanduiding aan.                                                                                | Controleer de bron in het Kadaster.                                                         |
| **5 - Dit perceel bevat geen erfpachter**                               | Er is een gerechtigde in TotalLink, maar niet in het BRK                                                                               | Controleer of de gerechtigde nog steeds van toepassing is in TotalLink.                     |

{% hint style="info" %}
Situatie 2 en 3 horen vaak bij elkaar: bij een hernummering verschijnt hetzelfde perceel bij allebei. Los ze in samenhang op.
{% endhint %}

## Wat doe ik met een bevinding? (uitzondering-schuif)

Sommige verschillen zijn bekend en terecht — bijvoorbeeld een bedrijf dat in het Kadaster onder de naam van de eigenaar staat. Zulke bevindingen wil je niet elke maand opnieuw zien. Daar gebruik je de **uitzondering-schuif** voor.

{% stepper %}
{% step %}

### Zoek de bevinding op

{% endstep %}

{% step %}

### Zet de schuif in de kolom 'Uitzondering' op 'ja'

{% endstep %}

{% step %}

### (Optioneel) Voeg een opmerking toe

{% endstep %}
{% endstepper %}

Een bevinding met de schuif op **ja** wordt nu verborgen én bij alle volgende analyses. Zo blijft je overzicht schoon en zie je alleen de verschillen die nog aandacht nodig hebben.

{% hint style="success" %}
Je kunt een uitzondering altijd terugzetten. Zet de schuif weer op **nee** en de bevinding verschijnt weer in het overzicht.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Zie je de schuif niet, of kun je hem niet bedienen? Dan heb je hier geen rechten voor. Neem contact op met je functioneel beheerder — die stelt de rechten op de schuif in.
{% endhint %}

## Resultaat exporteren naar Excel

Wil je het overzicht bewaren of verder verwerken? Exporteer het dan naar Excel. Gebruik hiervoor de standaard exportknop van de rapportagetoolbox, net als bij andere rapportages in TotalLink.

<figure><img src="/files/AgqW97TZgSsaTFqLEX7P" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De export bevat onder andere de kolommen Situatie, Kadastrale aanduiding, Code, Gerechtigde, Omschrijving / gebruik en Opmerking, zodat je er buiten TotalLink verder mee kunt.

{% hint style="info" %}
Omdat TotalLink geen historie bewaart, is een Excel-export de manier om het resultaat van een specifieke maand vast te leggen.
{% endhint %}


# Overzicht Funtionaliteiten Contractbeheer


# Termijnkalender

## Wat is de termijnkalender?

Met de **termijnkalender** stel je in wanneer bepaalde termijnen verlopen en wanneer hiervoor een waarschuwing moet worden gegeven. De termijnen worden ingevoerd via een dossier, in het tabblad **Termijnkalender**.

## Termijn toevoegen

1. Open het dossier → tabblad **Termijnkalender**
2. Vul een omschrijving, de vervaldatum en de waarschuwingsdatum in
3. Voeg een **te waarschuwen persoon** toe

{% hint style="info" %}
Geef altijd een te waarschuwen persoon op. Zonder persoon ontvang je zelf de waarschuwing. Met persoon ontvangen alle genoemden een melding.

Wil je dat betrokkenen ook een **e-mail** ontvangen? Zet het schuifje bij **Mail** aan.
{% endhint %}

## Waarschuwingen

Zodra een waarschuwingsdatum is verstreken, verschijnt een melding bovenin de menubalk.

### Meldingen beheren

* Klik op de melding → overzicht van alle openstaande meldingen
* Klik op een individuele melding → het bijbehorende dossier opent
* Klik op het **kruisje** naast een melding → melding verwijderen

## Aantekeningen koppelen aan termijnkalender

Aantekeningen in het dossier kunnen automatisch doorstromen naar de termijnkalender. Vul hiervoor bij de aantekening:

1. Een datum bij **Waarschuwen**
2. Een gebruikersnaam bij **Te waarschuwen personen**

De aantekening verschijnt dan ook in het tabblad Termijnkalender.

## Regelgrensbewaking (automatische herhalende berichten)

Als beheerder kun je **herhalende berichten** instellen die automatisch worden aangemaakt in de termijnkalender. Handig voor overeenkomsten die binnenkort aflopen — je stelt één keer in en het systeem waarschuwt automatisch.

**Voorbeeld:** 3 maanden vóór het einde van elke overeenkomst een waarschuwing genereren, zonder dit per dossier handmatig in te stellen.

### Regelgrensbewaking instellen

{% stepper %}
{% step %}

### Ga naar de beheertegel

Ga naar **⚙️ Beheertegels** → tegel **Regelgrensbewaking**
{% endstep %}

{% step %}

### Nieuwe bewaking toevoegen

Klik op **➕** om een nieuwe bewaking toe te voegen
{% endstep %}

{% step %}

### Omschrijving

Geef een duidelijke **omschrijving** (bijv. *Einde overeenkomst bewaken*)
{% endstep %}

{% step %}

### Kies te bewaken entiteit

Selecteer de **te bewaken entiteit** (bijv. *Overeenkomst*)
{% endstep %}

{% step %}

### Stel in

Stel in:

* **Waarschuwingspersonen** — individuele medewerkers, generieke mailboxen of groepsmailboxen
* **E-mailnotificatie** (optioneel)
* **Bericht** — de tekst die in de waarschuwing verschijnt
* **Tijdstip van waarschuwing** — aantal dagen, weken, maanden of een jaar vóór de einddatum
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Wil je een generieke mailbox als waarschuwingspersoon? Voeg de mailbox eerst als medewerker toe in TotalLink en ken de juiste leesrechten toe.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Meldingen aangemaakt via regelgrensbewaking zijn **niet aanpasbaar** door eindgebruikers in de termijnkalender. Dit is bewust — de bewaking is centraal ingesteld.
{% endhint %}

## Termijnkalender in de Rapportage Toolbox

Een volledig overzicht van alle termijnen is op te vragen via de Rapportage Toolbox → tabblad **Termijnkalender**. Bevat:

* Dossier- en statusinformatie
* Herinneringen en vervaldatums
* Koppeling naar acties en verantwoordelijken

<details>

<summary>Ik wil een persoon toevoegen aan de termijnkalender, maar ik kan deze persoon niet selecteren.</summary>

Alleen gebruikers van TotalLink zijn te selecteren bij de ‘Te waarschuwen personen’. Anders zouden mensen mails krijgen van iets, wat ze niet in kunnen zien. Er is geen koppeling met de adressenlijst van outlook.

</details>

<details>

<summary>We willen diverse willekeurige termijnen bewaken, Hoe kunnen we dit het beste doen?</summary>

Ieder dossier van een contract heeft een tabblad termijnkalender. Dit geldt ook voor ieder project. in dit tabblad kun je aangeven welke termijnen bewaakt moeten worden, wie gewaarschuwd moet worden, of deze personen een e-mail moeten ontvangen etc.

</details>

<details>

<summary>Als we de koopovereenkomst hebben verstuurd, willen we deze binnen 2 weken getekend retour ontvangen. Dus attendering rond 1,5 week om te checken of de getekende OVK binnen is; Als de overeenkomst is ondertekend moet de betaling binnen 3 maanden plaats vinden. Attendering rond de 2,5 maand om te checken wat de status is. Daarna bij drie maanden nog een keer. Attendering bij verloopdatum van de overeenkomst. De attendering dan graag drie maanden voor de afloop van de overeenkomst, zodat er tijdig contact kan worden opgenomen met de wederpartij. Attendering bij betaaltermijnen. Graag een week van tevoren wanneer de betalingstermijn gaat lopen.</summary>

Al deze zaken kunnen door ons worden ingesteld. informeer bij <service@totallink.nl>

</details>


# FAQ termijnwaarschuwing email

{% hint style="info" %}
**De situatie**

Een gebruiker zet een termijnwaarschuwing op **Gereed = Ja**, maar een paar dagen later gaat er tóch nog een e-mail uit voor diezelfde regel. De verwachting is: als ik een termijn afmeld, krijg ik geen mail meer. Op deze pagina lees je wanneer een e-mail precies wordt verstuurd, waarom dit zo werkt, en wat je instelt om geen mail meer te ontvangen.
{% endhint %}

## Stopt de e-mail automatisch als ik een termijnwaarschuwing op Gereed = Ja zet?

Nee. Een termijnregel op **Gereed = Ja** zetten archiveert de regel, maar zet het vinkje **E-mail** niet automatisch uit. Staat E-mail nog op **Ja**, dan wordt op de ingestelde waarschuwingsdatum alsnog een e-mail verstuurd — ook als de regel inmiddels gereed (gearchiveerd) is.

{% hint style="warning" %}
Gereed zetten en de e-mail uitzetten zijn twee aparte handelingen. De regel gaat met een actief e-mailvinkje het archief in, en de waarschuwing wordt op de geplande datum gewoon nog uitgevoerd.
{% endhint %}

## Wanneer wordt de e-mail precies verstuurd?

Op de ingestelde **waarschuwingsdatum**. TotalLink verwerkt dit 's nachts (rond 04:00 uur): er wordt dan voor alle termijnregels waarbij **E-mail = Ja** en de waarschuwingsdatum is bereikt, een e-mail gegenereerd.

* Staat de waarschuwingsdatum op vandaag (of eerder) bij die nachtelijke verwerking, dan gaat de e-mail eruit.
* Staat de datum nog in de toekomst, dan gebeurt er niets; pas in de nacht ná die datum wordt de e-mail bepaald.

Nadat de e-mail is verstuurd, zet TotalLink het vinkje **E-mail** automatisch op **Nee**. Je krijgt dus niet steeds opnieuw een mail voor dezelfde regel.

## Hoe voorkom ik dat er nog een mail uitgaat?

Zet het vinkje **E-mail** op **Nee** vóórdat je de regel op Gereed zet. Dit is de best practice bij het afmelden van een termijn.

{% stepper %}
{% step %}

### Open de termijnregel

Ga naar de termijnwaarschuwing die je wilt afmelden.
{% endstep %}

{% step %}

### Zet E-mail op Nee

Haal het vinkje bij **E-mail** weg. Hiermee voorkom je dat de waarschuwing op de geplande datum alsnog wordt verstuurd.
{% endstep %}

{% step %}

### Zet de regel op Gereed = Ja

De regel gaat nu het archief in zónder actieve e-mail. Er wordt geen mail meer verstuurd.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="success" %}
Controleer dus altijd even het e-mailvinkje vóór het gereed zetten. Dat is de zekerste manier om geen mail meer te ontvangen van een afgemelde regel.
{% endhint %}

## Waarom werkt het zo — kan dit niet anders?

Dit is een bewuste keuze in TotalLink. In sommige situaties is een e-mail juist nog gewenst nadat een termijn is afgemeld — bijvoorbeeld wanneer een termijn administratief is afgerond, maar er nog een controle of vervolgactie nodig is.

Daarom wordt het e-mailvinkje niet automatisch uitgezet bij Gereed = Ja, maar laat TotalLink die keuze bij jou.

## Krijg ik een mail op de oorspronkelijke datum als ik de waarschuwingsdatum naar de toekomst verzet?

Nee, mits je de datum aanpast vóórdat de nachtelijke verwerking heeft plaatsgevonden. De achtergrondprocedure kijkt namelijk naar twee dingen: of **E-mail = Ja** staat, en wat de **laatst ingestelde** waarschuwingsdatum is.

* Verzet je de datum (bijvoorbeeld van 03-06 naar 10-06) vóór de verwerking, dan wordt de wijziging opgeslagen en telt alleen de nieuwe datum. De oude datum wordt niet meer meegenomen.
* De e-mail wordt dan pas bepaald in de nacht ná de nieuwe waarschuwingsdatum.

<details>

<summary>Voorbeeld van de timing</summary>

Staat de waarschuwingsdatum op 03-06-2026, dan worden de e-mails in de nacht ervoor (rond 04:00) gegenereerd voor alle regels met E-mail = Ja. Zet je de datum op 03-06 zelf nog vóór die verwerking naar 10-06-2026, dan vervalt de datum van 03-06 en bepaalt de procedure pas rond 10-06 of er een e-mail moet uitgaan.

</details>

## Kort samengevat

* Gereed = Ja archiveert de regel, maar zet **E-mail niet automatisch uit**.
* Staat E-mail op Ja, dan gaat de waarschuwing op de geplande datum alsnog uit (nachtelijke verwerking rond 04:00).
* Wil je geen mail meer? Zet **E-mail op Nee vóór je op Gereed zet**.
* Na verzending zet TotalLink E-mail automatisch op Nee.
* Verzet je de datum naar de toekomst vóór de verwerking, dan telt alleen de nieuwe datum.


# Kavels en percelen

<details>

<summary>ik kan het kadastraal perceel niet vinden als ik een kavel toe voeg.</summary>

De gegevens worden officieel dagelijks ververst door het Kadaster, in de praktijk wil hier nog wel eens een vertraging in zitten.. Ook kan het zijn dat de kadastrale gegevens nog niet zijn doorgevoerd in het Kadasterbestand direct na een transactie. Hier zit vaak een vertraging in.

</details>

<details>

<summary>Ik wil een adres toevoegen, maar kan deze niet vinden in TotalLink</summary>

Niet ieder postadres bestaat officieel. Het kan voor komen dat iemand zelf een huisnummer op de muur spijkert (of huisnummer toevoeging). Dit hoeft dan niet een officieel (BAG) adres te zijn. De BAG gegevens worden maandelijks ververst.

</details>

<details>

<summary>Hoe komt het dat er 3 percelen staan in plaats van alleen een bepaald kavelnummer uit het contract?</summary>

Het percelen tabblad zijn niet de percelen waar de overeenkomst over gaat, maar de percelen waar het pand op staat.\
Deze worden automatisch ingevuld, zodra je het adres van het pand aanpast/invult. Het pand bevindt zich dus op 3 kadastrale percelen, maar het contract gaat maar over 1 perceel.

</details>

<details>

<summary>Ik wil 1 kavel aan meerdere overeenkomsten koppelen, kan dat? Ik wil een kavel aan meerdere dossiers koppelen, kan dat?</summary>

Nee, n:m niet mogelijk

</details>

<details>

<summary>Ik kan de locatie van een project / kavel niet intekenen op de kaart.</summary>

Dit kun je intekenen op de plaatsen waarin de kaart wordt getoond (muv de hoofdkaart). De plaatsen waarin je dit kunt intekenen zijn o.a. bij het tabblad kavel in een dossier of in het tabblad ruimtegebruik bij een project. Linksboven in de kaart staat een icoontje met een potlood. door hierop te klikken, kun je tekenen op de kaart.

</details>

<details>

<summary>Bij het aanpassen van het percelen tabelletjes in de contractenmodule verdwijnt de kaart.</summary>

De pagina een keer verversen, we zullen dit in een volgende update aanpassen.

</details>

<details>

<summary>ik zie geen overeenkomst maar wel een erfpacht</summary>

Je gaat naar de locatie van het perceel op de grote kaart en ziet dat het gekleurde vlak mist, terwijl deze er wel hoort te liggen.\
Dit is als volgt op te lossen:\
Aan de rechterkant van de kaart zie je het volgende icoon: , hiermee open je de kaart laag instellingen van de kaart.\
De kaartlagen van de erfpachten staan uit (erfpacht agrarisch, erfpacht opstal)

Door een laag aan te vinken, zet je de lagen aan\
Het perceel van het contract is nu zichtbaar op de kaart.\
We hebben de lagen nu voor je aangezet. Je kunt hier ook andere lagen aanzetten, zoals de luchtfoto of het bestemmingsplan.\
Sommige lagen zijn afhankelijk van het zoomniveau. Deze worden pas zichtbaar als je ver genoeg inzoomt.\
De kaart onthoudt hoe je deze de laatste keer hebt ingesteld. Hij opent dus altijd met je laatst gekozen instellingen.

</details>

<details>

<summary>Ik wil alleen mijn getekend (deel)perceel zien. Wat doe ik?</summary>

Verberg deel perceel schuifje aan

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZi6qAuRsWTuojrZQcLle%2Fuploads%2FI2xI20i319fPqUH56oeT%2F20260409-1142-32.7447818.mp4?alt=media&token=220912bb-85b4-4dda-a267-5ed5bda2f936>" %}

</details>


# Overeenkomsten

## Overeenkomst opvragen

{% stepper %}
{% step %}

#### Via de zoekfunctie

1. Typ (deel van) de naam of het dossiernummer in de bovenbalk
2. Klik op het resultaat om de detailpagina te openen
3. Klik op het betreffende overeenkomsttabblad
   {% endstep %}

{% step %}

#### Vanuit een dossier

1. Open het dossier
2. Elke overeenkomst heeft een eigen tabblad — klik op het gewenste tabblad
   {% endstep %}
   {% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Het overeenkomsttabblad bevat uitsluitend de gegevens die relevant zijn voor de facturatie. De contractdocumenten zelf staan in tabblad **Documenten**.
{% endhint %}

## Nieuwe overeenkomst toevoegen

### Nieuw dossier + overeenkomst

{% hint style="info" %}
💡 Controleer eerst of er al een soortgelijk dossier bestaat.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

1. Ga naar het hoofdscherm → klik in de betreffende tegel op **+ Toevoegen**
   {% endstep %}

{% step %}
2\. Er wordt een nieuw dossier aangemaakt
{% endstep %}

{% step %}
3\. Voeg een overeenkomsttabblad toe: klik op **+ Toevoegen** bovenin het scherm, onder de bovenbalk
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Overeenkomst aan bestaand dossier toevoegen

Als een cliënt meerdere overeenkomsten heeft:

{% stepper %}
{% step %}

1. Open het bestaande dossier
   {% endstep %}

{% step %}
2\. Klik op het **+ teken** ter hoogte van de tabbladen (rechts van het laatste tabblad)
{% endstep %}

{% step %}
3\. Er wordt een nieuw overeenkomsttabblad aangemaakt
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Meenemen in facturatie

Een facturatie wordt **alleen** uitgevoerd als het kenmerk *"Meenemen in facturatie"* is ingeschakeld. Dit kenmerk schakel je in via het **schuifknopje** in het overeenkomsttabblad.

## Cliëntgegevens beheren

De gegevens van de cliënt (aan wie er gefactureerd wordt) zijn opgeslagen in het **adresboek** via de tegel *Relatie*. Het overeenkomsttabblad toont alleen een link naar de cliënt.

{% hint style="warning" %}
⚠️ Wil je cliëntgegevens aanpassen (bijv. debiteurnummer)? Doe dit altijd via de tegel *Relatie*, niet vanuit het overeenkomsttabblad.
{% endhint %}

### Dossiers & overeenkomsten

<details>

<summary>Ik wil het (e-mail) adres van een client aanpassen, hoe doe ik dat?</summary>

zoek op de naam van de betreffende client in het hoofdmenu, klik hierop en vervolgens opent de betreffende relatiekaart waarin de gegevens aangepast kunnen worden.

</details>

<details>

<summary>Ik wil een project / contract verwijderen / archiveren.</summary>

Vaak wordt er ergens anders in het programma verwijzen naar het project / contract wat je wilt verwijderen. Hierdoor kun je een project / contract vaak niet verwijderen. Indien er geen verwijzingen zijn: open het betreffende project / contract en klik in het menu (3 horizontale streepjes bovenin de menubalk) op verwijderen. Indien deze optie niet aanwezig is, of indien er naar dit project wordt verwezen, klik dan op "Archiveren".

</details>

<details>

<summary>Ik wil gearchiveerd project of ik wil een gearchiveerd contract openen, maar kan deze niet vinden in de tegel.</summary>

zoek in het zoekveld bovenin het hoofdscherm op projectnaam / contractnaam. het gearchiveerde project / contract zal vervolgens in grijze tekst worden getoond in de tegel.

</details>

<details>

<summary>Ik heb een contract / project gearchiveerd en wil deze weer uit het archief halen. Kan dat?</summary>

Ja, klik op het betreffende project / contract en klik vervolgens in het menu (3 horizontale streepjes) bovenin op "uit archief halen". Ook een individuele overeenkomst kan uit het archief worden gehaald door op de 3 puntjes te klikken in het tabblad van de overeenkomst.

</details>

<details>

<summary>Een dossier dient alleen voor mij of een beperkt aantal personen zichtbaar te zijn en verborgen voor alle andere gebruikers.</summary>

Voeg de personen toe dit het dossier mogen inzien in het "Algemeen" tabblad, bij "betrokken relaties". vink vervolgens het veld "vertrouwelijk" aan. Hierna is het dossier alleen voor de medewerkers genoemd bij "betrokken relaties" zichtbaar.

</details>

<details>

<summary>Ik wil in TotalLink bijhouden op welke panden een anti-speculatie beding is gesloten.</summary>

Hiervoor heb je beheerdersrechten nodig, voeg dit veld toe bij het pand/ contract, geef aan dat deze onderdeel is van lijst overeenkomst en/of pand. Vervolgens verschijnt dit veld in de rapportagetool. Vervolgens kun je hierop filteren en overzichten maken

</details>

<details>

<summary>Waarom komt een overeenkomst type niet in de rapportagetool voor?</summary>

De contractvorm zit in rapportages. Er zijn twee mogelijke reden waarom jullie ze niet zien.

Je bent aan het zoeken in het ‘Soort dossier’ veld. Dit zijn de hoofdsoorten (de tegels op het zoekscherm). Anti-kraak is echter een overeenkomst type, dit is een subverdeling van de overeenkomsttypes binnen een dossier. Anti-kraak valt bijvoorbeeld onder dossier soort: Verhuur pand. Je dient dus te zoeken in het veld ’Soort overeenkomst’.

De tweede reden is simpeler. Mogelijk wordt er gezocht op de term ‘antikraak’. Het type heet echter ‘anti-kraak’ met een –

</details>


# Documentenbeheer

> *Functionaliteiten · Contractbeheer*

TotalLink biedt drie niveaus van documentenbeheer, afhankelijk van de gekozen configuratie.

## Standaard documentenbeheer

### Document opslaan

{% stepper %}
{% step %}

### Open dossier en tabblad

Open het dossier → tabblad **Documenten**
{% endstep %}

{% step %}

### Toevoegen via verkenner

Klik op **+ Toevoegen** → er opent een verkennervenster\
Blader naar het document en klik op *Opslaan*
{% endstep %}

{% step %}

### Of slepen

Of: **sleep een document** direct naar de documententabel.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Document downloaden

Klik op het **download-icoon** (pijltje omlaag) vooraan de informatieregel van het document.

### Document in ander bestandsformaat opvragen

Afhankelijk van het bestandstype en de TotalLink-configuratie kunnen documenten in meerdere formaten worden opgehaald (bijv. Word als PDF). Klik op het **bestandsformaat-icoon** van het gewenste formaat.

### Document voorlopig verwijderen (prullenbak)

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **schuifje** in de kolom *Prullenbak* (laatste kolom van de documententabel — mogelijk niet direct zichtbaar)
{% endstep %}

{% step %}
Het document gaat naar de prullenbak en verdwijnt uit de tabel
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Document definitief verwijderen

{% stepper %}
{% step %}
Voer eerst de stap *Voorlopig verwijderen* uit
{% endstep %}

{% step %}
Zet **Toon inhoud prullenbak** aan
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het **kruisje** aan het einde van de regel → bevestig met *Ja*
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="danger" %}
⚠️ Definitief verwijderde documenten zijn niet meer terug te halen.
{% endhint %}

### Document herstellen uit prullenbak

Zet het schuifje *Prullenbak* bij het document **uit** om het uit de prullenbak te halen.

### Document kopiëren

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **kopieer-icoon** bij het document
{% endstep %}

{% step %}
Kies het **type onderwerp** waar naartoe gekopieerd wordt (bijv. Project, Relatie, Erfpacht)
{% endstep %}

{% step %}
Kies het specifieke onderwerp binnen dat type
{% endstep %}

{% step %}
Klik *Ok*
{% endstep %}
{% endstepper %}

Kopiëren kan binnen dezelfde documententabel of naar een andere tabel. Je ontvangt een bevestigingsmelding als het kopiëren is gelukt.

***

## Geavanceerd documentenbeheer

Bevat alle standaardfunctionaliteit plus:

### Word/Excel direct vanuit TotalLink openen en bewerken

{% stepper %}
{% step %}
Open het tabblad Documenten → klik op **+ Toevoegen**
{% endstep %}

{% step %}
Kies *Word-document* of *Excel-document*
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het bestand om het in Word/Excel te openen
{% endstep %}

{% step %}
Bewerk het document en sla op via de save-knop in Word/Excel → het bestand wordt direct teruggeoplagen in TotalLink
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
ℹ️ Klik eventuele beveiligingswaarschuwingen in de gele balk weg voor je gaat bewerken.
{% endhint %}

### Versiehistorie raadplegen

Elke keer dat een Word- of Excel-document vanuit TotalLink wordt geopend en na een wijziging opgeslagen, wordt de vorige versie automatisch bewaard.

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **uitschuifpijltje** bij de documentregel om de versiehistorie uit te vouwen
{% endstep %}

{% step %}
Oudere versies zijn zichtbaar, downloadbaar en te bekijken
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Vorige versie terugzetten

{% stepper %}
{% step %}
Open de versiehistorie van het document
{% endstep %}

{% step %}
Selecteer de gewenste versie
{% endstep %}

{% step %}
Sla deze opnieuw op in TotalLink → de overschreven versie wordt automatisch in de versiehistorie opgenomen (er gaat nooit een versie verloren)
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Documentenbeheer met DMS-koppeling

TotalLink kan worden gekoppeld aan een extern Document Management Systeem (DMS).

| Koppelingstype | Beschrijving                                                                                                           |
| -------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **1-weg**      | Bestanden worden uit het DMS opgehaald en getoond in TotalLink. Bestanden worden **niet** terug opgeslagen in het DMS. |
| **2-weg**      | Volledige synchronisatie. Bestanden worden uit het DMS gehaald én vanuit TotalLink terug opgeslagen in het DMS.        |

{% hint style="info" %}
ℹ️ Bij problemen met de DMS-koppeling (bijv. PDF wordt als HTML gedownload): zie de [FAQ](file:///0580431/processen/faq.md) voor de stappen om de koppeling te controleren.
{% endhint %}

## Veelgestelde vragen

<details>

<summary>Ons documentmanagementsysteem (Corsa Djuma of een ander DMS) is al enige tijd uit de lucht en doet het nu pas weer. Wat gebeurt er met de documenten die wij al in TotalLink hebben gezet?</summary>

**Antwoord:** TotalLink bewaart de documenten tot het moment dat het DMS weer in de lucht is. Zodra deze weer in de lucht is, worden alle nog niet verstuurde documenten alsnog in het DMS opgeslagen.

</details>

<details>

<summary>Hoe verwijder ik een document permanent?</summary>

Achteraan iedere documentregel zit een schuif "prullenbak". Zet deze aan en zet de schuif "Toon prullenbak" aan. achteraan de regel staat een verwijderknop waarmee het document definitief verwijderd kan worden.

</details>

<details>

<summary>In een gegenereerde document sjabloon wordt de tag of of niet vervangen.</summary>

Is er een zaak gemaakt in het DMS Is dit zaaknummer zichtbaar in het TotalLink dossier Is het document opgeslagen in de Documenten tabel (dan wordt het documentnummer pas in het document gezet)

</details>


# Rapportage toolbox

De Rapportage Toolbox biedt een flexibele manier om overzichten en lijsten te genereren vanuit alle Contractbeheer-gegevens, exporteerbaar naar Excel.

## Toolbox openen

Klik vanuit het hoofdmenu in de grijze zijbalk op het **Rapportage Toolbox-icoon** (vergrootglas).

## Standaard beschikbare rapportages (Contractbeheer)

| Rapportage                           | Doel                                                                                  |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Overeenkomst facturatieregels**    | Facturatiecondities (bedrag, frequentie, indexatie, grootboek) controleren en bewaken |
| **Overeenkomsten**                   | Volledige lijst met partijen, looptijden, contractwaarden en auditinfo                |
| **Kavels**                           | Inzicht in kavels binnen dossiers (nummer, ligging, kenmerken)                        |
| **Dossiers**                         | Centrale toegang tot dossiers, jaarbedragen, looptijden                               |
| **Controle facturatie-instellingen** | Preventieve controle: ontbrekende velden, inconsistenties, te corrigeren records      |
| **Te factureren / Gefactureerd**     | Cashflow-overzicht van openstaande en reeds gefactureerde posten                      |
| **Facturatie batches**               | Batchverwerking: datum, verantwoordelijke, totaalbedrag, uitzonderingen               |
| **Overzicht facturatie**             | Samenvattend beeld per periode voor volumesturing en trendanalyse                     |
| **Termijnkalender**                  | Overzicht van geplande termijnen, deadlines en herinneringen                          |
| **Te vernietigen overeenkomsten**    | Overeenkomsten met (bijna) verstreken bewaartermijn                                   |
| **Vernietigingslogboek**             | Audittrail van vernietigde overeenkomsten                                             |
| **Lege dossiers**                    | Dossiers zonder documenten of overeenkomsten                                          |

## Rapportage samenstellen

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1 — Onderwerp kiezen

Kies een tabblad om de rapportage op te baseren. Indien de beschikbare onderwerpen niet volstaan, kan een TotalLink consultant aanvullende onderwerpen toevoegen.
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2 — Velden selecteren

* Klik het kruisje achter een kolom om deze te verwijderen
* Klik op een veld bij *Te selecteren kolommen* om de volgorde te wijzigen (gebruik < en > pijltjes)
* Klik op **+** om extra velden toe te voegen
  {% endstep %}

{% step %}

### Stap 3 — Filter instellen

Klik bij *Filter instellen* op **+** om filterregels toe te voegen. Combineer condities via **EN** en **OF**.

**Voorbeeld:**&#x47;a in het tabblad Gefactureerd naar de filters. Voor de jaarlijkse facturen in januari vul je het volgende in:

* Factuurdatum groter dan 31-12-2025
* Factuurdatum kleiner dan 01-02-2026
* Omschrijving periode is gelijk aan 2026

![](/files/uZTilq0lSv1F1VJroBqw)&#x20;

Klik daarna op het Excel symbool om het overzicht te downloaden.

![](/files/PDdF4USQf3xLClS1HVHR)&#x20;

{% hint style="info" %}
💡 Denk goed na over de definitie van je overzicht. Wil je echt álle overeenkomsten, of alleen de actieve? Voeg een filter toe als dat relevant is.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4 — Totaliseren

Selecteer bij *Totaliseren* één of meer kolommen. TotalLink totaliseert alle getallen per geselecteerde kolom, inclusief een *grand total* onderaan de lijst.

{% hint style="warning" %}
⚠️ TotalLink totaliseert alle numerieke velden. Sommige velden zijn onzinnig om te totaliseren (bijv. kostensoort-codes). Kies zorgvuldig welke kolommen je totaliseert.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 5 — Exporteren naar Excel

Klik op het **Excel-icoon**. Als er een totalisering is ingesteld, wordt die meegenomen in de export. De Excel heeft extra functionaliteit: de lijst kan worden ingeklapt en uitgevouwen naar detailniveau.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Bevraging opslaan als knop

{% stepper %}
{% step %}
Klik op het **+ icoon** bij *Opslaan als favoriet*
{% endstep %}

{% step %}
Geef de knop een herkenbare naam
{% endstep %}

{% step %}
De bevraging is nu herbruikbaar via één klik

Via de **drie puntjes** op een knop: naam wijzigen, filter overschrijven, aan printmenu toevoegen of verwijderen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Rapport in het printmenu plaatsen

{% stepper %}
{% step %}
Klik op drie puntjes → **Maak rapport**
{% endstep %}

{% step %}
De bevraging verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop
{% endstep %}

{% step %}
Rechten worden automatisch overgenomen van de knop
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Rapport met variabele invoer (parameter query)

Maak een filter waarbij je één of meer velden leeg laat. Sla op als knop en voeg toe aan het printmenu. Bij uitvoeren vraagt TotalLink de ontbrekende waarden aan de gebruiker.

**Voorbeeld:** filter op *Einde overeenkomst* zonder datum ingevuld → bij uitvoeren vraagt TotalLink de gewenste datum.

## Sjablonen vanuit de Rapportage Toolbox

Als er een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, valt dit te draaien via het **Word- of PDF-icoon** in de exportbalk. Elke tabelregel levert één document. De sjablonen worden als ZIP aangeboden via de downloadmanager.


# Sjablonen

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via MergeFields. Hiermee worden contractgegevens automatisch ingevuld in een Word-document — bijv. voor een brief huurverhoging, overeenkomst of notificatie.

## Sjabloon openen vanuit de Rapportage Toolbox

Als een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp:

{% stepper %}
{% step %}
Open de **Rapportage Toolbox**.
{% endstep %}

{% step %}
Navigeer naar het gewenste tabblad.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het **Word- of PDF-icoon** in de *Exporteren naar*-balk.
{% endstep %}

{% step %}
Kies het gewenste sjabloon.
{% endstep %}

{% step %}
Elke rij in de tabel levert één ingevuld document. Een ingesteld filter wordt meegenomen. De sjablonen worden als ZIP aangeboden via de **downloadmanager**.

{% hint style="info" %}
De geselecteerde kolommen en totaliseerkolommen worden *niet* overgenomen in het sjabloon.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Sjabloon openen vanuit de documententabel

*Alleen beschikbaar als de documentmanagement module is afgenomen.*

{% stepper %}
{% step %}
Open het dossier → tabblad **Documenten**.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op **+ Toevoegen** → er opent een dialoog.
{% endstep %}

{% step %}
Kies het sjabloon via de keuzelijst **Blanco document**.

* Heb je meerdere actieve overeenkomsten op het dossier? Dan is er per overeenkomst een apart sjabloon zichtbaar.
  {% endstep %}

{% step %}
Klik op *Open een nieuw Word document vanuit de applicatie*.
{% endstep %}

{% step %}
Word opent met het ingevulde sjabloon.
{% endstep %}

{% step %}

{% endstep %}

{% step %}
Pas het document aan → sla op via de save-knop in Word → het bestand wordt direct opgeslagen in TotalLink.
{% endstep %}

{% step %}
Het sjabloon is daarna downloadbaar, bewerkbaar en als PDF uitdraaibaar. Versies worden bijgehouden via de versiehistorie.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Sjabloon omzetten naar rapport in het printmenu

{% stepper %}
{% step %}
Sla de bevraging op als knop in de Rapportage Toolbox.
{% endstep %}

{% step %}
Klik op drie puntjes van de knop → **Maak rapport**.
{% endstep %}

{% step %}
De sjabloonoptie verschijnt in het printmenu.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Sjabloonhistorie raadplegen

Historische versies van sjablonen zijn te raadplegen via het tabblad **Sjabloon** → kolom **Sjabloon historie**, zolang ze niet zijn verwijderd.

{% hint style="info" %}
Is een sjabloon verwijderd in de productieomgeving? Controleer dan ook de testomgeving — daar kan het sjabloon mogelijk nog beschikbaar zijn.
{% endhint %}

## Beheer van sjablonen

Het beheren en aanmaken van sjablonen (MergeFields instellen, bronvelden koppelen, tabellen configureren) is een taak voor de functioneel beheerder. Zie de [Functioneel Beheer handleiding → Sjablonen beheren](file:///functioneel-beheer/functionaliteiten/sjablonen.md) voor de volledige instructie.


# Kaart met overzicht kavels

## Overzichtskaart

De overzichtskaart is te benaderen via het hoofdmenu: klik op het **kaartpictogram** in de grijze verticale balk aan de linkerkant.

Op het kaartscherm zie je een grote kaart met filtermogelijkheden.

### Zoeken op de kaart

* Via **zoekcriteria** (afhankelijk van de lokale inrichting)
* Via de **zoekbalk** op de kaart (adreszoeken — beschikbaar bij maatwerk configuraties)

Resultaten worden als pointer op de kaart getoond.

### Kaartlagen aan/uitzetten

De kaart bestaat uit meerdere lagen (luchtfoto, bestemmingsplan, kadaster, eigen informatie). Lagen beheer je via de **kaartwisselaar** rechtsboven in de kaart. TotalLink onthoudt de lagen zoals ze voor het laatste waren ingesteld.

Klik rechtsboven op *Reset* om de oorspronkelijke kaartselectie te herstellen (alleen lagen worden gereset, geen gegevens verwijderd).

***

## Kavels intekenen

### Kavelscherm openen

{% stepper %}
{% step %}
Open een informatiescherm (bijv. een verhuring of ingebruikgeving).
{% endstep %}

{% step %}
Klik op het tabblad **Kavel** of maak een nieuw kavel aan via **+ Toevoegen**.
{% endstep %}

{% step %}
Klik rechtsboven in het kavelscherm op het teken-icoon.

{% hint style="info" %}
Als het teken-icoon niet zichtbaar is, neem dan contact op met de TotalLink-beheerder.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Tekenen

* Klik op de kaart om punten te plaatsen en lijnen te tekenen
* Houd **Shift** ingedrukt om vrij te tekenen (sleepbeweging)
* Druk op **Esc** om het laatste punt te verwijderen
* Sluit een vlak door te dubbelklikken of terug te klikken op het startpunt

Vlakken tonen tijdens het tekenen de oppervlakte in m² (geel). Lijnen tonen de lengte van het laatste segment en de totale lengte.

### Aanpassen van tekeningen

Klik op het **aanpas-icoon** (moersleutel/schroevendraaier). Klik op de tekening → er verschijnt een blauwe cirkel op de lijn → houdt muisknop ingedrukt om een punt te verplaatsen.

### Verwijderen van tekeningen

Klik op het **verwijder-icoon** → selecteer de tekening → bevestig via de *Verwijder*-knop.

### Snapfunctionaliteit

Via het snap-icoon schakel je snapfunctionaliteit in/uit. Als snap aan staat, zijn alle getekende lijnen op de kaart magnetisch — de cursor springt automatisch naar nabijgelegen lijnen. Handig om tekeningen strak tegen elkaar te plaatsen.

***

## Kavelgegevens & kadastrale informatie

In het kavelscherm staat een knop **Importeer** bij de kadastrale gegevens. Klik hierop om de kadastrale informatie automatisch op te halen op basis van de kavelgeometrie (kadastrale gemeente, sectie en perceel).

Indien de geïmporteerde kadastrale informatie niet correct is, kan deze handmatig worden overschreven.

***

## Tekeningopdrachten, tekeningen en kavels toevoegen

{% stepper %}
{% step %}
Open het informatiescherm.
{% endstep %}

{% step %}
Klik in de bovenbalk op **+ Toevoegen**.
{% endstep %}

{% step %}
Kies *Tekeningopdracht*, *Tekening* of *Kavel*.
{% endstep %}
{% endstepper %}


# 4-Ogen principe


# Vier-ogen principe-Overeenkomst wijzigen

Wijzigingen vereisen controle door een tweede persoon.

#### Inleiding <a href="#inleiding" id="inleiding"></a>

Bij het toepassen van het vier-ogenprincipe moeten bepaalde wijzigingen van een overeenkomst eerst door een andere gebruiker worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief zijn.

De functioneel beheerder van TotalLink bepaalt welke velden onder dit principe vallen. \
Velden waarvoor goedkeuring vereist is, noemen we goedkeuringsvelden (ook wel beoordelingsplichtige velden).&#x20;

Zolang wijzigingen in deze goedkeuringsvelden nog niet zijn goedgekeurd, kan de overeenkomst niet worden gefactureerd. Wijzigingen in velden die niet als goedkeuringsveld zijn ingesteld, blokkeren de facturatie van de betreffende overeenkomst niet.&#x20;

Een wijziging in de overeenkomst waarbij beoordelingsplichtige velden zijn betrokken gaat in een aantal stappen:

1. wijzigen van de overeenkomst door de betreffende velden in TotalLink aan te passen.
2. De aanpassing aanbieden ter accordering.
3. Aanpassingen accorderen.

#### 1. Wijzigen van een overeenkomst

Het wijzigen van een overeenkomst verloopt verder hetzelfde als gebruikelijk. Het enige verschil is dat de gewijzigde goedkeuringsvelden linksboven worden gemarkeerd met een gekleurd lipje, om aan te geven dat deze nog moeten worden goedgekeurd.\
ook zal er in de vier-ogen tabel een melding verschijnen waarin is te zien welke velden zijn gewijzigd.

<figure><img src="/files/3Bxn2LpQp7yZAcg7AwwZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Wijzigingen ter accordering aanbieden <a href="#stap-2-batch-ter-accordering-aanbieden" id="stap-2-batch-ter-accordering-aanbieden"></a>

De vier-ogen tabel\
Het beheren van wijzigingen volgens het vier-ogenprincipe vindt plaats in de vier-ogentabel. In de bovenstaande afbeelding is deze rechtsonder te zien. Om het goedkeuringsproces te begrijpen, wordt deze tabel hieronder nader toegelicht.

De tabel maakt inzichtelijk welke wijzigingen zijn aangebracht en of deze volgens het vier-ogenprincipe moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd.

Degene die de wijzigingen moet goedkeuren, hoeft niet elke afzonderlijke wijziging apart te beoordelen. Wanneer meerdere goedkeuringsvelden worden gewijzigd, worden deze gebundeld tot één reeks die in één keer ter goedkeuring wordt aangeboden en kan worden goedgekeurd. Deze reeks verschijnt als één regel in de vier-ogentabel, die zich op het overeenkomsttabblad bevindt.

Als een reeks ter goedkeuring is aangeboden en daarna aanvullende wijzigingen worden doorgevoerd, wordt automatisch een nieuwe reeks aangemaakt. Deze verschijnt als een nieuwe regel in de vier-ogentabel en kan afzonderlijk ter goedkeuring worden aangeboden.

Iedere regel bevat een knop waarmee de betreffende reeks kan woren goedgekeurd. Per reeks wijzigingen zie je in de tabel:

* de accordeer knop.
* Welke velden zijn gewijzigd in de reeks.
* Wanneer de wijziging is aangeboden ter goedkeuring.
* Wanneer de wijziging heeft plaatsgevonden.
* Door wie de wijziging is goedgekeurd.

\
Om een wijziging ter accordering aan te bieden:

* Klik in de vier-ogen tabel op **"Laten beoordelen"**
* er opent nu een dialoog, kies hier **mutatiebeoordeling** = "**Wacht op accordering**".
* Selecteer daarna wie een **notificatie** moet ontvangen met het verzoek om de wijzigingen goed te keuren. deze notificatie is daarna terug te vinden in de **termijnkalender**. hierbij is te kiezen uit:

<div data-full-width="true"><figure><img src="/files/xj12t4Lx1rP2WA3dt39j" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

| Wie te notificeren         | wie wordt genotificeerd                                                                     |
| -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Alle accordeerders**     | Alle accordeerders ontvangen een notificatie                                                |
| **De meest beschikbare**   | Accordeerder met de minste openstaande verzoeken                                            |
| **Kies zelf**              | Kies zelf één of meerdere personen.                                                         |
| **Langst niet toegewezen** | Accordeerder die het langst niet heeft beoordeeld.                                          |
| **Niemand**                | Niemand krijgt een notificatie                                                              |
| **Willekeurig**            | Één willekeurige accordeerder wordt door het systeem geselecteerd en getoond in het scherm. |

* Bevestig. Status wijzigt naar **Wacht op Accordering**
* De accordeerder ontvangt een notificatie (in-app en e-mail)

### Wat gebeurt er na het aanbieden? <a href="#wat-gebeurt-er-na-het-aanbieden" id="wat-gebeurt-er-na-het-aanbieden"></a>

* Direct na het wijzigen van een beoordelingsplichtig veld kan de betreffende overeenkomst niet meer worden gefactureerd tot het moment dat deze is goedgekeurd.&#x20;
* Velden die moeten worden goedgekeurd, zijn linksboven gemarkeerd met een gekleurd lipje.
* In het tabblad ‘**termijnkalender**’ wordt een melding aangemaakt waarin te zien is wie wordt gewaarschuwd. Deze **e-mail** wordt in de **nacht na het aanmaken** van de wijziging **verzonden**. Degene die de wijziging moet beoordelen, ontvangt de melding dus de volgende werkdag in zijn of haar mailbox.
* **Je ontvangt een notificatie** zodra de accordeerder een beslissing heeft genomen. Bij goedkeuring van wijzigingen is de overeenkomst weer te factureren

### Wat als mijn wijziging niet worden goedgekeurd? <a href="#wat-als-mijn-wijziging-wordt-teruggestuurd-ter-herziening" id="wat-als-mijn-wijziging-wordt-teruggestuurd-ter-herziening"></a>

De reeks van wijzigingen kunnen op twee manieren worden afgekeurd:

* **Ter Herziening**, de beoordelaar verzoekt wijzigingen aan te brengen.&#x20;
* **Afgekeurd**, dit betekent dat alle aangedragen wijzigingen zijn verwijderd.

**Ter Herziening**\
De reeks van wijzigingen is beoordeeld met de status Ter Herziening. Pas de velden aan, daarna bied je de batch opnieuw ter beoordeling aan.

**Afgekeurd**\
De wijzigingen in de reeks die zijn verstuurd ter beoordeling worden teruggedraaid naar de oude waarden en de betreffende regel is verwijderd uit de vier-ogen tabel. De situatie is dan weer zoals het was voordat de wijzigingen werden ingevoerd.

### Alternatieve situaties <a href="#alternatieve-situaties" id="alternatieve-situaties"></a>

* **Wijziging annuleren:** Verwijder de set van wijzigingen tijdens de status "In Mutatie". Alle wijzigingen worden ongedaan gemaakt.
* **Nieuwe mutaties terwijl wachten op beoordeling:** Indien nieuwe wijzigingen worden aangebracht in de overeenkomst, dan worden deze in een nieuwe set aangeboden ter beoordeling. Deze worden getoond als nieuwe regel in de vier-ogen tabel.
* **Geen accordeerders beschikbaar:** Je ontvangt de melding "Geen accordeerders beschikbaar". De set van wijzigingen blijft open staan ter beoordeling.
* **Accordeerder afwezig:** Je kunt de set van wijzigingen opnieuw toewijzen aan een andere accordeerder.&#x20;


# Vier-ogen principe-Wijziging beoordelen

Beoordelen van andermans wijzigingen

#### Inleiding

Bij het toepassen van het vier-ogenprincipe moeten bepaalde wijzigingen van een overeenkomst eerst door een andere gebruiker worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief zijn.

De functioneel beheerder van TotalLink bepaalt welke velden onder dit principe vallen. \
Velden waarvoor goedkeuring vereist is, noemen we goedkeuringsvelden (ook wel beoordelingsplichtige velden).&#x20;

Zolang wijzigingen in deze goedkeuringsvelden nog niet zijn goedgekeurd, kan de overeenkomst niet worden gefactureerd. Wijzigingen in velden die niet als goedkeuringsveld zijn ingesteld, blokkeren de facturatie van de betreffende overeenkomst niet.&#x20;

Een wijziging in de overeenkomst waarbij beoordelingsplichtige velden zijn betrokken gaat in een aantal stappen:

1. wijzigen van de overeenkomst door de betreffende velden in TotalLink aan te passen.
2. De aanpassing aanbieden ter accordering.
3. Aanpassingen accorderen.

Deze paragraaf beschrijft de 3e stap in dit proces, het accorderen van de door een collega gemaakte aanpassingen.

#### Beoordelingsmelding

Als accordeerder ontvang je een **notificatie** zodra een collega een wijzigingen van een overeenkomst in TotalLink ter beoordeling heeft aangeboden. klik op deze notificatie om het betreffende dossier te openen en klik op het tabblad O**vereenkomst.**

<div data-full-width="true"><figure><img src="/files/RHTTSZ9Es3ivfbWKfAMV" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Indien de beoordelingsmelding via de mail is binnengekomen, klik op de link in de mail. klik in het dossier wat nu opent op het tabblad "Overeenkomst".&#x20;

#### Beoordelen van wijziging

in de overeenkomst vind je de 4-ogen tabel. Deze tabel bevat een overzicht van de ter beoordeling aangeboden wijzigingen.

<figure><img src="/files/e9CHutpCQ081Eqie8Lxe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dit voorbeeld heeft user Cor de status, adres en client gewijzigd van de overeenkomst. Klik op de knop **beoordelen**.

<div data-full-width="true"><figure><img src="/files/gVJJbYW3SCp7bVigPM1J" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Selecteer **Geacccordeerd** indien de voorgestelde wijziging akkoord is bevonden

* De overeenkomst kan nu weer worden gefactureerd.
* De gekleurde lipjes bij de gewijzigde velden zijn verdwenen.
* Alle muteerders krijgen een melding dat de wijzigingen zijn goedgekeurd.

Selecteer **Ter Herziening** indien de voorgestelde wijziging aanpassingen behoeven en ter herziening terug worden gegeven aan de persoon die de mutatie heeft gemaakt.

* Voer in het veld **Reden** in waarom de wijzing herzien moet worden.
* De betreffende velden kunnen worden aangepast waarbij de wijzigingen weer worden opgenomen in dezelfde reeks.
* Na aanpassing wordt de reeks weer opnieuw aangeboden ter goedkeuring.

Selecteer **Afkeuren** en geef een reden op. Alle wijzigingen in de reeks zullen worden **teruggedraaid** en de overeenkomst inclusief de vier-ogen tabel ziet er weer uit zoals voor het invoeren van de wijzigingen.

* Alle muteerders krijgen een melding dat de wijzigingen zijn afgekeurd.

> 🎬 **Schermopname:** Doorloop: notificatie openen → mutaties beoordelen-tabel bekijken → accorderen

## Wat als de accordeerder niet beschikbaar is?

Indien wordt gesignaleerd dat een wijziging niet wordt beoordeeld door de persoon die hiervoor is aangewezen, kan een willekeurige andere persoon worden gevraagd om een reeks wijzigingen goed te keuren, mits deze persoon de benodigde rechten heeft.

De betreffende persoon kan hiervan op de hoogte worden gesteld via een notificatie. Open hiervoor de betreffende overeenkomst, ga naar de termijnkalender en voeg deze persoon toe aan de te notificeren personen van deze taak.

Indien een veld goedkeuringsplichtig is gemaakt, kan dit veld niet langer worden gemuteerd via de rapportagetool, zodat het vier-ogenprincipe correct wordt bewaakt.

```mermaid
graph TD
 direction LR
 mutation{"In mutatie"} --> wait{"Wacht op accordering"}
 wait{"Wacht op accordering"} --> reject{"Afgekeurd"}
 wait{"Wacht op accordering"} --> approve{"Geaccordeerd"} 
 revise{"Te herziening"} --> wait{"Wacht op accordering"}
 wait{"Wacht op accordering"} --> revise{"Te herziening"}
```


# Vier-ogen-Rapportages & Sturing

Inzicht in status van wijzigingen en audittrail

#### inleiding

Met de rapportagetool kun je zelf overzichten samenstellen van diverse onderwerpen, waaronder de rapportages met betrekking tot wijzigingen in overeenkomsten volgens het vier-ogen principe.\
Zie de handleiding van de rapportagetool voor het filteren en het maken van eigen overzichten.

Via de rapportagetool heb je direct inzicht in de status van openstaande wijzigingen op overeenkomsten. Zo stuur je op doorlooptijd, signaleer je knelpunten en voorkom je dat wijzigingen onbedoeld blijven hangen.

### Waar vind ik de rapportages? <a href="#waar-vind-ik-de-rapportages" id="waar-vind-ik-de-rapportages"></a>

De rapportagetool open je door vanuit het startscherm in de verticale balk links te klikken op het rapportagetool icoon. Door met de muis over de iconen te bewegen zie je de functie van ieder icoon.&#x20;

### Welke informatie in de rapportages?

Open de rapportagetool. Hier zijn drie tabbladen te vinden die gaan over rapportages m.b.t. het vier-ogen principe:​

* Mutatie per reeks\
  Goedkeuringsplichtige mutaties worden vaak gebundeld in reeksen die in één keer kunnen worden beoordeeld. Dit tabblad geeft inzicht in deze reeksen en in de mutaties die daarbinnen vallen. Het bevat zowel historische mutaties als de huidige status van de velden.
* Goedkeuringsplichtige velden\
  Geeft inzicht in welke velden goedkeuringsplichtig zijn en waar deze zich bevinden.
* Losse mutaties\
  Geeft goedkeuringsplichtige mutaties weer. Net als bij mutaties per reeks, maar hier wordt elke mutatie afzonderlijk als eigen regel weergegeven, zodat hierop individueel kan worden gezocht en gefilterd.<br>

<div data-full-width="true"><figure><img src="/files/90nA1qFHgLrCveCfbnS0" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Het tabblad Mutatieoverzicht&#x20;

### 1. Mutatie per reeks <a href="#id-1.-mutatieoverzicht" id="id-1.-mutatieoverzicht"></a>

| Kolom                     | Omschrijving                                                                                    |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Link**                  | Link naar de plek in TotalLink waar de brongegevens zich bevinden die 4-ogen mutaties bevatten. |
| **Dossier**               | Het dossier waarbinnen de mutatie is geweest.                                                   |
| **Mutatiedatum**          | Datum waarop mutatie heeft plaatsgevonden                                                       |
| **Mutaties**              | Overzicht van alle aanpassingen van één betreffende medewerker                                  |
| **Status**                | Laat zien waar in het proces de mutatie zich bevindt.                                           |
| **Status gewijzigd door** | geeft de medewerker aan de laatste status heeft aangepast                                       |
| **Gewijzigd op**          | datum van wijziging van de status.                                                              |
| **Reden**                 | opmerking over mutatie over beoordeling                                                         |

### 2. Goedkeuringsplichtige velden <a href="#id-2.-auditvelden" id="id-2.-auditvelden"></a>

| Kolom        | Omschrijving                                                                       |
| ------------ | ---------------------------------------------------------------------------------- |
| **Tegel**    | Toont de naam van de tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd                      |
| **Tabblad**  | Geeft het tabblad aan van de betreffende tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd. |
| **Veldnaam** | Geeft het specifieke veld aan waar een controle op ingesteld is.                   |

### 2. Losse mutaties <a href="#id-2.-auditvelden-1" id="id-2.-auditvelden-1"></a>

| Kolom                     | Omschrijving                                                                       |
| ------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- |
| **Link**                  | Toont de naam van de tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd                      |
| **Dossier**               | Het dossier waarbinnen de mutatie is geweest.                                      |
| **Veldnaam**              | Geeft het tabblad aan van de betreffende tegel waar een 4-ogen veld is toegevoegd. |
| **Originele waarde**      | Geeft het specifieke veld aan waar een controle op ingesteld is.                   |
| **Nieuwe waarde**         | Geeft de waarde na mutatie                                                         |
| **Gemuteerd door**        | Persoon die de aanpassing heeft gedaan                                             |
| **Aangemaakt op**         | Datum waarop de aanpassing is aangemaakt                                           |
| **Laatst gewijzigd op**   | Datum waarop de wijziging van het specifieke veld is uitgevoerd                    |
| **Status**                | Status van de mutatie op dat moment                                                |
| **Status gewijzigd op**   | Datum waarop de status gewijzigd is                                                |
| **Status gewijzigd door** | Persoon die de status heeft gewijzigd.                                             |

### Hoe gebruik ik dit voor sturing? <a href="#hoe-gebruik-ik-dit-voor-sturing" id="hoe-gebruik-ik-dit-voor-sturing"></a>

#### Signaleer stilstaande overeenkomsten voor facturatie <a href="#signaleer-stilstaande-overeenkomsten-voor-facturatie" id="signaleer-stilstaande-overeenkomsten-voor-facturatie"></a>

Het tabblad **Mutaties per reeks** toont bovenaan altijd de oudste openstaande wijzigingen die wachten op accordering. Wijzigingen die langer dan de interne norm openstaan, zijn een signaal om de accordeerder hieraan te herinneren of de reeks wijzigingen opnieuw toe te wijzen.

Het opnieuw toewijzen van een reeks wijzigingen vindt plaats door de betreffende overeenkomst te openen en op de desbetreffende wijziging in de vier-ogentabel te klikken. Het opnieuw toewijzen wordt automatisch gelogd in de audittrail.

#### Controleer facturatie-impact vóór de facturatierun <a href="#controleer-facturatie-impact-voor-de-facturatierun" id="controleer-facturatie-impact-voor-de-facturatierun"></a>

In de rapportagetool bevind zich het tabblad "Controle facturatie instellingen". Hierin worden alle zaken gemeld die een goede facturatie kunnen verstoren. Indien een overeenkomst niet kan worden gefactureerd omdat binnen deze overeenkomst nog openstaande mutaties bevinden, dan worden deze in dit facturatieoverzicht vermeld met de omschrijving: "Nog niet alle mutaties zijn beoordeeld voor deze overeenkomst".<br>


# Procestracker

## Wat is de procestracker?

De procestracker is een werklijst van een standaard werkproces. Deze werklijst houdt bij welke stappen zijn afgerond, welke nog openstaan en welke stap nu in behandeling is. Ook maakt de lijst duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.  De stappen hiervan worden vooraf ingericht  door de functioneel beheerder. Per stap is vastgelegd welke functie de stap uitvoert en welke voorgaande stappen eerst afgerond moeten zijn.

Het systeem regelt de voortgang automatisch:

* Zodra alle vereiste voorgaande stappen zijn afgerond, krijgt de volgende stap automatisch de status **Te starten** en wordt deze geaccentueerd weergegeven.

## Waar vind ik de procestracker?

De procestracker is beschikbaar binnen een dossier of een project.

{% stepper %}
{% step %}

#### Proces toevoegen

Klik rechts naast de tabbladen op **+ Toevoegen** en selecteer **Procestracker**.

> ![](/files/IfMfllVhPkzUQNU427MX)
> {% endstep %}

{% step %}

#### Proces kiezen

Kies het proces dat je wilt toevoegen. De keuzelijst toont alleen processen die voor dit type dossier of project beschikbaar zijn gesteld. Na selectie opent de procestracker automatisch in een nieuw tabblad. Daarna blijft deze altijd zichtbaar als tabblad.
{% endstep %}

{% step %}

#### (Optioneel) Geef het proces een eigen naam

Je kunt het toegevoegde proces een eigen naam geven door de al ingevulde naam te overtypen. — handig om onderscheid te maken tussen meerdere lopende processen op hetzelfde dossier. Handig als hetzelfde proces in verschillende jaren opnieuw uitgevoerd wordt.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Wat zie ik bij meerdere processen op één dossier?

Heb je drie of meer processen aan een dossier of project gekoppeld? Dan worden deze gebundeld onder één tabblad **Processen**. Klik erop om alle gekoppelde processen verticaal uitgeklapt onder elkaar te zien.

<figure><img src="/files/MP6RS98xDGrfYTCFDjCw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Hoe gebruik ik de procestracker?

### Weergave van de stappen

De uit te voeren stappen worden in een checklist weergegeven. De betreffende stappen kunnen op drie manieren worden weergegeven:

* **Normaal weergegeven** — stappen die gestart mogen worden omdat aan alle voorwaarden is voldaan.
* **Geaccentueerd weergegeven** — de stap (of stappen) die nu actief zijn met de status **'Actief'**
* **Grijs en read-only weergegeven** — stappen die wachten op een voorgaande stap. Je kunt voor deze stappen geen status wijzigen tot het moment dat de voorgaande stappen zijn afgerond. de vereiste vooraf af te ronden taken worden weergegeven in de kolom "Vereiste afgeronde taken".&#x20;

{% hint style="info" %}
**Vrijgave blijft staan.** Zodra een stap is vrijgegeven doordat de voorgaande stappen zijn afgerond, blijft deze vrijgegeven — ook als een voorgaande stap later weer wordt teruggezet.
{% endhint %}

### Wat kun je per stap doen?

* **Toewijzen aan een medewerker** — geef aan welke personen deze stap uitvoeren.
* **Status wijzigen** — kies tussen **Actief**, **On hold** of **Afgerond**. Een eerder afgeronde stap kun je terugzetten naar Actief of je kunt de status weer leegmaken.
* **Toelichting toevoegen** — bij elke stap kun je een opmerking toevoegen.

Zodra je een stap op **Afgerond** zet, vult het systeem automatisch de kolommen **Afgerond op** (datum) en **Afgerond door** (gebruikersnaam) in. Zet je de stap terug, dan worden deze gegevens weer gewist.

Alle statuswijzigingen worden gelogd, zodat altijd terug te zien is wie wat wanneer heeft aangepast.

### Welke statussen zijn er?

| Status                      | Wanneer?                                                               |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| **Geen Status (leeg veld)** | Beginstatus. De stap is nog niet opgepakt.                             |
| **Actief**                  | Jij hebt aangegeven dat er aan deze stap gewerkt wordt.                |
| **On hold**                 | De stap is tijdelijk gepauzeerd. Voeg een toelichting toe waarom.      |
| **Afgerond**                | De stap is klaar. Datum en gebruiker worden automatisch geregistreerd. |

### Wat als ik een al afgeronde stap toch nog wil aanpassen?

Je kunt een afgeronde stap altijd terugzetten naar **Actief**, of de status helemaal leegmaken. Het systeem wist dan automatisch de geregistreerde **Afgerond op** en **Afgerond door**. Vervolgens kun je een nieuwe toelichting toevoegen en de stap opnieuw afronden.

{% hint style="warning" %}
**Let op: bij stappen die al opvolgers hebben vrijgegeven.** Al vrijgegeven opvolgende stappen blijven vrijgegeven — die keren dus niet terug naar grijs/read-only. Wanneer je de teruggezette stap daarna opnieuw afrondt, worden alle opvolgende stappen onvoorwaardelijk op **Te starten** gezet.
{% endhint %}

## Welke kolommen zie ik in de procestracker?

| Kolom                     | Wat staat erin?                                                   |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| #                         | Volgnummer van de processtap.                                     |
| Taak                      | Naam of omschrijving van de stap.                                 |
| Vereiste voorgaande taken | De stappen die eerst afgerond moeten zijn.                        |
| Status                    | Huidige status (Leeg / Te starten / Actief / On hold / Afgerond). |
| Verantwoordelijke functie | De functie die deze stap standaard uitvoert.                      |
| Toegewezen medewerker     | De specifieke medewerker die de stap oppakt.                      |
| Opmerkingen               | Toelichting bij statuswijzigingen.                                |
| Afgerond op               | Wordt automatisch gevuld bij Afgerond.                            |
| Afgerond door             | Wordt automatisch gevuld bij Afgerond.                            |

## Rapportages

In de rapportagetool zijn twee overzichten beschikbaar:

* **Procestracker:** Hier zijn alle processen en stappen te vinden
* **Mijn taken:** Overzicht van alle taken voor de persoon die ingelogd met uitzondering van de afgeronde taken.&#x20;

{% hint style="info" %}
Je moet vanuit de functioneel beheerder rechten krijgen om het één of allebei de tabbladen te zien. Dit gebeurt niet automatisch.&#x20;
{% endhint %}

Je kunt filteren op alle kolommen uit de procestracker — onder andere op **Status** (bijvoorbeeld alleen taken op *Lege status, Actief* of *On hold*), **Verantwoordelijke**, **Proces** en **Tegel**.

Je kunt direct doorklikken naar het proces via de hyperlink om in het scherm te komen van het specifieke proces (bijvoorbeeld een medewerker toe te wijzen aan een stap.)


# FAQ & Problemen oplossen

{% hint style="info" %}
Veelgestelde vragen over Contractbeheer. Vouw een vraag uit om het antwoord te zien.
{% endhint %}

<details>

<summary><strong>Vraag: Het lukt niet om regels aan te passen of te verwijderen in de termijnkalender. Waarom?</strong></summary>

Bepaalde berichten in TotalLink worden automatisch aangemaakt via de **regelgrensbewaking**. De instellingen zorgen ervoor dat deze meldingen standaard niet aanpasbaar zijn door eindgebruikers. Je bepaalt zelf wanneer een melding moet worden gegenereerd (dagen, weken, maanden of een jaar voor het einde van een overeenkomst). Het systeem maakt de waarschuwingen daarna automatisch aan.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Gebruikers zien links naar overeenkomsten of cliënten niet in de rapportagetool, terwijl ze via de tegels wel mogen muteren.</strong></summary>

De rechten voor deze velden zijn nog niet ingesteld. Een functioneel beheerder kan dit aanpassen:

1. Ga naar **⚙️ Beheertegels** → tegel **Onderwerpen**
2. Klik op de betreffende rapportage
3. Zoek de kolom **Beschikbare kolommen**
4. Klik op het uitklappijltje links
5. Selecteer de juiste gebruikersgroep in het invulveld
6. **Let op:** bij groepen met alleen leesrechten mag het schuifje *Mag muteren* **niet** aan staan

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: PDF-bestanden worden gedownload als HTML-bestand. Sommige gaan wel goed, veel niet.</strong></summary>

Dit wijst op een probleem met de DMS-koppeling. Doorloop deze stappen:

1. **Controleer bereikbaarheid en SSL-certificaat** — zorg dat het DMS-systeem bereikbaar is via de juiste URL en het certificaat geldig is
2. **Informeer bij de DMS-provider** — vraag of er wijzigingen zijn doorgevoerd (bijv. migratie naar een nieuwe Microsoft-omgeving)
3. **Controleer firewall-instellingen** — laat de DMS-provider nagaan of de IP-adressen van TotalLink zijn toegestaan

> 💡 De IP-adressen van TotalLink zijn op te vragen bij een TotalLink medewerker. Documenteer alle bevindingen zodat je bij toekomstige problemen sneller kunt achterhalen waar het misgaat.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Ik wil een item toevoegen aan een dropdown-menu, zoals het veld 'Categorie'. Geeft dit problemen?</strong></summary>

Nee. Dropdown-velden kunnen door een beheerder worden aangepast zonder programmeerwerk:

* **Items toevoegen** — via de beheermodus in elke willekeurige tegel, of via de specifieke dropdown-tegel onder de beheertegels
* **Centrale doorvoering** — wijzigingen worden direct van toepassing op alle contracten

Denk wel goed na of het toegevoegde item logisch is binnen de contractstructuur van uw organisatie.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Ik kan mijn oude sjabloon niet meer terugvinden.</strong></summary>

Historische sjablonen zijn te raadplegen via het tabblad **Sjabloon** → kolom **Sjabloon historie**, zolang ze niet zijn verwijderd.

Is een sjabloon verwijderd in de productieomgeving? Controleer dan ook de **testomgeving** — het sjabloon kan daar mogelijk nog beschikbaar zijn.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Op welke versie draait de productieomgeving? Wanneer wordt de nieuwe versie geïmplementeerd?</strong></summary>

TotalLink brengt **elke maand een nieuwe release** uit. De **testomgeving wordt altijd eerst** geüpdatet — dit geeft ruimte om fouten op te sporen voor de release naar productie.

Releasenotes (nieuwe functionaliteiten, bugfixes, proceswijzigingen) zijn te vinden via: **Handleiding → Releasenotes**.

> 💡 Controleer de releasenotes vóór je nieuwe functionaliteiten gaat gebruiken. Test eerst in de testomgeving om te verifiëren dat je processen correct werken.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Er is geen keuze voor de archiveringsstatus nadat een dossier is afgerond.</strong></summary>

De archiveringsstatus is niet altijd zichtbaar — dit hangt samen met het geselecteerde **overeenkomsttype**. Als het type nog op *Nader te bepalen* staat of leeg is, verschijnt er geen dropdown voor de archiveringsstatus.

Pas zodra het type wordt ingevuld (bijv. *Huur*) wordt het dropdown-menu met archiveringsstatussen zichtbaar.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Facturatie van overeenkomsten (definitief) uitgevoerd, maar er klopt iets niet. Kan ik het terugdraaien?</strong></summary>

Een definitieve batch via een directe verbinding is **niet eenvoudig terug te draaien** — de facturen zijn al rechtstreeks naar de financiële administratie gestuurd. Neem contact op met uw financieel beheerder of met <service@totallink.nl>.

Gebruik altijd eerst de **proefversie** om te controleren vóór je definitief factureert.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Welke contracten kan ik beheren in TotalLink?</strong></summary>

Met TotalLink kun je onder andere (erf)pachtcontracten, huur- en verhuurcontracten voor panden, kavelverkoop, verkoop en verhuur van gronden, opstalrechten, snippergroenovereenkomsten en onderhoudscontracten beheren. De oplossing is ingericht op contracten waarbij juridische, financiële en ruimtelijke informatie samenkomt.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Is TotalLink geschikt voor grond- en vastgoedbeheer?</strong></summary>

Ja. TotalLink is specifiek ontwikkeld met oog voor gemeentelijke grond- en vastgoedprocessen. Contracten zijn gekoppeld aan percelen, panden en locaties en inzichtelijk via kaartfunctionaliteit. Hierdoor ontstaat samenhang tussen contractafspraken, geografische informatie en financiële stromen.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe ondersteunt TotalLink termijnbewaking en meldingen?</strong></summary>

TotalLink kan automatisch contracttermijnen, verlengingen en afloopdata bewaken. Na het instellen van termijnbewaking ontvangen gebruikers automatisch signaleringen en herinneringen. Daarnaast kunnen alle termijnen inzichtelijk gemaakt worden via rapportages, zodat je tijdig kunnen sturen en risico’s beperken.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Kan TotalLink gekoppeld worden aan bestaande (gemeentelijke) systemen?</strong></summary>

Ja. TotalLink beschikt over ruime integratiemogelijkheden met onder andere zaaksystemen, financiële administraties, DMS-oplossingen, GIS-viewers en landelijke basisregistraties zoals BAG, BRP en het Kadaster. Ook koppelingen met BI-tools zoals Power BI zijn mogelijk.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Voldoet TotalLink aan wet- en regelgeving zoals AVG en Archiefwet?</strong></summary>

TotalLink beschikt over uitgebreide logging- en audittrailfunctionaliteit. Bewerkingen zijn volledig traceerbaar en bewaartermijnen kunnen automatisch worden berekend. Hiermee ondersteunt TotalLink gemeenten bij naleving van AVG, Archiefwet en interne controle-eisen.

</details>

<details>

<summary><strong>Vraag: Hoe kan ik TotalLink uitbreiden met een extra module, koppeling of nieuw contracttype?</strong></summary>

Neem contact op via <contact@totallink.nl> of bel 085-0841567 voor meer informatie, een demo of vrijblijvende offerte.&#x20;

</details>


# Nieuw idee indienen

Een functionaliteit of idee nog niet gevonden? Deel hier je idee met ons!

{% embed url="<https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=k9by_qKxvEiMjoKaiNmS-M6-hyonyCZElg-LbIAtZLRUM01RTlpERkJJQ1Q5WFJWSU9OVDVRREpDMy4u>" %}


# Ideeën prioriteren

{% embed url="<https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=k9by_qKxvEiMjoKaiNmS-M6-hyonyCZElg-LbIAtZLRUQlc3TUZHUjFFQ0dORkRaTFRUS0cyVDdTMC4u>" %}

```html
<div id="form-container">
  <iframe id="ms-form" src="https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=k9by_qKxvEiMjoKaiNmS-M6-hyonyCZElg-LbIAtZLRUQlc3TUZHUjFFQ0dORkRaTFRUS0cyVDdTMC4u" width="100%" height="600px" frameborder="0"></iframe>
</div>
<div id="already-submitted" style="display:none; padding:20px;">
  ✅ Je hebt dit formulier al ingevuld. Bedankt!
</div>

<script>
  if (localStorage.getItem('formSubmitted')) {
    document.getElementById('form-container').style.display = 'none';
    document.getElementById('already-submitted').style.display = 'block';
  }

  // MS Forms stuurt een message na submit
  window.addEventListener('message', function(e) {
    if (e.data && e.data.type === 'form-submit') {
      localStorage.setItem('formSubmitted', 'true');
    }
  });
</script>
```


# Welkom bij de Functioneel Beheer Module!

Support, how-to's en probleemoplossing voor TotalLink Functioneel Beheer

## <button type="button" class="button primary" data-action="ask" data-icon="gitbook-assistant">Stel hier je vraag (zonder gevoelige (klant)gegevens)…</button>

##

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th data-type="users" data-multiple></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f195">🆕</span></h4><h3><strong>Snel starten</strong></h3></td><td><em>Eerste keer inloggen of de rol goed leren?</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/an4lLVAUBRohCgogGQ7s">Inloggen, zoeken en navigeren</a></li><li><a href="/spaces/gfeOR8AxA3vxKOLNXWFP/pages/X9635BwQn1XpBG3sAaZl">E-learning Functioneel Beheer</a></li></ul></td></tr><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f4f0">📰</span></h4><h3><strong>Ik wil een taak uitvoeren</strong></h3></td><td><em>Weet je al wat je wilt doen? Ga direct naar de how-to:</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/adcc66408cdba58f0b5671dd7b4d26f711bff227">Gebruikers en rechten</a></li><li><a href="/pages/8524d716bf23a2dda2997c06c8a98d2ed59de49c">Velden, rapportages en sjablonen</a></li><li><a href="/pages/X9GE4gsyDBLdeUGc3HyH">Vier-ogen principe</a></li><li><a href="/pages/sOXSonkyBwHJTu8dvYkQ">Contractbeheer configuratie</a></li><li><a href="/pages/HurcqTlqid1s6nHgCRGw">GREX configuratie</a></li><li><a href="/pages/vXmZxJxccMAHuyxLnkEt">Module specifieke configuratie</a></li></ul></td></tr><tr><td><h4><span data-gb-custom-inline data-tag="emoji" data-code="1f50d">🔍</span></h4><h3><strong>Ik kom er niet</strong> </h3><h3><strong>uit</strong></h3></td><td><em>Foutmelding, onverwacht gedrag of een vraag?</em></td><td></td><td><ul><li><a href="/pages/ghgKLPfgG0Cm8x4WXNNO">Veelgestelde vragen</a></li><li><a href="/pages/SHqYFFQfWHduvfeyiMfK">Problemen oplossen</a></li><li><a href="/pages/rIECakDJKX1HKS5dyN5D">Idee indienen</a></li></ul></td></tr></tbody></table>


# Inloggen, zoeken en navigeren

## Inloggen

Bij gebruik van SSO logt u in via uw organisatieaccount (Microsoft). U heeft geen apart wachtwoord nodig. Toegang moet door de systeembeheerder zijn ingesteld in Entra ID (Azure AD).

Na het inloggen komt u op het hoofdscherm met verschillende tegels. TotalLink is ontworpen rondom snelle navigatie — er zijn drie hoofdmethoden.

## Startscherm: werktegels & beheertegels

Het startscherm bestaat uit twee typen tegels:

* **Werktegels** — voor dagelijkse werkzaamheden (Projecten, Overeenkomsten, Tijdmachine)
* **Beheertegels** — voor instellingen en autorisaties (Gebruikersbeheer, Onderwerpen, Koppelingen). Schakel over via het tandwiel-icoon links in de verticale menubalk.&#x20;

{% hint style="info" %}
*Beheertegels zijn alleen zichtbaar als u (functioneel) beheerrechten heeft.*
{% endhint %}

## Drie navigatiemethoden

{% stepper %}
{% step %}

### Zoeken (meest gebruikt)

Typ in de grijze bovenbalk (rechts bovenin het hoofdscherm) vrij op woorden of delen daarvan. TotalLink toont automatisch alle onderwerpen (tegels) waar resultaten gevonden zijn, per onderwerp met bijbehorende items. Tegels zonder resultaat worden verborgen.

Zoekresultaten zijn gegroepeerd als:

* **Favorieten** (bovenaan, gemarkeerd met ster)
* **Laatst geopend** (gemarkeerd met klokje)
* **Gearchiveerd** (altijd onderaan, in grijs/cursief)

Een klik op een resultaat opent meteen de detailpagina van het gewenste item.
{% endstep %}

{% step %}

### Home-icoon (terug naar startscherm)

Het home-icoon staat linksbovenin. Vanaf elke pagina gaat u hiermee direct terug naar het hoofdscherm.
{% endstep %}

{% step %}

### Meerdere schermen openen

* **Middelste muisknop** — klik met het muiswiel op een item → opent in nieuw tabblad
* **Rechtermuisklik** → *Open in nieuw tabblad* of *Open in nieuw venster*

Dit werkt op projecten, dossiers, sjablonen, de kaart en het home-icoon.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Favorieten

Markeer veelgebruikte items als favoriet: klik linksboven op het ster-icoon (☆) om een pagina te markeren. Klik nogmaals (★) om te verwijderen. Favorieten staan altijd bovenaan in zoekresultaten.

## Items aanmaken, archiveren en verwijderen

| Actie                 | Hoe                                                                                                     |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Aanmaken**          | Controleer eerst via zoeken of het item al bestaat. Klik daarna op het ➕ icoon rechtsboven in de tegel. |
| **Verwijderen**       | Open het item → klik op menu-icoon → *Verwijderen*. **Let op: permanent, niet terug te halen.**         |
| **Archiveren**        | Open het item → klik op menu-icoon → *Archiveren*. Gearchiveerde items zijn nog op te vragen.           |
| **Uit archief halen** | Zoek het item (staat onderaan in grijs) → menu-icoon → *Uit archief halen*.                             |

{% hint style="danger" %}
Verwijderen is permanent en kan niet ongedaan gemaakt worden.
{% endhint %}

## Logboek

TotalLink registreert alle mutaties automatisch. Te vinden via menu-icoon → **Logboek**. Het logboek toont: datum/tijd, wie heeft gewijzigd, welke waarde is aangepast, oude waarde, nieuwe waarde. Weergave per tabblad voor snelle filtering op relevante mutaties.


# Snel begrip van de rol

Welkom! Als functioneel beheerder bent u degene die TotalLink inricht en beheert voor alle andere gebruikers. Deze pagina neemt je stap voor stap mee — van *"wat doet een functioneel beheerder eigenlijk?"* tot het moment dat je gebruikersgroepen hebt aangemaakt, rechten hebt uitgedeeld en de rapportagetool hebt geconfigureerd.

Neem de tijd. Je hoeft niets over te slaan.

***

### Stap 1 — Begrijp je rol: wat doet een functioneel beheerder?

Als functioneel beheerder heb je toegang tot **alles** in TotalLink. Jij bepaalt:

* Wie wat mag zien en doen (rechten)
* Hoe tegels, velden en rapportages eruit zien
* Welke sjablonen beschikbaar zijn voor collega's
* Hoe facturatiekenmerken, indexreeksen en andere beheerinstellingen zijn geconfigureerd

{% hint style="info" %}
**Vuistregel:** Collega's die iets missen of niet kunnen zien, komen bij jou terecht. Hoe beter je de rechtenstructuur inricht, hoe minder vragen je krijgt.
{% endhint %}

***

### Stap 2 — Maak kennis met de Beheer omgeving

Alle beheerfuncties zijn bereikbaar via de **Beheer tegel** op het hoofdscherm. Vanuit hier beheer je gebruikers, rechtengroepen, sjablonen, velden en meer.

Daarnaast is er per tegel een **hamburgermenu** beschikbaar (de drie streepjes rechtsboven in de menubalk). Hierin vind je tegelspecifieke beheeropties zoals:

* **Beheer velden** — velden aanpassen, toevoegen of verbergen
* **Beheer gebruikersgroepen** — rechten toewijzen aan een gebruiker
* **Rechten kopiëren** — rechten van een andere gebruiker overnemen

### 🗂️ Hoe is Functioneel Beheer in TotalLink opgebouwd?

```
👤 Gebruiker  ──  de medewerker die inlogt
    └── 👥 Gebruikersgroep  ──  bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen
            ├── 🧩 Entiteiten  ──  rechten op tegels en onderdelen
            ├── 🔘 Menuknoppen  ──  rechten op specifieke acties
            └── 📊 Rapporten  ──  rechten op rapportage-tabbladen
```

| Onderdeel           | Waarvoor?                                                       |
| ------------------- | --------------------------------------------------------------- |
| **Gebruiker**       | Medewerker toevoegen en koppelen aan een groep                  |
| **Gebruikersgroep** | Rechten beheren op tegel-, knop- en rapportageniveau            |
| **Velden**          | Velden aanpassen, toevoegen, verbergen of beveiligen per groep  |
| **Sjablonen**       | Word-templates beheren voor automatisch vullen vanuit TotalLink |
| **Rapportagetool**  | Tabbladen, kolommen en rechten inrichten voor alle gebruikers   |

***

### Stap 3 — Gebruikersgroepen aanmaken en inrichten

Gebruikersgroepen zijn de basis van het rechtensysteem in TotalLink. Elke groep bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen.

#### Naamgeving

{% hint style="success" %}
**Ons advies voor naamgeving:** Geef een gebruikersgroep een naam op basis van de concrete bevoegdheid, zoals *Exploitatie muteren* of *Exploitatie lezen*. Zo is direct duidelijk wat een gebruiker binnen TotalLink kan inzien en uitvoeren.
{% endhint %}

#### Een nieuwe gebruikersgroep aanmaken

1. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen**
2. Maak een nieuwe groep aan door op het plusje rechtsboven in de tegel te klikken en geef deze een duidelijke naam
3. Open de groep en configureer de drie lagen van rechten:

***

#### Laag 1: Entiteiten (tegels)

Entiteiten zijn de tegels en fundamentele onderdelen van de applicatie. Per entiteit bepaalt u wat een groep mag. Met schuifjes zet u voor elke entiteit rechten aan of uit. Het recht op inzien wordt automatisch toegekend zodra een entiteit wordt toegevoegd. Staan alle schuifjes uit, dan geldt dus alleen het recht *Inzien* op de betreffende entiteit.

| Recht            | Betekenis                                     |
| ---------------- | --------------------------------------------- |
| **Inzien**       | Alleen lezen                                  |
| **Aanmaken**     | Nieuwe dossiers/records aanmaken en aanpassen |
| **Archiveren**   | Dossiers/records in het archief zetten        |
| **Dearchiveren** | Dossiers/records uit het archief halen        |
| **Verwijderen**  | Dossiers/records definitief verwijderen       |

Sommige tegels hebben **sub-entiteiten** — deze werken op dezelfde manier.

***

#### Laag 2: Menuknoppen

Per gebruikersgroep kunt u individuele knoppen in het menu aan- of uitzetten. Denk aan exportknoppen, printmenu's of specifieke acties.

{% hint style="info" %}
Weet u niet zeker wat een menuknop doet? Klik erop in uw testomgeving — de naam in het beheer komt overeen met wat de gebruiker ziet.
{% endhint %}

***

#### Laag 3: Rapporten

Via **Beheer → Menu permissies** kunt u per rapport instellen welke gebruikersgroepen het mogen zien. Dit zijn alle losse rapporten in het systeem — klik op een rapport en zet de gewenste groepen aan of uit.

***

#### Gebruikers toevoegen aan een groep

1. Ga naar de **Medewerker tegel**
2. Klik op de betreffende medewerker
3. Klik op **Beheer gebruikersgroepen**
4. Voeg de medewerker toe aan de gewenste groep(en)

{% hint style="info" %}
**Sneller werken:** Via het hamburgermenu bij een medewerker kunt u **rechten kopiëren van een andere gebruiker**. Handig bij het onboarden van een nieuwe collega met een vergelijkbare functie.
{% endhint %}

***

#### Overzicht van alle rechten

Wilt u een totaaloverzicht zien van wie welke rechten heeft? Draai het **rapport gebruikersrechten** via het printmenu rechts bovenin het hoofdscherm. Dit geeft een volledig overzicht van alle gebruikers en hun gekoppelde groepen.

***

### Stap 4 — Veldrechten instellen

Naast rechten op tegel- en menuniveau kunt u ook rechten instellen op **veldniveau**. Zo kunt u specifieke velden verbergen of alleen-lezen maken voor bepaalde groepen.

#### Rechten per veld instellen

1. Ga naar de tegel waar het veld in staat
2. Open het **hamburgermenu → Beheer rechten**
3. Aan de linkerkant kiest u de **rechtengroep**
4. Per veld stelt u in of de groep het veld mag **zien** en/of **muteren.** Dit gebeurd op basis van het stoplicht model. Rood staat voor niet mogen inzien, oranje betekent alleen lezen en groen is muteren. Klik op het stoplicht om het van kleur te laten veranderen.

***

#### Stap 5 — Velden aanpassen, toevoegen of verbergen

Vanuit **Beheer velden** scherm kunt u ook de velden zelf aanpassen.<br>

1. Ga naar de tegel waar het veld in staat
2. Open het **hamburgermenu → Beheer velden**
3. Kies de juiste actie.

| Actie                  | Hoe?                                                     |
| ---------------------- | -------------------------------------------------------- |
| **Volgorde aanpassen** | Velden verschuiven via drag-and-drop                     |
| **Veld toevoegen**     | Klik op het plusje onderaan een blok met velden          |
| **Veld wijzigen**      | Klik op het veld — pas naam (label) aan.                 |
| **Veld verbergen**     | Veld aanklikken en schuifje bij 'Verberg veld' omzetten. |

***

### Stap 6 — Rapportagetool inrichten

De rapportagetool is voor veel gebruikers een van de meest gebruikte onderdelen van TotalLink. Als functioneel beheerder richt u in wat iedereen te zien krijgt.

#### Rechten per tabblad instellen

1. Ga naar de **Rapportagetool → hamburgermenu → Beheer rechten**
2. Stel per tabblad het **stoplichtmodel** in per gebruikersgroep:

| Kleur    | Betekenis                         |
| -------- | --------------------------------- |
| 🔴 Rood  | Mag het tabblad niet zien         |
| 🟡 Geel  | Mag het tabblad inzien            |
| 🟢 Groen | Mag het tabblad inzien én muteren |

***

#### Kolommen en velden in de rapportagetool beheren

Wilt u een veld uit een tegel als kolom beschikbaar maken in de rapportagetool?

1. Ga naar het tabblad van het veld **→ Beheer  Velden → klik op het veld → Onderwerp t.b.v. lijst**
2. Kies het juiste onderwerp — dit correspondeert met het tabblad in de rapportagetool

***

#### Een filter opslaan als rapport

Gebruikers kunnen zelf filters maken, maar als functioneel beheerder kunt u **standaardrapporten** aanmaken die voor iedereen beschikbaar zijn:

1. Stel de gewenste kolommen en filters in
2. Druk op het **plusje** → *Opslaan als favoriet*
3. Geef het rapport een duidelijke naam
4. Klik op de **puntjes** → *Maak rapport*
5. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten** en zet de rechten aan voor de gewenste groepen

De gebruiker ziet dit rapport nu in hun **printmenu** en rapportageoverzicht.

***

### Stap 7 — Sjablonen beheren

Sjablonen zijn Word-documenten die gevuld worden met data uit TotalLink. Denk aan huurovereenkomsten, aanschrijvingen of kennisgevingen.

#### Een nieuw sjabloon toevoegen

1. Ga naar **Beheer → Onderwerp** (bijv. Overeenkomsten)
2. Klik op **Extra → Sjabloon toevoegen**
3. Upload de Word-template
4. Vul de **bronvelden** in bij de sjabloonvelden — dit zijn de TotalLink-variabelen die automatisch worden ingevuld
5. Test het sjabloon via de **printknop** in een dossier → download en controleer

{% hint style="warning" %}
**Zijn er berekende velden nodig?**  — neem contact op met TotalLink om berekende velden te laten instellen.
{% endhint %}

***

#### Een sjabloon koppelen aan een dossierstype

Zorg dat het sjabloon zichtbaar is bij het juiste contracttype:

1. Ga naar **Beheer → Onderwerp → Sjabloon**
2. Stel in bij **"Zichtbaar bij"** voor welk type dossier het sjabloon beschikbaar is

***

#### Sjablonen uitdraaien — drie manieren

| Manier                                | Wanneer te gebruiken?                                                                          |
| ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Vanuit een dossier**                | Druk op de printknop en kies het sjabloon — voor losse gevallen                                |
| **Bulk via rapportagetool**           | Rapportagetool → filters instellen → Exporteren naar PDF/Word → kies sjabloon                  |
| **Automatisch als knop in printmenu** | Sla het filter op als rapport en koppel een sjabloon — de knop verschijnt dan in het printmenu |

Voor de derde optie:

1. Ga naar **Beheer → Gebruikersgroepen → Rapporten**
2. Kies het sjabloonfilter dat zichtbaar moet zijn
3. De gebruikersgroep ziet de knop nu terug in hun printmenu

***

### Stap 8 — Beheersettings per module instellen

Als functioneel beheerder configureert u ook de instellingen die modules nodig hebben om goed te werken. De meest voorkomende:

#### Facturatiekenmerken (Contractbeheer)

1. Ga naar **Beheer tegel**
2. Open **Facturatiekenmerken**
3. Voeg per kenmerk in:
   * Kostensoort
   * Grootboekrekening
   * Standaardomschrijving
   * Eventueel standaard contractbedrag en BTW-code
4. Koppel het kenmerk aan het juiste **type dossier**

***

#### Indexreeksen (Contractbeheer)

1. Ga naar **Beheer tegel → Indexreeksen**
2. Zoek het juiste CPI-indexcijfer op (bijv. via CBS)
3. Voer het indexcijfer in bij de juiste reeks en periode

{% hint style="warning" %}
Vergeet niet de indexreeks tijdig bij te werken vóór het moment dat contracten geïndexeerd worden. Staat er geen cijfer klaar? Dan kan TotalLink niet automatisch indexeren.
{% endhint %}

***

#### Prijzenboek (GREX)

Het prijzenboek bevat alle standaardprijzen voor GREX-projecten van de gemeente.

1. Ga naar **Uitgangspunten en Totalen → Prijzenboek**&#x20;
2. Voeg standaardartikelen toe met eenheidsprijzen
3. Planeconomen kunnen deze artikelen gebruiken bij het invullen van ramingen

***

### ✅ Gefeliciteerd — TotalLink staat klaar voor je team!

U heeft zojuist:

* ✔️ Begrepen wat de rol van functioneel beheerder inhoudt
* ✔️ Kennisgemaakt met de Beheer tegel en het hamburgermenu
* ✔️ Gebruikersgroepen aangemaakt met de juiste naamgeving
* ✔️ Rechten ingesteld op drie niveaus: entiteiten, menuknoppen en rapporten
* ✔️ Veldrechten geconfigureerd en velden aangepast
* ✔️ De rapportagetool ingericht met stoplichtrechten en standaardrapporten
* ✔️ Sjablonen toegevoegd, gekoppeld en beschikbaar gemaakt in het printmenu
* ✔️ Beheerinstellingen geconfigureerd voor facturatiekenmerken, indexreeksen en het prijzenboek
* ✔️ Optioneel het dashboard ingericht

***

{% hint style="info" %}
**Hebt u een vraag of klopt iets niet?** Gebruik de feedbackknop onderaan deze pagina. Uw input helpt ons de documentatie te verbeteren.
{% endhint %}


# Gebruikers en rechten beheren

Deze pagina beschrijft hoe je in TotalLink medewerkers onboardt, rechten toekent via gebruikersgroepen, en de volledige levenscyclus van een medewerker beheert — van indienst tot archiveren.

***

## Zo is het rechtensysteem opgebouwd

Rechten worden niet per persoon uitgedeeld, maar **per gebruikersgroep**. Hierdoor hoef je bij het onboarden enkel de medewerker aan de juiste groepen te koppelen — dan staan alle rechten direct goed.

Het beheer van de rechten komt dus samen bij de gebruikersgroepen. Een medewerker zit in één of meer gebruikersgroepen.

{% hint style="info" %}
Dit klinkt complex — en dat is het in het begin. Maar omdat bijna elke beheeractie die je ooit gaat doen dit model volgt, verdient het de tijd om het goed onder de knie te krijgen.
{% endhint %}

***

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th></tr></thead><tbody><tr><td><ol><li>Gebruikersgroep beheren</li></ol></td><td><a href="/pages/ZlZYgiV7V7ygqGeEKm7t">/pages/ZlZYgiV7V7ygqGeEKm7t</a></td></tr><tr><td><ol start="2"><li>Rechten beheren</li></ol></td><td><a href="/pages/ZqXVTPo0wIz8G3L6JZwH">/pages/ZqXVTPo0wIz8G3L6JZwH</a></td></tr><tr><td><ol start="3"><li>Medewerkers beheren</li></ol></td><td><a href="/pages/jnm88Mp6mILXAczCS3nZ">/pages/jnm88Mp6mILXAczCS3nZ</a></td></tr></tbody></table>


# Gebruikersgroepen beheren

## Gebruikersgroepen — op functionaliteit, niet op functietitel

TotalLink adviseert een heel specifieke manier van gebruikersgroepen benoemen: **niet op functietitel, maar op functionaliteit**.

{% tabs %}
{% tab title="❌ Niet zo" %}
Gebruikersgroepen op functietitel, zoals:

* "Projectleider"
* "Contractbeheerder"
* "Planeconoom"

**Nadelen:**

* Moeilijk bij te houden wie wat mag — je moet de groep *"Projectleider"* openen om te zien welke rechten daarin zitten
* Bij organisatiewijzigingen moet je de hele rechtenstructuur herzien
* Twee mensen met dezelfde functietitel krijgen altijd exact dezelfde rechten, terwijl ze in de praktijk andere dingen doen
  {% endtab %}

{% tab title="✅ Wél zo (aanbevolen)" %}
Gebruikersgroepen op functionaliteit, zoals:

* "Relatie muteren"
* "Exploitatie lezen"
* "Portfolio muteren"

**Naamgeving:** gebruik het format **Tegelnaam\_Functie** — bijvoorbeeld `Project_Lezen` of `Snippergroen_Muteren`. Zo weet iedereen meteen wat een groep doet.

**Voordelen:**

* Altijd transparant wie wat mag — de naam van de groep *is* de rechten
* Bij organisatiewijzigingen alleen groepssamenstelling aanpassen, niet structuur
* Eén persoon kan meerdere functionaliteitsgroepen combineren, passend bij de echte rol

**Voorbeeld-samenstellingen:**

| Persoon             | Gebruikersgroepen                                         |
| ------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Projectleider       | Relatie muteren + Exploitatie lezen                       |
| Overall planeconoom | Relatie muteren + Exploitatie muteren + Portfolio muteren |
| Accountant          | Exploitatie lezen + Portfolio lezen                       |
| {% endtab %}        |                                                           |
| {% endtabs %}       |                                                           |

{% hint style="success" %}
**Hou dit consequent vol.** De verleiding om "even snel" een *Projectleider*-groep aan te maken is groot. Weersta hem. Drie maanden later krijg je de rekening van die beslissing.
{% endhint %}

## Een gebruikersgroep instellen

Moeten er rechten worden toegekend en lukt dat niet met een bestaande gebruikersgroep of een combinatie daarvan? Volg dan onderstaand stappenplan.

{% stepper %}
{% step %}

### Maak de gebruikersgroep aan

Via de beheertegels (⚙️) → **Gebruikersgroep** → klik op het plusje rechtsboven in de tegel.
{% endstep %}

{% step %}

### Geef de groep een naam volgens het format

Gebruik **`Functionaliteit_Functie`** — bijvoorbeeld `RapportagetoolProjecten_Lezen` of `Relatie_Muteren`.
{% endstep %}

{% step %}

### Stel rechten op entiteiten in

Per entiteit stel je in welke acties de groep mag uitvoeren: **lezen, aanmaken, archiveren, dearchiveren** en **verwijderen**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Wat is een entiteit?

Een entiteit is een "ding" waarover je gegevens wilt vastleggen. Het wordt iets complexer doordat een ding zelf weer andere dingen kan bevatten. Zo is **Kavel** onderdeel van **Erfpacht**, maar toch moet je het apart benoemen. Voeg je alleen Erfpacht toe, dan zie je wel het erfpachtdossier, maar het tabblad **Kavel** ontbreekt.

Met andere woorden: zowel Erfpacht als Kavel zijn losse entiteiten in TotalLink. In de meeste gevallen zijn entiteiten een **tegel** of een **tabblad** (zoals het tabblad Kavel binnen de tegel Erfpacht, of het tabblad **Overeenkomst** binnen een Erfpacht).

**Voorbeeld — de groep `Erfpacht lezen`:**

Deze bevat twee regels: Erfpacht en Kavel. Een medewerker met deze groep mag de entiteiten Erfpacht en Kavel openen.

| Actie       | Stand | Betekenis                                               |
| ----------- | ----- | ------------------------------------------------------- |
| Aanmaken    | Uit   | Mag geen nieuw erfpachtdossier of nieuwe kavel aanmaken |
| Archiveren  | Uit   | Mag erfpachten en kavels niet (de)archiveren            |
| Verwijderen | Uit   | Mag geen erfpachtdossiers of kavels verwijderen         |

### Rechten op rapporten instellen

Geef de gebruikersgroep rechten op de rapporten onder het **printicoon** rechtsboven in het scherm. Je doet dit via de beheertegel **Beheer menu Permissies**.

* Open dezelfde tegel als bij stap 3 van het onboarden, maar ga nu naar het tweede tabblad **Rapporten**.
* Activeer hier de gewenste rapporten.

Je werkt dus andersom: van rapport naar gebruikersgroepen, in plaats van van gebruikersgroep naar rapport.

### Menuknoppen instellen

In het tabblad **Menuknoppen** stel je in welke opties in de horizontale en verticale menubalk worden getoond voor deze groep.

### Rollen instellen

Een gebruiker kan binnen een groep ook een **rol** hebben. Op dit moment is er alleen de rol **Accordeerder**.

{% hint style="info" %}
Is de rol Accordeerder geselecteerd binnen een gebruikersgroep, dan mag een persoon in die groep een wijziging goedkeuren — maar **alleen als die persoon de wijziging niet zelf heeft aangebracht**.
{% endhint %}

### Een gebruikersgroep verwijderen

Open de gebruikersgroep → menu → **Gebruikersgroep verwijderen**.


# Rechten beheren

## Rechten van velden instellen

Voor iedere gebruikersgroep kun je instellen welke velden de personen in deze groep mogen zien en mogen muteren. Volg hiervoor de volgende stappen:

{% stepper %}
{% step %}

#### Open het betreffende scherm

Navigeer naar het scherm waarvan je veldrechten wilt instellen (bijvoorbeeld het project-detailscherm, een dossier of een medewerkerskaart). Kies een willekeurig project of dossier om de rechten op in te stellen — het maakt niet uit welk record je kiest, want de ingestelde rechten gelden voor *alle* records van dat type.
{% endstep %}

{% step %}

#### Activeer het rechtenbeheer

Klik in het menu (hamburgermenu) op **Beheer rechten**. Elk veld in het scherm krijgt nu een stoplichtje.
{% endstep %}

{% step %}

#### Selecteer de gebruikersgroep

Rechtsboven in het scherm kies je de **gebruikersgroep** waarvoor je rechten instelt. Je stelt altijd per groep in — niet per persoon. Het keuzemenu bevindt zicht onder het home icoontje. ![](/files/lJ4G5z232Q2if08GlVqv)
{% endstep %}

{% step %}

#### Stoplichten instellen

| Kleur         | Betekenis                           |
| ------------- | ----------------------------------- |
| 🔴 **Rood**   | Veld niet zichtbaar voor deze groep |
| 🟠 **Oranje** | Veld leesbaar, niet aanpasbaar      |
| 🟢 **Groen**  | Veld leesbaar én aanpasbaar         |

Klik per veld op het stoplicht om te schakelen tussen 🔴 / 🟠 / 🟢.

De rechten zijn direct na het aanklikken ingesteld.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

{% hint style="info" %}
Wil je alle velden van een tabblad in één keer dezelfde kleur geven? Klik dan op het stoplicht van het tabblad zelf (niet bij een individueel veld). Eén of enkele klikken volstaan om álle velden binnen het tabblad gelijk te trekken. Extra handig wanneer je net meerdere velden hebt toegevoegd — in plaats van ze stuk voor stuk in te stellen, zet je ze zo in één moeite door op de juiste kleur.
{% endhint %}

## 🔄 De rood-omweg — een truc die je vaker nodig hebt

Heb je in één keer meerdere velden toegevoegd aan een scherm? Dan hoef je niet alle stoplichten één voor één op te zetten. Maar als de tabel- of schermstoplicht al op groen of oranje stond, krijgen de net toegevoegde velden daardoor niet automatisch die stand. TotalLink werkt in zo'n geval pas door als je **eerst naar rood** gaat en dan terug.

{% stepper %}
{% step %}

#### Open Beheer rechten

Ga naar het scherm met de nieuwe velden → hamburgermenu → **Beheer rechten**.
{% endstep %}

{% step %}

#### Kies de gebruikersgroep

Selecteer rechtsboven de gebruikersgroep waarvoor je alle nieuwe velden in één keer wilt activeren.
{% endstep %}

{% step %}

#### Klik via rood naar de gewenste kleur

Klik op het stoplicht **boven de tabel of in de schermbalk**.

* Stond hij op groen of oranje? **Klik eerst naar rood**, dan terug naar groen (muteerbaar) of oranje (leesbaar).
* Deze omweg forceert TotalLink om de rechten voor álle onderliggende velden opnieuw toe te passen — inclusief de net toegevoegde.
  {% endstep %}

{% step %}

#### Herhaal per gebruikersgroep

Loop de gebruikersgroepen langs die met deze velden moeten werken en herhaal stap 3.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="success" %}
**Dit is zo'n truc die je één keer leert en voor altijd onthoudt.** Vergeet je de rood-omweg, dan melden collega's een paar dagen later dat ze het nieuwe veld nog steeds niet zien. Jij zoekt een uur, vindt niks fouts in de configuratie, totdat je je realiseert: ah — de rood-omweg.
{% endhint %}

***

## Rechten op tabelkolommen

Een nuance om te kennen: in sommige gevallen worden rechten op een **tabelkolom** op *tabelniveau* toegekend, niet per losse kolom. Er is dan geen knop om rechten voor één specifieke kolom te regelen.

Gevolg: na het toevoegen van een nieuwe kolom moet je voor elke gebruikersgroep die de kolom moet zien, het **tabel-stoplicht opnieuw zetten via de rood-omweg**. Anders zien ze de nieuwe kolom niet.


# Medewerkers beheren

Nadat de gebruikersgroepen en rechten op velden goed zijn ingesteld, is het van belang om medewerkers op de juiste manier te onboarden, rechten toe te kennen of uit dienst te zetten.&#x20;

## Een nieuwe medewerker onboarden

Dit is de meestvoorkomende taak van de functioneel beheerder. De eerste keer doe je het stap voor stap; daarna gaat het in 90 seconden.

{% hint style="info" %}
**Vereiste rechten voor jou:** rechtengroep `Gebruikersbeheer` of `Functioneel beheerder`.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Controleer of de medewerker al bestaat

Gebruik de zoekfunctie bovenin en typ de naam. Dit voorkomt een van de meest voorkomende fouten: dubbele invoer.

{% hint style="warning" %}
Spreek intern af wíe medewerkers aanmaakt. Dubbele accounts ontstaan vaak doordat meerdere beheerders dezelfde persoon onafhankelijk van elkaar invoeren.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Voeg de medewerker toe

* Ga naar het hoofdmenu.
* Klik rechtsboven in de tegel **Medewerker** op het plus-icoon ➕.
* Vul op het tabblad **Algemeen** in: voornaam, achternaam en zakelijk e-mailadres.

{% hint style="info" %}
Vul alleen in wat je écht nodig hebt — want alles wat je invoert, moet je ook onderhouden. Velden die je nooit gebruikt, kun je beter verbergen.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Stel toegang en rechten in (tabblad Beheer)

* Ga naar het tabblad **Beheer** op de medewerkerskaart.
* Vul de **gebruikersnaam** in — dit is de Windows-login of het e-mailadres waarmee de medewerker inlogt.
* Klik op het veld **Rechten** → selecteer één of meerdere gebruikersgroepen. Elke geselecteerde groep verschijnt onder de lijst.

**Optioneel — projecttoegang beperken:** beperk de toegang tot specifieke projecten via de velden **Project muteren** en **Project lezen**.

* Laat je deze velden leeg → de medewerker heeft toegang tot **alle** projecten.
* Vul je projecten in → de medewerker mag alleen díe projecten muteren of lezen.

<details>

<summary>Rechten kopiëren van een bestaande collega</summary>

Via het menu-icoon → **Kopieer rechten van** → kies de collega.

{% hint style="danger" %}
Dit **overschrijft alle bestaande rechten** van de nieuwe medewerker. Rechten die de nieuwe medewerker al had maar de gekozen collega niet, gaan verloren. Handig voor één-op-één vervangingen — maar pas op dat je niet onbedoeld te veel rechten kopieert.
{% endhint %}

</details>
{% endstep %}

{% step %}

### Controleer automatisch inloggen met SSO — IT-stap

Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten. Systeembeheer (IT) geeft de medewerker rechten in **Microsoft Entra ID** (voorheen Azure AD) of het gebruikte identiteitssysteem, zodat de medewerker automatisch kan inloggen zonder wachtwoord.

{% hint style="warning" %}
Zonder deze stap kan de medewerker **niet inloggen**, ook al klopt alles in TotalLink.
{% endhint %}

Stuur een korte mail naar IT met:

* Naam van de medewerker
* E-mailadres / gebruikersnaam zoals in TotalLink
* Welke Azure AD-groep nodig is (meestal `TotalLink-gebruikers` of vergelijkbaar)
  {% endstep %}

{% step %}

### Verifieer de rechten via Delegatie

Je controleert de ingestelde rechten eenvoudig met de **Delegatie**-knop.

* Klik rechtsboven op je eigen naam → **Delegatie** → selecteer de zojuist toegevoegde medewerker.
* Vanaf dat moment zie je precies wat deze medewerker ziet als die is ingelogd.
* Klopt alles? Laat de medewerker dan TotalLink openen.

{% hint style="success" %}
✅ Klaar als de medewerker succesvol inlogt en werkt met de juiste rechten.
{% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**Vergeet niet de delegatie weer af te sluiten.** Anders blijf je werken en wijzigingen aanbrengen vanuit een ander gebruikersaccount. Klik weer op je naam rechtsboven → **Delegatie opheffen**.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Situaties die per type gebruiker verschillen

{% tabs %}
{% tab title="Interne medewerker" %}
Volg de standaardflow hierboven.

Gebruik altijd het **officiële zakelijk e-mailadres** — dat is wat in logs en exports terugkomt. Een privé-Gmail is een klassieke beginnersfout.
{% endtab %}

{% tab title="Externe (aannemer, adviseur, accountant)" %}
Voor externen gelden extra overwegingen:

* **IT-stap is óók verplicht.** De externe moet net als een interne gebruiker in Microsoft Entra ID worden opgenomen. Zonder die stap: geen toegang.
* **AVG:** stel een korte overeenkomst op waarin staat dat de externe de gegevens uitsluitend gebruikt voor professionele taken voor de organisatie, in lijn met de AVG.
* **Alleen lezen?** Geef dan uitsluitend leesrechten (bijv. de groep `Exploitatie lezen`). Dat voorkomt misverstanden achteraf.
* **Einde samenwerking:** trek de SSO-toegang via IT in én zet de medewerker in TotalLink op archief (zie [Een medewerker uit dienst — archiveren](#een-medewerker-uit-dienst--archiveren)).
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

{% hint style="warning" %}
**Klassieker:** *"Ik wil alleen een overzicht draaien, geef me maar beheer."*

Niet doen. Maak een groep zoals `Projecten_Lezen` of `Portfolio_Lezen` en voeg de collega daaraan toe. Of maak een groep die alleen rechten heeft op het gevraagde overzicht.
{% endhint %}

***

## Een medewerker uit dienst — archiveren

{% hint style="warning" %}
Een medewerker kan **niet worden verwijderd** — TotalLink bewaart de gebruikshistorie in het logboek. Je zet de medewerker daarom op archief.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Open de medewerkerskaart

Ga naar het hoofdmenu → tegel **Medewerker** → open de betreffende medewerker.
{% endstep %}

{% step %}

### Archiveer de medewerker

Klik in de bovenbalk op het menu-icoon → **Archiveren**. De medewerker kan nu niet meer inloggen.
{% endstep %}

{% step %}

### Trek de SSO-toegang in — IT-stap

Laat IT de medewerker uit Microsoft Entra ID verwijderen, zodat ook de automatische login wordt geblokkeerd.
{% endstep %}
{% endstepper %}

<details>

<summary>Persoonsgegevens verwijderen (AVG)</summary>

Wil je persoonsgegevens verwijderen? Doe dat handmatig in het tabblad **Algemeen** van de medewerkerskaart.

</details>

***

## Een medewerker vervangen bij uitdiensttreding

Wil je bij vertrek alle instellingen (rechten, berichten, rappels) overnemen naar de opvolger?

{% stepper %}
{% step %}

### Selecteer de vertrokken persoon

Open de tegel **Medewerker / Relatie** en selecteer de persoon die uit dienst gaat.
{% endstep %}

{% step %}

### Kies "Vervang deze relatie door"

Klik op het menu-icoon → **Vervang deze relatie door**.

<figure><img src="/files/1TUhnnSflutklMbmE2kJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Selecteer de nieuwe medewerker

Kies de nieuwe medewerker / relatie. Alle instellingen gaan over naar de nieuwe medewerker.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
De uit dienst getreden medewerker wordt hierbij **verwijderd**. Gebruik deze actie dus alleen wanneer je de oude medewerker écht wilt vervangen.
{% endhint %}

***

## Dubbele invoer samenvoegen

Is een medewerker per ongeluk twee keer ingevoerd? Met dezelfde "Vervang deze relatie door"-actie voeg je de twee samen en behoud je de juiste instellingen.

{% stepper %}
{% step %}

### Selecteer de medewerker met de verkeerde rechten

Open de tegel **Medewerker** en selecteer het account met de verkeerd ingestelde rechten.
{% endstep %}

{% step %}

### Kies "Vervang deze relatie door"

Klik op het menu-icoon → **Vervang deze relatie door**.

<figure><img src="/files/gbWsiD5UYDwRvjbE5aiM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Selecteer het juiste account

Kies de medewerker met de juist ingestelde rechten. Alle instellingen gaan over naar dat account.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
Het account met de verkeerde rechten wordt hierbij **verwijderd**.
{% endhint %}

***

## Rapport gebruikersrechten

Wil je een volledig overzicht van alle gebruikersrechten per medewerker?

Klik in het hoofdmenu op het **printericoon** → **Rapport gebruikersrechten**.

{% hint style="info" %}
Zat je in de e-learning? [Klik dan hier om weer terug te gaan. ](/e-learning/e-learning-functioneel-beheer/module-3-gebruikers-en-rechten-beheren#undefined-1)
{% endhint %}


# Velden, rapportages en sjablonen

In TotalLink zijn velden, rapportages en sjablonen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een veld dat niet aan het juiste onderwerp is gekoppeld, verschijnt niet in de rapportagetool. Een rapportage zonder gekoppelde sjablonen levert geen Word-documenten op. De volgorde waarin je dingen koppelt, maakt het verschil tussen "het werkt" en "ik snap niet waarom het niet werkt".

Op de volgende pagina's leer je:

* een veld of kolom in een tabel toevoegen;
* de meestvoorkomende FAQ-val oplossen: "ik heb een veld toegevoegd maar collega's zien het niet".
* een nieuw veld toevoegen en aan de juiste onderwerpen koppelen;
* kolommen in de rapportagetool configureren;
* een Word-sjabloon bijwerken via MergeFields en een veld beschikbaar maken als bronveld;

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th></th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th></tr></thead><tbody><tr><td>Velden beheren</td><td></td><td></td><td><a href="/pages/2eMUfTx3jBiv3ExXo460">/pages/2eMUfTx3jBiv3ExXo460</a></td></tr><tr><td>Rapportages beheren</td><td></td><td></td><td><a href="/pages/xcKMg0AHKhqvHGZ3btT0">/pages/xcKMg0AHKhqvHGZ3btT0</a></td></tr><tr><td>Sjablonen beheren</td><td></td><td></td><td><a href="/pages/wA9Rgt1PdPTPbEG1f7tx">/pages/wA9Rgt1PdPTPbEG1f7tx</a></td></tr></tbody></table>

***


# Velden beheren

## Velden toevoegen, aanpassen en verbergen

{% hint style="warning" %}
**Wijzig velden met terughoudendheid.** Het verwijderen of aanpassen van cruciale velden kan leiden tot fouten in het systeem of in rapportages. Denk aan velden als **overeenkomststatus** of **projectcode** — de kans is groot dat meerdere rapportages ze nodig hebben.
{% endhint %}

{% hint style="danger" %}
Sommige velden — zoals **overeenkomststatus** — komen in meerdere tegels voor. Verwijder je zo'n veld en voeg je een nieuw veld toe, dan haal je een veld weg dat in **álle** tegels beschikbaar was en zet je er één terug die slechts in **één** tegel zichtbaar is. In de huidige versie kan alleen een **TotalLink-consultant** zulke tegeloverschrijdende velden aanmaken.
{% endhint %}

### Het scherm Beheer velden

Ga naar het te wijzigen scherm → hamburgermenu → **Beheer velden**. Hier doe je drie dingen:

* **Verplaatsen** — versleep velden met de muis naar de gewenste positie.
* **Toevoegen** — klik onderin op **Nieuw veld toevoegen**.
* **Eigenschappen wijzigen** — klik op het **label** van een veld (dus niet op het invoerveld).

{% hint style="info" %}
Een nieuw veld is standaard **voor niemand zichtbaar**. Pas wanneer je per gebruikersgroep rechten toekent, zien je collega's het veld verschijnen. Loop daarna de [drie-stappen checklist](#na-het-toevoegen-de-drie-stappen-checklist) af.
{% endhint %}

***

## Velden toevoegen

{% hint style="warning" %}
Gebruik met terughoudendheid. Verwijderen of aanpassen van cruciale velden kan leiden tot fouten in het systeem of in rapportages.&#x20;
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}
Ga naar het te wijzigen scherm.
{% endstep %}

{% step %}
Klik in het menu op **Beheer velden**.
{% endstep %}

{% step %}
**Toevoegen:** klik onderin op *Nieuw veld toevoegen*.

Bepaal welk veldtype je wilt:&#x20;

<figure><img src="/files/ctM8bZYSfYVIXah0ZJWU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Veldtype          | Gebruik dit voor                                                 | Voorbeeld                                                 |
| ----------------- | ---------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------- |
| **Tekst**         | Korte tekst op één regel                                         | Naam, kenmerk, titel                                      |
| **Memo**          | Lange tekst over meerdere regels                                 | Omschrijving, toelichting, notitie                        |
| **Label**         | Vaste uitleg of een kopje op het formulier (geen invoer)         | Sectiekop "Contactgegevens"                               |
| **Numeriek**      | Getallen waar je op wilt rekenen                                 | Aantal, leeftijd, hoeveelheid                             |
| **Bedrag**        | Geldbedragen                                                     | Factuurbedrag, declaratie, prijs                          |
| **Percentage**    | Een percentage                                                   | Voortgang, kortingspercentage                             |
| **Datum**         | Een kalenderdatum zonder tijd                                    | Geboortedatum, einddatum project / fase / contract        |
| **Datum en tijd** | Datum én kloktijd samen                                          | Moment van een afspraak, tijdstip incident                |
| **Tijd**          | Alleen een kloktijd                                              | Openingstijd, starttijd dienst                            |
| **Ja/nee schuif** | Een keuze tussen twee mogelijkheden                              | Akkoord ja/nee, actief ja/nee                             |
| **Keuzelijst**    | Eén keuze uit een vaste lijst opties                             | Status, afdeling, categorie                               |
| **Opzoekveld**    | Een verwijzing naar een bestaand gegeven elders                  | Koppeling aan een medewerker, relatie, dossier of project |
| **Mailveld**      | Een e-mailadres                                                  | Contact-e-mailadres                                       |
| **Hyperlink**     | Een aanklikbare link                                             | Verwijzing naar een externe website                       |
| **Foto**          | Een afbeelding uploaden                                          | Foto van project of object                                |
| **4-ogen veld**   | een tabel die alle mutaties bijhoudt voor dat specifieke tabblad | Beoordeling van een veld                                  |
| {% endstep %}     |                                                                  |                                                           |

{% step %}
**Verplaatsen:** versleep het toegevoegde veld met de muis naar de gewenste positie.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Een veld in een tabel toevoegen

Wil je een **kolom** toevoegen aan een tabel (in plaats van een los veld aan een scherm)? Dat gaat net iets anders.

{% stepper %}
{% step %}

### Open Beheer velden

Ga naar het scherm waar je een kolom wilt toevoegen → hamburgermenu → **Beheer velden**.

<figure><img src="/files/SivscJ22bWKka6i84nSu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Open de tabelheader

Klik op de **Header** van de specifieke tabel.

<figure><img src="/files/d06MqZcYjaazWPd5ua28" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Zet KolomToevoegen aan

Scroll naar beneden en schuif het vinkje aan bij het veld **KolomToevoegen**. Er verschijnt nu een **➕** aan de linkerkant van de tabel.

<figure><img src="/files/WN0V9OlkHcoXlmo6tSuP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/hJcqCI98oMaoEH8mD81N" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Voeg de kolom toe

Klik op de **➕** en kies de gewenste kolom (bijvoorbeeld *Tweede verzoeker* naast *Verzoeker*). De kolom verschijnt nu in de tabel.

<figure><img src="/files/sWc1YvsVix6QaHSiOmyi" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/WSkijb2WwUCrwX0O9aJQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Stel rechten en rapportage in

Bepaal de rechten voor de nieuwe kolom — standaard is die nog niet leesbaar of muteerbaar tot de functioneel beheerder dit instelt. Bepaal daarna of de kolom mee moet in een bestaande rapportage. Volg hiervoor de [drie-stappen checklist](#na-het-toevoegen-de-drie-stappen-checklist).
{% endstep %}
{% endstepper %}

<details>

<summary>Waarom kan ik geen rechten uitdelen op de nieuw toegevoegde kolom?</summary>

Dit komt vrijwel altijd doordat de rechten voor de nieuwe kolom nog niet opnieuw zijn toegepast. Gebruik de [rood-omweg](#meerdere-nieuwe-velden-tegelijk-de-rood-omweg) om de rechten voor alle onderliggende velden — inclusief de net toegevoegde kolom — in één keer opnieuw door te zetten.

</details>

***

## Na het toevoegen: de drie-stappen checklist

Je hebt net een nieuw veld of een nieuwe kolom toegevoegd. Voordat collega's ermee kunnen werken, regel je nog drie dingen.

{% stepper %}
{% step %}

### Bepaal wie het veld mag zien / bewerken

Ga naar het scherm waarin het veld staat → hamburgermenu → **Beheer rechten** → kies rechtsboven de gebruikersgroep → klik op het **stoplicht** bij het veld.

Standaard staat een nieuw veld op **rood** voor iedereen.

{% hint style="info" %}
Meerdere velden tegelijk toegevoegd of rechten aan een tabel / kolom toekennen? Activeer ze in één keer per gebruikersgroep met de[ rood-omweg](/functioneel-beheer/how-to../gebruikers-en-rechten-beheren/rechten-beheren#de-rood-omweg-een-truc-die-je-vaker-nodig-hebt).
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Bepaal of het veld in de rapportagetool moet verschijnen

Een **onderwerp** is een databron waarop een rapportage in de rapportagetool is gebaseerd; dit wordt door de TotalLink-consultant ingesteld. Ieder onderwerp wordt als tabblad in de rapportagetool getoond.

Een nieuw veld komt **niet automatisch** als kolom beschikbaar. Je koppelt het expliciet via **Onderwerp t.b.v. lijst**:

* Open het scherm met het nieuwe veld → hamburgermenu → **Beheer velden**.
* Klik op het specifieke veld.
* Zoek het veld **Onderwerp t.b.v. lijst** → klik in het witte vlak → kies het onderwerp of de onderwerpen waarin het veld zichtbaar moet worden.

{% hint style="info" %}
Niet elk veld werkt op elk onderwerp. Bij sommige onderwerpen wordt het veld als **optelling** getoond. Voorbeeld: koppel je een FCL-veld aan het onderwerp **Overeenkomsten**, dan zie je een lijst van FCL's over alle onderliggende facturatieregels — een overeenkomst heeft immers vaak meerdere facturatieregels.

**Kan het in één actie naar alle rapportages?** Nee. Dat doe je bewust per onderwerp. Staat het gewenste onderwerp niet in de keuzelijst? Mail dan **<service@totallink.nl>** om te laten bepalen of het mogelijk is.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Controleer of het veld ook in sjablonen moet

Alleen nodig als het veld in **Word-sjablonen** (brieven, contracten) gebruikt moet worden. Na stap 2 is het veld al selecteerbaar als **Bronveld** bij MergeFields — zie [Sjablonen](#sjablonen-word-documenten-automatiseren).
{% endstep %}

{% step %}

### Bepaal overige veldeigenschappen

{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## FAQ-val: "mijn collega ziet het veld niet"

Dit is de meest voorkomende vraag die je als functioneel beheerder krijgt. Loop de checks af **in deze volgorde**:

1. **Heeft de collega het scherm ververst (F5)?** De simpelste oorzaak, en de meest vergeten.
2. **Staat het stoplicht bij de juiste gebruikersgroep op 🟢 of 🟠?** Hamburgermenu → Beheer rechten → selecteer de juiste rechtengroep.
3. **Zit de collega in die gebruikersgroep?** Tegel Medewerker → tabblad Beheer → veld Rechten.
4. **Heeft de collega per ongeluk twee accounts?** Zie het samenvoegen van dubbele accounts in het medewerkerbeheer.
5. **Heb je de** [**rood-omweg**](#meerdere-nieuwe-velden-tegelijk-de-rood-omweg) **uitgevoerd?** Bij meerdere nieuwe velden of tabelkolommen is dit vaak de oorzaak.
6. **Alleen onzichtbaar in de rapportage?** Controleer of **Onderwerp t.b.v. lijst** is ingesteld: Beheer velden → klik op het veld → scroll naar Onderwerp t.b.v. lijst.

<details>

<summary>Het veld staat wel in het scherm maar niet in de rapportagetool — wat nu?</summary>

Een veld komt niet automatisch in de rapportagetool. Controleer of het veld via **Onderwerp t.b.v. lijst** aan het juiste onderwerp is gekoppeld (stap 2 van de checklist).

</details>

<details>

<summary>Kan ik één actie doen waarmee het veld meteen in alle rapportages zichtbaar wordt?</summary>

Nee. Dat moet bewust per onderwerp. Zo bepaal je zelf welke onderwerpen het veld ondersteunen.

</details>

<details>

<summary>Wat als ik één van deze stappen oversla?</summary>

Dan werkt de keten niet volledig: zonder rechten ziet niemand het veld, zonder Onderwerp t.b.v. lijst ontbreekt het in de rapportagetool, en zonder koppeling als bronveld kun je het niet in sjablonen gebruiken.

</details>


# Veldeigenschappen instellen

Nadat je een veld hebt toegevoegd, bepaal je via de **veldeigenschappen** hoe dat veld eruitziet en zich gedraagt: welke naam de gebruiker ziet, of het verplicht is, op welk tabblad het staat, en wanneer het zichtbaar of bewerkbaar is. Hieronder vind je per eigenschap wat hij doet en wanneer je hem gebruikt.

<figure><img src="/files/NAtIBGzWts0hz3TRXhGk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Geen zorgen: je kunt deze eigenschappen later altijd nog aanpassen. Begin met de paar instellingen die je echt nodig hebt en laat de rest op de standaardwaarde staan.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Een veld verwijderen? Een verwijderd veld kan niet zonder hulp van TotalLink worden hersteld. Het is daarom aan te raden om een veld in plaats daarvan te verbergen.\
Een verborgen veld kan op een later moment altijd weer zichtbaar worden gemaakt, mocht je het alsnog nodig hebben.
{% endhint %}

## Vaste gegevens (automatisch ingevuld)

Deze velden geven aan om welk veld het gaat. Je vult ze meestal niet zelf in.

| Eigenschap   | Wat het betekent                                                                |
| ------------ | ------------------------------------------------------------------------------- |
| **ID**       | Uniek nummer dat TotalLink automatisch toekent.                                 |
| **Veldtype** | Hoe het veld wordt weergeven. (bijvoorbeeld als tekst, nummer, schuifje, etc.). |
| **Tabel**    | De tabel in de dataase waar het veld bij hoort (bijvoorbeeld Project).          |
| **Kolom**    | De technische naam van het veld in de database.                                 |

{% hint style="info" %}
**Kolom of Label?** De **Kolom** is de technische naam achter de schermen; die laat je met rust. Het **Label** is de naam die de gebruiker op het scherm ziet — die wil je vaak wél aanpassen.
{% endhint %}

## Veelgebruikte eigenschappen

Dit zijn de instellingen die je het vaakst zult gebruiken. Al deze instellingen zijn vrij aanpasbaar.

| Eigenschap                | Wat het doet                                                                                    | Wanneer gebruik je het                                                                                                                      |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Label**                 | De naam die de gebruiker bij het veld ziet.                                                     | Altijd — geef het veld een duidelijke, herkenbare naam.                                                                                     |
| **Toelichting**           | Extra uitleg bij het veld. Zichtbaar wanneer je met de muis over de veldnaam/tabel header gaat. | Als niet meteen duidelijk is wat de gebruiker moet invullen.                                                                                |
| **Tabblad**               | Op welk tabblad het veld verschijnt.                                                            | Om het veld op de juiste tabblad in het scherm te zetten.                                                                                   |
| **Verplicht**             | Het veld is verplicht om in te vullen. Herkenbaar aan afwijkende styling.                       | Voor gegevens die echt niet mogen ontbreken.                                                                                                |
| **Veldlengte**            | De lengte van het veld (in pixels)                                                              | Wanneer je een veld of kolom langer of korter wilt hebben. Let op: een veld kan nooit korter worden dan het langtste veld in dezelfde kolom |
| **Veldhoogte**            | De hoogte van het veld (in pixels)                                                              | Wanneer je een memoveld groter wilt maken. Werkt alleen buiten tabellen.                                                                    |
| **Verberg veld**          | Maakt het veld onzichtbaar voor de gebruiker.                                                   | Als je het veld (tijdelijk) niet wilt tonen.                                                                                                |
| **Aantal decimalen**      | Het aantal cijfers achter de komma.                                                             | Bij getal-, bedrag- of percentagevelden.                                                                                                    |
| **Beoordeling verplicht** | Wijzigingen van de veldinhoud moeten worden goedkeurd.                                          | Er een 4-ogen veld aanwezig is, en het veld data bevat die validatie door een tweede persoon vereisen. B.v. financiele data.                |

{% hint style="success" %}
Voor de meeste velden ben je hiermee klaar: geef een **Label**, zet **Verplicht** aan als het moet, kies het juiste **Tabblad** en sla op.
{% endhint %}

## Geavanceerde eigenschappen

De onderstaande eigenschappen kunnen onvoorziene consequenties hebben. Klap ze uit als je een veld fijner wilt afstellen. Per eigenschap staat aangeven in hoeverre je deze zelf kan aanpassen.

<details>

<summary>Toon geavanceerde eigenschappen</summary>

**Zichtbaarheid en bewerkbaarheid**

<table><thead><tr><th width="207">Eigenschap</th><th width="226">Aanpasbaarheid</th><th>Wat het doet</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>ReadOnlyWhere</strong></td><td>🟡 Voorzichtig Aanpassen</td><td>Maakt het veld alleen-lezen onder een ingestelde voorwaarde. Gebruik 1=1 wanneer het veld nooit muteerbaar mag zijn.</td></tr><tr><td><strong>HideWhere</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Verbergt het veld onder een ingestelde voorwaarde.</td></tr><tr><td><strong>Verankerd</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Zet een kolom vast in tabel.</td></tr><tr><td><strong>LijnNaVeld</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>In een tabel wordt de lijn rechts van de kolom breder.</td></tr><tr><td><strong>Onderwerp t.b.v. lijst</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Voeg het veld toe aan een rapportagetool onderwerp.</td></tr><tr><td><strong>KaartSelectiecrit</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Voeg het veld toe als selectie criteria binnen de grote kaart. Hiervoor dient er op de grote kaart een filter aanwezig te zijn voor de tegel waarop het veld aanwezig is.</td></tr><tr><td><strong>Aantal karakters</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Maximum aantal karakters, wat in het veld mag worden getypt.</td></tr><tr><td><strong>HideHeader</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Verberg de header (koptekst) van de tabel.</td></tr><tr><td><strong>HideToevoegen</strong></td><td>🟡 Voorzichtig Aanpassen</td><td>Verberg de "toevoegen" link onder de tabel. Er kunnen geen nieuwe regels aan de tabel worden toegevoegd. </td></tr><tr><td><strong>Verberg toevoegen</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Verberg de knop om een nieuw object toe te voegen in de opzoek dialoog van een opzoekveld.</td></tr><tr><td><strong>Verberg bewerken</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Verberg de knop om het geselecteerde object te bewerken in de opzoek dialoog van een opzoekveld.</td></tr><tr><td><strong>Verberg leegmaken</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Het opzoekveld/de keuzelijst kan niet worden leeggemaakt.</td></tr><tr><td>Dikgedrukt en onderstreept</td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>De veldnaam/header is dikgedrukt en onderstreept</td></tr></tbody></table>

**Gedrag bij wijzigen**

<table><thead><tr><th width="211">Eigenschap</th><th width="228">Aanpasbaarheid</th><th>Wat het doet</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Schermverversen</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Ververs het gehele scherm zodra de waarde van dit veld wijzigt.</td></tr><tr><td><strong>Ververs metablok(ken)</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Herlaadt bepaalde blokken op het scherm na een wijziging.</td></tr><tr><td><strong>KopieerVorige</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Neemt automatisch de waarde van het vorige record over.</td></tr><tr><td><strong>Dynamisch label</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Past het label aan op basis van een conditie.</td></tr><tr><td><strong>ToonToaal</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Voeg een regel met totalen toe onderaan de tabel.</td></tr><tr><td><strong>Verberg scrollbalken</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Op deze tabel geen scrollbalken toepassen, de tabel is altijd helemaal zichtbaar</td></tr><tr><td><strong>Database procedure</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De actie die wordt uitgevoerd wanneer de waarde van het veld wordt aangepast, danwel op het veld wordt geklikt in het geval van knoppen</td></tr><tr><td><strong>Default waarden</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Standaard waarden die automatisch worden ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe tabelregel. </td></tr><tr><td><strong>KolomToevoegen</strong></td><td>🟡 Voorzichtig Aanpassen</td><td>Indien aangevinkt wordt het toevoegen symbool weergeven bij tabellen. Hiermee kan een nieuwe kolom aan een tabel worden toegevoegd in de beheermodus (De gebruiker kan geen kolommen toevoegen).</td></tr><tr><td><strong>Tabelopties</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Hier kunnen tabelopties aangezet worden middels komma gescheiden tekst. Ondersteunde opties zijn o.a.: JunkBin,Searchable,Sortable,NCW,AllesOpen,ToonVerwijderd,Week,Maand</td></tr></tbody></table>

**Weergave en lijst**

<table><thead><tr><th width="213">Eigenschap</th><th width="230"></th><th>Wat het doet</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Veld weergave</strong></td><td>🟡 Voorzichtig Aanpassen</td><td>Een alternatieve manier waarop het veld wordt getoond.</td></tr><tr><td><strong>RoodBijNegatief</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Maak het getal in de kolom rood wanneer het getal negatief is.</td></tr><tr><td><strong>Keuzelijst</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Wijs de inhoud van een bestaande keuzelijst toe. Gebruik dit als verschillende velden dezelfde keuzelijst delen.</td></tr><tr><td><strong>Keuzelijst inhoud</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>De inhoud van de keuzelijst. Klik op de inhoud om deze te veranderen. <strong>Let op:</strong> wanneer velden een keuzelijst delen, dan wordt de inhoud voor alle deze velden aangepast. Al geselecteerde items kunnen niet worden verwijderd.</td></tr><tr><td><strong>OpzoekTabel</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De tabel waarnaar het opzoekveld verwijst.</td></tr><tr><td><strong>OpzoekKolom</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Bij opzoek- en meervoudige velden is dit de kolom(samenstelling) die wordt getoond als omschrijving bij het opzoeken. Bij url is het een alternatieve weergave van de url.Bij email biedt het veld de mogelijkheid om de mailTo: queryparameters uit te breiden. Bv. cc, body etc. </td></tr><tr><td><strong>Opzoekfilter</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Filter om de keuzemogelijkheden te beperken.</td></tr><tr><td><strong>Koppeltabel</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De koppeltabel waarin een link wordt gelegd tussen twee tabellen (entiteiten). </td></tr><tr><td><strong>Opzoekurl</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Een voorgedefinieerde link waaruit de keuzelijstopties kunnen worden gekozen.</td></tr><tr><td><strong>Label key</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Hoe het label uit het zoekresultaat van de opzoekurl dient te worden gehaald. </td></tr><tr><td><strong>Id key</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Hoe de id uit het zoekresultaat dient te worden gehaald. De id wordt gebruikt voor het daadwerkelijk ophalen van de data. </td></tr><tr><td><strong>Ophaalurl</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Een voorgedefinieerde link waar de data van het gekozen opzoekresultaat uit de opzoekurl worden opgehaald.</td></tr><tr><td><strong>Uitvouwtabel</strong></td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>De tabel weergeven als uitvouw tabel</td></tr><tr><td><strong>Openvouwtabel begint open</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De openvouwtabel begint in de geopende modus, indien de conditie klopt.</td></tr><tr><td><strong>Sortering</strong></td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De kolomnamen waarop de tabel standaard wordt gesorteerd.</td></tr><tr><td>NCW/EW positief resultaat</td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Optionele tekst die wordt weergeven, indien de NCW/EW positief is. </td></tr><tr><td>NCW/EW negatief resultaat</td><td>🟢 Vrij Aanpasbaar</td><td>Optionele tekst die wordt weergeven, indien de NCW/EW negatief is.</td></tr><tr><td>Query min-max jaar</td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>Bepaalt welke jaarschijven zichtbaar zijn binnen de tabel.</td></tr><tr><td>Kolomnaam min jaar</td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De kolomnaam van de minimum waarde uit bovenstaande Query min-max jaar</td></tr><tr><td>Kolomnaam max jaar</td><td>🔴 Niet Aanpassen</td><td>De kolomnaam van de maximum waarde uit bovenstaande Query min-max jaar</td></tr></tbody></table>

</details>

{% hint style="info" %}
Twijfel je over een geavanceerde instelling? Laat hem op de standaardwaarde staan. Je kunt het veld later altijd opnieuw openen en aanpassen.
{% endhint %}


# Rapportages beheren

## De Rapportage Toolbox beheren

Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het inrichten van de Rapportage Toolbox: rechten instellen, kolommen beheren, en specifieke bevragingen publiceren.

### Rechten op tabbladen (onderwerpen) instellen

In de rapportagetool stel je per tabblad in welke gebruikersgroepen het mogen zien.

{% stepper %}
{% step %}

### Open Beheer rechten

Open de rapportagetool → klik op **Beheer rechten**.

<figure><img src="/files/Jduy7i2KweLiYqEFFxi7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Selecteer de rechtengroep en het tabblad

Selecteer linksboven de rechtengroep en klik op het tabblad dat je wilt instellen.

<figure><img src="/files/IcCt2ozL4eyZ0eU81UpJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Ken rechten toe met het stoplicht

Gebruik het [stoplichtmodel](#stoplichtkleuren-wat-betekenen-ze): rood = geen tabblad, oranje = alleen lezen, groen = lezen en muteren.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Deze paragraaf beschrijft welke **gebruikersgroepen** een onderwerp mogen zien — niet hoe je een **individuele medewerker** rechten geeft. Dat doe je door de medewerker via de medewerkerskaart aan de juiste gebruikersgroep te koppelen.
{% endhint %}

### Een medewerker rechten geven op een rapportage

1. Controleer via de **delegatiefunctie** welke rapportages de medewerker nu kan zien.
2. Controleer welke gebruikersgroepen rechten hebben op de gewenste rapportage (zie hierboven).
3. Plaats de medewerker in die groep.

{% hint style="warning" %}
De standaardrapportage is gekoppeld aan de standaard rechtengroepen. Daardoor kunnen gebruikers **meer informatie zien dan gewenst**. Wil je dit inperken of toespitsen op een specifieke groep, maak dan [aparte rapportages](#een-specifieke-maatwerk-rapportage-maken-en-publiceren) aan en ken daar de juiste rechten op toe.
{% endhint %}

### Rechten op knoppen en printmenu-rapporten

{% tabs %}
{% tab title="Knop (opgeslagen bevraging)" %}
Rechten op knoppen stel je net zo in als andere objecten:

* Open de betreffende bevraging/knop.
* Klik in het menu op **Beheer rechten**.
* Kies een gebruikersgroep.
* Stel rechten in met het stoplicht per knop/groep.
  {% endtab %}

{% tab title="Rapport in het printmenu" %}

* Ga naar de beheertegel **Beheer Menu Permissies**.
* Selecteer het betreffende rapport (tabblad **Rapporten**).
* Stel in welke gebruikersgroepen rechten hebben op dit rapport.
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

***

## Een specifieke (maatwerk) rapportage maken en publiceren

Heeft een medewerker maar één specifiek rapport nodig en geeft de standaardstructuur te veel rechten? Maak dan een maatwerkrapport en ontsluit dit via het printmenu.

{% stepper %}
{% step %}

### Stel filters en kolommen in

Bouw de bevraging op in de Rapportage Toolbox zoals de gebruiker hem nodig heeft: stel filters in, zet enkel de gewenste kolommen aan, zet ze in de juiste volgorde en stel eventueel een totalisering in (de bekende *group by*: gegevens worden per geselecteerde kolom getotaliseerd).
{% endstep %}

{% step %}

### Sla op als favoriet

Klik op het **➕** bij **Opslaan als favoriet** en geef de knop een duidelijke naam.
{% endstep %}

{% step %}

### Ken rechten toe aan de knop

Stel de rechten op de knop in zoals beschreven bij [Rechten op knoppen](#rechten-op-knoppen-en-printmenu-rapporten).
{% endstep %}

{% step %}

### Publiceer als rapport in het printmenu

Klik op de drie puntjes (⋯) van de knop → **Maak rapport**. De bevraging verschijnt nu in het printmenu onder de naam van de knop en wordt bij elke klik gegenereerd op basis van de meest recente gegevens.

{% hint style="success" %}
De rechten van het printmenu-item worden **automatisch overgenomen** van de knop. De gebruikersgroepen die de knop mogen gebruiken, krijgen meteen ook rechten op de printoptie. Dat scheelt werk.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Knopopties beheren

Via de drie puntjes (⋯) op een knop:

| Optie              | Functie                                                           |
| ------------------ | ----------------------------------------------------------------- |
| Wijzig naam        | Naam van de knop aanpassen                                        |
| Overschrijf filter | Het huidige filter opslaan in de knop                             |
| Maak rapport       | Bevraging toevoegen aan het printmenu                             |
| Verwijder          | Knop verwijderen (alleen als er geen printoptie aan gekoppeld is) |
| Verwijder rapport  | Printoptie verwijderen uit het printmenu                          |

### Zichtbaarheid van favorieten

| Situatie                                                        | Zichtbaar voor iedereen? |
| --------------------------------------------------------------- | ------------------------ |
| Gebruiker zonder Functioneel Beheer                             | ❌ Nee                    |
| Functioneel Beheerder                                           | ✅ Ja                     |
| Functioneel Beheerder, gedelegeerd als gebruiker zonder rechten | ❌ Nee                    |

### Interactief rapport (parameter query)

Wil je een rapport dat eerst om invoer vraagt (bijvoorbeeld een datum of naam) en daarna pas uitdraait?

1. Maak een filter aan in de Rapportage Toolbox.
2. Laat één of meer velden **leeg** in het filter.
3. Sla op als knop en publiceer via **Maak rapport**.

Bij het uitvoeren vraagt TotalLink de leeggelaten waarden aan de gebruiker.

> **Voorbeeld:** filter op *Einde overeenkomst* zonder datum → bij uitvoeren vraagt TotalLink de peildatum.

***

## Kolommen van een onderwerp beheren

{% hint style="danger" %}
Laat het tabblad **Algemeen** binnen de tegel **Onderwerp** met rust. Deze is bedoeld voor de TotalLink-consultants, is zeer complex, en aanpassing zonder gedegen developerkennis leidt al snel tot een niet meer functionerend onderwerp, rapport of TotalLink onderdelen.&#x20;
{% endhint %}

Een onderwerp bepaalt welke gegevens op een tabblad in de rapportagetool worden getoond. Elk tabblad hoort bij één onderwerp. Per onderwerp bepaal je zelf welke kolommen worden getoond, in welke volgorde, de kolombreedte, en of een kolom bewerkbaar of alleen-lezen is.

Zo stel je het in:

* Klik op **⚙️** → tegel **Onderwerp** → klik op het betreffende onderwerp (de naam komt overeen met die van het tabblad).
* Open het tabblad **Tabelweergave**.

In de tabel die verschijnt kun je:

* **Volgorde aanpassen** — versleep regels met het sleep-icoon links. De volgorde bepaalt de standaard kolomvolgorde in de rapportagetool. Eindgebruikers kunnen dit voor hun eigen exports alsnog aanpassen en opslaan als favoriet.
* **Kolomnaam wijzigen** — vul een **Headertekst** in.
* **Breedte instellen** — een goed afgestelde breedte verhoogt de leesbaarheid aanzienlijk.

### Een kolom van read-only naar bewerkbaar zetten

* Beheertegels → tegel **Onderwerpen** → open het betreffende onderwerp.
* Ga naar de tabel **Beschikbare kolommen**.
* Zoek de kolom → zet het schuifje bij **Read-only** uit.

{% hint style="info" %}
Lukt dit niet? Mail dan **<service@totallink.nl>**.
{% endhint %}


# Rapportage toolbox beheer

Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het inrichten van de Rapportage Toolbox: rechten instellen, rapportages publiceren in het printmenu, en bevragingen beheren.

## Rapportage-rechten instellen

### Rechten op knoppen in de Rapportage Toolbox

Rechten op knoppen (opgeslagen bevragingen) worden op dezelfde wijze ingesteld als andere objecten in TotalLink:

1. Open de betreffende bevraging/knop
2. Klik in het menu op **Beheer rechten**
3. Kies een gebruikersgroep
4. Stel rechten in met stoplichten per knop/groep

### Rechten op rapporten in het printmenu

1. Ga naar de tegel **Beheer Menu Permissies** (beheertegels)
2. Selecteer het betreffende rapport
3. Stel in welke gebruikersgroepen rechten hebben op dit rapport

## Bevraging opslaan als knop

Heeft een gebruiker een rapportage regelmatig nodig? Sla de bevraging op als herbruikbare knop:

1. Stel de gewenste filters in de Rapportage Toolbox in
2. Klik op het **+ icoon** bij *Opslaan als favoriet*
3. Geef de knop een duidelijke naam

### Knoopties beheren

Via de drie puntjes (⋯) op een knop:

| Optie                  | Functie                                                           |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| **Wijzig naam**        | Naam van de knop aanpassen                                        |
| **Overschrijf filter** | Huidig filter opslaan in de knop                                  |
| **Maak rapport**       | Bevraging toevoegen aan het printmenu                             |
| **Verwijder**          | Knop verwijderen (alleen als er geen printoptie aan gekoppeld is) |
| **Verwijder rapport**  | Printoptie verwijderen uit het printmenu                          |

{% hint style="info" %}
Als je een knop publiceert als rapport (via **Maak rapport**), verschijnt de bevraging in het printmenu onder de naam van de knop. Rechten worden automatisch overgenomen van de knop.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Handig voor rapporten die regelmatig worden gevraagd door eindgebruikers.
{% endhint %}

## Rapport publiceren in printmenu

1. Klik op de drie puntjes van de knop → **Maak rapport**
2. De bevraging verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop
3. Rechten: automatisch overgenomen van de knop

## Zichtbaarheid favorieten

| Situatie                                                             | Zichtbaar voor iedereen? |
| -------------------------------------------------------------------- | ------------------------ |
| Gebruiker zonder Functioneel Beheer                                  | ❌ Nee                    |
| Functioneel Beheerder                                                | ✅ Ja                     |
| Functioneel Beheerder, maar gedelegeerd als gebruiker zonder rechten | ❌ Nee                    |

## Parameter query (rapport met variabele invoer)

Wil je een rapport waarbij de gebruiker bij het uitvoeren een waarde invult (bijv. een datum of naam)?

1. Maak een filter aan in de Rapportage Toolbox
2. **Laat één of meer velden leeg** in het filter
3. Sla op als knop → publiceer in printmenu via *Maak rapport*
4. Bij uitvoeren vraagt TotalLink de ontbrekende waarden aan de gebruiker

**Voorbeeld:** filter op *Einde overeenkomst* zonder datum ingevuld → bij uitvoeren vraagt TotalLink de datum.

## Onderwerpen beheren

Onderwerpen bepalen welke velden beschikbaar zijn in de Rapportage Toolbox en in sjablonen.

### Kolom van read-only naar bewerkbaar

1. Beheertegels → tegel **Onderwerpen**
2. Open het betreffende onderwerp/rapportage
3. Ga naar tabel **Beschikbare kolommen**
4. Zoek de kolom → zet het schuifje bij **Read-only** uit

{% hint style="danger" %}
Lukt dit niet? Stuur een e-mail naar <service@totallink.nl>.
{% endhint %}

### Volgorde van kolommen instellen

Ga naar de tab **Tabelweergave** in het onderwerp om de volgorde en zichtbaarheid van kolommen in de Rapportage Toolbox in te stellen.

### Rapportage-rechten per gebruikersgroep

Ga naar het menu **Beheer rechten** vanuit de rapportage → kies een gebruikersgroep → stel rechten in met stoplichten.


# Sjablonen beheren

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via zogeheten MergeFields. TotalLink vult deze velden automatisch met gegevens uit de applicatie wanneer een sjabloon wordt uitgedraaid.

## Waar worden sjablonen beheerd?

Sjablonen zijn altijd gekoppeld aan een **onderwerp**. Onderwerpen zijn te benaderen via de **Onderwerpen-tegel** in de beheertegels.

> ℹ️ Het aanmaken en beheren van onderwerpen zelf wordt doorgaans gedaan door een TotalLink consultant.

## Sjabloon openen vanuit de Rapportage Toolbox

Wanneer een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, valt deze uit te draaien in de Rapportage Toolbox via het **Word- of PDF-icoon** in de exportbalk.

* Elke tabelregel = één document
* Een ingesteld filter wordt meegenomen
* Geselecteerde kolommen en totaliseerkolommen worden **niet** overgenomen in het sjabloon
* Sjablonen worden gegenereerd als ZIP en aangeboden via de downloadmanager

## Sjabloon openen vanuit de documententabel

*Alleen beschikbaar als de documentmanagement module is afgenomen.*

1. Ga naar de documententabel van een tegel
2. Selecteer de toevoegen-regel → er opent een dialoog
3. Kies het sjabloon via de keuzelijst *Blanco document*
4. Open via *Open een nieuw Word document vanuit de applicatie*
5. Pas het document aan → sla op via Word → het bestand is opgeslagen in TotalLink

Daarna is het sjabloon downloadbaar, bewerkbaar en als PDF uitdraaibaar. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen in TotalLink.

## Het Onderwerp-scherm (sjabloonbeheer)

### Tabblad Algemeen — drie tabellen

**Sjabloonvelden**\
Alle velden die beschikbaar zijn als bronveld in sjablonen. De sjabloonveldtag is automatisch gegenereerd door TotalLink — gebruik deze als MergeField in Word voor automatische koppeling.

**Sjabloontabellen**\
Beschikbare tabellen voor gebruik in sjablonen. Instellingen per tabel (label, kolommen, breedte) via het uitklappijltje. Brontabellen worden doorgaans beheerd door een TotalLink consultant.

**Berekende sjabloonvelden**\
Speciale velden ingericht door de TotalLink consultant (bijv. huidige datum, resultaten van berekeningen).

### Tabblad Sjabloon — sjabloon toevoegen & beheren

{% stepper %}
{% step %}

### Nieuw sjabloon toevoegen

Klik op toevoegen → *Nieuwe sjabloon*
{% endstep %}

{% step %}

### Sjabloon uploaden/bewerken

Via het veld *Template*:

* *Met* documentmanagement module: bewerken via het Word-icoon (direct in TotalLink)
* *Zonder* documentmanagement module: download → aanpassen → opnieuw uploaden
  {% endstep %}

{% step %}

### Velden in sjabloon

Velden worden automatisch gevuld met gedetecteerde MergeFields. Per MergeField koppel je een bronveld, brontabel of speciaal bronveld.
{% endstep %}

{% step %}

### Sjabloonhistorie

Overzicht van vorige versies — herstelbaar.
{% endstep %}

{% step %}

### Uit te voeren acties

Nabewerkingen bij genereren (gedefinieerd door TotalLink consultant).
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Word-sjabloon aanmaken

MergeFields voeg je als volgt toe in Word:

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1

Ga in Word naar **Invoegen → Snel onderdelen → Veld** (of equivalent afhankelijk van je Word-versie)
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 2

Kies veldtype **MergeField**
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 3

Voer de tag in — gebruik de automatisch gegenereerde TotalLink-tag voor automatische koppeling, of gebruik een eigen tag (dan handmatig koppelen in tabel *Velden in sjabloon*)
{% endstep %}

{% step %}

### Stap 4

Klik OK — het MergeField wordt zichtbaar als `«tagnaam»`
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Aandachtspunten

* Stijl (bold, kleur, lettertype) wordt overgenomen van het MergeField zelf
* Bestaande MergeFields knippen/plakken: gebruik **rechtermuisklik → Veld bewerken** om de tag te wijzigen. Alleen de tekst aanpassen is **niet** voldoende.
* TotalLink ondersteunt afbeeldingen in sjablonen — zet ze in een textbox; TotalLink neemt de dimensies van de textbox over.

## Formatering instellen

| Veldtype         | Opties                                          |
| ---------------- | ----------------------------------------------- |
| Tekstvelden      | Hoofd-/kleine letters instellen                 |
| Aan/uit-velden   | Eigen tekst voor "Aan" en "Uit"                 |
| Datumvelden      | Deelformaten, eigen opmaak (bijv. `yyyy-MM-dd`) |
| Numerieke velden | Aantal decimalen, scheidingsteken, eigen opmaak |

Formatering instelling via het uitklappijltje bij de velden in het *Sjabloonvelden*- of *Velden in sjabloon*-tabblad.

* Formatering op het **Algemeen-tabblad** geldt voor alle sjablonen gekoppeld aan het onderwerp
* Formatering op het **Sjabloon-tabblad** geldt alleen voor dat sjabloon en heeft prioriteit

**Referentie voor eigen opmaakcodes:**

* [Standaard nummeropmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/standard-numeric-format-strings)
* [Eigen nummeropmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/custom-numeric-format-strings)
* [Standaard datumsopmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/standard-date-and-time-format-strings)
* [Eigen datumsopmaak (Microsoft)](https://docs.microsoft.com/en-us/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings)

## Sjabloon omzetten naar printmenu-rapport

Een sjabloon kan worden gepubliceerd in het printmenu:

1. Sla de bevraging op als knop in de Rapportage Toolbox
2. Klik op de drie puntjes van de knop → **Maak rapport**
3. De functionaliteit verschijnt in het printmenu onder de naam van de knop
4. Rechten: dezelfde groepen die de knop mogen gebruiken, krijgen automatisch ook rechten op de printoptie

### Veelgestelde Vragen

<details>

<summary>Aan het zoekonderwerp relatie hangen allerlei sjablonen die later (zoals het hoort) onder het zoekonderwerp overeenkomst zijn gehangen. De oude sjablonen onder relatie zijn echter niet opgeruimd, waardoor deze allemaal dubbel in de sjabloon tegel te vinden zijn.</summary>

n de contractenmodule De menu items loskoppelen van de relatie tab in de rapportagetoolbox en vervolgens de sjablonen verwijderen van het relatie querysubject.

</details>

<details>

<summary>Hoe moet ik templates aanmaken, aanpassen of verwijderen? Hoe pas ik velden in een template aan?</summary>

Dit is beschreven in de handleiding, open de handleiding door bovenin in het hoofdmenu van TotalLink op het ? teken te klikken. Hierop opent de handleiding, in de inhoudsopgave staat het onderwerp "Sjablonen" klik hierop om naar de beschrijving hiervan te gaan.

</details>

### Koppelingen

<details>

<summary>Kan TotalLink koppelen met Djuma / Corsa / REST-API?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Boekingen met code {een code} moeten niet worden ingelezen in TotalLink. Kan dit worden ingesteld?</summary>

Ja, neem contact op met <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>De gegevens via de koppeling naar het Kadaster zijn niet altijd actueel.</summary>

Indien er gekoppeld is via Centric zijn deze gegevens niet altijd actueel. Wij bieden ook een koppeling rechtstreeks naar het Kadaster aan. Deze is wel altijd actueel en hierin kunnen ook jaarrekeningen en uittreksels worden aangevraagd. informeer bij <service@totallink.nl>

</details>

<details>

<summary>Kan TotalLink worden gekoppeld aan JOIN Decos?</summary>

Ja, het is daarbij belangrijk om Join Connect te kunnen gebruiken. Informeer of hiervoor licenties zijn. De StUF koppeling van Join lijkt nog niet zo goed te werken (1-2-2023)

</details>

<details>

<summary>Heeft TotalLink een koppeling naar Pink Roccade voor de koppeling met i-Documenten?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Is er een koppeling naar Exact beschikbaar?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Heeft TotalLink een koppeling naar Geovisia?</summary>

Ja

</details>

<details>

<summary>Heeft TotalLink een koppeling naar Smartdocs?</summary>

Ja

</details>


# Sjablonen beheren via onderwerptegel

## Sjablonen — Word-documenten automatiseren

TotalLink ondersteunt Word-sjablonen via **MergeFields**: speciale placeholdervelden in Word die automatisch met gegevens uit de applicatie worden gevuld wanneer een sjabloon wordt uitgedraaid.

Een MergeField begint met `<<` en eindigt met `>>`. Voorbeelden: `<<Project.Naam>>` en `<<Overeenkomst.Datum>>`.

{% hint style="info" %}
Onderwerpen aanmaken doet TotalLink. Als functioneel beheerder werk je **binnen** bestaande onderwerpen: sjablonen toevoegen, bronvelden koppelen en uitvoeren. Een nieuw onderwerp nodig? Mail **<service@totallink.nl>**.
{% endhint %}

### Wat zie ik op het algemeen scherm van een onderwerp? <a href="#wat-zie-ik-op-het-algemeen-scherm-van-een-onderwerp" id="wat-zie-ik-op-het-algemeen-scherm-van-een-onderwerp"></a>

Op het algemeen tabblad van een onderwerp staan drie tabellen die samen bepalen welke gegevens je in een sjabloon kunt gebruiken:

* **Sjabloonvelden** — losse velden uit de applicatie
* **Sjabloontabellen** — hele tabellen met meerdere rijen en kolommen
* **Berekende sjabloonvelden** — speciale velden zoals berekeningen of de huidige datum

#### Wat zijn sjabloonvelden? <a href="#wat-zijn-sjabloonvelden" id="wat-zijn-sjabloonvelden"></a>

Sjabloonvelden zijn de losse velden die je in een Word-sjabloon kunt invoegen als MergeField. Per sjabloonveld zie je drie kolommen:

| Kolom            | Wat het is                                                                                                                                                 |
| ---------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Sjabloonveld** | De automatisch gegenereerde tag. Plak je deze als MergeField in je Word-document, dan koppelt TotalLink het veld automatisch zodra je het document upload. |
| **Bronveld**     | Het achterliggende veld in de applicatie waar de waarde vandaan komt.                                                                                      |
| **Omschrijving** | Extra uitleg over de inhoud van het bronveld.                                                                                                              |

<figure><img src="/files/LGuWnbDFBXRLNHYJJ9nR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Wat zijn sjabloontabellen?

Sjabloontabellen zijn voorgedefinieerde tabellen die je als geheel in een sjabloon kunt opnemen — bijvoorbeeld een lijst met regels of records uit een gekoppelde tabel. Een TotalLink-consultant richt deze meestal voor je in.

Klik op het uitklappijltje bij een tabel om in te stellen welk label de tabel krijgt, welke kolommen erin staan, en hoe breed elke kolom is.

<figure><img src="/files/w7bhj033jzUnNazcct60" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Wat zijn berekende sjabloonvelden?

Berekende sjabloonvelden zijn speciale velden die zijn ingericht door de TotalLink-consultant. Dat kan iets simpels zijn zoals de huidige datum, maar ook het eindresultaat van een complexe berekening.

### Een nieuw sjabloon toevoegen

{% hint style="info" %}
Laat het **aanmaken** van een nieuw sjabloon doorgaans over aan een TotalLink-consultant — dit vergt specifieke kennis. Het achteraf **toevoegen van velden** aan een bestaand sjabloon kun je meestal zelf.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Open het onderwerp

⚙️ → tegel **Onderwerp** → kies het onderwerp (bijv. Overeenkomsten).

<figure><img src="/files/59LzIiT2bq7Oc3lkc5bq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Voeg een sjabloon toe

Ga naar het tabblad **Sjabloon** → klik **Toevoegen** → **Nieuw sjabloon**.
{% endstep %}

{% step %}

### Upload of bewerk het Word-bestand

{% tabs %}
{% tab title="Met documentmanagement-module" %}
Bewerk het bestand direct in TotalLink via het **Word-icoon** bij het veld Template.
{% endtab %}

{% tab title="Zonder documentmanagement-module" %}
Download het bestand, pas het aan, en upload het opnieuw via het veld Template.
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% endstep %}

{% step %}

### Koppel bronvelden aan MergeFields

Velden in het Word-document worden automatisch als MergeFields gedetecteerd. Per MergeField koppel je één van de volgende:

| Type                  | Wat het is                                                                                                  | Resultaat in het sjabloon                                             |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Bronveld**          | Een veld uit het gekozen onderwerp, doorgaans ook zichtbaar in de rapportagetool                            | De waarde van dat veld wordt ingevoegd                                |
| **Brontabel**         | Een door TotalLink vooraf gedefinieerde tabel (bijv. facturatieregels)                                      | Een volledige Word-tabel met de bijbehorende gegevens wordt ingevoegd |
| **Speciaal bronveld** | Vooraf gedefinieerd veld dat niet in het onderwerp voorkomt (bijv. huidige datum, de uitvoerende gebruiker) | De bijbehorende dynamische waarde wordt ingevoegd                     |

{% hint style="info" %}
Brontabellen en speciale bronvelden kun je momenteel **niet zelf** definiëren.

**Automatische koppeling:** gebruik je in Word een MergeField met de automatisch gegenereerde TotalLink-tag (te vinden in het tabblad **Sjabloonvelden**), dan koppelt TotalLink zelf het bronveld. Gebruik je een eigen tag, dan koppel je handmatig.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Test het sjabloon

Draai het sjabloon uit vanuit een dossier (printknop) of vanuit de Rapportage Toolbox (Word- of PDF-icoon) en controleer of alle velden goed worden gevuld.

{% hint style="info" %}
Foute of lege MergeFields? Check de tab **Velden in sjabloon** en controleer per MergeField of het bronveld goed is gekoppeld.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Een veld beschikbaar maken als bronveld

Wil je een veld dat nog niet in sjablonen bruikbaar is, beschikbaar maken als selecteerbaar bronveld?

{% stepper %}
{% step %}

### Controleer de voorwaarde

Je hebt functioneel-beheerrechten (**⚙️** zichtbaar) en weet in welk onderwerp het bronveld beschikbaar moet komen.
{% endstep %}

{% step %}

### Voeg het veld toe aan het onderwerp

* Ga naar het homescherm en open een dossier of project waarin het veld staat.
* Selecteer **Beheer velden**.
* Klik op het **label** van het specifieke veld (niet op het invoerveld). Er opent een pop-up.
* Zoek **Onderwerp t.b.v. lijst** en klik het onderwerp aan waarin het bronveld beschikbaar moet komen.
  {% endstep %}

{% step %}

### Koppel het veld aan een MergeField

* Open de onderwerptegel met het sjabloon → ga naar het tabblad met het sjabloon.
* Zoek de tabel **Velden in sjabloon** met de MergeFields.
* Klik in de kolom **Bronveld** en selecteer het zojuist toegevoegde veld.
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
Verschijnt het veld nog steeds niet? Check: is het veld aan het juiste onderwerp gekoppeld, is het scherm ververst (F5), en staan de rechten correct op de gebruikersgroep?
{% endhint %}

## Hoe maak ik een Word-sjabloon met MergeFields?

Een MergeField is een tag in je Word-document die TotalLink bij het uitdraaien vervangt door de echte waarde. Stel: je wilt het huidige jaarbedrag in een brief zetten — dan voeg je een MergeField met die tag toe.

{% stepper %}
{% step %}

#### Open je Word-document

Open een bestaand of nieuw Word-document waarin het sjabloon moet komen.
{% endstep %}

{% step %}

#### Voeg een veld in via het Invoegen-menu

Kies in Word de optie om een **veld** in te voegen en selecteer in het keuzemenu het veldtype **MergeField**.

<figure><img src="/files/lsgQAAZbuDj7GwArSjYV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Afhankelijk van je Word-versie en taalinstellingen heet deze optie iets anders of staat hij ergens anders in het menu.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

#### Vul de tag in

Vul de tag in die TotalLink moet vervangen door een waarde. Gebruik bij voorkeur de automatisch gegenereerde tag uit de tabel **Sjabloonvelden** — dan koppelt TotalLink het veld zelf. Een eigen tag mag ook, maar die moet je later handmatig koppelen.

<figure><img src="/files/1Dg4pGwRpbu527mQFMOX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Klik op OK

Het MergeField staat nu in je document. De opmaak (vet, kleur, lettertype) volgt automatisch het MergeField.

<figure><img src="/files/bUWNsLylyIYspnVMDrJk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Sla het document op en upload het in TotalLink

Was het een wijziging in een bestaand sjabloon? Dan is het bestand al opgeslagen. Anders sleep je het bestand naar het veld **Template** op het sjabloon-tabblad. TotalLink leest de MergeFields automatisch in en koppelt bekende tags meteen.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
**Een MergeField kopiëren? Verander de tag op de juiste manier.**

Je kunt MergeFields knippen en plakken binnen een sjabloon. Maar als je daarna de achterliggende tag wilt aanpassen, **is alleen de zichtbare tekst veranderen niet genoeg**. Klik met de rechtermuisknop op het MergeField en kies in het keuzemenu de optie om het veld te bewerken — anders blijft TotalLink de oude tag koppelen.

![](/files/GSOWHJqFkrRLbUj4x2Zj)
{% endhint %}

### Hoe voeg ik een afbeelding toe aan een sjabloon?

Plaats de afbeelding in een **textbox** in Word. TotalLink neemt bij het vullen van het sjabloon de hoogte en breedte van de textbox over, dus daarmee bepaal je de afmetingen van de afbeelding in het uiteindelijke document.

## Hoe pas ik de formatering van een veld aan?

Met formatering bepaal je hoe een waarde eruit komt te zien in het uiteindelijke document — bijvoorbeeld een datum als `2022-03-08` in plaats van `08-03-2022`. Welke opties je hebt, hangt af van het veldtype.

| Veldtype             | Wat je kunt instellen                                       |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Tekst**            | Hoofdletters of kleine letters afdwingen                    |
| **Aan/uit (Ja/nee)** | Welke tekst verschijnt bij 'Aan' en bij 'Uit'               |
| **Datum**            | Een deel van de datum weglaten of een eigen formaat opgeven |
| **Numeriek**         | Aantal decimalen, een scheidingsteken, of een eigen formaat |

### Waar stel ik de formatering in?

Je kunt formatering op twee plekken instellen, en elke plek heeft een eigen bereik:

* **Algemeen tabblad van het onderwerp** — geldt voor *alle* sjablonen onder dat onderwerp.
* **Sjabloon-tabblad** — geldt alleen voor dat ene sjabloon en heeft voorrang op de algemene instelling.

Klik in beide gevallen op het uitklappijltje bij **Sjabloonvelden**, **Berekende sjabloonvelden** of **Velden in sjabloon** om de formatering-opties zichtbaar te maken.

{% hint style="info" %}
**Een eigen formaat opgeven?** Voor de syntax van eigen formaten gebruikt TotalLink de standaard van .NET.&#x20;
{% endhint %}

## Wat doet de tabel 'Uit te voeren acties'?

In deze tabel staan de nabewerkingen die TotalLink uitvoert zodra je een sjabloon genereert. Een TotalLink-consultant definieert deze acties voor jouw situatie — je kunt ze zelf niet aanmaken, maar wel zien welke er gekoppeld zijn aan het sjabloon.

### Aandachtspunten bij Word-sjablonen

* **Stijl** (bold, kleur, lettertype) wordt overgenomen van het MergeField zelf.
* **Knippen en plakken van MergeFields:** gebruik rechtermuisklik → **Veld bewerken** om de tag te wijzigen. Alleen de tekst aanpassen is niet voldoende.
* **Afbeeldingen:** ondersteund — zet ze in een **textbox**; TotalLink neemt de dimensies van de textbox over.
* **Formattering** (datumopmaak, decimalen, hoofdletters) stel je in via het uitklappijltje bij de velden in **Sjabloonvelden** of **Velden in sjabloon**. Formattering op het tabblad **Sjabloon** heeft prioriteit boven die op het tabblad **Algemeen**.

{% hint style="info" %}
Zat je in de e-learning? [Klik dan hier om weer terug te gaan.](/e-learning/e-learning-functioneel-beheer/module-4-velden-rapportages-and-sjablonen-beheren#oefening-20-min-in-de-testomgeving)
{% endhint %}


# Vier-ogen principe

Toevoegen en beheren van vier-ogen principe.

## Inleiding

Bij het toepassen van het vier-ogenprincipe moeten bepaalde wijzigingen eerst door een andere gebruiker worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief zijn.

{% hint style="info" %}
De eerste keer instellen kan moeilijk aanvoelen. Wees gerust, dit hoef je maar één keer per tegel in te richten en niet bij iedere overeenkomst. Neem de tijd om de onderstaande stappen goed te doorlopen. Je moet door meerdere schermen heen.&#x20;
{% endhint %}

De functioneel beheerder van TotalLink bepaalt welke velden onder dit principe vallen. Velden waarvoor goedkeuring vereist is, noemen we goedkeuringsvelden (ook wel beoordelingsplichtige velden). Zolang wijzigingen in deze goedkeuringsvelden nog niet zijn goedgekeurd, kan de overeenkomst niet worden gefactureerd. Wijzigingen in velden die niet als goedkeuringsveld zijn ingesteld, blokkeren de facturatie van de betreffende overeenkomst niet. Het wijzigen van een overeenkomst met goedkeuringsvelden verloopt verder hetzelfde als gebruikelijk. Het enige verschil is dat gewijzigde goedkeuringsvelden linksboven worden gemarkeerd met een gekleurd lipje, om aan te geven dat deze nog moeten worden goedgekeurd.Om het vier-ogen principe in te stellen dient de functioneel beheerder 3 stappen te doorlopen:

1. Rechten instellen wie wijzigingen mag accorderen.
2. De vier-ogen interface aanzetten door de vier-ogen tabel toe te voegen.
3. instellen welke velden goedkeuringsvelden zijn.

We leggen nu uit hoe deze stappen uitgevoerd moeten worden.​​

#### Stap 1 — accordeer-rechten toekennen <a href="#stap-1-accordeer-rechten-toekennen" id="stap-1-accordeer-rechten-toekennen"></a>

{% embed url="<https://youtu.be/P3cJq_h6ps8>" fullWidth="true" %}
Tip: Verhoog de resolutie via ⚙️ voor betere beeldkwaliteit.
{% endembed %}

De rechten om andermans werk goed te keuren worden, zoals gebruikelijk, toegekend via gebruikersgroepen. De functioneel beheerder moet hier echter aanvullend goedkeuringsrechten aan een gebruikersgroep toewijzen.

Gebruikers die aan deze gebruikersgroep worden toegevoegd, krijgen vervolgens automatisch de rol van goedkeurder.

* Klik in de linkerbalk op het tandwielicoon (Beheertegels)
* Ga naar de tegel **Gebruikersgroep.**
* Selecteer de gewenste groep (bijv. "Erfpacht muteren").
* Open het tabblad **Rollen.**
* Selecteer de rol **Accordeerder.**

Iedere medewerker in de groep (bijv.) "Erfpacht muteren" mag nu andermans wijzigingen goedkeuren.

{% hint style="info" %}
Een persoon mag nooit eigen mutaties goedkeuren. Het systeem bewaakt dit.
{% endhint %}

#### Stap 2 — Vier-ogen tabel toevoegen <a href="#stap-2-vier-ogen-tabel-toevoegen" id="stap-2-vier-ogen-tabel-toevoegen"></a>

**Wat is een vier-ogen tabel?**

De tabel maakt inzichtelijk welke aanpassingen zijn gedaan en of deze volgens het vier-ogen-principe zijn gecontroleerd en goedgekeurd.

Degene die de wijzigingen moet goedkeuren, hoeft niet elke afzonderlijke wijziging apart te beoordelen. Wanneer meerdere goedkeuringsvelden worden gewijzigd, worden deze gebundeld tot één reeks die in één keer kan worden goedgekeurd. Deze reeks verschijnt als één regel in de vier-ogentabel, die zich op het overeenkomsttabblad bevindt.

Als een reeks ter goedkeuring is aangeboden en daarna aanvullende wijzigingen worden doorgevoerd, wordt automatisch een nieuwe reeks aangemaakt. Deze verschijnt als een nieuwe regel in de vier-ogentabel en kan afzonderlijk ter goedkeuring worden aangeboden.

Iedere regel bevat een knop waarmee de betreffende reeks kan woren goedgekeurd. Per reeks wijzigingen zie je in de tabel:

* de accordeer knop.
* Welke velden zijn gewijzigd in de reeks.
* Wanneer de wijziging is aangeboden ter goedkeuring.
* Wanneer de wijziging heeft plaatsgevonden.
* Door wie de wijziging is goedgekeurd.

{% embed url="<https://youtu.be/4h2YSEegNKM>" %}
Tip: Verhoog de resolutie via ⚙️ voor betere beeldkwaliteit.
{% endembed %}

#### **Toevoegen vier-ogen tabel**

Voeg de vier-ogen tabel als volgt toe:

* Ga via het homescherm naar de tegel waar je de 4-ogen mutaties wilt toevoegen
* Klik op een willekeurige overeenkomst in deze tegel&#x20;
* Klik op het overeenkomst tabblad.
* Klik rechtsboven in de zwarte bovenbalk op "beheer velden".
* Klik op **+** op de gewenste locatie binnen het tabblad.
* Geef een goede naam voor de tabel zoals 'Vier-ogen tabel'.
* Kies veldtype **4-ogen veld.**
* Klik op 'beheer sluiten' en vervolgens op 'beheer rechten'.
* Selecteer linksboven (onder de zwarte bovenbalk) de juiste gebruikersgroep.
* Ken muteer rechten toe aan de gehele vier-ogen tabel. dit doe je het gemakkelijkst door door boven de tabel, links naast de titel van de tabel het stoplichticoon op groen te zetten.

{% hint style="info" %}
Let op dat zowel de muteerder als de accordeerder muteerrechten hebben op deze tabel.
{% endhint %}

#### Stap 3 — Goedkeuringsvelden markeren <a href="#stap-3-goedkeuringsvelden-markeren" id="stap-3-goedkeuringsvelden-markeren"></a>

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2F6GfRdTVZ8iKS2X4WCIwS%2F20260701-0858-19.6120094.mp4?alt=media&token=cb86776e-0c49-4ccb-b1a2-31870cf186ad>" %}

Goedkeuringsvelden zijn velden waarvan wijzigingen eerst volgens het vier-ogenprincipe moeten worden goedgekeurd voordat ze in het systeem worden doorgevoerd. de functioneel beheerder dient hiervoor het betreffende veld te markeren als 'beoordeling verplicht'.

* Ga naar het gewenste tabblad waar je velden wil selecteren die een 4-ogen principe moeten bevatten
* Klik via menu op **'Beheer velden'**
* Klik op de naam van het veld/kolom waarvan je wilt dat deze beoordeeld wordt als deze gevuld/gewijzigd wordt (Soort, Status, Client, factuurbedrag etc.).
* Zet de optie **"Beoordeling verplicht"** op **Ja.**

{% hint style="info" %}
De optie "Beoordeling verplicht" is alleen zichtbaar als er een 4-ogen tabel actief is op het tabblad.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/xnHPg5xKXu2IU9F6M9B5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### **Welke veldtypes worden ondersteund?**

Goedkeuringsvelden zijn in te stellen voor: **bedragen, numeriek, tekst, opzoekvelden, keuzelijsten** en **kolommen in een tabel**. Niet ondersteund: meervoudige velden, jaarschijven en tabellen als geheel.


# Accodeerder als aparte rol / gebruikersgroep

Je kunt er ook voor kiezen om de rol van accodeerder niet aan een bestaande gebruikersgroep te koppelen, maar hier een aparte gebruikersgroep van te maken.&#x20;

{% stepper %}
{% step %}

### Maak de gebruikersgroep aan

* Voeg via de beheertegel gebruikersgroep via het '+' een nieuwe groep toe
* Noem deze naar wat deze specifiek mag. Bijvoorbeeld Beoordelen alle 4-ogen mutaties of specifieker mogelijk zoals Beoordelen 4-ogen mutaties Overeenkomsten.&#x20;
* Voeg bij entiteiten de tegels toe waar de accodeerder op mag beoordelen
* Voeg bij gebruikers de juiste medewerkers toe
  {% endstep %}

{% step %}

### Stel de rechten juist in

1. Zorg dat deze zojuist aangemaakte groep via beheer rechten in de specifieke tegel(s) rechten krijgen om in ieder geval de informatie te lezen op de velden / tabbladen die beoordeeld moeten worden en specifiek muteerrechten op de 4-ogen tabel, zodat ze op de knop beoordelen kunnen drukken.&#x20;
2. Zorg dat de tabbladen in de rapportagetool die te maken hebben met het 4-ogen principe (Mutaties per reeks en losse mutaties) ook op leesrechten staan voor de zojuist aangemaakte gebruikersgroep
3. Zorg dat de kolommen van de rapportages ook zichtbaar zijn voor de zojuist aangemaakte gebruikersgroep.&#x20;
   1. Ga naar de beheertegel onderwerp
   2. Zoek via de zoekbalk de twee rapportages (mutaties per reeks en losse mutaties) op in de tegel onderwerp.&#x20;
   3. Klik ze één voor één open.&#x20;
   4. klik in de tabel beschikbare kolommen iedere kolom open via het uitklapicoon aan de linkerkant van iedere rij.&#x20;
   5. Voeg bij de rechten de zojuist aangemaakte gebruikersgroep in.&#x20;
      {% endstep %}
      {% endstepper %}

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2Fxu33GHoBwctZmlMiBr6d%2F20260713-1738-31.9153856.mp4?alt=media&token=906330fb-b5e7-4568-83e0-ff433b62ff96>" %}

{% hint style="success" %}
Het is gelukt als de gebruikers nu de tabbladen en kolommen zien in de rapportagetool en de te beoordelen informatie binnen de aangewezen tegels.&#x20;
{% endhint %}


# Workflow functionaliteit gebruiken

Met de procestracker zie je altijd wie er aan de beurt is, welke stappen er bij een proces horen en wat de huidige stand van elk project of dossier is.


# Werkproces aanmaken en instellen

### Waar vind ik de instellingen van de procestracker?

Ga via het hoofdmenu naar **de Beheertegels** en zoek de **procestracker**-tegel.

<figure><img src="/files/M1xKthHMkqCb2tKKujtw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vanuit deze tegel kun je:

* Op **+** klikken om een nieuw proces toe te voegen
* Op een bestaand proces klikken om dit te wijzigen

***

### Hoe maak ik een nieuw proces aan?

1. Klik op **+** in de procestracker-tegel.
2. Geef het proces een duidelijke, unieke naam.
3. Voeg indien gewenst een beschrijving toe.
4. Voeg daarna de processtappen toe (zie hieronder).

***

### Hoe voeg ik processtappen toe?

Herhaal de onderstaande stappen voor elke stap in het proces:

1. Klik in de tabel **Processtappen** op **+ Toevoegen**.
2. Voer bij **Stap** de naam van de processtap in.
3. Geef de **verantwoordelijke functie** aan voor deze stap.

{% hint style="info" %}
Nog geen functies ingesteld? Geen zorgen! Daar nemen we je in mee via [Functies toevoegen](/functioneel-beheer/how-to../functies-beheren)
{% endhint %}

4. Klik in de kolom **Vereiste voorgaande stappen** om aan te geven welke stappen eerst afgerond moeten zijn. Je kunt meerdere voorgaande stappen selecteren.

<figure><img src="/files/rrTyMzhsVvqqBswkRaVC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Het instellen van vereiste voorgaande stappen voorkomt dat een stap wordt uitgevoerd voordat alle benodigde voorwaarden zijn vervuld.
{% endhint %}

***

### Hoe pas ik de volgorde van processtappen aan?

Sleep de stappen met de **pijltjes** aan het begin van elke rij naar de gewenste positie.

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2F4TtNExcb2hwkW7GHlqXI%2F20260407-0628-04.5406375.mp4?alt=media&token=bd74b8eb-92d4-446b-8fa0-7ef906afea90>" %}

{% hint style="info" %}
De uiteindelijke volgorde is een combinatie van jouw handmatige volgorde én de ingestelde afhankelijkheden. Als stap A vóór stap B staat, maar stap B als voorwaarde heeft, plaatst het systeem stap B automatisch eerder.&#x20;
{% endhint %}

Het systeem keurt kringverwijzingen (waarbij stappen elkaar over en weer als voorwaarde hebben) automatisch af. Zo blijft de configuratie altijd werkbaar.

{% hint style="warning" %}
**Stap beweegt niet bij het slepen?** Dit gebeurt als één of meerdere andere stappen zijn ingesteld als vereiste voorgaande stap voor die stap. Verwijder eerst de overbodige vereiste voorgaande stappen in de kolom **Vereiste voorgaande stappen** voordat je de stap verplaatst.
{% endhint %}

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2F22B9t3UjNdkd7E9HB0g1%2F20260407-0632-01.2552628.mp4?alt=media&token=50862ab0-1ddb-4b14-b3a7-e44f087d8ebb>" %}

**Bovenstaande voorbeeld**: als bij "Beoordelen dossier" alle overige stappen als voorwaarde zijn ingesteld, blijft de stap op zijn huidige positie staan, ongeacht hoe je sleept. Pas de afhankelijkheden aan en probeer het opnieuw.&#x20;

***

### Hoe activeer ik een proces?

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2FSoJ9lLz0QUi7NREyiqSp%2F20260407-0635-27.7551499.mp4?alt=media&token=d890c4f6-ff4b-4d10-8077-daa6da7830c2>" %}

Een proces wordt actief zodra je het aan een tegel koppelt:

1. Open het proces in de procestracker-tegel.
2. Pas de instelling **Beschikbaar bij** aan.
3. Selecteer de tegel(s) waarbij de processtappen in de dossiers getoond moeten worden.

{% hint style="info" %}
Een proces kan aan meerdere tegels tegelijk worden toegewezen.&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Let op! Als je een kolom toevoegd in de tabel 'Processtappen' is deze niet zichtbaar op het moment dat een gebruiker dit proces selecteert binnen de betreffende tegel. Hiervoor moet je een veld of kolom toevoegen binnen de tab van de betreffende tegel. Dit kun je doen via [Velden toevoegen, aanpassen en verbergen. ](broken://pages/fJqLlhp9wg15flDvcPSq)\
\
Waarom zou je een kolom toevoegen in de tabel processtappen? Om bijvoorbeeld een interne link toe te voegen, of opmerkingen te plaatsen met uitleg over bepaalde keuzes of verduidelijking.&#x20;
{% endhint %}


# Werkproces starten

{% stepper %}
{% step %}

### Ga naar de plek waar je het proces wil starten

Binnen de tegel waar je het proces wil starten kies je het specifieke project / overeenkomst. Klik hier op '+procestracker'

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2F5gaQ2QlqaIA6ZgUSvYtx%2F20260619-1412-41.3864270.mp4?alt=media&token=532ea4bb-9592-4e9f-9784-48aa76171137>" %}
{% endstep %}

{% step %}

### Kies het proces dat je wilt starten

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2FlL7CN64fyCqq1CrNWD5V%2F20260619-1413-48.6994652.mp4?alt=media&token=8b6b2b57-b2ef-4589-acbc-79266c21fcbf>" %}
{% endstep %}

{% step %}

### Mogelijkheden processtappen

* Je kunt een processtap op actief zetten.&#x20;
* Je kunt een processtap aan een specifiek iemand toewijzen
* Je kunt een stap afronden. Als je deze afrond openen automatisch de stappen die gelinkt zijn aan het afronden van de zojuist afgeronde stap.&#x20;

{% endstep %}
{% endstepper %}


# Overzicht werkprocessen en taken

{% tabs %}
{% tab title="Nog te starten taken" %}
Hierin is een overzicht van alle taken die geen status hebben. Een taak heeft standaard geen status als deze geactiveerd is doordat een voorgaande vereiste stap is afgerond:&#x20;

<figure><img src="/files/Yysz9k27qrGDJwhr0Q7q" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Mijn taken" %}
Hier is een overzicht van alle processtappen die toegewezen zijn aan jou specifiek als medewerker.&#x20;

<figure><img src="/files/vtGulMNaOzkQCMSbewSJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Procestracker" %}
Hier zie je een overzicht per proces hoeveel stappen er zijn afgerond, welke taak open staat om op te pakken, wat de laatst afgeronde taak is geweest etc.&#x20;
{% endtab %}
{% endtabs %}


# Functies beheren

In de tegel Functie kun je nieuwe functies aanmaken of bestaande functies aanpassen of verwijderen. \ <br>

![](/files/2ennIlToMim26o1mYHda)

<br>

![](/files/0en9z5HcxEdNOZYx5Fl7)

\
Als je gebruik maakt van de module 'Personele Planning' kun je ook functies toevoegen en verwijderen per medewerker onder het tabblad Werkrooster.<br>

<figure><img src="/files/pExdoGVZgdwZD869OKIW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Contractbeheer configuratie


# Facturatiekenmerken beheren

Facturatiekenmerken zijn standaardinstellingen die automatisch worden toegepast bij het aanmaken van een facturatieregel voor een bepaald contractsoort. Ze bevatten combinaties van kostenplaats, grootboekrekening (ECL/FCL), BTW en andere facturatievariabelen.

## 🧾 Facturatiekenmerken instellen

**Voor de medewerker**\
Bij het aanmaken van een facturatieregel kan de medewerker een facturatiekenmerken kiezen. In één klik worden dan alle bijbehorende instellingen — zoals kostenplaats, grootboekrekening en BTW — automatisch ingevuld. Er zijn meerdere profielen beschikbaar; als geen enkel profiel past, vult de medewerker de facturatiekenmerken handmatig in.

**Voor jou als functioneel beheerder**\
Jij stelt de facturatiekenmerken centraal in. Omdat facturatieregels aan centrale kenmerken gekoppeld zijn, voer je een wijziging maar op één plek door. Wil je bijvoorbeeld een kostenplaats aanpassen? Pas die aan in het facturatiekenmerkenregel en alle gekoppelde facturatieregels in alle dossiers nemen de wijziging automatisch over — je hoeft ze niet stuk voor stuk bij te werken.

### Nieuwe facturatiekenmerken toevoegen

{% stepper %}
{% step %}

#### Open de tegel

Klik op ⚙️ → tegel **Facturatiekenmerken**
{% endstep %}

{% step %}

#### Voeg toe

Klik op ➕ rechtsboven in de tegel.
{% endstep %}

{% step %}

#### Stel de kenmerken in

Koppel de kenmerken via het veld **Selecteerbaar bij** aan het juiste type dossier en vul de variabelen in: kostensoort, grootboekrekening, BTW, enzovoort. Het profiel is daarna selecteerbaar voor medewerkers in de aangegeven dossiertypen. Zodra een medewerker het profiel kiest, worden de opgegeven variabelen automatisch ingevuld.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Aanpassen Facturatiekenmerken

### Wanneer aanpassen?

Aanpassen is nodig bij:

* Nieuwe combinatie van kostenplaats of grootboekrekening (ECL/FCL)
* Andere BTW die toegekend moet worden
* Andere standaard variabelen die veranderen in de facturatieregel

### ⚠️ De cruciale keuze: bestaande overeenkomsten wel of niet raken?

Als je een facturatiekenmerk wijzigt, heb je twee opties met heel verschillende gevolgen. **Kies bewust.**

{% tabs %}
{% tab title="Optie A — Alle overeenkomsten aanpassen" %}
**Bestaande overeenkomsten krijgen direct de nieuwe waarden.**

1. Beheertegels → **Facturatiekenmerken**
2. Klik op de juiste facturatielijst
3. Wijzig de variabelen

**Resultaat:** alle bestaande én nieuwe overeenkomsten zijn direct aangepast met de nieuwe informatie en de oude informatie is weg.

**Wanneer:** bij  foutief ingestelde kenmerken, of mogelijk bij een organisatiebrede beleidswijziging.
{% endtab %}

{% tab title="Optie B — Alleen nieuwe overeenkomsten" %}
Met deze procedure laat je de huidige instellingen in bestaande dossiers ongemoeid, maar maak je ze niet meer beschikbaar voor nieuwe facturatieregels. Vanaf dat moment worden de nieuwe instellingen toegepast.

Volg deze stappen om de huidige instellingen uit te faseren en de nieuwe in te schakelen.

1. Beheertegels → **Facturatiekenmerken**
2. Open de juiste lijst of maak een nieuwe aan
3. Zet schuifje **Verbergen** aan bij regels die niet meer gekozen mogen worden
4. Voeg een nieuwe regel toe via ➕
5. Vul de nieuwe variabelen in

**Wanneer:** bij een wijziging die bestaande contracten niet moet overschrijven.
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% hint style="warning" %}
**Overleg bij twijfel.** Een fout hier raakt boekhouding en facturatie — dat merken collega's en de organisatie direct. Kies je voor Optie A en het blijkt achteraf dat je B had moeten kiezen, dan zit je met ongewilde mutaties op lopende contracten. Zorg dat de keuze die intern is gemaakt ergens schriftelijk vast ligt, zodat dit altijd terug te herleiden is.&#x20;
{% endhint %}

## FAQ

<details>

<summary>Wat als ik de tegel Facturatiekenmerken niet zie?</summary>

Neem contact op met je functioneel beheerder.

</details>

<details>

<summary>Wat gebeurt er als ik een regel verwijder?</summary>

Oude overeenkomsten behouden hun waarden. Nieuwe overeenkomsten gebruiken de nieuwe instellingen.

</details>


# Indexeringscijfers beheren

Prijsindexreeksen gebruik je om jaarlijkse prijsverhogingen in overeenkomsten automatisch te berekenen. TotalLink ondersteunt meerdere reeksen tegelijk, zoals CBS-indexen of een eigen reeks.

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAfKgOhbkXpyECHKNoZg2%2Fuploads%2FBCug8WBlEs4QsbNVy9Tx%2F20260404-1122-09.1550336.mp4?alt=media&token=10f2da98-b5a0-40de-9d82-f39ae02b28d6>" %}

<details>

<summary>Hoe open ik de tegel Prijsindex?</summary>

Klik in het hoofdscherm op het **tandwiel-icoon** in de verticale balk aan de linkerkant. De tegel Prijsindex verschijnt in het beheerscherm.

<figure><img src="/files/YOKLuOD7e8AOCu1rMoiC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

</details>

<details>

<summary>Hoe maak ik een nieuwe indexreeks aan?</summary>

Open de tegel Prijsindex.Klik op het + teken om een volledig nieuwe reeks aan te maken.Geef de reeks een naamBijv. CPI alle huishoudens, Wettelijke huurverhoging of Werkelijke kosten.

<figure><img src="/files/goqbiknm1iMxWduqJxau" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

</details>

<details>

<summary>Hoe voeg ik een jaar toe aan een bestaande reeks?</summary>

Klik op de betreffende reeks in de tegel Prijsindex.Klik op + Toevoegen om een nieuwe regel in te voegen.Vul het indexcijfer of het jaarpercentage inTotalLink berekent de andere waarde automatisch.

<figure><img src="/files/7TAeRiDGcysvNWrYKe9b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Je hoeft slechts één van beide in te vullen. Vul je het indexcijfer in, dan berekent TotalLink het bijbehorende percentage automatisch, en andersom.
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Hoe her-indexeer ik naar 100%?</summary>

Prijsindexcijfers worden af en toe herijkt naar 100%. Ga als volgt te werk:

Open de betreffende reeks in de tegel Prijsindex.Voer voor het gewenste jaar een indexcijfer van 100 in.TotalLink past de reeks automatisch aan.

{% hint style="info" %}
Wil je de prijsindex die CBS heeft gepubliceerd 2025=100 toepassen? [Klik dan hier](/functioneel-beheer/how-to../contractbeheer-configuratie/indexeringscijfers-beheren/index-2025-100)
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Herijking ongedaan maken?** Wijzig het ingevoerde percentage van 100% naar de gewenste waarde. TotalLink maakt de herijking dan automatisch ongedaan.
{% endhint %}

</details>

##


# Index 2025=100

## 1. Inleiding / Aanleiding

Het CBS heeft een nieuwe CPI-lijst gepubliceerd met 2025 als basisjaar (2025=100). Dit vervangt de oude lijst waarbij 2015 het basisjaar was (2015=100).\
In de applicatie kunt u via een eenmalige actie eenvoudige met een schakelaar uw indexreeks automatisch laten omrekenen naar de nieuwe schaal. U hoeft geen cijfers handmatig over te typen.

{% hint style="info" %}
Uw indexeringspercentages veranderen niet. Alleen de schaal waarop de indexcijfers worden uitgedrukt is anders. Bedragen worden even hoog geïndexeerd als voorheen.
{% endhint %}

Het CBS adviseert zelf om t/m jaargemiddelde 2025 en alle maanden 2025 de lijst 2015=100 aan te houden en hierna de lijst 2025=100.&#x20;

***

## 2. Wat verandert er (en wat niet)?

|                                | Vóór aanpassing   | Na aanpassing |
| ------------------------------ | ----------------- | ------------- |
| Basisjaar indexcijfers         | 2015=100          | 2025=100      |
| Geïndexeerd bedrag             | Ongewijzigd       | Ongewijzigd   |
| Invoer toekomstige CBS-cijfers | Niet meer passend | Weer passend  |

### **Wat verandert er?**

De absolute indexcijfers zien er anders uit dan de CBS lijst.&#x20;

### **Wat verandert er niet?**

De procentuele veranderingen per jaar. De aanpassing heeft geen invloed op bestaande bedragen, contracten of historische berekeningen. Het gaat uitsluitend om een technische herindexering van de weergave. De onderliggende verhoudingen blijven gelijk.

{% hint style="warning" %}
Ziet u kleine afrondingsverschillen (bijv. 94,45 vs. 94,52) tussen de applicatie en de CBS-lijst? Dat is normaal. Dit ontstaat doordat de applicatie omrekent via een vaste factor, terwijl CBS de cijfers volledig herberekent. Het verschil heeft geen effect op uw indexeringspercentages. [Kijk in stap 4 als u wilt weten hoe de omrekening precies werkt. ](#id-4.-hoe-werkt-de-omrekening)
{% endhint %}

***

## 3. Stap-voor-stap instructie

Voer onderstaande stappen uit **per prijsindexlijst** die u wilt omzetten. Heeft u meerdere lijsten, herhaal dan de stappen voor elke lijst afzonderlijk.

{% stepper %}
{% step %}

### Navigeer naar de beheertegel Prijsindex

Ga in het systeem naar de beheertegel **Prijsindex**. U ziet een overzicht van de beschikbare prijsindexlijsten, zoals *CPI Alle huish. jaar gemid.*, *CPI Alle huish. jan.* en *CPI Alle huish. apr.*

<figure><img src="/files/G0RbM8iitVo38xRstW78" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Open de betreffende prijsindexlijst

Klik op de lijst die u wilt omzetten. U ziet de huidige indexcijfers per jaar, het herberekende cijfer en het jaarpercentage.

<figure><img src="/files/Rs7S35R5m0ZHNcuDpCY5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Activeer het schuifje voor herindexering

Boven de indexcijfers vindt u een schuifje waarmee u de omzetting kunt activeren (2025=100). Zet dit schuifje **aan**. Het systeem herberekent de indexcijfers en percentages automatisch van 2015=100 naar 2025=100.
{% endstep %}

{% step %}

### Controleer de resultaten

Controleer of de herberekende cijfers overeenkomen met [de meest recente CBS-publicaties op basis van 2025=100](https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/86141NED/table?dl=CF1E1).  Vanaf nu kunt u nieuwe jaarlijkse indexcijfers van het CBS direct invoeren in de lijst.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## 4. Hoe werkt de omrekening?&#x20;

De applicatie gebruikt een omrekeningsfactor die wordt berekend op basis van het overlap-jaar (januari 2025), het enige jaar dat in beide lijsten voorkomt.&#x20;

{% stepper %}
{% step %}

### Stap 1 — Bereken de omrekeningsfactor&#x20;

|                                        | Waarde       |
| -------------------------------------- | ------------ |
| Oude lijst (2015=100), januari 2025    | 131,35       |
| Nieuwe lijst (2025=100), januari 2025  | 97,60        |
| **Omrekeningsfactor =** 131,35 / 97,60 | = **1,3458** |
| {% endstep %}                          |              |

{% step %}

### Reken een oud indexcijfer om

> Indexcijfer 2024 (oud): 127,11 ÷ 1,3458 = **94,45** Dit is het cijfer dat de applicatie toont.
> {% endstep %}

{% step %}

### Controleer de mutatie

|                        | 2024 Januari | 2025 Januari | Verandering |
| ---------------------- | ------------ | ------------ | ----------- |
| CBS lijst 2015=100     | 127,11       | 131,35       | +3,3%       |
| TotalLink (omgerekend) | 94,45        | 97,60        | +3,3%       |
| {% endstep %}          |              |              |             |
| {% endstepper %}       |              |              |             |

{% hint style="info" %}
U hoeft de omrekening maar één keer uit te voeren. Nieuwe indexcijfers die u daarna toevoegt, vult u in op basis van de nieuwe CPI 2025=100 lijst van het CBS.
{% endhint %}

## 5. Veelgestelde vragen (FAQ)

<details>

<summary>Heeft de omzetting invloed op bestaande contracten of bedragen?</summary>

Nee. De aanpassing is puur technisch van aard en heeft geen invloed op lopende contracten, historische berekeningen of bestaande bedragen. Alleen de weergave van de indexcijfers wijzigt.

</details>

<details>

<summary>Moet ik dit voor elke prijsindexlijst afzonderlijk doen?</summary>

Ja. De omzetting werkt per lijst. U dient het schuifje per prijsindexlijst afzonderlijk te activeren. Lijsten die u niet omzet, blijven op 2015=100 staan.

</details>

<details>

<summary>Wat als ik de omzetting (nog) niet uitvoer?</summary>

Tot en met december 2025 kunt u nog werken met de cijfers op basis van 2015=100. Vanaf januari 2026 publiceert het CBS uitsluitend cijfers op basis van 2025=100. Als u de omzetting niet uitvoert, kunt u nieuwe CBS-cijfers niet meer correct invoeren in de lijst.

</details>

<details>

<summary>Kan ik de omzetting ongedaan maken?</summary>

Nee. Zodra u het schuifje activeert, is de omzetting definitief en kan deze niet meer ongedaan worden gemaakt. Zorg er daarom voor dat u de juiste lijst omzet en controleer de resultaten direct na activatie.

</details>

<details>

<summary>Waar vind ik de CBS-indexcijfers op basis van 2015=100 of 2025=100?</summary>

* 2015=100: <https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/83131NED/table>
* 2025=100: <https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/86141NED/table?dl=CF1E1>

</details>

<details>

<summary>Waarom staat bij een bepaalde indexlijst 2025 niet op 100?</summary>

Bij een herberekening is het jaargemiddelde van het basisjaar gelijk aan 100, niet een specifieke maand. Wat je waarschijnlijk ziet:

* Je hebt de index omgezet naar basisjaar 2025 = 100
* Dit betekent dat het gemiddelde van alle 12 maanden van 2025 op 100 staat
* Maart 2025 was blijkbaar een maand waarin de prijzen iets lager lagen dan het jaargemiddelde → daarom 99,09
* De maanden later in 2025 zullen dus boven de 100 uitkomen, zodat het gemiddelde precies op 100 uitkomt

Snelle check die je kunt doen: Als je in de testomgeving  bij de indexlijst Jaargemiddelde het schuifje aan zet, dan moet 2025 op 100,00 uitkomen. Is dat niet het geval? Mail dan naar <service@totallink.nl>.&#x20;

</details>

<details>

<summary>Waarom zie ik het schuifje niet zichtbaar om aan te zetten?</summary>

Dit betekent dat het schuifje op een eerder moment al is aangezet. Op dat moment verdwijnt het schuifje visueel en is de specifieke lijst al omgezet naar 2025=100.&#x20;

</details>




---

[Next Page](/llms-full.txt/1)