Deze handleiding ondersteunt zowel nieuwe als ervaren gebruikers bij het werken met TotalLink. Alle modules (GREX, Contractbeheer, Documentbeheer, Risicomanagement, Woningbouwmonitor, enz.) werken vanuit dezelfde basisstructuur. Daarom begint de handleiding met generieke functionaliteit die in elke module gelijk is.

Het doel van deze introductie is dat je:

De structuur van TotalLink begrijpt,
weet hoe je navigeert door de applicatie,
snel informatie kunt vinden,
efficiënter werkt met zoekfuncties, favorieten en archivering.

1.2 Wat is TotalLink?

TotalLink is een modulair softwaresysteem voor gemeenten en organisaties die werken met de volgende diensten / producten:

Grondexploitatie (GREX)
Contractbeheer
Vastgoedbeheer
Civiele werken
Erfpachtbeheer
Kavelverkopen
Risicomanagement
Capaciteitsramingen
Woningbouwrealisatie
Meerjaren onderhouds prognoses

Alles in TotalLink is georganiseerd in tegels, waarbij elke tegel staat voor een proces of gegevensverzameling. Denk aan projecten, dossiers, overeenkomsten, kavels, relaties, uitgangspunten, sjablonen of beheertaken.

1.3 Opbouw van het systeem (Tegels & Modules)

Startscherm

Na inloggen kom je op het hoofdscherm. Dit scherm bestaat uit tegels:

Werktegels → voor dagelijkse werkzaamheden
Beheertegels → voor instellingen, structuur en autorisaties over meerdere projecten of dossiers

Werktegels zijn bijvoorbeeld:Projecten · Overeenkomsten · Tijdmachine

Beheertegels zijn bijvoorbeeld:Gebruikersbeheer · Onderwerpen · Koppelingen · Prijsindexeringen · Facturatiekenmerken

Overschakelen naar beheertegels

Links in de verticale menubalk staat het tandwiel-icoon. Als je daarop klikt:

worden werktegels vervangen door beheertegels,

LET OP: alleen zichtbaar als je beheerrechten hebt.

1.4 Navigeren in TotalLink

TotalLink is ontworpen rondom snelle navigatie. Er zijn drie hoofdmethoden:

1.4.1 Zoeken (meest gebruikte methode)

In de grijze bovenbalk kun je vrij zoeken op woorden of delen daarvan.TotalLink toont dan automatisch:

alle onderwerpen (tegels) waarin resultaten gevonden zijn,
per onderwerp de bijbehorende items.

Tegels zonder resultaat worden verborgen. Hierdoor blijft het scherm overzichtelijk.

De zoekresultaten worden gegroepeerd als:

Favorieten (bovenaan)
Laatst geopend
Gearchiveerd (altijd onderaan, in grijs/cursief)

Een klik op een resultaat opent meteen de detailpagina.

Binnen het detailscherm van een proces kunt u de informatie kwijt, die u nodig hebt om het proces uit te kunnen voeren. Zo kunt u bijvoorbeeld binnen het detailscherm van een project onder andere de uitgangspunten aangeven, de grondexploitatie invullen, projectrapportages uitdraaien, en meer.

1.4.2 Home (terug naar startscherm)

In de linkerbovenhoek staat het home-icoon.Vanaf elke pagina ga je hiermee direct terug naar het hoofdscherm.

1.4.3 Meerdere schermen openen (tabbladen & vensters)

Je kunt meerdere onderdelen tegelijk openen:

Optie 1 — Middelste muisknop

Hover boven een item
Klik met het muiswiel
Het item opent in een nieuw tabblad of venster

Optie 2 — Rechtermuisknop

Rechtermuisklik op een zoekresultaat
Kies Open in nieuw tabblad of Open in nieuw venster

Dit werkt ook op:

projecten
dossiers
sjablonen
de kaart
het home-icoon

1.5 Favorieten gebruiken

Je kunt veelgebruikte items snel terugvinden door ze als favoriet te markeren.

Klik in de betreffende informatiepagina linksboven op om de pagina als favoriet in te stellen
Klik linksboven op om de pagina weer uit de favorieten te verwijderen

1.6 Aanmaken, verwijderen, archiveren, en uit archief halen

1.6.1 AanmakenHet aanmaken van nieuwe items (projecten, erfpachten, enzovoorts) gebeurt via de tegels op het hoofdscherm.

Controleer eerst door te zoeken of het item nog niet in Totallink staat.
Voeg daarna een nieuw item toe vanuit de bijbehorende tegel door te klikken op rechtsboven in de tegel.
U wordt doorgestuurd naar de detailpagina van het nieuwe item.

Indien u geen ziet, dan hebt u mogelijk geen rechten om nieuwe items binnen de betreffende tegel aan te maken.

1.6.2. VerwijderenVerwijderen van een item gebeurt binnen het item zelf.

Ga door te [zoeken](https://www.totallink.nl/handleidingcontractenmodule/" \l "Navigeren" \t "_blank) naar het item wat je wilt verwijderen.
Klik vervolgens op rechtsboven in de bovenbalk.
Kies nu de optie verwijderen.
Het item wordt verwijderd.

LET OP! Een verwijderd item is permanent weg. De gegevens vallen niet meer terug te halen. In sommige gevallen dient u eerst andere acties te voltooien voordat u een item definitief kan verwijderen.

1.6.3. ArchiverenArchiveren van een item gebeurt binnen het item zelf, open daarom eerst het item dat u wilt archiveren.

Ga door te [zoeken](https://www.totallink.nl/handleidingcontractenmodule/" \l "Navigeren) naar het item wat je wilt archiveren.
Klik vervolgens op rechtsboven in de bovenbalk.
Kies nu de optie archiveren.
Het item wordt nu gearchiveerd.

In tegenstelling tot de verwijder optie, kunt u een gearchiveerd item altijd weer terug halen.

1.6.4. Uit archief halenUit het archief halen van een item gebeurt binnen het item zelf, open daarom eerst het item dat u uit het archief wilt halen.

Ga door te zoeken naar het item wat je uit het archief wilt halen. Gearchiveerde zoekresultaten staan altijd onderaan.
Klik vervolgens op rechtsboven in de bovenbalk.
Kies nu de optie uit archief halen.
Het item wordt uit het archief gehaald.

1.7 Logboek: volledig inzicht in wijzigingen

TotalLink registreert alle mutaties automatisch.

Te vinden via:

Menu → Logboek

Je ziet:

Datum en tijd
Wie heeft iets gewijzigd
Welke waarde is aangepast
Oude waarde
Nieuwe waarde

Het logboek wordt per tabblad weergegeven, zodat je snel kunt focussen op relevante mutaties (bijvoorbeeld alleen financiële wijzigingen of alleen projectgegevens).

Gebruikersbeheer

De functionaliteit voor het aanmaken en aanpassen van gebruikers is alleen beschikbaar als u in TotalLink behoort tot de rechtengroep ‘Gebruikersbeheer’ of ‘Functioneel beheerder’. Heeft u deze rechten niet, neem dan contact op met de TotalLink-beheerder binnen uw organisatie.2.1 Een nieuwe gebruiker toevoegen1. Controleer eerst of de medewerker al bestaatGebruik de zoekfunctie in TotalLink om na te gaan of de medewerker al in het systeem staat geregistreerd.2. Voeg een nieuwe medewerker toe

Ga naar het hoofdmenu.
Klik rechtsboven in de tegel op het toevoegen-icoon.
Er opent een leeg medewerker-scherm.

3. Vul de algemene gegevens in

Voer de persoonsgegevens toe zoals naam, adres en woonplaats.
Geef de medewerker de benodigde rechten zoals hierna beschreven

2.2.1. Een medewerker toegang geven tot de applicatie

Open de medewerker kaart van de betreffende persoon.
Ga naar het tabblad ‘Beheer’.
Vul de gebruikersnaam in (Windows-login of e-mailadres).
Indien je gebruik maakt van Single Sign-On (SSO), moet systeembeheer aan jouw kant de gebruiker rechten geven.

2.2.2. Rechten instellen van een gebruiker

In de medewerker kaart, klik op het tabblad ‘Beheer’.
Klik op het veld ‘Rechten’.
Er opent een keuzelijst waarin je rollen kunt selecteren. Elke geselecteerde rol wordt toegevoegd onder de lijst.
Voor project-specifieke toegang:

‘Projecten muteren’: mutatierechten.
‘Project lezen’: leesrechten.
Als deze lijst leeg is, heeft de gebruiker toegang tot alle projecten.

2.2.4 Medewerker uit dienst zetten

Als een medewerker uit dienst is of als een medewerker niet meer gebruik hoeft te maken van TotalLink, archiveer dan deze persoon. Dit doe je als volgt:

Open via het hoofdmenu in de tegel medewerker de medewerker kaart van deze medewerker.
Klik in de bovenbalk op het menu icoon en selecteer “Archiveren”.
De gearchiveerde medewerker kan nu niet meer in TotalLink.

Let op! De medewerker kan niet uit het systeem worden verwijderd, omdat TotalLink deze gegevens nodig heeft om de gebruikshistorie in het logboek vast te leggen. Mocht je zoveel mogelijk persoonsgegevens willen verwijderen, verwijder dan in het tabblad ‘Algemeen’ de gegevens.

2.2.5 Rechten kopiërenAls een nieuwe medewerker dezelfde rechten moet krijgen als een bestaande medewerker, kunnen de rechten van die bestaande gebruiker worden gekopieerd. Alle rechten van de bestaande gebruiker vervangen door de huidige rechten van de nieuwe gebruiker.

Let op! Eventuele rechten die de nieuwe gebruiker al had maar de bestaande gebruiker niet, gaan daarbij verloren.

Je kopieert de rechten als volgt:

Open vanuit het hoofdmenu de medewerkerskaart.
Klik in de bovenbalk op Menu en vervolgens op Kopieer rechten van.
Zoek de naam van de medewerker van wie je de rechten wilt kopiëren en selecteer deze.

Na de selectie worden alle rechten van deze medewerker gekopieerd. Eventuele rechten die de nieuwe medewerker al had, worden daarbij overschreven.

2.2.6 Vervanging bij uitdiensttreding

Bij de eerder besproken optie worden alleen de rechten gekopieerd. Wil je alle instellingen overnemen van een medewerker die is vertrokken of gaat vertrekken, gebruik dan de optie “Vervang deze relatie door”. Hiermee worden niet alleen de rechten, maar ook alle overige instellingen — zoals berichten en rappels — overgezet.

Let op: de uit dienst getreden medewerker wordt hierbij verwijderd.

Dit doe je als volgt:

Selecteer de vertrokken persoon in de tegel Relatie.
Kies ‘vervang deze relatie door’.
Selecteer de nieuwe persoon.

2.2.7 Troubleshooting medewerker toevoegen

1. Single Sign-On (SSO) foutmelding

Als je de volgende melding krijgt:

“Your administrator has configured the application TotalLink to block users unless they are specifically granted access to the application. The signed in user is blocked because they are not a direct member of a group with access”

Dan moet jouw systeembeheerder je toegang geven tot TotalLink.

2. Geen toegang verleend

Toegang moet worden ingesteld via het tabblad Beheer in de medewerker kaart. Daar moet een gebruikersnaam (Windows-login of e-mailadres) worden ingevoerd en de juiste rechten worden toegekend.

3. Wachtwoord vergeten of verlopen

Let op: gebruik je Single Sign-On (SSO)? Dan is deze stap niet nodig.

Dit moet worden gedaan door iemand met gebruikersbeheerrechten.Wil je het wachtwoord van een gebruiker aanpassen? Volg dan deze stappen:

Open de medewerker kaart van de gebruiker en ga naar het tabblad ‘Beheer’.
Klik op het icoon en kies ‘Wachtwoord reset’.
Vul het nieuwe wachtwoord in en bevestig.
Deel het nieuwe wachtwoord met de gebruiker.
Dubbele invoer van relatiesAls een relatie per ongeluk twee keer is ingevoerd, kunnen de dubbele records worden samengevoegd tot één relatie. Gebruik hiervoor dezelfde optie “Vervang deze relatie door” zoals eerder beschreven. De werkwijze is identiek.

Rapportages

Rapporten zijn op te vragen door in de bovenbalk, rechtsboven op te klikken.

Algemene rapportages zijn te downloaden vanaf het hoofdscherm. Rapportages die gaan over een specifiek onderwerp zijn te downloaden vanaf het detailscherm- of tabblad van dat onderwerp. Een projectrapportage is bijvoorbeeld alleen te downloaden vanuit het detailscherm: 'Project'.

Een brief huurverhoging is bijvoorbeeld alleen te downloaden vanaf een overeenkomsttabblad.

Na het kiezen van een rapportage wordt deze op de achtergrond voor u samengesteld en vervolgens aan u aangeboden via de downloadmanager.

Downloadmanager

De downloadmanager laat de voortgang zien van het genereren van de door u geselecteerde rapportages en exportbestanden. U kunt de downloadmanager openen door op te klikken in de bovenbalk. In de downloadmanager zijn alleen de door u gekozen rapportages en exports zichtbaar.

Zodra een download klaar is, ziet u de voortgangsindicator veranderen in . U kunt vervolgens het bestand downloaden door op de desbetreffende regel te klikken.

Wekelijks schoont de applicatie zelf alle bestanden ouder dan 1 week op. U kunt uw downloadmanager ook zelf opschonen door oude bestanden te verwijderen via .

Meerdere bestanden tegelijkertijd downloadenHet is mogelijk om via de downloadmanager meerdere bestanden tegelijker te downloaden. De bestanden worden dan gebundeld en als een zip-bestand aan u aangeboden.

Klik op de 'Selecteer' knop in de downloadmanager.
Vink de regels aan die u samen gebundeld wilt zien.
Klik 'Download' om de bestanden samen als zip te downloaden (klik 'Verwijder' om ze allen te verwijderen of 'Annuleer' om de selecteermodus af te sluiten)

Kaartfunctionaliteit

TotalLink heeft de beschikking over kaartfunctionaliteit. De overzichtskaart is te benaderen via het hoofdmenu door te klikken op aan de linkerkant in de grijze verticale balk.

Op het kaartscherm ziet u een grote kaart en de mogelijkheid om te filteren op deze grote kaart.

Zoeken op de kaartZoeken op de kaart kan op verschillende manieren. U kunt zoeken via de zoekcriteria of zoeken op adres via de zoekbalk op de kaart. Deze zoekfunctie wordt gebruikt bij maatwerk configuraties, in de meeste gevallen zult u de zoekbalk daarom niet aantreffen. Op welke zoekcriteria u kunt zoeken is afhankelijk van uw inrichting. De resultaten worden getoond als pointer op de kaart.Kaartlagen aan of uit zettenDe kaart bestaat uit meerdere lagen. Zo kunt u bijvoorbeeld een luchtfoto, het bestemmingsplan, het kadaster of eigen informatie tonen. De lagen zijn aan en uit te zetten via de kaartwisselaar. Deze te vinden rechtsboven in de kaart.

De kaart opent met de lagen zoals u ze voor het laatst hebt ingesteld.

Teken op de kaart

Sommige kaarten binnen TotalLink ondersteunen de optie: ‘Tekenen’. Hiermee kunnen bijvoorbeeld kavels, projectgebieden, leidingen, en meer worden getekend.Een kaart waarop getekend kan worden is te herkennen aan het volgende icoon:

Door op dit icoon te klikken opent het tekencanvas. De kaart wordt geopend op een groter scherm en de tekenopties worden zichtbaar.

TekenenTeken kan via de gekleurde vlakken aan de linkerzijde van het scherm. Door over de kleuren heen te gaan met de muispointer, zie je wat de kleur representeert.

Het verschilt per kaart welke opties beschikbaar zijn. De gekozen optie bepaalt of er een lijn of een vlak wordt getekend. Vlakken geven tijdens het tekenen de vierkante meters weer in het geel en de lengte van het laatst getekende punt tot de muispointer in meters.Lijnen geven zowel de lengte van het laatst getekende punt tot de muispointer, als de volledige lengte van de lijn in geel weer.

Een getekende lijn

Een getekend vlak

De volgende opties zijn beschikbaar tijdens het teken:• Teken door op de kaart te klikken, de muis te bewegen en vervolgens een nieuwe punt neer te zetten via een muisklik. Er wordt nu lijn getekend tussen de twee punten.• Door de linker ‘shift’ toets ingedrukt te houden (nadat je een startpunt hebt aangemaakt), kan er vrij worden getekend door de muis te bewegen.• Met de ‘esc’ toets wordt het laatst getekende punt weer verwijderd.• Sluiten kan door te dubbelklikken. Vlakken kunnen ook worden gesloten door te klikken op het startpunt van het vlak.

Aanpassen

Het aanpassen van tekeningen kan via het volgende icoon: Aanpassen gaat als volgt:• Selecteer de tekening die aanpast dient te worden.• Er verschijnt nu een blauwe cirkel, wanneer je op een lijn van de tekening gaat staan.• Houdt de muisknop ingedrukt en beweeg de muis om een punt op de lijn te verplaatsen. Laat de muisknop los om de aanpassing door te voeren.

VerwijderenHet verwijderen van een tekening kan via het volgende icoon:

Verwijderen gaat als volgt:• Selecteer de tekening die verwijderd dient te worden. Er verschijnt een bevestigingsknop.• Klik op de ‘Verwijder’ knop om de tekening definitief te verwijderen. Klik op het kruisje om de verwijderactie te annuleren.

Snapfunctionaliteit

Via het snap icoon , kan snapfunctionaliteit aan of uit worden gezet.Wanneer de snapfunctionaliteit aan staat, worden de lijnen van alle tekeningen op de kaart als het ware magnetisch. Zodra de muiscursor in de buurt van een getekende lijn komt, dan zal deze daar automatisch naar toe springen.Deze functionaliteit is handig om bijvoorbeeld tekeningen strak tegen elkaar aan te tekenen. De snapfunctionaliteit werkt zowel in de tekenmodus, als in de aanpasmodus.

Documentenbeheer

TotalLink kent een drietal mogelijkheden v.w.b. het documentenbeheer. Afhankelijk van de gekozen configuratie heeft TotalLink meer of minder mogelijkheden:

Standaard documentenbeheer
Geavanceerd documentenbeheer
Documentenbeheer met koppeling DMS

Standaard documentenbeheer

Bij het standaard documentenbeheer kunt u documenten bij een onderwerp via het detailscherm op het tabblad ‘Documenten’ opslaan en weer opvragen.

1. Opslaan van het documentOpslaan van documenten kan via de toevoegen knop, dit verloopt via onderstaande stappen:

Open het tabblad ‘documenten’ in het informatiescherm.
Klik op ‘+ Toevoegen’
Er opent nu een verkenner scherm, browse naar het op te slaan document en klik op ‘opslaan’

Daarnaast kan een document worden opgeslagen door deze op de documententabel te slepen.

2. Opvragen van een opgeslagen documentKlik op het download icoon (pijltje naar beneden) vooraan de informatieregel van het document. Het bestand wordt nu opgehaald.

3. Opvragen van een opgeslagen document in een ander bestandsformaatAfhankelijk van het bestandstype en de gekozen mogelijkheden binnen TotalLink, kunnen documenten in meerdere bestandsformaten worden opgehaald.Zo kunnen Word bestanden bijvoorbeeld als pdf worden opgehaald.Klik hiervoor op het bestandsformaat icoon, van het type bestand waarin je het document wilt hebben.

4. Document voorlopig verwijderenDocumenten kunnen in twee stappen worden verwijderd.Klik op de schuif in de kolom ‘Prullenbak’ van het document dat je wilt verwijderen. Dit is altijd de laatste kolom van de documententabel en daarom niet altijd direct zichtbaar.Het document wordt nu in de prullenbak geplaatst. Deze is niet meer zichtbaar in de documententabel.

5. Document definitief verwijderenVoer eerst de stap: 4. Document voorlopig verwijderen uit. Klik daarna op de schuif 'Toon inhoud prullenbak' om naar de prullenbak te gaan.In de prullenbak zijn alle weggegooide documenten van het betreffende dossier te zien. Je kunt de documenten nog steeds downloaden, de versiehistorie terug bekijken (geavanceerd documentenbeheer), en kopiëren. Door het schuifje 'Prullenbak' weer uit te zetten, wordt het document weer uit de prullenbak gehaald.Via het kruisje aan het einde van de regel, kun je het document definitief verwijderen. Let op: dat betekent dat deze niet meer valt terug te halen.

Kopiëren van documenten

Het is mogelijk om documenten te kopiëren. Kopiëren kan binnen dezelfde documententabel of naar een andere documententabel.Om een document te kopiëren kan er geklikt worden op het ‘kopie’ icoon bij een document.

Er opent zich nu een dialoog. Met twee keuze mogelijkheden.

Je kiest eerst het soort onderwerp, waar het document naartoe wordt gekopieerd.Onderwerpen zijn bijvoorbeeld: Project, relatie, erfpacht, etc. De onderwerpen die je te zien krijgt zijn afhankelijk van de rechten die je hebt.

Vervolgens kies je binnen het onderwerp waar het document naar toe gaat.

In onderstaand voorbeeld wordt het document gekopieerd naar de documententabel van project 1.Om het kopiëren te starten kan er op de ‘Ok’ knop worden geklikt. Indien men het document toch niet wil kopiëren, dan kan men op de ‘annuleren’ knop klikken of op het kruisje in de rechterbovenhoek.

Zodra er op de ‘Ok’ knop is geklikt, wordt het kopieerproces gestart. De gebruiker krijgt een melding zodra het kopiëren al dan niet is gelukt. Onderstaande melding houdt in dat het kopiëren succesvol is gelukt.

Geavanceerd documentenbeheer

De geavanceerde documentenbeheer module bevat extra functionaliteit ten opzichte van het reguliere documentenbeheer.Zo kunnen Excel en Word bestanden vanuit de applicatie worden geopend, bewerkt en worden wijzigingen direct terug opgeslagen in TotalLink.Ook kunnen sjablonen direct vanuit de documenten tabel worden aangemaakt. De sectie over [sjablonen](https://www.totallink.nl/handleidingcontractenmodule/" \l "OpenTemplateFromDocTable) in de handleiding gaat hier dieper op in.

Document toevoegenDocumenten toevoegen kan op dezelfde manier als bij het standaard documentenbeheer, echter biedt de toevoegen knop extra mogelijkheden.Wanneer hier op geklikt wordt, opent onderstaande dialoog.

Klik op het Word of Excel document om vanuit TotalLink een Excel of Word document te openen.
Klik op het vergrootglaasje om een document via de verkenner aan te wijzen of sleep een document.

Een Word of Excel document vanuit TotalLink wijzigenWord en Excel bestanden kunnen op de volgende manier worden gewijzigd.

Open het document vanuit TotalLink.
Klik eventueel beveiligingswaarschuwingen in gele balk weg!
Bewerk het document.
Klik in Excel of Word op ‘Opslaan’.

De historie van een document opvragenU kunt de geschiedenis van een document steeds opvragen. Iedere tussenversie wordt bewaard. Dit is met name handig indien men nadien wil nagaan hoe een stuk tot stand is gekomen, met name bij juridische kwesties.Indien een Word of Exceldocument wordt geopend vanuit TotalLink en na een mutatie weer terug wordt opgeslagen in TotalLink, dan wordt de vorige versie daarbij automatisch bewaard.

1.) Gebruik het uitschuifpijltje om de regel uit te vouwen.2.) De versiehistorie van het document is nu zichtbaar. Je kunt de oudere versies downloaden en bekijken.

Een vorige versie terugzettenHet kan voorkomen dat u een oude versie van een document wilt terugzetten om hiermee verder te werken. Dit doet u door de versiehistorie van het document te openen, de gewenste versie te selecteren en deze opnieuw in TotalLink op te slaan. De overschreven versie wordt daarbij automatisch opgenomen in de versiehistorie, zodat er nooit een documentversie verloren gaat.”

Documentenbeheer gekoppeld aan een DMS

TotalLink kan gekoppeld worden aan een DMS. Dit kan op twee manieren worden ontsloten.

1-wegBestanden worden opgehaald uit het DMS en getoond in TotalLink, waarvan uit je ze kunt downloaden. Bestanden worden echter niet terug opgeslagen in het DMS.

2-wegDit betreft een volledige synchronisatie van (relevante) documenten tussen TotalLink en het DMS.Bestanden worden opgehaald uit het DMS en getoond in TotalLink, waarvan uit je ze kunt downloaden. Ook worden bestanden terug opgeslagen in het DMS.

Overeenkomsten

In TotalLink kunnen verschillende soorten overeenkomsten worden vastgelegd, zoals (niet-limitatief) erfpachten, kavelverkoop, anterieure overeenkomsten, verkoop van gronden, verhuur van gebouwen en opstal. Deze toepassingen bevatten zowel generieke als specifiek voor de toepassing ingerichte onderdelen.

De generieke onderdelen omvatten het vastleggen en bundelen van verschillende soorten informatie, zoals gegevens over personen, bedrijven, grond, gebouwen, documenten en correspondentie. Dit wordt in TotalLink een dossier genoemd.

In de betreffende tegel (zoals Erfpacht, Huur, enz.) worden alle overeenkomst-gerelateerde gegevens vastgelegd in een dossier, inclusief de documenten die bij het contract horen. De informatie is ingedeeld in verschillende tabbladen. Doorgaans worden de volgende tabbladen gebruikt:

Algemeen– basisinformatie over het dossier
Termijnkalender – te bewaken termijnen
Kavel – alle relevante informatie per kavel
Overeenkomst – per overeenkomst een tabblad met overeenkomstinformatie.
Facturen-alle facturatie gegevens
Documenten– hier worden alle relevante documenten opgeslagen in TotalLink

De inhoud van de tabbladen kan per installatie verschillen. Waar nodig wordt de inhoud van dit informatiescherm verderop in deze handleiding toegelicht.

Bij het vastleggen van grondtransacties wordt het dossier opgebouwd vanaf het eerste contact met de cliënt tot en met het passeren van de akte bij de notaris. Het dossier omvat onder meer gespreksnotities, relevante aantekeningen, termijnbewaking en de beschrijving van de betrokken kavels.

Binnen een dossier kunnen diverse soorten gegevens worden vastgelegd. Naast algemene gegevens zoals omschrijving en status kunnen ook aantekeningen, digitale documenten en een termijnkalender worden opgenomen. Ook wordt per dossier vastgelegd welke partijen bij de transactie betrokken zijn.

Elke overeenkomst wordt vastgelegd in een afzonderlijk tabblad. In dit tabblad staan niet de contractdocumenten zelf, maar uitsluitend de gegevens die relevant zijn voor onder meer de facturatie. Bestaat er nog geen overeenkomst, dan is er ook geen tabblad ‘Overeenkomsten’

Nieuwe dossier toevoegen

Tip: kijk eerst of er al een soortgelijk dossier aanwezig is in het systeem waarin wellicht de informatie kan worden opgeslagen.

Ga naar het hoofdscherm.
Klik in de tegel op + toevoegen

Hierop wordt er een nieuw dossier aangemaakt.

Aantekeningen

In een dossier kunnen zoveel aantekeningen worden gemaakt als gewenst. Door op de +toevoegen

knop te drukken wordt steeds een regel toegevoegd.

Indien er bij een aantekening een datum bij ‘Waarschuwen’ wordt ingegeven en bij ‘Te waarschuwen personen’ een gebruikersnaam wordt ingevuld, dan wordt de aantekening ook getoond in het tabblad ‘Termijnkalender’.

Termijnkalender

Met de Termijnkalender kun je instellen wanneer bepaalde termijnen verlopen en wanneer hiervoor een waarschuwing moet worden gegeven. De termijnen worden ingevoerd via een dossier onder het tabblad Termijnkalender.

Waarschuwingen

Zodra de waarschuwingsdatum van een termijn is verstreken, verschijnt er een melding boven in de menubalk.

Belangrijk: Geef altijd een te waarschuwen persoon op. Hierdoor ontvangen alle betrokken gebruikers een waarschuwing.
Wil je dat deze personen ook een e-mail ontvangen? Zet dan het schuifje bij Mail aan.
Als je geen persoon selecteert, ontvang je zelf altijd de waarschuwing.

Meldingen beheren

In het voorbeeld hierboven zie je een melding van een verlopen waarschuwingsdatum.
Klik op de melding om een overzicht van alle meldingen te openen.
Klik op het kruisje om een melding te verwijderen.
Klik op de melding zelf om het bijbehorende dossier te openen.

Regelgrensbewaking

Als beheerder binnen TotalLink kun je ook herhalende berichten instellen die automatisch aangemaakt worden in de termijnkalender. Dit is handig voor bijvoorbeeld overeenkomsten die binnenkort aflopen. Je wilt bijvoorbeeld 3 maanden vóór de einddatum een waarschuwing ontvangen, zonder dit voor elke overeenkomst apart in te stellen.

Regelgrensbewaking instellen

Je vindt Regelgrensbewaking onder de Beheertegels. Volg deze stappen om een nieuwe regelgrensbewaking in te stellen:

Klik op het plus-icoon om een nieuwe regelgrensbewaking toe te voegen.

Geef een omschrijving, bijvoorbeeld: "Einde overeenkomst bewaken".

Selecteer de te bewaken entiteit, in dit voorbeeld: Overeenkomst.

Stel vervolgens de overige opties in:

Waarschuwingspersonen, (generieke of groeps)mailboxen of diensten die geïnformeerd moeten worden.
- **Toevoegen (generieke of groeps)mailbox:**hiervoor moet je eerst de mailbox als medewerker toevoegen en de juiste leesrechten om bij het betreffende onderdeel aangeklikt te kunnen worden.
E-mailnotificatie inschakelen (optioneel).
Bericht toevoegen dat in de waarschuwing wordt weergegeven.
Tijdstip van waarschuwing instellen: aantal dagen, weken, maanden of zelfs een jaar vooraf.

Overeenkomsten- Overeenkomst opvragen

Een overeenkomst kan worden opgevraagd door deze in het hoofdmenu te zoeken, daarnaast kan deze worden opgevraagd vanuit het dossier:

Open het dossier
Iedere overeenkomst heeft zijn eigen tabblad binnen het informatiescherm, klik op het betreffende tabblad

De bij het dosier behorende overeenkomsten worden vervolgens getoond.

Nieuwe overeenkomst toevoegen

Indien er een nieuwe overeenkomst moet worden toegevoegd aan het systeem, dan kunt u deze aanmaken vanuit het hoofdscherm door te klikken op de ‘+ toevoegen’ knop in de bijbehorende tegel. Als u een overeenkomt wilt toevoegen aan een bestaand informatiescherm omdat er bijvoorbeeld twee of meerder overeenkomsten met een cliënt zijn gesloten, klik dan op het + teken ter hoogte van de tabbladen.

Factureringsregels instellen

Invoeren facturatiegegevens

De in te voeren overeenkomst is doorgaans vastgelegd in een document. Dit document wordt in TotalLink opgeslagen in het tabblad Documenten van het betreffend dossier.De afhandeling van de facturatie van deze overeenkomst wordt vastgelegd en ingesteld in het tabblad Overeenkomst. Een nieuw tabblad overeenkomst wordt gemaakt door in het betreffende dossier bovenin het scherm, onder de bovenbalk te klikken op + Toevoegen.

Om te kunnen factureren dient de volgende informatie aanwezig te zijn in TotalLink:

Naar wie moet er gefactureerd worden?
Wat zijn de betalingskenmerken van de factuur?
Welke bedragen moeten in rekening worden gebracht?
Wanneer en in welke frequentie moet er worden gefactureerd?
Als contracten een indexering hebben, moet het systeem weten hoe deze is opgebouwd. Dit zodat TotalLink automatisch en op het juiste tijdstip de bedragen kan indexeren.

In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe bovenstaande zaken op juiste wijze ingevoerd kunnen worden.

Een facturatie wordt alleen uitgevoerd indien het kenmerk “meenemen in facturatie” aan staat. Dit kenmerk kan doormiddel van een schuifknop worden aangezet in het overeenkomst tabblad.De gegevens van de Client (aan wie er gefactureerd dient te worden) zijn opgeslagen in het adresboek. In het overeenkomst tabblad wordt alleen de link naar deze client getoond. De client kan worden opgevraagd door op het vergrootglasicoon bij client te klikken of is op te vragen vanuit de tegel Relatie. Indien de gegevens van een Client worden aangepast of ingegeven, zoals bijvoorbeeld het Debiteurnummer, dan dient dit in het adresboek (via de relatie tegel) plaats te vinden.

Een facturatieregel instellen

Open het betreffende dossier en klik op het Overeenkomsttabblad.Indien er nog geen facturatieregels zijn of indien er een nieuwe facturatieregel moet worden aangemaakt, klik dan in de paragraaf Facturatieregels (termijnbetalingen) op + Toevoegen.

FacturatiekenmerkenVaak vindt men in de eerste kolom van de facturatieregel tabel het facturatiekenmerk.Deze keuzelijst is een snelkeuze lijst waarmee meerdere facturatiekenmerken automatisch worden gevuld. Vaak hebben soortgelijke contracten dezelfde combinatie van facturatiekenmerken. Door een contractsoort te kiezen in de keuzelijst, worden alle bijbehorende facturatiekenmerken automatisch ingevuld. De manier waarop deze keuzelijst kan worden ingesteld komt aan bod in het hoofdstuk 'instellen facturatie'.

Periode facturatieregelIedere facturatieregel bevat een kolom startfacturatie en einde facturatie. Een regel wordt alleen gefactureerd op de momenten tussen deze twee datums. Beide datums zijn optioneel in te vullen. Indien de datum Einde facturatie is bereikt, dan wordt deze regel niet mee gefactureerd. Dit in tegenstelling tot het veld einde overeenkomst. Indien de datum einde overeenkomst is bereikt stopt het systeem niet met factureren omdat er vaak nog gefactureerd dient te worden na de datum einde overeenkomst (bijvoorbeeld bij automatische verlening van overeenkomsten).

**Betalingstermijnen instellen.**Ieder facturatieregel kan worden ‘uitgeklapt’ zodat er meerdere bijzonderheden van deze regel kan worden ingevoerd, waaronder het Facturatie interval. Nadat er een facturatie interval is geselecteerd, wordt de keuzelijst bij Facturatieperiodes hierop aangepast zodat hiermee het facturatie interval nader kan worden gespecificeerd. Indien facturatie interval Afwijkend wordt geselecteerd, kunnen de facturatiemaanden per maand worden aangegeven. Het moment waarop voor de geselecteerde maanden dient te worden gefactureerd (vooraf of nadien), wordt ingegeven in het veld Facturatiemoment.

Zodra er op basis van een ingevoerde facturatieregel facturaties hebben plaatsgevonden, zijn veel velden niet meer te muteren en worden grijs weergegeven. Indien deze velden aangepast dienen te worden, dient de betreffende regel inactief gezet te worden per datum Einde facturatie in deze regel en dient de nieuwe situatie in te worden gegeven door een nieuwe facturatieregel in te geven waarbij de datum Start facturatie gelijk is aan de datum Einde facturatie van de te beëindigen facturatieregel. Dit is nodig zodat TotalLink kan borgen dat de betalingen op de juiste wijze op elkaar aan blijven sluiten.

Vooraf of nadien facturerenIn het veld Facturatiemoment kan worden ingegeven hoever vooraf of nadien de facturatieperiode gefactureerd dient te worden. Vooraf indien er vooraf aan de facturatieperiode betaald dient te zijn. Nadien wordt vaak toegepast indien een te hanteren indexering bij de aanvang van de te factureren periode nog niet bekend is.

Te hanteren Indexering instellenPer facturatieregel kan worden ingesteld met welke indexeringsreeks het systeem het contract bedrag periodiek dient te verhogen. Waar mogelijk toont TotalLink steeds de resultaten van deze berekening door steeds het contractbedrag van vorig jaarbedrag, het huidig jaarbedrag en het volgend jaarbedrag te tonen. Het contractbedrag voor het volgend jaar wordt niet getoond indien de indexeringsgegevens om dit uit te kunnen rekenen nog ontbreken of indien er volgend jaar niet meer betaald hoeft te worden.

De gewenste toe te passen indexering kan worden ingegeven door de betreffende factuurregel uit te klappen en een te hanteren indexreeks te kiezen. In de paragraaf ‘indexeringscijfers beheren’ wordt uitgelegd hoe deze reeksen zijn in te stellen. Indien de toe te passen indexering niet jaarlijks, maar minder vaak moet worden aangepast, dan kan hier een ander indexeringsinterval worden gekozen.

In het contract staat meestal wanneer voor het eerst geïndexeerd dient te worden, deze datum kan worden ingevoerd bij voor het eerst indexeren op. Indien er ongeacht de gehanteerde indexreeks nooit minder dan een bepaalde indexeringspercentage mag worden toegepast, vul dit percentage dan in bij Minimale jaarlijkse indexering.

Indien het te factureren bedrag afgerond moet worden op hele euro’s selecteer in het uitklapmenu de optie Bedrag afronden.

Eenmalig facturerenDe hierboven beschreven facturatie is met name bedoeld voor periodieke betalingen. Indien er een eenmalig bedrag moet worden betaald, dan kan dit worden ingegeven in de paragraaf Facturatie regels (eenmalig) in het tabblad Overeenkomst. Afhankelijk van de specifieke inrichting van de organisatie kunnen hier door de facturatieregel uit te klappen extra betalingskenmerken worden toegevoegd. Indien er een kolom facturatiekenmerk van toepassing is, worden de benodigde facturatiekenmerken automatisch toegevoegd op basis van het geselecteerde facturatiekenmerk.Als er een bedrag en omschrijving wordt ingegeven zonder facturatie periode en facturatie jaar, danwordt de eenmalige betaling bij de eerste gelegenheid doorgegeven aan de financiële administratie.

Controle facturatiegegevens

FacturatiemeldingenIndien er facturatiegegevens zijn ingegeven, maar er nog facturatie gegevens ontbreken om te kunnen factureren, geeft het systeem dit aan onder het kopje Facturatie meldingen. In het tabblad overeenkomsten, waar de facturatie gegevens worden ingegeven.

Zolang er facturatiemeldingen zijn, kan er niet worden gefactureerd. Een overzicht van alle facturatiemeldingen van alle te factureren overeenkomsten is te vinden in de rapportagetool. De rapportagetool is te vinden in het hoofdmenu met het icoon met vergrootglas in de grijze verticale balk aan de linkerkant. Klik hierop om de rapportagetool te openen.Klik vervolgens op het tabbblad Controle facturatieinstellingen.

Er kan pas worden gefactureerd indien er geen waarschuwingen meer zijn.

Factureren

Afhankelijk van de toegepaste koppeling naar de financiële administratie moet er periodiek een batchbestand gemaakt worden dat vervolgens in de financiële administratie wordt ingeladen.

Indien er een directe automatische verbinding is met de financiële administratie, stuurt het systeem de gegevens automatisch door op het juiste moment en wordt er volledig automatisch gefactureerd.

Factureren via een batchbestandEen batchbestand is een gestructureerd tekstbestand, bijvoorbeeld in een csv formaat. Dit tekstbestand bevat alle gegevens die de financiële administratie nodig heeft om meerdere facturen te kunnen versturen. Dit bestand wordt in TotalLink aangemaakt door in het hoofdmenu op het printericoon te klikken en vervolgens te klikken op facturatie van overeenkomsten (proef) of Facturatie van overeenkomsten (definitief).

Als op facturatie van overeenkomsten (proef) wordt geklikt, dan wordt het bestand gegenereerd, TotalLink gaat er dan van uit dat er hiermee nog niet daadwerkelijk wordt gefactureerd. Indien op Facturatie van overeenkomsten (definitief) wordt geklikt, dan gaat het TotalLink er van uit dat alle facturen in dit bestand daadwerkelijk worden gefactureerd.

Factureren via een directe automatische verbinding

Het factureren met een automatische verbinding lijkt op het factureren middels een batchbestand. Er is nog steeds sprake van een proef en een definitieve versie. Via de proefversie wordt een bestand gegenereerd, dat vervolgens gecontroleerd kan worden op volledigheid. Het grote verschil is dat de definitieve versie de factureren rechtstreeks naar de financiële administratie stuurt. Er is dus geen sprake van een exportbestand.

Een automatische batch is vaak niet zomaar terug te draaien, omdat deze rechtstreeks in de financiële administratie terechtkomen. TotalLink vraagt daarom om de keuze te bevestigen met een keuze dialoog. Wanneer ‘Nee’ wordt gekozen, of het dialoogscherm via het kruisje wordt gesloten, dan worden de actie geannuleerd. Er worden dan geen facturen verstuurd.

Wanneer ‘Ja’ wordt gekozen dan worden de facturen in een wachtrij gezet. Dit wordt aangegeven via een zandloper.

Nadat de facturen zijn klaargezet wordt het ‘Factuurbatch’ scherm geopend. Hier staan enkele algemene gegevens van de batch, de wachtrij van facturen die richting de financiële administratie worden verstuurd, en tot slot de facturen die succesvol zijn verstuurd. Het scherm wordt periodiek ververst zodra een factuur is aangeboden aan de financiële administratie. Als de financiële administratie de factuur accepteert, dan wordt deze zichtbaar in de tabel gefactureerd en verdwijnt deze uit de ‘Facturatie wachtrij’. Wanneer de financiële administratie de factuur weigert, dan wordt de regel rood. In de kolom ‘reden van weigering’ komt te staan waarom de factuur niet is geaccepteerd. De foutmeldingen zijn afhankelijk van het gebruikte financiële pakket.

Indien een factuur is geweigerd dan wordt deze weer opnieuw aangeboden bij de financiële administratie op het moment dat er een nieuwe facturatie van overeenkomsten wordt uitgevoerd door de eindgebruiker.

Wanneer de factuur uiteindelijk succesvol naar de financiële administratie is verzonden dan wordt deze vervolgens uit alle openstaande wachtrijen verwijderd en komt deze te staan in de gefactureerd tabel van de factuurbatch waarin het verzenden succesvol verliep.

Het facturen tabblad van een dossier.

In het tabblad Facturen worden de gefactureerde en de nog te factureren bedragen getoond. Zodra de facturatie definitief heeft plaatsgevonden, verhuizen de betreffende betalingen in dit tabblad van Nog te factureren naar Gefactureerd.

Het thema Facturatie batches in de rapportagetool

Meer gedetailleerde informatie over de facturering is te vinden in de rapportagetool in het tabblad ''Facturatie batches''. De facturatiegegevens worden doorgaans in batches doorgegeven naar de financiële administratie. Een batch is een groep facturen die gelijktijdig is aangemaakt en verstuurd richting de financiële administratie.

In dit tabblad is te zien wie op welk moment een batch in het verleden is aangemaakt, om hoeveel facturen het gaat en het totaalbedrag. Ook kan hier het batchbestand (nogmaals) worden gedownload.

Deze informatie is ook opvraagbaar via de tegel ‘Factuurbatch’.

Factureren vanuit TotalLink, buiten de financiële administratie

Bij gemeenten is het de regel om altijd via de financiële administratie te factureren. Bij andere bedrijfsvormen is het een optie om TotalLink zelf de facturen te laten maken, dus buiten de financiële administratie om.

Factureren buiten de administratie kan via de rapportagetool. Het is niet mogelijk om deze manier van factureren te gebruiken indien TotalLink is geconfigureerd om te factureren via de financiële administratie.

Open de rapportagetool.
Klik op het tabblad Te factureren.
Stel het filter dusdanig in dat in de resultaatregels onderin de rapportagetool alleen de regels staan die daadwerkelijk gefactureerd dienen te worden! Dit om te voorkomen dat er te veel facturen worden verstuurd.
Klik in de balk Exporteren naar op het PDF icoon.
Indien wordt gekozen voor Factuur proef, zal er niet daadwerkelijk worden gefactureerd, maar wordt er een pro-forma factuur gemaakt ter controle van de te versturen factuur(en).
Indien wordt gekozen voor factuur versturen worden de facturen daadwerkelijk gefactureerd.

Alle verstuurde facturen worden in de rapportagetool weergeven in het tabblad gefactureerd.

Instellingen facturatie

Aanpassen keuzelijsten facturatiekenmerken

De inrichting van de keuzelijsten kunnen sterk verschillen per organisatie. U dient beheerrechten te hebben om deze keuzelijsten aan te kunnen passen.

Klik in het hoofdmenu in de grijze verticale balk op het tandwielicoon om de beheertegels te openen.

Klik op het te wijzigen item uit de keuzelijst om de bijbehorende codes aan te kunnen passen.

De instellingen voor de keuzelijsten worden op deze plaats centraal aangepast. Dit betekent dat aanpassingen hiervan direct door worden gevoerd voor alle contracten. Indien in bovenstaand voorbeeld de kostensoort 390000 wordt aangepast naar 1390000, dan worden alle contracten met het facturatiekenmerk ‘Huur’ voorzien van de code 1390000.
Een facturatiekenmerk is te verwijderen door in de zwarte bovenbalk in de keuzelijst (3 zwarte horizontale streepjes) de optie “Archiveren” te kiezen.
Een nieuw facturatiekenmerk is aan te maken door rechtsboven in de tegel facturatiekenmerken op het + icoon te klikken.
De automatisch in te vullen betalingskenmerken zijn in te voeren door een artikel onder artikelen toe te voegen met de knop + Toevoegen.
Een facturatiekenmerk is vaak niet van toepassing voor ieder contracttype. In het veld Selecteerbaar bij geeft u aan voor welke tegels dit kenmerk van toepassing is.

Indexeringscijfers beheren

De tegel prijsindex is te openen door in het hoofdscherm in de verticale balk aan de linkerkant op het tandwiel icoon te klikken.

Een volledige nieuwe reeks wordt aangemaakt door op het + teken te klikken in de tegel PrijsindexEen reeks kan worden aangevuld of aangepast door op de betreffende reeks te klikken in de prijs index tegel.

De jaarlijkse prijsverhogingen in de overeenkomsten zijn doorgaans gebaseerd op prijsindexen van het CBS. Door een prijsindex in te geven, berekent TotalLink deze prijsverhogingen automatisch per jaar. Er kunnen diverse indexreeksen worden toegevoegd in TotalLink, bijvoorbeeld CPI alle huishoudens, wettelijke huurverhoging of een eigen reeks ‘Werkelijke kosten’.

**Indexeren op basis van indexcijfers.**Een indexreeksregel kan worden aangevuld door te klikken op + Toevoegen

Door de nieuwe indexreeks in te geven.
Door het nieuwe jaarpercentage in te geven.

Indien een van beide wordt ingevoerd, wordt de ander automatisch uitgerekend.

Her-indexerenAf en toe worden de prijsindexcijfers herijkt naar 100%. Dit kan in TotalLink simpelweg worden uitgevoerd door het betreffend jaar een indexcijfer van 100% in te geven. Mocht deze herijking achteraf toch niet gewenst zijn, dan kan het percentage van 100% worden gewijzigd waarop TotalLink de herijking ongedaan maakt.

Indexeren van normbedragen.

Indien er met normbedragen t.b.v. pacht gerekend dient te worden, kies dan voor de index soort Pacht percentages. Vervolgens kan per jaar het normbedrag worden ingevoerd. De overige cijfers in de tabel worden op basis van deze invoer automatisch berekend.

De rapportage toolbox

Algemeen

Naast de standaard rapportages kunt u ook zelf overzichten/rapportages maken met TotalLink. U selecteert hiervoor de gewenste velden, vervolgens kunt u filteren welke gegevens u wilt wel of niet wil zien.

Advanced Toolbox

Met de advanced kan de beheerder zelf geavanceerde rapportages maken en beschikbaar stellen voor de gebruikers. Indien een overzicht regelmatig wordt gevraagd, kan de gemaakte bevraging worden opgeslagen, zodat de bevraging met één druk op de knop nadien weer kan worden uitgevoerd. De opgeslagen bevraging kan ook worden aangeroepen vanuit het algemeen printmenu. De beheerder TotalLink kan daarna op de standaard wijze rechten toekennen aan de knoppen.. Deze aanvullende functionaliteit is beschikbaar in de Advanced Toolbox. Standaard wordt TotalLink geleverd met de standaard Toolbox functionaliteit zonder de mogelijkheid tot het opslaan van bevragingen.

De Rapportage Toolbox openen

Klik vanuit het hoofdmenu in de grijze zijbalk op het Rapportage Toolbox icoon .

Een onderwerp kiezen

Kies een onderwerp om een rapportage op te baseren. De te selecteren onderwerpen worden als tabbladen weergegeven en kunnen per situatie verschillen.

Indien de bestaande onderwerpen niet volstaan, kan een consultant van TotalLink aanvullende onderwerpen toevoegen.

Standaard Rapportages

Onderstaande rapportages/onderwerpen zijn standaard beschikbaar binnen TotalLink. Per onderwerp vind je een duidelijke toelichting op doel, inhoud en toegevoegde waarde.

GREX

Projecten

Doel Totaaloverzicht van alle lopende (en indien gewenst afgesloten) projecten, inclusief verantwoordelijken en looptijd van project en exploitatie.

Inhoud

Lijst van projecten
Projectverantwoordelijke(n) en rolverdeling
Start- en einddatum van het project en exploitatie

Toegevoegde waarde Biedt één centraal startpunt om portfolio, voortgang en verantwoordelijkheid per project te zien. Ideaal voor managementrapportages en capaciteit/planning.

Projectcontrole

Doel Bewaken of projecten binnen vooraf gestelde kaders blijven en afwijkingen tijdig worden gesignaleerd en gedocumenteerd.

Inhoud

Signaleren van budget-/planningsafwijkingen
Vastlegging van wie de afwijking heeft vastgesteld en wanneer
Status van opvolging en corrigerende maatregelen

Toegevoegde waarde Maakt afwijkingsmanagement transparant en traceerbaar.

GREX (Grondexploitatie)

Doel Totaaloverzicht van exploitatie binnen projecten, met inzicht in boekingsposten en onderliggende detailregels.

Inhoud

Exploitatie per project: opbrengsten, kosten, investeringen
Boekingsposten met herkomst en periode
Detailregels per exploitatieregel (specificaties, kostenstructuur)
Prognoses en realisatie versus raming

Toegevoegde waarde Helpt bij financiële sturing, risicobeheersing en scenario-analyse. Transparant tot op detailregel.

Boekingen

Doel Detailoverzicht van elke boeking voor accurate financiële controle en reconciliatie.

Inhoud

Individuele boekingen inclusief datum, periode
Totaalbedrag
Koppeling naar factuur en Project

Toegevoegde waarde Versnelt audits, voorkomt fouten en vergemakkelijkt het herstel bij afwijkingen.

Programma Woningbouw / Programma Overig

Doel Segmenteren van projecten op programma’s (bijv. Woningbouw, Infrastructuur, Maatschappelijk) voor gerichte sturing.

Inhoud

Overzicht projecten per programma
Kernkenmerken per programma en project (fase, categorie, realisatie)
Aggregaties van prestaties per programma

Toegevoegde waarde Maakt thematische sturing en prioritering mogelijk. Geschikt voor beleidsrapportages en portfoliomanagement.

Exploitatieregel detailregels

Doel Volledige transparantie op de onderliggende kosten- en opbrengststructuur binnen exploitatie.

Inhoud

Detailregels per exploitatieregel
Boekingsposten, verdeling, realisatie
Huidige en toekomstige mutaties

Toegevoegde waarde Vergroot controleerbaarheid, ondersteunt verklaringen bij audits en managementvragen.

GROTIK

Doel Integrale beheersings- en voortgangsrapportage op zes aspecten met stoplichtmodel (groen/oranje/rood).

Inhoud

Geld: Budget, raming, realisatie, prognose
Risico: Identificatie, analyse, beheersmaatregelen
Organisatie: Rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming
Tijd: Planning, doorlooptijd, mijlpalen
Informatie: Datakwaliteit, beschikbaarheid, communicatie
Kwaliteit: Normen, eisen, kwaliteitsborging

Toegevoegde waarde In één oogopslag inzicht waar aandacht nodig is. Ondersteunt besluitvorming, risicomanagement en voortgangsbewaking.

CONTRACTEN

Overeenkomst facturatieregels

Doel Zicht op facturatieregels per overeenkomst om facturatie-instellingen te controleren.

Inhoud

Facturatiecondities (bedrag, eenheid, frequentie)
Indexatie/aanpassing en uitzonderingen
Looptijden facturatie
Grootboekrekening en kostensoort

Toegevoegde waarde Voorkomt facturatiefouten en versnelt het facturatieproces.

Overeenkomsten

Doel Volledige lijst van overeenkomsten met kerngegevens en relaties.

Inhoud

Partijen, looptijden, contractwaarden
Koppeling naar dossier
Auditinfo (versies, wijzigingen)

Toegevoegde waarde Zorgt voor centrale vindbaarheid en traceerbaarheid van contractuele afspraken.

Kavels

Doel Inzicht in kavels binnen dossiers.

Inhoud

Kavelnummer, ligging, kenmerken

Toegevoegde waarde Maakt verkoop-/verhuurproces beheersbaar en transparant.

Dossiers

Doel Centrale toegang tot dossiers en relevante documentatie.

Inhoud

Dossiertypes
Jaarbedragen
Looptijd overeenkomst

Toegevoegde waarde Verhoogt vindbaarheid, borgt compliance en ondersteunt audits.

Controle facturatie-instellingen

Doel Preventieve controle op correcte en volledige facturatie-instellingen.

Inhoud

Validatie van verplichte velden en condities
Signalen bij inconsistenties (bijv. ontbrekende debiteurnummer)
Overzicht van te corrigeren records
Links naar overeenkomst

Toegevoegde waarde Reduceert fouten, vertraagde inkomsten en handmatige correcties.

Te factureren / Gefactureerd

Doel Cashflow- en omzetoverzicht van openstaande en reeds gefactureerde posten.

Inhoud

Te factureren posten met geplande datum/termijn
Reeds gefactureerde bedragen per periode
Status (Betaald)
Koppelingen naar overeenkomst, factuur

Toegevoegde waarde Ondersteunt liquiditeitsplanning en debiteurenbeheer.

Facturatie batches

Doel Inzicht in batchverwerking van facturen en statusbewaking.

Inhoud

Batches met aanmaakdatum en verantwoordelijke
Aantal facturen, totaalbedrag zonder en met BTW, uitzonderingen

Toegevoegde waarde Verhoogt beheersbaarheid, versnelt herstel en geeft procestransparantie.

Overzicht facturatie

Doel Samenvattend beeld van facturaties binnen een periode voor volumesturing en trendanalyse.

Inhoud

Totale factuurvolumes en bedragen per periode
Segmentatie per kavel, dossier en overeenkomst
Indexatie types en nota's

Toegevoegde waarde Maakt snelle managementrapportage mogelijk; detecteert trends en issues.

Termijnkalender

Doel Overzicht van geplande termijnen, mijlpalen en deadlines voor planning en opvolging.

Inhoud

Dossier- en statusinformatie
Herinneringen en vervaldatums
Koppeling naar acties en verantwoordelijken

Toegevoegde waarde Voorkomt gemiste deadlines.

Gewenste velden selecteren

Indien een kolom niet nodig is in het te maken overzicht, kan deze worden weg geklikt met het kruisje achter het betreffende veld.

Klik op een willekeurig veld bij ‘te selecteren kolommen’ c.q. in het bovenstaande rood omlijnd vlak om de volgorde van de kolommen te wijzigen.

De kolommen kunnen nu worden verschoven door op de < en > tekens rondom de velden te klikken.

Door op de + knop te klikken kunnen de voor het onderwerp beschikbare velden worden toegevoegd.

Een filter maken

Door bij ‘filter instellen’ op de + te klikken kan een filter worden gemaakt. Er kan dan steeds een deel van een bevraging worden ingegeven. In bovenstaand voorbeeld worden overeenkomsten getoond die worden afgehandeld in de financiële administratie van overeenkomsten waarvan de datum overeenkomst.. etc.

Door op OF en EN te klikken worden steeds aanvullende voorwaarden toegevoegd aan het filter.

Totaliseren

Door één of meerdere kolommen te selecteren bij ‘Totaliseren’ Totaliseert Totallink alle getallen per geselecteerde kolom(men). In bovenstaand voorbeeld wordt een totalisering gemaakt van alle soorten contracten, dus per soort contract het totaal van alle contracten. Ook wordt het aantal contracten per Soort getoond. Onderaan de lijst wordt een ‘grand total’ weergegeven per kolom

LET OP! TotalLink totaliseert hierin ALLE getallen. In bovenstaand voorbeeld is het erg handig om de jaarbedragen per soort getotaliseerd te zien. TotalLink totaliseert echter ook alle getallen die wellicht onzinnig zijn om te totaliseren. In bovenstaand voorbeeld is het niet handig om ‘Periodiciteit’ te totaliseren. Een ander voorbeeld is de kolom ‘kostensoort’, dit is een numeriek veld. Alle kostensoorten opgeteld is onzinnige informatie. Kijk daarom altijd goed wat wel en niet te tonen bij totalisering.

Daarnaast, denk altijd heel goed na over de definitie van een overzicht. Zou in bovenstaand voorbeeld een filter nodig zijn met ‘afhandelen financiële administratie = ja’?

Exporteren lijst naar Excel

Door op het Excel icoon te klikken, opent de geselecteerde lijst in Excel.indien een Totalisering is ingesteld, wordt de lijst getotaliseerd naar Excel geëxporteerd. In tegenstelling tot de getoonde lijst in TotalLink, kan deze lijst worden ingeklapt en uitgeklapt naar detailniveau. De Excel heeft daarmee extra functionaliteit t.o.v. de getoonde lijst in TotalLink.

Bevraging opslaan

Indien de toolkit wordt gebruik om dezelfde lijst vaker op te vragen, dan is het handig om de bevraging op te slaan om later wederom te gebruiken. Klik hiervoor op het + icoon bij opslaan als favoriet. Geef de betreffende knop een goede naam en de bevraging kan daarna worden gedaan door op de betreffende knop te klikken.

Door op de 3 puntjes in de knop te klikken, worden de knop opties getoond.

Wijzig naam: verander de naam van de knopOverschrijf filter: het huidig filter wordt overschreven met het op dat moment ingestelde filterMaak rapport: bevraging in printmenu plaatsenVerwijder: verwijder de knopVerwijder rapport: verwijder de aan deze knop verbonden printoptie in het printmenu.

Een knop kan pas worden verwijderd indien er geen bevraging in het printmenu aan is gekoppeld.

Bevraging in printmenu plaatsen

Een bevraging uit de rapportage toolbox kan worden opgeslagen onder een knop. In plaats van iedere keer de knop te gebruiken, kan deze functionaliteit ook in het printmenu worden opgeslagen. Dit is handig voor rapporten die vaak moeten worden gemaakt.

Klik op de drie puntjes in de knop
Klik op ‘Maak rapport’
De functionaliteit wordt nu ondergebracht in het printmenu onder de naam van de knop.
Dezelfde rechten die zijn uitgedeeld aan de knop (wie mag de knop gebruiken) worden ook uitgedeeld aan de printoptie.

Rapport met variabele invoer (parameter query)

Indien er een rapport moet worden gemaakt afhankelijk van de invoer, bijvoorbeeld een rapport van alle overeenkomsten na een bepaalde datum of een rapport van alle cliënten van een te specificeren naam, dan kan dit eenvoudig in TotalLink worden gemaakt. Indien een filter wordt gemaakt waarin delen van de selectiecriteria ontbreken, dan vraagt TotalLink deze in een menu aan de gebruiker. Zodra de gebruiker de ontbrekende gegevens invult, genereert TotalLink het gevraagde rapport.

In bovenstaand voorbeeld is een filter gedefinieerd waarin de datum ontbreekt. Deze is opgeslagen onder een knop en de knop is toegevoegd aan het printmenu. Zodra op ‘Einde overeenkomst’ in het printmenu wordt geklikt, vraagt TotalLink de datum einde overeenkomst die moet worden toegepast op het rapport. Indien meerdere velden zijn leeggelaten, zal TotalLink meerdere invoervelden tonen.

Situatie

Wordt de favoriet zichtbaar voor iedereen?

Gebruiker zonder Functioneel Beheer

❌ Nee

Functioneel Beheerder

✔️ Ja

Functioneel Beheerder, maar gedelegeerd als gebruiker zonder rechten

❌ Nee

Rechten instellen

Een beheerder TotalLink mag rechten instellen op de knoppen in de rapportage toolbox.De beheerder kan ook de rechten per rapport in het printmenu aanpassen.Het toekennen van de rechten vindt plaats op de generieke manier van TotalLink.

De rechten op de knoppen in de rapportage toolbox worden op dezelfde wijze ingesteld als ieder ander object in TotalLink,– kiest in het menu ‘beheer rechten’– Kies een gebruikersgroep– stel de rechten van iedere knop in met de stoplichten per gebruikersgroep.

De rechten van een rapport in het printmenu worden ook op dezelfde wijze ingesteld als ieder ander rapport:

Selecteer in de tegel ‘Beheer Menu Permissies’ het betreffende rapport en stel in welke gebruikersgroepen rechten hebben op dit rapport.

U kunt zelf overzichten en lijsten genereren met de TotalLink lijstgenerator.

Dossiers en overeenkomsten archiveren en verwijderen

De beschikbaarheid van deze functie is afhankelijk van de aan u toegekende rechten door de applicatiebeheerder / functionele beheerder. De beheerder kan per object (dossier, overeenkomst kavel etc.) aangeven wie mag archiveren en / of wie mag verwijderen.

Een dossier archiveren of verwijderen

Open het betreffende dossier en klik rechtsboven op het menu icoon en klik op ‘Archiveren’ of ‘Verwijderen’. Het systeem vraagt daarna nog een extra bevestiging, nadat op ‘Ja’ is geklikt, wordt het dossier permanent verwijderd of gearchiveerd.

Een gearchiveerd dossier wordt als volgt gemarkeerd:

De gegevens in een gearchiveerd dossier zijn niet meer te muteren. Hiervoor moet een dossier eerst worden gedeactiveerd.

Een gearchiveerd dossier is nog steeds vindbaar in het hoofdmenu, deze wordt in het hoofdscherm nog steeds getoond als zoekresultaat, maar dan steeds onderaan en cursief en grijs weergegeven.

Een dossier dé-archiveren

Open het gearchiveerde dossier en klik rechtsboven in het menu op ‘Uit archief halen’

Een kavel of overeenkomst archiveren of verwijderen

Open het betreffend dossier en klik op de rode verwijderknop van het tabblad van de te archiveren of verwijderen kavel / overeenkomst.

Indien op verwijderen wordt geklikt en de keuze vervolgens wordt bevestigd, zal het betreffende tabblad permanent zijn verwijderd. Indien er wordt gekozen voor ‘Archiveren’ en de keuze vervolgens wordt bevestigd, zal het betreffende tabblad wel zichtbaar blijven, maar gemarkeerd als archief en niet meer muteerbaar.

Een tabblad de-archiveren

Klik op het Archief icoon (zie afbeelding hierboven) op het betreffende tabblad.
Selecteer ‘Uit archief halen.

Zelf kavels tekenen

Indien de optie ‘kavels tekenen’ is ingeschakeld kunt u zelf kavels intekenen in het kaveltabblad.

Open een informatiescherm, bijvoorbeeld een verhuring of ingebruikgeving.
Klik op het tabblad ‘kavel’ of maak een nieuw kavel aan via de knop ‘ + toevoegen’ rechts naast het uiterst rechtse tabblad.
Klik op de kaart in het kavelscherm rechtsboven op het onderstaande icoon.

Indien dit icoon niet aanwezig is, neem dan contact op met de beheerder van TotalLink.

Er opent nu een groter scherm waarin kan worden getekend

Door op het i icoontje te klikken opent er een legenda:

Met het bovenste driehoekig icoontje kunnen lagen worden aan en uitgezet, bijvoorbeeld de gebouwen laag of luchtfoto’s. Door hierop te klikken opent het volgende menu waarin de lagen aan en uit worden gezet:

Kavels en tekeningen

De administratie van tekeningen en bijbehorende kavels en tekeningopdrachten worden in TotalLink gevoerd.Een tekeningopdracht, tekening en kavel zijn allen gekoppeld aan een informatischerm.

Tekeningopdrachten, tekeningen en kavels toevoegen

Een verzoek voor een nieuwe tekening, een tekeningopdracht, kan worden toegevoegd vanuit een informatiescherm

Open het informatiescherm waaraan de tekenopdracht, tekening of kavel dient te worden gerelateerd
Klik in de bovenbalk op + Toevoegenen vervolgens op Tekeningopdracht, tekening of kavel

De kavelid’s worden zoals hierboven beschreven aangemaakt vanuit TotalLink, De kavelgeometrie wordt in een Oracle omgeving aangemaakt. TotalLink zorgt ervoor dat een kavelid opvraagbaar is in de Oracle omgeving.In het kavelscherm staat een knop ‘Importeer’ bij de kadastrale gegevens. Als hierop wordt geklikt, haalt TotalLink de kadastrale informatie op uit de Oracle omgeving.De Oracle omgeving bepaalt de kadastrale informatie (kadastrale gemeente, sectie en perseel) op basis van de geometrie van een kavel in relatie tot het kadaster. Indien de geïmporteerde kadastrale informatie niet correct mocht zijn, dan kan deze handmatig worden overschreven.

Kaartscherm

Klik op het kaartsymbool rechtsboven in de zwarte bovenbalk voor het kaartscherm.

Door rechtsboven in de kaart op het plusje te klikken kunt u de ter beschikking gestelde kaartlagen aan en uit zetten. Links van de kaart kunt u een selectie maken op de kaart. De in de kaart ter beschikking gestelde selectiecriteria zijn afhankelijk van uw lokale instellingen.

TotalLink onthoudt de door u geselecteerde kaartlagen. Door rechtsboven op ‘reset’ te klikken wordt de oorspronkelijke kaartselectie weer ingesteld. Met ‘reset’ wordt enkel lagen aan en uitgezet, er worden verder geen gegevens verwijderd.

TotalLink ondersteunt het gebruik van Word sjablonen. Doormiddel van zogeheten ‘MergeFields’ in Word, kan TotalLink een sjabloon vullen met waardes uit de applicatie. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je sjablonen kunt gebruiken en beheren. Er wordt besproken hoe een sjabloon te configureren in Totallink en hoe je een sjabloon kan inrichten voor de ondersteunde sjabloontypes.

Een sjabloon openen vanuit de rapportagetool

Wanneer een sjabloon beschikbaar is voor een onderwerp, dan valt deze uit te draaien bij dat onderwerp in de rapportage tool. Dit kan zowel in Word, als in pdf formaat.

Door te klikken op het Word of pdf icoon in de ‘exporteren naar’ balk, kan een sjabloon worden gekozen .

Iedere regel in de tabel staat gelijk aan een document. Hierbij wordt een eventueel ingestelde filter in acht genomen. De ‘te tonen kolommen’ en ‘totaliseren’ kolommen worden NIET overgenomen in het sjabloon.

De sjablonen worden als een zip gegenereerd en via de downloadmanager aangeboden.Het is mogelijk om een sjabloon om te zetten naar een rapportage, dan wordt deze zichtbaar in het printmenu. In het hoofdstuk over de rapportagetool wordt beschreven hoe een dergelijk rapport kan worden aangemaakt.

Een sjabloon openen vanuit de documententabel

Onderstaande functionaliteit is alleen beschikbaar, indien de document management module is afgenomen.Sjablonen kunnen worden aangemaakt vanuit de documenten tabel van een tegel.

Dit kan als volgt:

Ga naar de de documententabel van een tegel.
Selecteer de 'toevoegen regel'.
Er opent nu een dialoog. Vanuit hier is het mogelijk om een bestand toe te voegen, een blanco Word of Excel bestand te openen, of een sjabloon te openen.
Kies het juist sjabloon via de keuzelijst 'Blanco document'. Indien u meerdere actieve overeenkomsten op een dossier hebt zitten, dan is er per overeenkomst een sjabloon zichtbaar in het keuzemenu.
Nadat een sjabloon gekozen is via de keuzelijst, kan deze worden geopend via de ‘Open een nieuw Word document vanuit de applicatie’ knop.
Word wordt gestart en het ingevulde sjabloon wordt getoond.
Aanpassingen kunnen nu aan het bestand worden gemaakt. LET OP, het ingevulde sjabloon staat nog niet in de applicatie opgeslagen. Dit gebeurt pas zodra het bestand wordt opslagen via de save knop in Word.
Wanneer het opslaan succesvol is gelopen geeft Word de melding dat het bestand in de applicatie is opgeslagen

Het sjabloon valt nu te downloaden, te bewerken en als pdf uit te draaien vanuit TotalLink. Eventuele verdere wijzingen worden in TotalLink opgeslagen. Ook kunnen oudere versies worden hersteld via de versiehistorie.

Beheren van sjablonen via de onderwerptegel

Sjablonen zijn altijd gekoppeld aan een onderwerp. Het onderwerp bepaalt waar het sjabloon beschikbaar is. De onderwerpen zijn te benaderen via de onderwerp tegel, deze staat bij de beheertegels.Het aanmaken en beheren van de onderwerpen zelf, valt buiten de scope van deze handleiding. Dit zal voornamelijk door een TotalLink consultant worden gedaan.

Het algemeen scherm

Op het algemeen scherm van een onderwerp zijn een 3-tal tabellen beschikbaar.

SjabloonveldenDeze tabel bevat alle velden die binnen het onderwerp beschikbaar zijn als sjabloon.

Het sjabloonveld is een automatische gegenereerde tag. Gebruik je deze tag als MergeField in je Word document, dan worden het MergeField automatisch gelinkt aan het juiste sjabloonveld zodra je het Word document in TotalLink zet.
Het bronveld is het achterliggende veld in de applicatie.
De omschrijving biedt extra informatie over de inhoud van het bronveld.

SjabloontabellenDeze tabel bevat de beschikbare tabellen die gebruikt kunnen worden in het sjabloon.

De beschikbare tabellen worden veelal voorgedefineerd door de TotalLink consultant. De sjabloon beheerder kan via het uitklappijltje zaken instellen, zoals: het label, welke kolommen er in staan, de breedte en meer.

Het sjabloonveld is een automatische gegenereerde tag. Gebruik je deze tag als MergeField in je Word document, dan wordt het MergeField automatisch gelinkt aan de juiste tabel zodra je het Word document in TotalLink zet.
Tabelnaam is de naam van de tabel.
Bron tabel is de achterliggende tabel metadata. Deze wordt normaal gesproken beheerd door een TotalLink consultant.

Berekende sjabloonveldenDe berekende sjablonen zijn speciale velden die zijn ingericht door de TotalLink consultant. Dit kunnen velden zijn, zoals de huidige datum tot het eindresultaat van een complexe berekening.

Het sjabloon scherm

Het sjabloon bevat de specifieke sjabloon instellingen. Hier kan een sjabloon bestand worden toegevoegd en bewerkt. Ook biedt dit scherm de mogelijkheid tot specifieke formatering opties.

1. Nieuwe sjablonen kunnen worden toegevoegd via de toevoegen knop -> Nieuwe sjabloon.
2. Via het veld 'template' kan een nieuw sjabloon worden neergezet of een bestaand sjabloon worden bewerkt. Bestaande sjablonen bewerken kan alleen, indien de documentmanagement module is afgenomen. Gebruik voor het bewerken van een bestaand sjabloon het Word icoon. Indien de document managementmodule niet is geactiveerd, dan kan het sjabloon worden bewerkt door deze te downloaden (via het pijlicoon), aan te passen en weer up te loaden.
3. De tabel ‘Velden in sjabloon’ wordt automatisch gevuld met alle gedetecteerde MergeFields in het sjabloon. Iedere keer wanneer er aanpassingen plaats vinden aan het sjabloon, wordt er nagegaan of er nieuwe mergetags aanwezig zijn. Per MergeField kan er een bronveld, brontabel, of speciaal bronveld gelinkt worden. Indien de door TotalLink gegenereerde mergetag namen worden gebruikt, dan worden de velden automatisch gelinkt.Het is echter geen verplichting om de automatisch gegenereerde tags te gebruiken. Het is mogelijk om eigen tags te gebruiken. Je zal dan zelf het MergeField aan het juiste veld moeten linken, via tabel: 'Velden in sjabloon'
4. De sjabloonhistorie bevat alle vorige versies van het sjabloon. Deze tabel kan gebruikt worden om oudere versies te herstellen.
5. De ‘uit te voeren acties’ tabel bevat eventuele nabewerkingen die bij het genereren van een sjabloon dienen te gebeuren. Deze acties worden gedefinieerd door de TotalLink consultant.

Formatering opties instellen

Het is mogelijk om bepaalde formatering af te dwingen. Bijvoorbeeld om datums als ‘2022-03-08’ weer te geven in plaats van ’08-03-2022’. De formateringsmogelijkheden zijn afhankelijk van het type veld.

Tekstvelden bieden mogelijkheden met betrekking tot hoofdletters/kleine letters.
Aan/uit (Ja/nee) velden bieden de mogelijkheid om in te stellen welke tekst er komt te staan bij een ‘Aan’ of een ‘uit’.
Datums bieden de mogelijk om een deel van de datum weg te laten of een geheel eigen formaat in te geven.
Numerieke waardes bieden de mogelijkheid om het aantal decimalen in te geven, de keuze om een scheidingsteken weer te geven of een geheel eigen formaat in te geven.

Voor meer informatie over het ingeven van een eigen formatering zie:

Het instellen kan via het algemeen tabblad van een onderwerp of op het tabblad van een sjabloon. Door het openklap pijltje te selecteren bij de ‘sjabloon velden’, ‘berekende sjabloonvelden’ of ‘de velden in sjabloon’ tabellen worden de formatering opties zichtbaar.De formatering instellingen op het algemeen tabblad gelden voor ALLE sjablonen, die zijn gekoppeld aan het betreffende onderwerp. De formatering instellingen bij een sjabloon gelden alleen voor dat sjabloon en hebben voorrang over de algemene instellingen.

Een Word sjabloon aanmaken

Word sjablonen maken gebruiken van zogeheten MergeFields als tags, die vervangen worden met gekoppelde waardes door TotalLink, wanneer het sjabloon wordt uitgedraaid.Stel, het ‘huidige jaarbedrag’ is gewenst in een sjabloon. Dan kan deze als volgt worden toegevoegd:

Open een bestaand of nieuw Word document en navigeer naar onderstaande optie:

Afhankelijk van de Word versie en taalinstellingen kan deze optie anders heten of ergens anders staan.

In het menu wat wordt geopend dient het veldtype MergeField te worden gekozen.
In het invulveld kan vervolgens de tag worden ingevuld die TotalLink gebruikt om de MergeField te vervangen met een waarde.De tag kan de automatische gegenereerde tag van TotalLink zijn, maar mag ook een eigen tag zijn.

Afhankelijk van de word versie en taalinstellingen kan deze optie anders heten of ergens anders staan.

Na het klikken op OK wordt het MergeField aan het bestand toegevoegd. Dit ziet er als volgt uit:

Afhankelijk van de Word versie en taalinstellingen kan deze optie anders heten of ergens anders staan.

De styling (Bold, kleur, lettertype, etc) wordt overgenomen van het MergeField.
Het bestand kan nu worden opgeslagen. Indien het een wijziging in een bestaand sjabloon betrof, dan is het bestand meteen opgeslagen in de applicatie. Zo niet, dan dient u het bestand eerst nog in het veld genaamd: ‘template’ te slepen. Deze staat op het sjabloon tabblad.
Na het opslaan in de applicatie worden de MergeFields automatisch ingelezen en, indien de tag bekend is binnen TotalLink, meteen gekoppeld. De overige tags dienen handmatig aan het juiste sjabloonveld toegevoegd te worden.

Aandachtspunten:

Het is mogelijk om bestaande MergeFields te knippen en te plakken binnen een sjabloon. LET OP om de achterliggende tag te veranderen, dien je het MergeField met de rechtermuisknop te selecteren en de onderstaande optie te selecteren uit de keuzelijst. Alleen de tekst aanpassen is NIET voldoende.

Afhankelijk van de Word versie en taalinstellingen kan deze optie anders heten of ergens anders staan.

TotalLink ondersteund het toevoegen van afbeeldingen. Afbeeldingen kunnen in een textbox worden gezet om de hoogte en breedte in te stellen. TotalLink neemt namelijk de dimensies van de textbox over bij het vullen van het sjabloon.

Veld toevoegen als bronveld in een sjabloon

🎯 Doel

Na deze instructie kun je een bestaand veld uit TotalLink beschikbaar maken als selecteerbaar bronveld in een sjabloonsjabloon.

✔️ Check dit voor je begint

Je hebt Functioneel Beheer‑rechten in TotalLink (je ziet het ⚙️‑icoon in het hoofdscherm).
Je weet welk veld je wilt toevoegen.
Je weet in welk onderwerp dit veld als bronveld beschikbaar moet zijn.

1. Open het veld dat je wilt toevoegen als bronveld

Ga naar het homescherm.
Open de tegel waarin het veld staat dat je als bronveld wilt kunnen kiezen.
Selecteer het specifieke veld.

2. Voeg het veld toe aan het onderwerp

Klik op ⚙️ Beheer velden.
Zoek het veld “onderwerp t.b.v. Lijst”.
Klik het onderwerp aan waarin het bronveld beschikbaar moet komen.
Voeg het veld toe aan dat onderwerp.

💡 Door dit te doen wordt het veld zichtbaar in de lijst met selecteerbare bronvelden binnen sjablonen.

3. Kies het veld als bronveld in het sjabloon

Open opnieuw de onderwerpt‑tegel waarin het sjabloon staat.
Ga naar het tabblad met het sjabloon.
Zoek de tabel met de mergefields.
Klik in de kolom Bronveld.
Selecteer het zojuist toegevoegde veld.

❓ FAQ

Het veld verschijnt nog steeds niet in de lijst. Wat nu? 💡 Controleer of:

Het veld is gekoppeld aan het juiste onderwerp.
Je het scherm van het tabblad opnieuw ververst hebt na het koppelen.
Je rechten voldoende zijn (bij twijfel: vraag een beheerder).

FAQ Contractbeheer

“Het lukt niet om regels aan te passen of te verwijderen in de termijnkalender? Waarom is dit?”

Bepaalde berichten in TotalLink kunnen automatisch worden aangemaakt via de regelgrensbewaking. De instellingen zorgen ervoor dat deze meldingen standaard niet aanpasbaar zijn.Je bepaalt zelf wanneer een melding moet worden gegenereerd. Dat kan dagen, weken, maanden of zelfs een jaar voor het einde van een overeenkomst zijn. Op basis daarvan maakt het systeem automatisch een waarschuwing aan.

“Bij verschillende rapportages zijn links toegevoegd, bijvoorbeeld naar de overeenkomst of naar de cliënt. Gebruikers die via de tegels mogen muteren, zien deze links nu niet in de rapportagetool.?”

Dat komt doordat de rechten voor deze velden nog niet zijn ingesteld. Een gebruiksbeheerder of functioneel beheerder kan je hier toegang toe geven via de tegel Onderwerp in het beheermenu.🔧 Stap 1: Ga naar het beheermenu

Navigeer naar de beheertegels.
Klik op de rapportage in de tegel Onderwerp.

📋 Stap 2: Zoek de kolom ‘Beschikbare kolommen’

In het scherm dat opent, zie je een overzicht van kolommen.
Zoek de kolom met de naam Beschikbare kolommen.

🔽 Stap 3: Open het rechtenveld

Links zie je een open-klik pijltje .
Klik op dit pijltje.
Er verschijnen nu extra invulvelden waarin je rechten kunt aanpassen.

👥 Stap 4: Rechten instellen

In het invulveld kun je aangeven welke gebruikers toegang krijgen tot de links.
Selecteer de juiste gebruikersgroep.
Let op:bij groepen met alleen leesrechten mag het schuifje “Mag muteren” niet aan staan.

_“Veel PDF bestanden kunnen we niet meer vanuit TotalLink openen, want dat wordt gedownload als html bestand. Het gekke is dat het bij sommige PDF bestanden wel goed gaat en bij veel niet. We moeten sinds kort bij Join inloggen via Microsoft account. Misschien heeft het daar iets mee te maken?”_Wanneer de koppeling tussen TotalLink en het DMS-systeem niet goed werkt, doorloop dan onderstaande stappen om de meest voorkomende oorzaken uit te sluiten.

1. Controleer bereikbaarheid en certificaat

Zorg dat het DMS-systeem bereikbaar is via de juiste URL en dat het SSL-certificaat nog geldig is.

2. Informeer bij de DMS-provider

Vraag na of er wijzigingen zijn doorgevoerd, zoals een migratie naar een nieuwe Microsoft-omgeving. Zulke aanpassingen kunnen invloed hebben op de koppeling met TotalLink.

3. Controleer firewall-instellingen

Laat de DMS-provider nagaan of de IP-adressen van TotalLink zijn toegestaan in de firewall. Een blokkade kan ervoor zorgen dat het verkeer met het DMS-systeem niet goed verloopt.Tip: De IP-adressen van TotalLink kun je altijd opvragen bij één van onze medewerkers.

Extra tip: Documenteer alle bevindingen en wijzigingen, zodat je bij toekomstige problemen sneller kunt achterhalen waar het misgaat.

_“Als ik een item wil toevoegen aan een dropdown-menu zoals bij het veld ‘Categorie” geeft dit dan problemen in TotalLink.”_Dropdownvelden kunnen eenvoudig door een beheerder worden aangepast, zonder dat er programmeerwerk nodig is.

Items toevoegen: Een beheerder kan nieuwe dropdownitems toevoegen via de beheermodus in elke willekeurige tegel, of via de specifieke dropdown-tegel onder de beheertegels.

Centrale doorvoering: Alle wijzigingen worden centraal opgeslagen en zijn direct van toepassing op alle contracten. Het is dus technisch mogelijk, maar denk goed na of het aangepaste of toegevoegde item logisch is binnen jullie contractstructuur.

“Ik kan mijn oude template voor een sjabloon niet terugvinden. Kan ik deze nog ergens raadplegen op TotalLink?”

Historische sjablonen terugvindenJe kunt historische sjablonen of templates altijd raadplegen via het tabblad ‘Sjabloon’ in de kolom ‘Sjabloon historie’, zolang deze niet zijn verwijderd.

Is een sjabloon verwijderd in de productieomgeving? Controleer dan ook de testomgeving; daar kan het sjabloon mogelijk nog beschikbaar zijn.

“Op welke versie draait de productieomgeving? En indien deze afwijkt van de versie van de testomgeving: wanneer word de nieuwe versie dan in productie geïmplemtenteerd? Kunnen we dit zelf ergens raadplegen?”

Releasebeleid en Releasenotes

Maandelijkse releases

TotalLink brengt elke maand een nieuwe release uit. Deze release bevat de laatste updates, verbeteringen en bugfixes voor zowel de testomgevingals de** productieomgeving.**

Updatevolgorde

De testomgeving wordt altijd eerst geüpdatet.

Dit geeft ons de mogelijkheid om eventuele fouten op te sporen en te corrigeren voordat de release naar de productieomgeving gaat.

Let op: Als de testomgeving al de nieuwe release heeft en de productieomgeving nog niet, betekent dit dat we de release nog aan het nakijken zijn.

Releasenotes

De details van elke release, inclusief:

Nieuwe functionaliteiten

Bugfixes

Wijzigingen in bestaande processen

vind je terug in de releasenotes.

**Locatie:**Handleiding > Releasenotes

Tips voor gebruikers

Controleer de releasenotes vóór je nieuwe functionaliteiten gebruikt, zodat je weet wat er is veranderd.

Test eerst in de testomgeving om te verifiëren dat jouw processen correct werken.

Voor vragen of feedback over een release, neem contact op met het TotalLink supportteam.

“Vanuit gebruikers kreeg ik de melding dat er geen keuze meer is voor de archiveringstatus nadat een dossier afgerond is.”

De archiveringsstatus is inderdaad niet altijd zichtbaar. Dit hangt samen met het type overeenkomst dat is geselecteerd. Als het type bijvoorbeeld nog op ‘Nader te bepalen’ staat of het veldje is nog leeg, dan verschijnt er géén keuzemogelijkheid voor de archiveringsstatus.__Pas zodra je het type wijzigt naar bijvoorbeeld ‘Huur’, wordt het dropdownmenu met archiveringsstatussen zichtbaar.

GREX module

Structuur van Projecten

Van ieder project worden de exploitaties vastgelegd in het tabblad ‘financieel’.

Iedere exploitatie kan worden geconsolideerd middels groepen zoals bijvoorbeeld een consolidatie van gefaseerde projecten (deelgebieden) tot één hoofdproject (gebied) of een cluster ‘Centrumgebied’.

Een projectgroep kan worden bewerkt door in het hoofdmenu te zoeken op de naam van de projectgroep en deze vervolgens te selecteren. Een project wordt toegevoegd aan een projectgroep door in het tabblad ‘Algemeen’ van het project een projectgroep toe te kennen.

Alle projecten zijn geclusterd in het werkportfolio. In het werkportfolio wordt de huidige stand van zaken bijgehouden van alle projecten. Er is daarom altijd maar één werkportfolio. Dit portfolio is op te vragen vanuit het hoofdmenu. Projecten worden toegevoegd aan het werkportfolio door het werkportfolio te openen en vervolgens de Categorie van het project te wijzigen van ‘Buiten portfolio’ naar een andere categorie.

Indien men vanuit het hoofdmenu zoekt op een project wordt altijd het project behorend bij het werkportfolio getoond. Een scenario hiervan is op te vragen door in het betreffende project op het tabblad ‘Scenario’s’ te klikken.

Projecten toevoegen

Controleer eerst goed of een project al in TotalLink bestaat om dubbelingen te voorkomen

Klik in het hoofdmenu op “Project toevoegen”

project toevoegen

Geef een handmatig toegevoegd project zo snel mogelijk een projectcode. Op basis van deze projectcode koppelt TotalLink namelijk het project aan de financiële administratie. Dit om dubbelingen te voorkomen indien het project wordt opgevoerd in de financiële administratie.

Een project lezen

In het informatiescherm Project worden alle project gerelateerde gegevens verwerkt inclusief de exploitatie van het project. De informatie is ingedeeld in tabbladen. De inhoud van de tabbladen kan per gemeente verschillen. De projecten worden in het startscherm getoond in de tegel ‘Project’. De meest recent opgevraagde projecten staan steeds bovenaan. Daarboven staan de als ‘favoriet’ ingestelde projecten. Zoek op een project door linksboven een (deel van) projectnaam in te typen. De projecten die voldoen aan de zoekcriteria zullen steeds worden getoond.

Weergeven kaart in startscherm

De projecten-tegel in het startscherm toont de actuele projecten binnen het werkportfolio.

De projectentegel heeft rechtsboven een ‘expand’ icoon. Zodra hierop wordt geklikt, worden de overige tegels verborgen, wordt de projectentegel langer zodat deze meer projecten kan tonen en schuift er uit de projectentegel een kaart van de stad met daarop de projectgrenzen.TotalLink onthoudt het laatstgekozen tegelformaat, indien de gebruiker een tegel uitklapt en de applicatie afsluit, zal de applicatie bij het opnieuw opstarten wederom het uitgeklapte projectenscherm tonen. Vele gebruikers zoals projectleiders en planeconomen zullen doorgaans het liefst vanuit het uitgeklapte projecten scherm werken en hoeven zodoende niet steeds te schakelen naar dit ‘full screen’ scherm.

De uitgeklapte projectentegel kan weer worden ingeklapt door wederom op het expand icoon te klikken of in de zwarte bovenbalk op het ‘tegel icoon’ te klikken. Indien het tegel icoon reeds gebruikt wordt om te schakelen naar projectendashboard, volgt er na het klikken op dit icoon een pull-down menu waarin gekozen kan worden tussen het standaard startscherm of het projectendashboard.

De projectgrenzen kunnen zelf worden getekend, zie ruimtegebruik Tekenen en Rekenen hieronder, ook kunnen de projectgrenzen met behulp van een koppeling worden ingelezen uit een tekenpakket.

Ruimtegebruik Tekenen en Rekenen

ALGEMEEN

Met de ruimtegebruik opties binnen TotalLink kunnen prospects van een project snel worden doorgerekend. Met de ‘teken en reken’ optie binnen Totallink kunnen snel en eenvoudig de projectoppervlakten inzichtelijk worden gemaakt door de vlakken met TotalLink te tekenen. De te tekenen vlakken betreffen de types: ‘Exploitatiegebied’ (zwart met bolletjes), ‘Uitgeefbaar’, ‘Water’, ‘Groen’, ‘Verharding’, ‘Overig’ en ‘Buiten Beschouwing’.

De vlakken kunnen worden getekend met de volgende ondergronden: GBKE, Kadaster, BAG, Bestemmingsplannen, Buurten en Luchtfoto’s. Deze kunnen naar wens uit en aan worden gezet tijdens het tekenen.

TEKENEN PROJECTGRENZEN EN VLAKKEN

Tabel ruimtegebruik

Ieder project heeft een tabblad ‘ruimtegebruik’. Op dit tabblad staat de kaart, ingezoomd op het relevante gebied en de tabel ‘Ruimtegebruik’. De tabel ruimtegebruik heeft als doel om het ruimtegebruik in de vorm van de relevante oppervlakten van een plangebied in beeld te brengen. Hiervoor kan een bruto plangebied worden ingevoerd en kan worden ingevoerd hoeveel er buiten beschouwing gelaten dient te worden. Het bruto plangebied minus ‘buiten beschouwing’ resulteert in het ‘Netto plangebied’. Het netto plangebied bestaat uit ‘uitgeefbaar gebied’ en ‘niet uitgeefbaar gebied’. Deze vallen weer uiteen in diverse gebiedstypen zoals groen, water, verharding, wonen etc.

Het ‘resterend netto plangebied’ bestaat uit het ‘Netto plangebied’ verminderd met het ‘Niet uitgeefbaar gebied’ en verminderd met het ‘Uitgeefbaar gebied’. Het netto plangebied is doorgaans 0 en dient met name om te controleren of alle oppervlakten sluitend zijn en niet iets is vergeten.

Indien de relevante oppervlakten al bekend zijn, dan hoeven deze alleen nog getalsmatig te worden ingevoerd. Indien deze niet bekend zijn, dan kunnen de oppervlakten worden bepaald door deze te tekenen in TotalLink. De oppervlakten van de getekende vlakken worden dan automatisch in de tabel ruimtegebruik toegevoegd. Indien de vlakken veranderen, wijzigen ook de bijbehorende oppervlakten. Een vlak kan worden toegevoegd door op het betreffende gebiedstype op het + symbool te klikken. Het systeem vraagt dan of de nieuwe oppervlakte bepaald dient te worden door deze te tekenen of dat u de oppervlakte zelf in wilt geven.

Indien er wordt gekozen om de oppervlakte zelf in te geven, dan wordt er een nieuwe regel toegevoegd binnen het gebiedstype met de naam [gebiedstype] + volgnummer, bijvoorbeeld ‘Groen 1’. Nadien kan deze naam worden gewijzigd en worden voorzien van een oppervlakte.

Indien u kiest om de oppervlakte zelf in te tekenen, dan wordt de kaart vergroot en in ‘bewerk mode’ getoond. De gebruiker kan nu zelf vlakken intekenen. Een vlak wordt getekend door met de muis lijnen te tekenen en deze te sluiten door te dubbelklikken OF door de laatst getekende lijn naar het eerst getekende punt te bewegen en te klikken.

Let op! Indien u het vlak sluit door terug te gaan naar het eerste punt EN bovendien dubbelklikt, dan sluit u het vlak met de eerste klik en begint u het tweede vlak te tekenen met de tweede klik van de dubbelklik terwijl u verwacht dat het vlak enkel wordt gesloten.

Zodra een vlak is gesloten op de kaart, dan wordt de ruimtegebruik tabel automatisch gevuld met dit vlak door een regel toe te voegen bij het betreffende gebiedstype met de naam [gebiedstype] + volgnummer. Bijvoorbeeld ‘Groen 2’.

Een getekend vlak is nadien te wijzigen door de kaart in de ‘bewerken’ mode te zetten in het menu rechtsboven of door op het kaartsymbool te klikken in de ruimtegebruik tabel. Een vlak kan worden verwijderd door deze via de kaart te verwijderen of via de verwijderknop in de ruimtegebruik tabel.

SCENARIO’S EN VASTLEGGEN IN DE TIJD

Indien een scenario van een project wordt gemaakt of een (mpg) foto wordt gemaakt, dan wordt de geometrie ook mee gekopieerd. Verschillende scenario’s kunnen ieder een eigen vlakverdeling hebben. De ondergrond van een project wordt niet mee opgeslagen. Het kan dus gebeuren dat een actuele ondergrond (kaart of luchtfoto) niet meer correspondeert met een foto van een project uit het verleden. Alleen de vlakken worden in de tijd vastgelegd.

Projecten verwijderen en archiveren

Een project kan worden verwijderd door deze te archiveren of definitief te verwijderen.Indien een project wordt gearchiveerd, dan kan dit project nog steeds worden opgevraagd, maar staat deze altijd onderaan de zoekresultaten, wordt grijs weergegeven en is niet te muteren.Indien een project wordt verwijderd, wordt alle projectinformatie verwijderd. Vanwege de verstrekkende gevolgen hiervan wordt deze optie meestal voor de meeste gebruikers uitgeschakeld. Informeer bij uw applicatiebeheerder of hoe dit in uw situatie is toegepast.

Uitgangspunten van een project instellen

In het tabblad uitgangspunten worden de rekenparameters van het project beheerd.

De uitgangspunten van een project worden centraal ingesteld vanuit de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’. Per project kan hiervan worden afgeweken. Waar geen afwijkingen op projectniveau worden ingegeven, zullen dus de centrale uitgangspunten worden gehanteerd.Tussen de centrale uitgangspunten die worden ingegeven bij in de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’, ‘Alle projecten (werkportfolio)’ is het nog mogelijk om uitgangspunten per projectgroep in te geven. De uitgangspunten van een project zijn dus zoals centraal is ingesteld bij ‘Alle projecten’ Tenzij deze wordt overruled in de uitgangspunten van een groep (bijvoorbeeld BIE wonen, Bedrijfsterreinen etc.) en tenzij deze wordt overruled op projectniveau. Het systeem hanteert de uitgangspunten in deze volgorde.

Uitgangspunten van een project

In bovenstaande afbeelding worden de uitgangspunten van een project getoond. De in grijs weergegeven uitgangspunten komen vanuit de centrale uitganspunten, de donkergroen weergegeven uitgangspunten zijn voor dit specifieke project ingegeven.

Door de muis over de veldomschrijving te bewegen wordt een toelichting van een veld getoond.Lees deze goed door, voor een correct gebruik van de velden.

CENTRALE UITGANGSPUNTEN

Het wijzigen van de uitgangspunten van de projecten op centraal niveau werkt op dezelfde wijze:

Open het portfolio vanuit de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’, ‘Alle projecten (werkportfolio)’.
Open het tabblad ‘uitgangspunten percentages’.
Wijzig de centrale uitgangspunten.

De wijzigingen zijn van toepassing op ieder project, tenzij op projectniveau een uitzondering is gedefinieerd of in een bovenliggende groep.

Diverse uitgangspunten kunnen nader worden gedifferentieerd, klik hiervoor op het uitklapsymbool links.

Uitgangspunten differentiëren

BOEKWAARDE SELECTIE/NCW DATUM INSTELLEN

In TotalLink kun je de Boekwaarde selectie en NCW-datum instellen via het tabblad Uitgangspunten Boekwaarde. Daar vind je de kolom Boekwaarde selectie, waarmee je aangeeft welke boekingen meegenomen worden in de exploitatie. Door met je muis over de veldomschrijving te bewegen (niet klikken), krijg je een toelichting te zien. Zo kun je de peildatum, boekwaardedatum en NCW-datum aanpassen, mits je voldoende rechten hebt.Als je het schuifje ‘Altijd actuele boekwaarde gebruiken’ aanzet, schuift de boekwaardedatum automatisch mee. Hetzelfde geldt voor ‘Peildatum automatisch opschuiven’, die houdt de peildatum actueel.

Beschrijving velden

Beschrijving velden

Project prognoses ingeven en wijzigen

Zoek het te wijzigen project en open deze.
Open het tabblad
Open een te muteren hoofdstructuurcode door deze open te klappen.

Nu kan de prognose op een kosten of opbrengstensoort van het project worden gewijzigd.

PROSPECTIES IN EXCEL

De prognoses kunnen direct in TotalLink worden ingegeven, maar ook via een gekoppelde Excel sheet. Deze Excel sheets worden steeds centraal opgeslagen in TotalLink.

Wijzigingen in de Excelsheet worden automatisch verwerkt in de bijbehorende prospectie regel. Iedere wijziging wordt daarbij gelogd. Voor ieder project kan er één Excelsheet worden gekoppeld. In onderstaande afbeelding is enkel de exploitatieregel ‘Uitbestede investeringen’ gekoppeld aan de Excelsheet, zodra er een tweede regel wordt gekoppeld, zal in het eerste tabblad van de Excelsheet automatisch een tweede (grijze) regel verschijnen met daarin de gegevens uit TotalLink op het moment dat de Excelsheet weer wordt geopend.

Klik op het i-tje zoals hierboven beschreven
Klik op het Excel icoontje
Er opent vervolgens een Excelsheet

ZORG DAT BEVEILIGINGSWAARSCHUWINGEN OP DE JUISTE WIJZE WORDEN BEANTWOORD: MACRO’S TOESTAAN EN BEWERKEN INSCHAKELEN. DIT LEVERT GEEN GEVAAR OP VOOR UW SYSTEEM.

Excel Onderlegger

Vervolgens kan de Excel worden bewerkt.

De Excelsheets kunnen naar believen worden vormgegeven. TotalLink kijkt enkel naar het eerste koppel tabblad met daarin de prospectie jaarschijven en bijbehorende bedragen of formules. Indien een project langer duurt dan voorzien, dan kunnen de extra jaarschijven handmatig worden toegevoegd aan de Excel sheet.

OPSLAAN VAN EXCELKlik op de rode knop ’Opslaan in TotalLink’. De Excel wordt daarop ingeladen in TotalLink en de exploitatieregel(s) in TotalLink wordt bijgewerkt op basis van de mutaties in de Excel sheet.

Als de Excel wordt opgeslagen, dan wordt eerst de vorige versie van de Excelsheet automatisch gearchiveerd. Zo ontstaat er een reeks van gearchiveerde Excelsheets. Deze zijn nadien altijd weer op te vragen door bij het project in het tabblad documenten het vinkje ‘toon verwijderde documenten’ aan te vinken. Indien u de Excelsheet terug wil zetten naar een vorige versie kunt u een “verwijderde” Excelsheet openen en daarna op de knop ‘Opslaan in TotalLink’ klikken. De laatst opgeslagen versie wordt dan gearchiveerd en vervangen door de geselecteerde oude Excelsheet.

PROSPECTIES MET DE TOTALLINK TABEL

Gebruik tabel bij i-tje

Klik op het I-tje van een exploitatieregel en activeer het schuifje ‘Gebruik tabel’.De mogelijkheid om een berekening in Excel te maken verdwijnt nu, u heeft immers gekozen om de berekening met een TotalLink tabel te maken.Voeg regels toe aan de rekentabel door op ‘+ Toevoegen’ te klikken.De stukprijs en aantal kan nu op een regel worden ingegeven. Steeds wanneer u een bedrag in de jaarschijven in geeft, rekent TotalLink het nog te verdelen bedrag uit.

TotalLink kan ook zelf de bedragen verdelen over de jarenZie onderstaande instructievideo

Videospeler

00:00

01:25

Prospectie 1e jaarschijf

Bij het maken van een raming in het lopende jaar is het handig om zowel het initieel geraamde bedrag, alsook het resterende bedrag na aftrek van de gemaakte boekingen en eventuele verplichtingen in de exploitatie te zien. Om deze reden is in TotalLink nu de eerste jaar opgedeeld in twee kolommen.

In de kolom ‘2019’ is het initieel geraamde bedrag (bijvoorbeeld op basis van aantallen x stukprijs) zichtbaar. In de nieuw toegevoegde kolom ‘Restant 2019’ staat het bedrag dat overblijft na aftrek van de ‘Geboekt in 2019’ en ‘Verplichtingen’ kolommen. Voorheen stond in TotalLink alleen dit restant bedrag in de 2019 kolom. Nu is eenvoudig te herleiden hoe dit restant bedrag is opgebouwd. De weergave van de exploitatie kan per gemeente verschillen, zo is de kolom ‘Verplichtingen’ vaak niet aanwezig.

Opbouw eerste jaarschijf

Prijzenboek

PRIJZENBOEK INVOERENHet prijzenboek wordt gevuld in het tabblad ‘Prijzenboek’, binnen de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen in de optie ‘alle projecten (werkportfolio)’. Deze is te openen vanuit de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’.

In bovenstaand voorbeeld is het artikel ‘kn Demo onderzoek’ met een stukprijs van 6.500 ingevoerd. Dit artikel is in de exploitatie alleen zichtbaar bij de post ‘6.2.4. a Onderzoek’. Via de knop ‘+ Toevoegen’ worden nieuwe regels toegevoegd.

PRIJZENBOEK TOEPASSENOpen het tabblad financieel van een project en klik op het ‘i’ symbool links van de exploitatieregel waarvan een raming gemaakt gaat worden.

In de keuzelijst ‘Artikel’ worden de beschikbare artikelen getoond behorend bij de geselecteerde post.

KOSTEN VERDELEN OVER DE JARENIn de kolom ‘Verdelen’ kan worden gekozen tussen ‘Aantal’, ‘Bedrag’ of ‘Percentage’. Hiermee wordt aangegeven hoe de raming over de jaarschijven wordt verdeeld.Indien er 100 stuks van een artikel wordt gekozen en de kolom ‘Verdelen’ op ‘Aantal’ wordt gezet, dan dient per jaarschijf de te verdelen aantallen worden ingegeven waarbij de kolom ‘Te verdelen’ steeds de resterend -nog te verdelen- aantallen toont. Indien nadien de kolom ‘Verdelen’ op ‘Bedrag’ wordt gezet, dan worden de bijbehorende jaarbedragen in de jaarschijven getoond.

Dekkingsparagraaf

De dekkingsparagraaf is een toevoeging onderaan de exploitatiesheet. Hierin worden de financiële consequenties (kosten en opbrengsten) die invloed hebben op het project, maar niet worden benoemd in de exploitatie (cf. BBV) inzichtelijk gemaakt. Denk hierbij aan tussentijdse winstnemingen, fonds bovenwijks, gemeentelijke bijdragen etc. De dekkingsparagraaf maakt de resultaten inzichtelijk incl deze extra posten/dekkingen waardoor het zuiver resultaat van het project inzichtelijk wordt.

In bovenstaande afbeelding is de exploitatiesheet te zien met onderaan de standaardlay out een extra paragraaf toegevoegd, de dekkingsparagraaf.In de volgende afbeelding is deze rood gemarkeerde dekkingsparagraaf uitvergroot en uitgeklapt.

In bovenstaande afbeelding zijn de betreffende dekkingen weergegeven. Deze posten kunnen per gemeente verschillen en kunnen ook per individueel project verschillen.

Programma

Het programma van een project wordt geraadpleegd door het betreffende project te openen en vervolgens op het tabblad Programma te klikken.Dit programmatabblad is flexibel in te richten en verschilt daarom per geval.Het programma wordt per categorie weergegeven (woning, kantoor, bedrijfsterreinen etc.). Per categorie kan de realisatie worden aangegeven en kan per jaar worden bijgehouden welke resultaten in de nabije toekomst worden verwacht

Onder iedere tabel staat een knop + Toevoegen, hiermee kunnen regels worden toegevoegd . Met de pijltjes links naast de tabel kunnen regels met de muis in volgorde worden gesleept.Aan de linkerkant van de tabel kunnen regels worden verwijderd door op het verwijdericoon te klikken.

Afhankelijk van de installatie wordt het ingegeven programma al of niet direct verwerkt in de exploitatie.

Onderstaand een voorbeeld hoe een programmatab eruit kan zien

Prospecties onderbouwen in Excel en rapport verschillenverklaring

Door op de i-knop links naast de exploitatieregel te klikken kan een onderbouwing van de prospectie van de betreffende exploitatieregel worden gemaakt.

Er opent vervolgens een scherm waarin de verklaring verschillen kan worden ingegeven. Ook kunnen hier eigen aantekeningen in worden gegeven in het veld ‘Eigen memo’. Deze velden zijn alleen zichtbaar voor de personen met mutatierechten op de exploitatie, doorgaans de planeconomen.Let er hierbij op dat de hoofdregels zijn uitgeklapt tot het laagste niveau. Klik vervolgens op het Excel icoon om de exploitatieregel te koppelen aan Excel.

In dit scherm kunnen ook onderbouwingen in Word, pdf of Excel worden toegevoegd. Sleep hiervoor de documenten in de documententabel in dit scherm.

Zodra alle i-tjes zijn ingevuld, kan men per project een rapport verschillenanalyse opvragen, niet alleen van de huidige stand van zaken van een project, maar ook van alle in de tijd vastgelegde momenten (MPG foto’s, Jaarrekeningfoto’s en Turaps).

Projecten documenteren

Belangrijke documenten zoals vooronderzoeken en een projectplan kunnen aan het project worden toegevoegd in het tabblad documenten.

Documenten toevoegen:

Open het project.
Open het tabblad Documenten.
Klik op de knop Toevoegen of sleep het document met de muis in de tabel met documenten.

Documenten opvragen:

Open het project.
Open het tabblad Documenten.
Open het document door op het download-icoontje te klikken.

Documenten verwijderen:

Open het Documententabblad van en project.
Activeer het ‘verwijder schuifje’ door hierop te klikken

Het ‘verwijderde’ document is weer op te vragen door het schuifje ‘Toon verwijderde documenten’ te activeren.

Cashflow

De exploitaties in TotalLink worden nominaal ingegeven in de jaarschijven.

In het cashflowrapport wordt de inflatie in de jaarschijven meegerekend waardoor de geïndexeerde bedragen worden getoond. Het rapport kan op verschillende detailniveaus worden uitgedraaid.

Open de betreffende exploitatie
Klik rechtboven op het printicoon
Klik op het gewenste cashflow rapport

en cashflowgrafiek van het project is te openen door het betreffende project te openen en vervolgens het tabblad ‘cashflow’ te selecteren.

Cashflow grafiek

TotalLink toont de cashflow in een grafiek op:

– projectniveau,– projectgroepniveau,– voor alle projecten (Alle projecten, werkportfolio)– per projectcategorie

De grafiek kan eenvoudig worden opgevraagd door het betreffende project, groep of categorie te openen en op het tabblad ‘Cashflow’ te klikken.De grafiek is interactief, door op de legenda te klikken kunnen ‘Saldo’, ‘Rente’, ‘Kosten’ en ‘Opbrengsten’ uit en aan worden gezet in de grafiek.Deze grafiek zal niet automatisch in de projectrapporten worden getoond omdat de inhoud van het projectenrapport per gemeente sterk kan verschillen

Winstneming berekenen o.b.v. POC

In het tabblad ‘Winstneming’ wordt de winstneming cf. de BBV regelgeving berekend voor het huidig jaar en -op basis van de boekwaarde en prognoses- de verwachte winstnemingen voor de komende jaren.

Dit is terug te vinden door het betreffende project te openen en vervolgens het tabblad ‘Winstneming’ te openen.

KOSTEN EN OPBRENGSTENDe regels ‘kosten Cumulatief)’ en ‘Opbrengsten (Cumulatief)’ komen uit de grondexploitatie (tabblad financieel) en worden vervolgens vermeerderd met de rente. De bedragen worden steeds cumulatief getoond. Indien de rente een opbrengst is, dan wordt deze aan de opbrengstenkant bijgeteld indien de rente kosten betreffen, dan worden deze aan de kostenkant vermeerderd.

RENTE CORRECTIEEen correctie op de rente ontstaat door het voortijdig nemen van de winst. Doordat winst eerder wordt genomen, wordt de renteopbrengst lager. Het getoonde bedrag is de gemiste renteopbrengst of extra rentelast veroorzaakt door de winstneming.

GEREALISEERDE KOSTEN %Het percentage gerealiseerde kosten ten opzichte van de totale kosten.

GEREALISEERDE OPBRENGSTEN %Het percentage gerealiseerde opbrengsten ten opzichte van de totale opbrengsten.

POC %Percentage Of Completion staat voor het percentage waarin het project financieel is afgerond.

RISICO RESERVERING INVOERVELDHet kan wenselijk zijn om een bepaald deel van de winst te reserveren voor het opvangen van risico’s. Dit deel wordt daarom van de winstneming afgetrokken. Dit uiteraard met uitzondering van de laatste jaarschijf, immers in het laatste jaar dient alle winst te worden genomen.Indien de schuif RESERVERING UIT PROJECTRISICO’S aan staat, dan worden deze waarden automatisch ingevuld op basis van de berekende risicobedragen op basis van kans * impact van de ingevoerde projectspecifieke risico’s.

WINSTNEMINGHet winstbedrag dat volgens de BBV regelgeving die in het betreffende jaar onttrokken dient te worden aan het project.

CASHFLOWDe cashflow van het project rekening houdend met de winstuitname en de daaruit volgende rentecorrectie.

STAND ULTIMO 31-12Het cumulatief saldo van het project inclusief winstneming en de daaruit volgende rentecorrectie.

Meer weten over de POC berekening? Download hier een rekenvoorbeeld met toelichting.

Scenario’s

Binnen TotalLink zijn twee type scenario’s mogelijk:

Een scenario van een volledig portfolio van projecten.
Een scenario van één specifiek project.

Projectscenario

Door in het betreffend project op het tabblad Scenario te klikken, ziet u een overzicht van alle scenario’s van het project.

aanmaken nieuw scenario:

Open het betreffend project
Klik in het menu op ‘maak nieuw scenario’.

aanmaken nieuw Portfolio scenario

open het betreffend portfolio vanuit het hoofdmenu
klik in het menu op ‘maak nieuw portfolio scenario’

openen portfolio scenario:

open het portfolio vanuit de tegel ‘uitgangspunten en totalen’
klik op het tabblad ‘Scenario’s’

Een scenario project als werkproject instellen

Het is gebruikelijk om in de beginfase van een project verschillende scenario’s door te rekenen waarna één scenario uiteindelijk leidend wordt. Het betreffend scenario moet daarop aan het werkportfolio worden toegevoegd, dit kan door vanuit het betreffend scenario in het menu de optie ‘scenario als werkproject instellen’.

Opvragen scenarioprojecten binnen een scenarioportfolio

Om een project binnen een portfolio scenario te wijzigen:

Open het betreffende scenario portfolio.
Het scenario opent met een overzicht van scenarioprojecten waarop geklikt kan worden.

Openen van een projectscenario

Open het betreffende project.
Open het tabblad ‘Scenario’s’
Klik op het gewenste scenario

Scenario verwijderen

Open het betreffende scenario en klik in het menu op ‘verwijderen’.

Historie van projecten opvragen

Zodra een portfolio foto (MPG) wordt aangemaakt in TotalLink, worden alle projecten en alle daaraan gerelateerde gegevens zoals documenten, centrale uitgangspunten etc. gekopieerd en vastgelegd.Op dat moment wordt een tijdscapsule gemaakt van de huidige stand van zaken. Later kan men ‘terug in de tijd’ in TotalLink en de stand van zaken van destijds opvragen met de tijdmachine.Alle gegevens van destijds zijn hierin weer op te vragen. Denk hierbij aan toegevoegde documenten, Excel onderleggers, toelichtende teksten etc.

Vervolgens opent er een lijst met projecten zoals deze waren in de gekozen tijdsperiode.Indien op MPG 2014 wordt geklikt opent het scherm ‘uitgangspunten en totalen’ met daarin alle projecten en uitgangspunten zoals deze in 2014 was.Door op een project te klikken in het tabblad ‘projectselectie’ opent het project zoals deze destijds was.

UITGANGSPUNTEN EN TOTALEN

In de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’ worden de uitgangspunten centraal ingesteld en worden rapportages en totalen per groep of voor het gehele portfolio ontsloten.

Uitgangspunten en Totalen Tegel

In deze tegel kunnen de centrale uitgangspunten en totalen worden opgevraagd door op de regel ‘Alle projecten (werkportfolio)’ te klikken.

Sinds de mei-release 2019 kunnen er niet alleen uitgangspunten en totaliseringen van alle projecten worden gemaakt, maar ook van een zelf aan te maken projectcategorie.Per categorie kunnen de uitgangspunten worden ingesteld als aanvulling op de uitgangspunten van alle projecten. De uitgangspunten worden dus nog steeds centraal ingesteld bij ‘Alle projecten’ en -optioneel- kunnen er uitgangspunten worden ingegeven per categorie. Enkel de afwijkende uitgangspunten ten opzichte van de centrale uitgangspunten hoeven dus te worden ingegeven.De in een project toegepaste uitgangspunten worden dus als volgt opgebouwd:– de centraal ingegeven uitgangspunten.– aangepast met eventuele afwijkingen als in de uitgangspunten van de projectcategorie gedefineerd.– aangepast met eventuele afwijkingen als in de uitgangspunten van het project gedefineerd.De daadwerkelijk toegepaste uitgangspunten per project zijn altijd zichtbaar door het uitgangspunten tabblad van het project te openen.

Indien een projectcategorie een uitgangspunt overneemt van de centrale uitgangspunten, wordt deze grijs weergegeven in de tabellen. De ingevoerde uitzonderingen worden vetgedrukt weergegeven.Indien een project een uitgangspunt overneemt van de centrale uitgangspunten of van de projectcategorie, dan wordt deze grijs weergegeven in de tabellen. De ingevoerde uitzonderingen worden vetgedrukt weergegeven.

Portfolio-scenario maken

Open het portfolio waarvan een scenario gemaakt dient te worden. Dit kan zijn van de alle actuele projecten (Tegel ‘Uitgangspunten en totalen’, item ‘Alle overeenkomsten’) of een scenario of een foto uit de tegel ‘Tijdmachine’.
Klik rechtsboven op het menu icoon en selecteer ‘Maak nieuw portfolio scenario’.
Het systeem gaat vervolgens een nieuw portfolio aanmaken en maakt daarbij een kopie van alle projecten uit het geopend portfolio. Dit kopieerproces neemt enige tijd in beslag. Wacht tot het nieuwe portfolio wordt geopend.
Geef het nieuwe portfolio een duidelijke en eenduidige naam.

Foto van alle projecten maken t.b.v. tijdmachine (MPG)

Open het portfolio waarvan een scenario gemaakt dient te worden (dit kan zijn van de alle actuele projecten, een ander scenario of een foto uit de tijdmachine).

Klik rechtsboven op het menu icoon en selecteer ‘Maak nieuw portfolio foto’ om een (her)ijkingsmoment in de tijd vast te leggen.

Het systeem gaat vervolgens een nieuw portfolio aanmaken en maakt daarbij een kopie van alle projecten uit het geopend portfolio. Dit kopieerproces neemt enige tijd in beslag. Wacht tot het nieuwe portfolio wordt geopend.

Geef het nieuwe portfolio een duidelijke en eenduidige naam.

Projecten selecteren en categoriseren

Open het betreffende portfolio in de tegel ‘Uitgangspunten en totalen’, item ‘Alle projecten’
Open het tabblad Project selectie

Alle projecten binnen TotalLink worden in een lijst getoond.Een project kan buiten het portfolio worden gehouden door deze de categorie ‘Buiten portfolio’ toe te kennen. Projecten kunnen in projectsoorten en project-categorieën worden ingedeeld. De gehanteerde categorieën en soorten verschillen per organisatie.

Een nieuwe projectcategorie wordt aangemaakt door vanuit het hoofdmenu in de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’ op de knop ‘+ projectcategorie toevoegen’ te klikken.

LET OP!Bij het maken van een foto of scenario worden alleen de projecten meegenomen die niet van de categorie ‘Buiten portfolio’ zijn. Zie de volgende paragraaf voor een instructie hoe een project alsnog nadien toe te voegen.

Nadien een foto van een project aan een portfolio toevoegen

Open het project waarvan een foto moet worden toegevoegd aan een portfolio.
Kies ‘Kopie naar portfolio foto’ of ‘Kopie naar portfolio scenario’
Selecteer het portfolio waar de foto aan toegevoegd moet worden

Werkproces herijking

Stel de actuele projecten binnen TotalLink in op een vooraf afgesproken uitgangspunten.De actuele projecten bevinden zich in het werkportfolio, in te stellen vanuit de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’
Actualiseer de exploitaties van de projecten.
Maak een foto van alle exploitaties door een portfolio foto te maken op basis van de geactualiseerde projecten binnen het werkportfolio en geef deze een duidelijke een eenduidige naam, bijvoorbeeld ‘MPG 2019’ of ‘Jaarrekening 2018’
De foto’s in het gemaakte portfolio kunnen nu nog steeds worden aangepast. Let op! Wijzigingen in het nieuwe portfolio worden niet doorgevoerd in het werkportfolio. Zorg daarom altijd dat de portfoliofoto zo laat mogelijk wordt gemaakt om te voorkomen dat wijzigingen zowel in het werkportfolio als in het nieuw aangemaakt portfolio moet worden bijgehouden.

Indien het portfolio niet meer gewijzigd hoeft te worden, kan deze definitief worden gemaakt wat betekent dat deze op geen enkele wijze meer gewijzigd kan worden. Klik hiervoor in de zwarte bovenbalk op de knopDefinitiefMakenWacht hierna enkele seconden tot de dialoog verdwijnt.

Projectbudgetten instellen

Indien de budgetten niet uit de financiële administratie worden gelezen, worden de budgetten gebaseerd op het vorige vastgestelde MPG. Indien de budgetten wél uit de financiële administratie worden gelezen, is deze paragraaf niet van toepassing.

Open ‘Alle projecten (werkportfolio) vanuit de tegel ‘Uitgangspunten en totalen’ en open het tabblad ‘uitgangspunten boekwaarde’.
Klik op het veld ‘Vorige Portfolio’ en selecteer het vorige definitieve MPG.

Verwijderen portfolio

Zolang een portfolio foto nog niet de definitieve status heeft bereikt kan deze nog worden verwijderd.Hierbij wordt het portfolio inclusief alle onderliggende foto’s van projecten verwijderd:

Open het te verwijderen portfolio.
Klik in de menu rechtsboven op Verwijderen.
Na een bevestiging hiervan, wordt het portfolio verwijderd.

Totaliseren portfolio en project categorieën

TOTALISEREN PER PROJECTGROEP– open de betreffende projectgroep vanuit de tegel ‘Projectgroep’– Klik op het tabblad ‘Financieel’ voor de consolidatie van de projectgroep– Klik op het tabblad ‘Cashflow’ voor de consolidatie van de cashflow van de projectgroep

Klik rechtsboven op het prinsicoon voor diverse rapportages van de projectgroep.

TOTALISEREN GEHEEL PORTFOLIO– Open het portfolio door vanuit het hoofdmenu in de tegel “Uitgangspunten en Totalen’ op ‘Alle projecten (werkportfolio)’ te klikken.– Klik op het tabblad ‘Financieel’ voor de consolidatie van het werkportfolio.– Klik op het tabblad ‘Cashflow’ voor de consolidatie van de cashflow van het werkportfolio.

Klik rechtsboven op het prinsicoon voor diverse rapportages van het werkportfolio.

TOTALISEREN VAN PROJECTCATEGORIE– Open het portfolio door vanuit het hoofdmenu in de tegel “Uitgangspunten en Totalen’ op de betreffende projectcategorie te klikken– Klik op het tabblad ‘Financieel’ voor de consolidatie van de projectcategorie.– Klik op het tabblad ‘Cashflow’ voor de consolidatie van de cashflow van de projectcategorie.

Klik rechtsboven op het prinsicoon voor diverse rapportages van de projectcategorie.

RISICOMANAGEMENT

Doel:

Deze handleiding helpt je om de risico’s in je project te analyseren, beheren en vertalen naar een berekend weerstandsvermogen. Je leert alle stappen: het invoeren van gegevens, het uitvoeren van de Monte Carlo analyse en het afleiden van de uiteindelijke financiële impact.

Doelgroep:

Gebruikers die stap voor stap begeleid willen worden om zowel projectrisico’s, ramingsonzekerheden als marktrisico’s in te voeren, te analyseren en te verwerken in de financiële rapportage.

De inrichting van het risicomanagement kan per installatie sterk van elkaar verschillen en is afhankelijk van de wensen van de organisatie. Deze handleiding geeft daarom een globaal overzicht van de mogelijkheden.

Inrichten van Project specifieke risico’s

1.1 Basisprincipes

Projectrisico’s: Risico’s die direct invloed hebben op jouw project (bijv. vertragingen, budgetoverschrijdingen).
Ramingsonzekerheden: Onzekerheid in de prognose van jouw project (per hoofdpost zoals bouwrijp maken)
Marktrisico’s: Overstijgende risico’s die voor vrijwel elk project gelden (bijv. rentestijging, opbrengstendaling).

Let op: Als marktrisico’s voor jouw project niet relevant zijn, vink je bij de uitgangspunten ‘Geen marktrisico’ aan.

Tip: Het risicoprofiel dat je opstelt, bepaalt later het weerstandsvermogen dat in het portfolio wordt berekend.

1.2 Selecteer je Project

Open TotalLink: Kies het betreffende project in jouw projectlijst.
Open de Tab ‘Risico’s’

Klik op de tab Risico’s binnen de projecttegel.
Hier voer je zowel projectspecifieke risico’s als ramingsonzekerheden in.

Tip: Als de ramingsonzekerhedentabel niet zichtbaar is, zet dan op portfolioniveau het schuifje voor de Monte Carlo analyse aan.

1.3 Projectspecifieke risico’s invoeren

Voeg een Nieuwe Risico-Regel Toe: Klik op het + icoon om een nieuwe regel toe te voegen.
Vul de gegevens in:

Omschrijving: Geef een duidelijke omschrijving van het risico
Kans: Vul de kans van optreden in (in percentage).
Impact: Vul het impactbedrag in, wat de financiële consequentie aangeeft bij optreden van het risico.

Tip: Gebruik een negatief bedrag als je een positief risico (meevaller) wilt aangeven

1.4 Ramingsonzekerheden invoeren

Bekijk de Ramingsonzekerheden Tabel: In de tabel zie je per hoofdpost uit het tabblad Financieel de ramingen, inclusief het totale prospectiebedrag.
Vul de Bandbreedte Percentages In

Vul de bandbreedte minimum en bandbreedte maximum percentages in.
De minimum- en maximumwaarden in euro’s worden automatisch berekend op basis van deze percentages.

Tip: Als marktrisico’s voor dit project niet van toepassing zijn, vink dan in de tab Uitgangspunten het schuifje ‘Marktrisico’s uitsluiten’ aan.

Inrichten van Marktsrisico’s

2.1: Weerstandsvermogen parameters instellen

2.1.1 Uitgangspunten instellen

Open Centrale Instellingen:

Ga naar de tegel Uitgangspunten en Totalen op centraal niveau.
Selecteer het onderdeel Alle projecten.

Navigeer naar de Tab ‘Uitgangspunten risico’s’:

Vul hier de basis- en worst-case percentages in voor marktrisico’s.
Deze percentages geven aan met welke kans de marktrisico’s zich per scenario voordoen.

Stap 2.1.2: Monte Carlo Risicoanalyse Opties

Activeer de Monte Carlo Analyse:

Zet het schuifje voor de Monte Carlo risicoanalyse aan als je 10.000 scenario’s wilt simuleren.
Kies de volgende opties:
- Afdekkingspercentage Monte Carlo: Vul het zekerheidspercentage in waarmee je risico’s wilt opvangen.
- Projectspecifieke risico’s in Monte Carlo: Zet dit schuifje aan als je wilt dat deze risico’s via Monte Carlo worden berekend. (Anders worden ze via de standaard methode berekend: kans x impact.)
- Marktrisico’s in Monte Carlo: Zet dit schuifje aan om marktrisico’s mee te nemen in de Monte Carlo analyse. (Bij uitschakeling worden marktrisico’s apart weergegeven in de weerstandsparagraaf.)

Tip: Als je marktrisico’s via Monte Carlo berekent, is het gebruikelijk om in het basisscenario een best-case scenario in te vullen.

Stap 2.1.3: Overige Instellingen

Projectrisico’s Afdekken: Als je wilt dat de risico’s binnen een project zoveel mogelijk worden afgedekt met de eventuele winst uit dat project, zet dan het bijbehorende schuifje aan.

Let op! Dit geldt per project; overschotten worden niet tussen projecten herverdeeld.

Eindjaar Instellen bij Uitgiftevertraging:

Zet het schuifje aan als je wilt dat de einddatum van de exploitatie niet opschuift.
De opbrengsten worden dan wel doorgeschoven, maar niet verder dan het ingestelde eindjaar van het project.

2.2: Marktrisico parameters instellen

Stap 2.2.1: Risico Rentestijging

Voer de Verwachte Rentestijgingspercentages In:

Vul voor zowel het basisscenario als het worst-case scenario de verwachte percentages in.
Deze percentages worden gebruikt om de impact op de Netto Contante Waarde (NCW) te berekenen.

Tip: Vul een negatief getal in om een rentedaling te simuleren.

Stap 2.2.2: Risico Opbrengstendaling

Voer het Percentage In: Verlaag de opbrengsten in je raming met een ingegeven percentage.

LET OP! De berekening resulteert in eenmalig de eindopbrengsten minus het ingegeven percentage.

Stap 2.2.3: Risico Uitgiftevertraging

Voer de Verwachte Vertraging in:

Geef de vertraging (in jaren) op voor zowel het basisscenario als het worst-case scenario.
Dit beïnvloedt de NCW doordat de exploitatieperiode wordt verlengd.

Stap 2.2.4: Kostenstijging en Opbrengstenstijging

Kostenstijging:

Voer het percentage in dat werkt als een kostenstijgingsparameter, vergelijkbaar met de rente.

Opbrengstenstijgingpercentage:

Voer het percentage in dat de jaarlijkse opbrengstenstijging bepaalt.

Tip: Door een mingetal in te vullen, wordt niet eenmalig op de eindopbrengsten gerekend, maar wordt elk jaar het rente-op-rente effect toegepast.

Stap 2.2.5: Marktrisico Boekingsposten Instellen

Selecteer Marktgevoelige Opbrengstenposten:

Geef aan welke opbrengstenposten (bijv. grondverkopen) marktgevoelig zijn voor uitgiftevertraging en opbrengstendaling.
Als je niets invult, worden alle posten meegenomen.

Uitsluiten Boekingsposten voor Inflatie:

Kies de boekingsposten die je wilt uitsluiten van marktrisico’s op het gebied van kosten- en opbrengstenstijging.

FAQ – Inrichten van Marktrisico’s & Weerstandsvermogen Parameters

Vraag: Waar vul ik de impactwaarden en kansverdeling in?

Antwoord: In de tab Risico’s binnen de projecttegel.

Vraag: Hoe stel ik de marktrisico-percentages in?

Antwoord: Via de tab Uitgangspunten risico’s. Gebruik ‘Geen marktrisico’ als marktrisico’s niet van toepassing zijn.

Vraag: Wat is het doel van de Monte Carlo risicoanalyse?

Antwoord: Het simuleert 10.000 scenario’s om de onzekerheden in de risicoberekeningen vast te leggen en helpt bij het bepalen van een afdekkingspercentage.

Vraag: Hoe dekt het schuifje ‘Projectrisico’s afdekken’ risico’s?

Antwoord: Als dit schuifje aanstaat, worden de risico’s binnen een project zoveel mogelijk afgedekt met de eventuele winst van dat project; dit geldt per project en overschotten worden niet gedeeld tussen projecten.

Vraag: Wat betekent ‘Eindjaar niet opschuiven bij uitgiftevertraging’?

Antwoord: Als dit schuifje aanstaat, blijft de einddatum van de exploitatie ongewijzigd, ook al worden de opbrengsten doorgeschoven tot aan dat eindjaar.

Monte Carlo Risicoanalyse uitvoeren
Op portfolioniveau :

Klik het rapport ‘Weerstandsvermogen’ aan. In dit rapport wordt de Monte Carlo analyse uitgevoerd voor alle projecten in het portfolio.

Op projectniveau:

Ga naar het specifieke project
Ga naar Rapporten
Klik het rapport ‘Risico analyse project specifieke risico’s’ aan.
Start de Monte Carlo Analyse

Begint de analyse, waarbij het systeem 10.000 trekkingen per risico uitvoert om onzekerheden in kaart te brengen.

Let op: het uitdraaien van de Monte Carlo analyse kan afhankelijk van het aantal projecten enkele minuten duren.

FAQ – Monte Carlo Analyse

Vraag: Wat doet de Monte Carlo analyse?

Antwoord: Het simuleert 10.000 scenario’s om de onzekerheden in je risicoberekeningen te bepalen.

Vraag: Wat is het afdekkingspercentage?

Antwoord: Het percentage van de meest extreme scenario’s dat buiten beschouwing wordt gelaten, wat helpt het weerstandsvermogen te bepalen.

Rapportage en Evaluatie

4.1: Rapporten genereren

Genereer het rapport Risico’s per project

Ga naar uitgangspunten en totalen
Klik bij Rapporten het rapport ‘Risico’s per project’ aan.
Het rapport toont de afzonderlijke en het totaal voor basis- en worst-case scenario’s en berekent het benodigde weerstandsvermogen volgens een vast formulemodel.

4.2: Evaluatie van de resultaten

Controleer de Uitkomsten
Vergelijk de resultaten van de analyse met je projectverwachtingen.
Pas parameters aan als de uitkomsten niet realistisch lijken.

FAQ

Vraag: Wat bevat het risicorapport?

Antwoord: Het rapport toont alle ingevoerde risico’s, uitgangspunten, en de berekening van het benodigde weerstandsvermogen.

Vraag: Hoe kan ik de resultaten evalueren?

Antwoord: Vergelijk de uitkomsten met je projectverwachtingen en pas indien nodig de parameters aan.

Geavanceerde instellingen (Alleen indien Geavanceerde Risico Module aanwezig)

5.1 Projectspecifieke Risico’s Impact Bandbreedte Invoeren

Open de Tab ‘Risico’s’:

Ga naar de projecttegel en selecteer het tabblad Risico’s.

Vul de Impactwaarden In:

Vul voor elk projectspecifiek risico de minimum en maximum impactwaarden in.
Let op: Het minimum impactbedrag vertegenwoordigt het financiële gevolg bij optreden van het risico. Dit bedrag is zelden 0.

5.2. Kansverdelingen Kiezen

Selecteer de Verdeling: Kies de kansverdeling die het beste bij je project past. Opties:
- Gelijk: Elke waarde heeft evenveel kans.
- Normaal: De middelste waarde is het meest waarschijnlijk.
- Normaal (smal): Sterkere concentratie rond het gemiddelde.
- Gelijk aflopend: Verminderde kans op extremen.
- Oplopend: Lagere kans op lage extremen, verhoogde kans op hoge extremen.
- Aflopend: Verhoogde kans op lage extremen, verlaagde kans op hoge extremen.

5.3. Instellen Marktrisico Parameters op Jaarbasis

Jaarlijkse Aanpassingen Doorvoeren

Open Centrale Instellingen:

Ga naar de tegel Uitgangspunten en Totalen en open de tab Uitgangspunten risico’s.

Voer Aanpassingen Uit:

Voer per jaar de basis- en worst-case marktrisico-percentages in.
Deze jaarlijkse aanpassingen zorgen ervoor dat de risicoberekeningen actueel blijven.

FAQ – Projectspecifieke Risico’s & Kansverdelingen

Vraag: Welke kansverdeling moet ik kiezen?

Antwoord: Kies de verdeling die het beste past bij de risico’s in jouw project. Gebruik ‘normaal’ voor de meeste situaties en ‘gelijk’ als alle waarden even waarschijnlijk zijn.

Vraag: Hoe voer ik jaarlijkse aanpassingen door?

Antwoord: Via het tabblad Uitgangspunten risico’s binnen de tegel Uitgangspunten en Totalen kun je per jaar de basis- en worst-case percentages aanpassen.

Vraag: Hoe worden de aftrekposten berekend?

Antwoord:

• Aftrekpost Onvoorzien: Wordt berekend door het beschikbare onvoorziene budget (maximaal de Totale Omvang Risico’s) te vermenigvuldigen met het Gewogen Kans Percentage.

• Aftrek Winst in Project(groep): Wordt berekend op basis van de projectwinst (na aftrek van Onvoorzien) maal het Gewogen Kans Percentage.

Vraag: Waarom is het Gewogen Kans Percentage belangrijk?

Antwoord: Het geeft een realistisch gemiddelde kans op optreden van alle risico’s, waarbij risico’s met een hogere impact zwaarder meetellen in de berekening.

PROJECTENDASHBOARD

Projectgegevens invoeren

De projectgrenzen worden uit een extern systeem ingevoerd of zelf getekend. U kunt de projectgrenzen in TotalLink GREX zelf voor ieder project intekenen door het betreffende project te openen en vervolgens het tabblad “Ruimtegebruik” te openen.

Het projectendashboard toont de gegevens uit TotalLink. Het dashboard toont niet de live gegevens, maar de gegevens die u zelf klaarzet voor het dashboard. U zet de gegevens klaar door eerst een foto te nemen van alle projecten.

Raadpleeg de paragraaf 3.02 voor een instructie hoe een foto te maken 3.02 Foto van alle projecten maken en in de tijd vastleggen (MPG in tijdmachine)

Een foto van alle projecten dient eerst de status Definitief te krijgen voordat deze beschikbaar gemaakt kan worden voor het dashboard.

Foto’s selecteren

Nu alle projectgegevens klaargezet, kunt in aangeven welke kijkmomenten, dat wil zeggen, welke foto’s (van alle projecten) in het dashboard getoond worden en in welke volgorde deze worden getoond. De bovenste foto in de lijst, wordt standaard geopend.

Ga naar de tegel “Uitgangspunten en Totalen”, regel “Alle projecten (werkportfolio) , tabblad “Projectendashboard” en klik in de lijst “Projecten kijkmomenten”. Sleep de kijkmomenten in de gewenste volgorde door deze met de muis te slepen, links naast de kijkmoment omschrijvingen.

Toelichtende teksten invoerenIn het dashboard worden hulpteksten getoond onder de i knoppen. De inhoud van deze teksten zijn instelbaar in TotalLink GREX.

Ga naar de tegel “Uitgangspunten en Totalen”, regel “Alle projecten (werkportfolio) , tabblad “Projectendashboard”. Indien u gerechtigd bent om de toelichtende teksten te muteren, ziet u in dit tabblad alle toelichtende teksten en kunt u deze aanpassen. De hier ingevulde hulpteksten worden direct getoond in het dashboard en gelden voor alle kijkmomenten.

Projectendashboard gebruiken

De wijze waarop het projectendashboard wordt ontsloten, verschilt per gemeente.Doorgaans zal deze zo worden ingesteld dat -afhankelijk de doelgroep- u rechtstreeks het dashboard ziet of de TotalLink tegels ziet. Het bestuur ziet direct het dashboard met alle projecten, de beheerder ziet eerst de ‘Relatie’ tegel om de gebruiksrechten van het dashboard per relatie in te stellen. Het dashboard is vervolgens op te vragen door op het icoon met de vier vierkantjes te klikken.

Projectendashboard raadplegen

De wijze waarop het projectendashboard wordt geopend is afhankelijk van hoe dit in uw organisatie is ingericht.

Bij het openen van het projectendashboard, wordt een lijst met projecten getoond en rechts daarvan de stadskaart met daarop de projecten getekend. In het midden van de zwarte bovenbalk wordt het kijkmoment van de projecten weergegeven. Het kijkmoment geeft op welke periode de projectinformatie betrekking heeft. U kunt een ander kijkmoment van de projecten kiezen door rechtsboven op het foto icoon te klikken en een ander moment te kiezen.

Klik of tik op het project op de kaart of op het project in de lijst om deze te openen. De projectinformatie wordt vervolgens weergegeven. Hierbij vertegenwoordigd iedere tegel een belangrijk aspect van het project. Klik linksboven in de tegel op het vergrootglas om detailinformatie van het betreffend aspect op te vragen. Klik op het i icoon om een toelichting van het onderwerp te tonen.

Kostenverhaal (Bèta)

Inleiding

**Doel:**Deze handleiding leidt je stap voor stap door de kostenverhaal-functionaliteit in TotalLink. Je leert hoe je de centrale parameters instelt, het kostenverhaal activeert op projectniveau, de benodigde data invoert en de resultaten en scenario’s bekijkt.

Proces:

Als je deze handleiding hebt doorlopen ben je in staat geweest om de volgende acties uitgevoerd te hebben:

Centrale instellingen: De basisparameters zijn ingesteld op centraal niveau.
Projectinstellingen: Je hebt het kostenverhaal geactiveerd in het project.
Inbrengwaarde: Eigenaren zijn toegevoegd en kosten zijn ingevoerd en gepland.
Programma: Je hebt per eigenaar vastgelegd wat er gerealiseerd wordt, inclusief verdeling per jaarschijf.
Financieel: Je hebt de gemeentelijke kosten ingevoerd.
Exploitatieopzet: Je krijgt inzicht in de te verhalen kosten.
Kostenverhaal en Scenario’s: Je bekijkt de resultaten en vergelijkt scenario’s op basis van de ingevoerde parameters.

Let op! Deze handleiding gaat niet in op de wet- en regelgeving of rekenprincipes, maar richt zich op de praktische werking in TotalLink.

1. Centrale Instellingen

Open Centrale Instellingen Ga naar de tegel Uitgangspunten en totalen bij ‘Alle Projecten’.
Stel de Kostenverhaal Parameters in Selecteer “Alle projecten” . Open het tabblad Uitgangspunten percentages en bekijk de kolom Kostenverhaal parameters.Vul de benodigde percentages die gebruikt dienen te worden bij de exploitatieopzet.
Definieer Boekingsposten Koppel de diverse boekingsposten (zoals inbrengwaarde, saneringskosten, sloopkosten en grondwerk kosten) aan de juiste kostenpost, zoals deze ook zijn opgenomen in een project in het tabblad ‘Financieel’.Deze instelling is eenmalig op centraal niveau nodig voor de juiste berekeningen.

FAQ – Centrale Instellingen

Vraag: Wat als de boekingsposten niet zijn ingesteld? Antwoord: Dan kan TotalLink niet de juiste berekeningen maken voor het kostenverhaal. Deze boekingsposten zijn nodig om de gegevens bij het tabblad ‘inbrengwaarde’ te koppelen aan de juiste posten in de exploitatieopzet.

2. Exploitatieplan project toevoegen

Niet alle kosten zijn via de PPT-criteria of de gemeente-eigendommen verhaalbaar. Daarom maak je twee projecten aan:

Ontwikkelingsproject gemeentegrond: omvat de volledige grondexploitatie en ontwikkeling.
Exploitatieplan-project: omvat alleen de kosten die verhaald worden.

De berekende ‘bijdrage’ uit het exploitatieplan-project voer je in als bijdrage binnen het ontwikkelingsproject gemeentegrond.

3. Projectinstellingen: Kostenverhaal activeren

Open het Gewenste Project Selecteer je project in TotalLink.
Activeer het Kostenverhaal Ga naar het tabblad Uitgangspunten binnen het project.• Zet het schuifje Kostenverhaal aan.• Zodra dit is geactiveerd, verschijnen de volgende tabbladen:

Inbrengwaarde
Exploitatieopzet
Kostenverhaal

Optioneel: Activeer kostenverhaal zonder tijdvak

Zet het schuifje** Zonder tijdvak**aan, indien in de exploitatieopzet zonder tijdvak toegepast moet worden.

Optioneel: pas rentepercentages aan

Vul per type het eventuele afwijkende percentage handmatig in. Als de centrale instellingen zijn ingevuld, overschrijf je deze waarde hiermee, voor alleen dit specifieke project.

4. Inbrengwaarde invoeren

4.1: Eigenaren toevoegen

Open het Tabblad Inbrengwaarde[] Ga naar het tabblad Inbrengwaarde binnen het project.
Voeg Eigenaren Toe[] Voeg per eigenaar gegevens toe zoals:

Oppervlakte
Inbrengwaarde
Sloopkosten / Saneringskosten / Grondwerkkosten; deze kosten neemt de eigenaar voor zijn rekening. Worden later verrekend met de te verhalen kosten in het tabblad ‘Kostenverhaal’.
Overige aan de eigenaar gerelateerde zaken• Indien een percentage openbaar wordt ingegeven, berekent TotalLink automatisch het aantal m² openbaar, en omgekeerd.

4.2: Kosten uitzetten in de tijd

Open het tabblad Inbrengwaarde
Plan de Kostenverdeling Ga naar Fasering inbrengwaarde.
Klik een regel open om te kunnen verdelen Geef aan of de kosten moeten worden verdeeld op basis van aantallen, bedragen of percentages.
Verdeel vervolgens de aantallen, bedragen of percentages over de verschillende jaren.

FAQ – Inbrengwaarde Vraag: Wat voer ik in op het tabblad Inbrengwaarde? Antwoord: Gegevens per eigenaar, zoals oppervlakte, inbrengwaarde en sloopkosten.

5. Invoeren gegevens per eigenaar

Open het Tabblad Programma Ga naar het tabblad Programma binnen het project.
Voer Realisaties In per Eigenaara. Klik de categorie open die van toepassing is (bijvoorbeeld woningen of bedrijfsterreinen).b. Voeg per regel toe welke eigenaar welk type objecten gaat realiseren, inclusief de grondprijs per eenheid.c. Verdeel de aantallen in de jaarschijven per regel.

Bij woningen zijn dit aantallen.
Bij andere categorieën (bijv. bedrijfsterreinen) zijn dit m².

FAQ – Tabblad Programma Vraag: Wat voer ik in op het tabblad Programma? Antwoord: Je geeft per eigenaar aan wat er gerealiseerd wordt (bijv. aantal woningen of m² bedrijfsterrein) en wat de grondprijs per eenheid is, verdeeld over de jaarschijven.

6. Invoeren van gemeentelijke kosten en opbrengsten

Open het Tabblad Financieel Ga naar het tabblad Financieel in TotalLink.
Voer de Uitvoeringskosten in Vul de door de gemeente te maken kosten in voor de uitvoering van de exploitatie.Dit zijn de kosten die de gemeente wil en ook kan verhalen.
Voer eventuele andere opbrengsten in

Bijvoorbeeld een subsidie of andere opbrengst die van toepassing is.
De opbrengsten uit het programma worden vanzelf berekend en overgenomen in de exploitatieopzet.

FAQ – Financieel Tabblad Vraag: Wat voer ik in op het financieel tabblad? Antwoord: Je voert de kosten in die de gemeente maakt voor de exploitatie, oftewel de kosten die verhaald moeten worden.

7. Exploitatieopzet

Open het Tabblad Exploitatieopzet Dit tabblad geeft je inzicht in de opbrengsten en kosten die gemaakt worden. Hier worden de gegevens uit de tabbladen, financieel, programma en inbrengwaarde bij elkaar opgeteld.

8. Kostenverhaal resultaten

8.1: Kostenverhaal resultaten bekijken

Bekijk het Overzicht Ga naar het tabblad Kostenverhaal binnen het project.• Hier vind je een overzicht van de kostenverdeling vanuit het programma.• Daarnaast kun je per eigenaar de kostenverdeling in detail bekijken door op het pijltje links te klikken van de eigenaar.

8.2: Scenario’s maken en vergelijken

Wijzig Parameters en Bekijk Direct de Impact Zodra je parameters wijzigt, past TotalLink de berekeningen direct aan.2. Maak Scenario’s aan: Maak per project scenario’s aan.• Vergelijk diverse varianten van het kostenverhaal met elkaar om te zien wat de gevolgen zijn van je wijzigingen.

FAQ – Kostenverhaal Resultaten & Scenario’s Vraag: Wat zie ik in het tabblad Kostenverhaal? Antwoord: Een overzicht van de kostenverdeling en de kosten per eigenaar.

Woningbouwmonitor

Doel

In één oogopslag zien welke woningen zijn opgeleverd en welke nog komen.Je combineert BAG-adressen met programma-kenmerken (type, eigendom, segment).Het resultaat: een volledige, actuele woningbouwmonitor per (deel)project.

Voorwaarden om te beginnen

🔐 Rechten

Mutatierechten Exploitatie en/óf mutatierechten in de rapportagetool (tab Woningbouwrealisatie).
Rechten voor ⚙️ Beheertegels:
- Programmagroep (categorieën/kenmerken beheren).
- Uitgangspunten en Totalen (startjaar voor grafieken instellen).

🗺️ Projectgrenzen

Komen automatisch uit een externe bron, of je tekent ze zelf.

👤 Minimaal 1 beheerder

Toegang tot Programmagroep om de te selecteren categorieën aan te maken.
Toegang tot Uitgangspunten en Totalen om het startjaar te kiezen.

💡 Elke nacht wordt de BAG gecontroleerd binnen de projectgrenzen.Gevonden adressen staan per (deel)project op het tabblad Woningbouwrealisatie.

1. Stel categoriën en woningkenmerken centraal in (eenmalig)

Doel: de keuzes vastleggen die later als keuzelijsten verschijnen bij programmaregels.

⚙️ Open beheertegels

Klik op het tandwieltje in de linkerbalk.

Open Programmagroep

Klik op de tegel Programmagroep > Woningen.

Zet Programmatype = Woningen

Zorg dat in het veld Programmatype de optie Woningen aan staat.
Dit toont later de juiste keuzelijsten bij programmaregels.

Configureer Segmenten

Ga naar de tabel Segmenten.
Voeg opties toe (bijv. goedkoop, midden, duur).
Vul desgewenst een Code in voor snelle invoer.
Kies bij Vertaling voor rapportage de doelscategorie voor dashboard/rapportage.

Definieer Woningkenmerken

Open de tabel Woningkenmerken.
Vul per regel:
- Woningtype: vrije tekst (bijv. appartement, 2-kapper, vrijstaand).
- Woonvorm: eengezins of meergezins.
- Segment: goedkoop, midden of duur.
- Code (optioneel): korte codering voor snelle selectie.

Teken projectgrenzen (als ze niet automatisch worden ingeladen)

Doel: de BAG-controle beperken tot jouw (deel)projectgebied.

Open het (deel)project
Start de tekenkaart

Ga naar tab Ruimtegebruik.
Klik linksboven op het potlood-icoon.

Kies kaartlagen

Klik rechtsboven op de gewenste kaartlagen.
Zet een laag aan via het vierkantje achter de laag.

Zoom en versleep

Gebruik +/– linksboven.
Versleep de kaart met de muis.

Teken de projectgrens

Klik linksboven op het zwarte legendavlak Projectgrenzen.
Trek de grens ruw na.
Dubbelklik om het vlak te sluiten en op te slaan.

Pas aan of verwijder

Aanpassen: klik op gereedschaps-icoon en sleep de lijn.
Verwijderen: [🗑️] klik op prullenbak en selecteer het vlak.

Maak programmaregel(s) aan en koppel aan woningtype

Doel: elk planonderdeel krijgt 1 regel met juiste type/segment/woonvorm.

📂 Open het deelproject
Ga naar tab Programma
Klap “Woningen” open
Vul de kenmerken in

Type woning: kies uit de centrale lijst.
- Tip: typ een deel (bijv. eengezins) om de lijst te filteren.
Woonvorm/Type/Segment: kies de juiste combinatie.

Koppel adressen (BAG) aan programmaregels

4A. Koppelen via het project

Open tab Woningbouwrealisatie
Koppel programmaregel

[🔗] Klik in de kolom Programmaregel bij het adres.
Selecteer de passende regel uit tab Programma > Woningen.

Snel kopiëren

Kopieer/plak het Programma-ID bij meerdere adressen.

Adres verbergen (N.v.t.)

Zet het schuifje N.v.t. aan om te verbergen.
Zet het weer uit om te tonen.
⚠️ Let op: koppel daarna Programmaregel en Programma-ID opnieuw.

Handige weergaven

Zet boven de tabel Toon niet van toepassing aan voor snel overzicht.
Ongekoppelde adressen staan bovenaan. Na koppelen kunnen regels naar beneden verschuiven.

4B. Koppelen via de rapportagetool

Open rapportagetool

Klik in het hoofdmenu op het computer + vergrootglas-icoon.

Ga naar Woningbouwrealisatie
Filter en koppel

🔍 Stel filters in.
Klik op de programmaregel om te koppelen.

4C. Ontkoppelen

Open tab Woningbouwrealisatie
Maak leeg

Klik in de kolom Programmaregel op de bovenste lege witregel.

Bekijk de monitor op de kaart

Open de kaart

Klik in het hoofdmenu links op het druppel-icoon.

Selecteer kaartlagen

Klik rechtsboven op het pijltje en kies de laag.
BAG-statuslagen (samen/los te tonen):
- Niet gekoppelde woningen
- Bouwvergunning verleend
- Niet gerealiseerd pand
- Bouw gestart
- Pand in gebruik (niet ingemeten)
- Pand in gebruik
- Opgeleverde woningen

Navigeer

🔍Zoom met +/–. Versleep met muis.

Legenda en full-screen

ℹ️- Klik linksonder op i voor Legenda.
Klik rechtsonder op Full-screen.

Bekijk de monitor als dahboard

6A. Vanuit één project

Ga naar het (deel)project.
Klik op tab Woningbouwmonitor.

6B. Over alle projecten

Open tegel Uitgangspunten en Totalen.
Klik op tab Woningbouwmonitor.

ℹ️ De grafieken en categorieën volgen de centrale instellingen uit Programmagroep.

Stel de visualisatie in (jaarlijn en kleuren)

7A. Streep in het zand (startjaar per jaarstaven)

Open tegel Uitgangspunten en Totalen
Klik tab Uitgangspunten Woningbouwmonitor
Kies het startjaar voor jaarlijkse staven

Voorbeeld: 2023 → eerste staaf “opgeleverd vóór 2023”, daarna 2023, 2024, …

7B. Kleuren van categorieën

⚙️ Programmagroep > Woningen
Open tab Instellingen
Stel de kleuren in voor de categorie-visualisatie in de monitor.

Foutafhandeling

❗ Je ziet geen ⚙️ tandwiel in het hoofdscherm
- Vraag functioneel beheer om de juiste rechten.
❗ Adres ontbreekt in Woningbouwrealisatie
- Controleer of de projectgrens het adres dekt.
- Wacht op de nachtelijke BAG-sync of voeg de grens aan en sla op.
❗ Keuzelijst mist type/segment
- Controleer Programmagroep > Woningen: Programmatype = Woningen en Woningkenmerken/Segmenten gevuld.
❗ Dashboard toont geen data per jaar
- Zet het startjaar in Uitgangspunten Woningbouwmonitor.
❗ Kleur klopt niet
- Pas de kleur in Programmagroep > Woningen > Instellingen aan en ververs.

FAQ

❓ _Waarom moet ik een adres aan een programmaregel koppelen?_💡 Alleen dan combineert TotalLink BAG-gegevens met type/eigendom/segment. De monitor wordt dan volledig.

❓ _Kan ik een adres verbergen zonder het te verwijderen?_💡 Ja. Zet N.v.t. aan in Woningbouwrealisatie. Zet later weer uit om te tonen. Koppel daarna de programmaregel opnieuw.

❓ _Het gekoppelde adres is “verdwenen” uit beeld._💡 Waarschijnlijk verplaatst door sortering: gekoppelde regels zakken omlaag. Scroll of filter.

❓ _Welke rechten zijn minimaal nodig?_💡 Mutatierechten Exploitatie of mutatierechten in de rapportagetool, plus beheerrechten voor Programmagroep en Uitgangspunten en Totalen.

❓ _Hoe zie ik herkomst van bedragen in exploitatie (financieel)?_💡 Gebruik ExploitatieLink: klik op het bedrag of ℹ️ bij de boekingspost om de bron te zien. Alleen bevoegden kunnen koppelingen wijzigen.

Korte checklist (per project)

Projectgrens getekend of geïmporteerd
Woningkenmerken + Segmenten ingesteld (⚙️ Programmagroep)
Programmaregel(s) aangemaakt en Type/Segment/Woonvorm gekozen
Adressen gekoppeld aan Programmaregel (Woningbouwrealisatie of rapportagetool)
Startjaar ingesteld (Uitgangspunten Woningbouwmonitor)
Kleuren ingesteld (Programmagroep > Instellingen)
Dashboard/Kaart gecontroleerd

Begrippen

BAG: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (bron voor adressen/status).
Programmagroep: plek waar je categorieën, segmenten en kenmerken beheert.
Programmaregel: één rij in Programma met gekozen type/segment/woonvorm.
ExploitatieLink: koppelt bedragen aan bronregels en toont herkomst via ℹ️

Capaciteitsraming

- 1. Op basis van plankosten

Doel en doelgroepDe Capaciteitsraming module geeft inzicht in de benodigde personeelscapaciteit op de korte en lange termijn voor organisaties die ruimtelijke omvormingsprojecten projectmatig uitvoeren.

Leeswijzer

De handleiding bestaat globaal uit drie hoofdonderdelen:

VoorbereidingHierin wordt beschreven welke handelingen uitgevoerd dienen te worden voordat men het systeem kan gebruiken.
Voor de start van een projectHierin wordt beschreven hoe TotalLink helpt bij het maken van een inschatting van de benodigde personele capaciteit op basis van de plankostenscan of een maatwerk variant hiervan.
Tijdens het projectHierin is beschreven hoe men tijdens het project de verwachtte personele capaciteit kan bijstellen en hoe men kan sturen en rapporteren op de personele capaciteit.

1. Voorbereiding

TotalLink kan berekenen hoeveel personeel een project nodig heeft met behulp van een plankostenscan of een aangepaste versie (POM). Voordat dit werkt, moet TotalLink eerst goed worden ingesteld. Deze sectie beschrijft de benodigde voorbereidingen.

Plankosten en planproducten

Plankosten: Dit zijn de kosten voor de inzet van overheidsmedewerkers bij ruimtelijke plannen.
Planproducten: Dit zijn de documenten of resultaten (zoals een programma van eisen, masterplan of stedenbouwkundig plan) waarvoor de kosten worden geraamd. De totale plankosten worden berekend door de kosten van alle planproducten op te tellen.

De plankostenscan

Dit is een Excel-sheet waarin per planproduct de kosten voor een project worden berekend. Deze dient ingevuld te zijn voordat deze geüpload kan worden.
Met de plankostenscan schat TotalLink de benodigde personele uren en kosten op basis van de kenmerken van het project.

1.1 Instellen personele functies en afdelingen

❓ Vraag: Waarom moet ik personele functies en afdelingen instellen?💡 Antwoord: Dit zorgt ervoor dat TotalLink weet welke medewerkers betrokken zijn en hoe hun kosten worden berekend. Deze input is nodig om de juiste berekening van kosten naar uren te maken.

⚙️ Open Beheerinstellingen:

Ga naar het hoofdmenu en klik op het tandwielicoon.

⚠️ Indien er geen tandwiel zichtbaar is, bent u niet geautoriseerd voor deze beheertaken. U kunt hiervoor terecht bij de functioneel beheerder.

➕ Stel functie in:

Klik in de tegel “Functie” rechtsboven op het ‘+’ icoon en voeg een functie toe of bewerk bestaande door op een huidige functie te klikken.

⚠️ Indien er geen tegel ‘Functie’ zichtbaar is, bent u niet geautoriseerd voor deze beheertaken. U kunt hiervoor terecht bij de functioneel beheerder.

➕ Stel afdeling in:

Klik op de tegel “Afdeling” rechtsboven en voeg een afdeling toe. Een bestaande afdeling kan worden bewerkt door op de betreffende afdeling te klikken.
Gebruik ‘’behoort tot organisatorische eenheid’’ om afdelingen hiërarchisch te groeperen. De afdeling Gebiedsontwikkeling en projectontwikkeling kan bijvoorbeeld behoren tot de sector Ruimtelijke Ontwikkeling & Beheer.

1.2 Instellen benodigde personele capaciteit per planproduct.

Open Beheerscherm:

Ga naar het hoofdmenu en klik op het tandwielicoon** ⚙️.**

Stel planproduct in:

➕ Planproduct: Klik in de tegel “planproduct” rechtboven op het ‘+’ icoon en voeg een planproduct toe of bewerk bestaande door op een huidige planproduct te klikken.
📝 Stel per personele functie:
1. Uurtarieven in.

⚠️ Geen specifiek tarief? Dan wordt het standaard uurtarief gehanteerd.

⚠️ Geen uurtarief ingegeven en ook het standaard uurtarief niet ingevuld? Dan worden zowel de uren als de kosten niet doorberekend van deze functie.

- 1. Correctiefactor in
  2. Kostenverdeling over de projectfasen.

Stel boekingspost in

Klik een fase open in het onderdeel ‘’Kostenomschrijving’’ via het pijltje dat naar beneden wijst
Zoek het witte vlak aan de rechterkant waarin de kolom Boekingspost financieel staat.
Vul de juiste boekingspost in voor de personele kosten.

⚠️ Als je een boekingspost niet invult, worden de personele kosten niet doorberekend in de GREX. Dit kan wel bewust gebeuren als de kosten buiten de GREX dekking vallen. Controleer daarom goed of dit de bedoeling is.

❓ Vraag: Wat doet de correctiefactor?💡 Antwoord: De correctiefactor past de geraamde kosten aan als deze structureel te laag of te hoog uitvallen.

❓ Vraag: Waar pas ik de correctiefactor aan voor specifieke projecten?💡 Antwoord: In het tabblad Plankosten van het betreffende (deel)project vind je het veld “Correctie %” waar je de waarde kunt aanpassen.

❓ Vraag: Kan de correctiefactor na de eerste instelling nog gewijzigd worden?💡 Antwoord: Ja, per project kan de correctiefactor nadien worden aangepast om beter aan te sluiten bij de werkelijke kosten.

❓ Vraag: Hoe worden de uren voor een functie in een fase berekend?💡 Antwoord: Het aantal uren wordt berekend door de geraamde kosten te delen door het uurtarief van de betreffende functie.

❓ Vraag: Waarom zou ik bewust geen boekingspost invullen?💡 Antwoord: Soms vallen kosten buiten de GREX-dekking. In dat geval wil je dat deze kosten niet in de GREX-rapportage verschijnen.

❓ Vraag: Hoe kan ik controleren of de kosten juist worden doorberekend?💡 Antwoord: Controleer na het invoeren het tabblad Financieel om te zien of de kosten onder de juiste boekingspost zijn geboekt.

2. Eerste schatting personele capaciteit maken (voor start van het project)

2.1 Project toevoegen (indien nog niet aanwezig)

Klik op ‘+’ rechtsboven in de tegel (deel)projecten

2.2 Projectplanning maken

Standaard projectfaseringBij het aanmaken van het project heeft TotalLink dit project zelf gefaseerd op basis van een vooraf afgesproken standaard. Deze standaardinstellingen worden door de leverancier ingesteld.

Ga naar het tabblad "Fasering" in het project.
Fasen Aanpassen:

Wijzig (indien nodig) start- en einddatums door de datumvelden aan te passen of fasen te verslepen.

💡_ Indien een fase wordt verschoven, schuiven de fasen die hiervan afhankelijk zijn ook mee op._

- Voeg subfasen toe via het plusicoon als dat nodig is ➕.

💡_ Waneer er meerdere subfases in een fase zijn toegevoegd, zal de hoofdfase groen kleuren. Dit om visueel te laten zien dat er meerdere subfases zijn._

- Verwijder koppelingen tussen fasen door te dubbelklikken op de omschrijving, start- of einddatum.

2.3 Plankostenscan invoeren

1.** Upload Plankostenscan**:

- Open het project en ga naar het tabblad "Plankosten".
- Klik op het donkergrijze vlak naast het veld "Upload Plankostenscan" om het juiste bestand te kiezen.

2. Raming van de Plankosten Inlezen:

- TotalLink leest de personele en overige kosten per planproduct in.
- Indien nodig: pas correctiefactoren toe.

💡_ De standaard correctiefactoren zijn per planproduct ingesteld. Per project kan hier handmatig vanaf worden geweken._

Inzien resultaat

Ga naar de tab ‘Urenraming per jaar om de verdeling in uren en totale kosten in euro’s per jaar te zien.

**LET OP!**Wil je niet dat de uren overschreven worden op het moment dat je handmatig gaat aanpassen, zet dan het schuifje ‘urenraming aanpassen’ in de tab ‘Fasering’ uit.

Herzien personele capaciteit (na start van het project)

3.1 Belangrijke acties

Zodra een project is gestart dienen de volgende zaken te worden geregeld

Uitschakelen van het mechanisme waarbij het systeem automatisch de personele kostenraming inschat op basis van de plankostenscan in het tabblad “Financieel”. Zie paragraaf 3.2 “Uitschakelen automatische koppelingen”. Dit om te voorkomen dat het systeem de automatisch berekende kosten en uren overschrijft, wanneer je handmatige aanpassingen hebt uitgevoerd.
Uitschakelen van het mechanisme waarbij het systeem automatisch de benodigde personele capaciteit inschat op basis van de plankostenscan in het tabblad “Urenraming per jaar”. Zie paragraaf 3.2 “Uitschakelen automatische koppelingen”.
Handmatig aanpassingen van benodigde personele capaciteit

3.2 Uitschakelen automatische koppelingen

Automatische koppelingen uitschakelen:

Schakel in het tabblad Uitgangspunten de automatische vertaling van plankosten uit
Doe hetzelfde in het tabblad Urenraming per jaar om automatische inschattingen te stoppen.

❓ Vraag: Kan ik later nog wijzigingen aanbrengen?💡 Antwoord: Ja, je kunt altijd de handmatige invoer aanpassen zodra je de automatische koppelingen uitschakelt.

❓ Vraag: Wat doet de optie in het uitgangspunten tabblad met betrekking tot de financiële vertaling van plankosten?💡 Antwoord: Als je deze optie aanzet, worden de plankosten uit het plankosten tabblad automatisch vertaald naar het financieel tabblad. Zodra een project gekoppeld is aan de financiële administratie, wordt de optie automatisch uitgezet, omdat het project dan als lopende wordt beschouwd. Zodra deze optie aan staat, worden de plankosten financieel vertaald. Dit vindt plaats op de betreffende boekingsposten in het financieel tabblad.

❓ Vraag: Wat doet de optie in het uitgangspunten tabblad met betrekking tot de urenraming van het project?

💡 Antwoord: Als je deze optie inschakelt, worden de plankosten automatisch vertaald naar de urenraming van het project. Zodra een project aan de financiële administratie gekoppeld is, wordt deze optie automatisch uitgeschakeld, omdat het project dan als lopende wordt beschouwd.

3.3 Handmatig aanpassen van benodigde personele capaciteit

Open Urenraming: Ga naar het tabblad "Urenraming per jaar".
Pas uren aan: Pas de geraamde personele uren waar gewenst handmatig aan. Deze worden automatisch opgeslagen.

Overzichten projecten en portfolio maken (rapporteren)
Open Rapportagetool: Ga via de linkerbalk naar het icoon met het vergrootglas in de laptop. Dit is de rapportagetool.
Ga naar het rapport met stuurinformatie: klik op de tab ‘Capaciteitsraming / Urenraming per jaar’
**Instellen filtering / totalisering:**Hier kun je eigen filteringen of totaliseringen instellen. Daarnaast zijn ook kolommen te verwijderen.
Exporteren naar Excel: klik op het excel icoon boven de tabel met resultaten om de resultaten te downloaden als excel bestand.

💡_ Hier kun je snel klikken naar de ingestelde rapporten met de filtering/ totalisering: ‘per functie’, ‘per afdeling’ of ‘per project en afdeling._

Manier 2: op basis van projectsoort

Doel en Doelgroep

De Capaciteitsraming module geeft inzicht in de benodigde personeelscapaciteit op de korte en lange termijn voor organisaties die ruimtelijke omvormingsprojecten projectmatig uitvoeren.

1. Voorbereiding

Configuratie van soorten projecten

⚙️ Open de beheertegel

Ga naar de tegel Uitgangspunten projectkosten.
Klik op het ‘+’ teken

🏷️ Definieer verdeling projectkosten

Je kunt nu zelf invullen om welk soort project het gaat. Best practice is om hier gebruik te maken van T-Shirt Sizing (S/M/L of klein/middel/groot project).
Wijzig, indien nodig, het standaard uurtarief.
Vul per fase:
1. De functie
2. Het aantal uur dat hoort het soort project
3. En de boekingspost financieel waaraan deze gekoppeld mag worden.

Eerste schatting personele capaciteit maken (voor start van het project)

2.1 Project toevoegen (indien nog niet aanwezig)

Klik op ‘+’ rechtsboven in de tegel (deel)projecten

2.2 Werkzaamheden Opbouwen

📂 Open je project
📑 Ga naar tabblad “Opbouw”
➕ Voeg werkzaamheden toe

Tekenop de kaart de soort werkzaamheid die hoort bij het project
1. Door op het potlood te klikken is aan de linkerkant van de plattegrond de juiste kleur te kiezen.
2. Hier kan je het gebied mee maken.
3. Dubbelklik om het gebied definitief te maken.

➕ Voeg soort werkzaamheden toe.

Door aan te geven welk soort werkzaamheid het betreft, worden in de urenraming het eerder ingesteld aantal uren getoond in de tab ‘urenraming per jaar’.

2.3 Projectplanning maken

Ga naar het tabblad "Fasering" in het project.
Fasen Aanpassen:

Wijzig (indien nodig) start- en einddatums door de datumvelden aan te passen of fasen te verslepen.

💡_ Indien een fase wordt verschoven, schuiven de fasen die hiervan afhankelijk zijn ook mee op._

- Voeg subfasen toe via het plusicoon als dat nodig is ➕.

💡_ Waneer er meerdere subfases in een fase zijn toegevoegd, zal de hoofdfase groen kleuren. Dit om visueel te laten zien dat er meerdere subfases zijn._

- Verwijder koppelingen tussen fasen door te dubbelklikken op de omschrijving, start- of einddatum.

Inzien resultaat

Ga naar de tab ‘Urenraming per jaar om de verdeling in uren en totale kosten in euro’s per jaar te zien.

**LET OP!**Wil je niet dat de uren overschreven worden op het moment dat je handmatig gaat aanpassen, zet dan het schuifje ‘urenraming aanpassen’ in de tab ‘Fasering’ uit.

DATALINK

Inleiding

Met de DataLink-koppeling kun je zelfstandig API-koppelingen inrichten en zelf bepalen welke gegevens u ontsluit én hoe deze worden aangeleverd. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instelt.

Dit doe je in vier stappen:

Bepaal welke onderwerpen je wilt ontsluiten.
Selecteer welke gegevens binnen deze onderwerpen je wilt ontsluiten.
Maak de API-koppeling aan waarmee je de geselecteerde onderwerpen beschikbaar stelt.
Draag de benodigde gegevens over naar de ontvangende partij

Je kunt één of meerdere onderwerpen ontsluiten en deze verdelen over één of meerdere API’s.

1. Bepalen welke onderwerpen je wilt ontsluiten

Om data te ontsluiten via DataLink werkt TotalLink met onderwerpen. Een onderwerp is een vooraf ingestelde verzameling gegevens (query) die al voor je is klaargezet. Voorbeelden van onderwerpen en de bijbehorende gegevens zijn:

Projecten: Projectcode, Projectleider, Planeconoom, Start exploitatiejaar etc…
Overeenkomsten: Naam dossier, client, datum overeenkomst, jaarbedrag etc…
**Facturatieregels:**Soort dossier, kostensoort, te hanteren indexreeks etc…

Wil je zien welke velden binnen een onderwerp beschikbaar zijn (zodat je kunt bepalen welke onderwerpen je in de volgende stap nodig hebt)? Volg dan deze stappen:

Ga naar Beheertegels (in het hoofdscherm, linkerbalk, het tandwielicoon).
Open de tegel Onderwerp.
Klik een onderwerp aan om te zien welke velden het bevat.(In de volgende stap kun je nog bepalen welke velden je wel of niet wilt meesturen via DataLink.)

TIPHeb je een dataset nodig die nog niet bestaat als onderwerp? Dan kan alleen TotalLink BV dit als nieuw onderwerp aanmaken. Neem hiervoor contact op via[email protected]

Selecteren van de te versturen gegevens met DataLink

In deze stap bepaal je welke gegevens van de gekozen onderwerp(en) via Datalink worden verstuurd naar de ontvangende tool. Dit noemen we in TotalLink de databron en dataoutput.

Ga via Beheertegelsnaar de tegel Output DataLink.
Klik rechtsboven op ‘+’
Vul het volgende in:
**Databronnaam:**kies een duidelijke naam die herkenbaar is in de ontvangende tool, bijvoorbeeld: Projecten uit TotalLink.
Onderwerp: kies de dataset uit de tegel onderwerpen (die je in stap 1 hebt bekeken).
Je ziet nu een lijst met alle velden uit het gekozen onderwerp
Per veld kun je instellen:
**Veldnaam in output:**de naam waaronder dit veld zichtbaar wordt in de ontvangende tool.
**Veld ontsluiten (schuifje):**Standaard staat elk veld ‘aan’. Je kunt dit uitschakelen als je het veld niet wilt meesturen.
Verwijder hiërarchie uit output: gebruik dit wanneer de ontvangende tool een platte tabel nodig heeft. Standaard wordt data als geneste JSON verstuurd. (De expert van de ontvangende tool weet of dit aan of uit moet staan.)
Nummer gedraaide velden: alleen nodig bij gedraaide (pivot) datasets waar de volgorde van velden belangrijk is.
Staat alles goed ingesteld en mag de data worden ontsloten? Zet dan het vinkje aan bij ‘Databron ontsluiten’.

Check voor jezelf

Je dataoutput is goed ingericht als:

De databronnaam duidelijk beschrijft waarvoor deze wordt gebruikt.
Alleen de velden die je wilt versturen zijn ingeschakeld.
De tabelstructuur logisch is voor de ontvangende tool die DataLink gebruikt.

Let op!

Als je later nieuwe velden toevoegt in TotalLink, worden deze niet automatisch vrijgegeven in DataLink. Je moet ze handmatig inschakelen.
Als je velden verwijdert uit TotalLink, blijven deze velden in DataLink aan staan. Dit voorkomt dat rapportages onverwacht worden verstoord.

API-Key aanmaken

Om de gegevens uit de aangemaakte dataoutput toegankelijk te maken voor de ontvangende tool, heb je een API-key nodig. In deze stap leer je hoe je deze sleutel aanmaakt en kunt gebruiken bij het instellen van de tool die de data gaat ophalen.

Ga via Beheertegelsnaar de tegel API Credentials
Klik rechtsboven op ‘+’ voor het aanmaken van een nieuwe API Key
Vul het volgende in:
**Sleutelnaam:**kies een herkenbare naam, bijvoorbeeld Datalink GREX
Vervaldatum: stel een einddatum in zodat de sleutel niet onnodig lang blijft bestaan (veiligheidsmaatregel).
**Koppel databronnen aan deze sleutel:**selecteer de databronnen die je in stap 3 hebt aangemaakt.
Klik op Genereer sleutel
Deel de API-key alleen met personen die bevoegd zijn om deze te gebruiken in de ontvangende tool.

**LET OP:**De API-key wordt maar één keer getoond. TotalLink slaat deze niet op. Noteer de sleutel daarom direct en bewaar hem veilig (bijv. in een wachtwoordmanager). Ben je de sleutel kwijt? Dan moet je een nieuwe API-key (laten) aanmaken.

TipWil je een sleutel verwijderen?

Klik op de sleutel die je wilt verwijderen.
Open het menu met de drie streepjes in de bovenbalk.
Kies‘Verwijderen’.De sleutel is dan direct ongeldig en kan niet meer gebruikt worden.

Overdragen van de gegevens naar de ontvangende partij

De ontvangende partij heeft de volgende zaken nodig:

URL
Header
De API-key

De URLDeze bestaat uit: [de naam van de organisatie].datalink.totallink.nl/api/views om alle beschikbare views op te vragen.Bijvoorbeeld: https://Amsterdam.datalink.totallink.nl/api/views

De Header

Voorbeeldheader

X-API-key: AavadfIUEj389823……..
Content-Type: application/json

De API Key

Dit is de sleutel die eerder is gegenereerd en veilig opgeslagen.

**Check voor jezelf:**Je hebt deze stappen goed uitgevoerd als:

Je een JSON-lijst met beschikbare databronnen terugkrijgt
Er geen foutmelding of lege lijst verschijnt.

Veelvoorkomende fouten:

403 Forbidden: API-Key ontbreekt of fout. Controleer header.
404 Not Found: Organisatienaam of pad fout. Controleer url.
500 Internal Server Error: Fout op de server. Probeer het later opnieuw. Blijft het probleem aanhouden neem contact op via [email protected]
Lege lijst: Databron niet gepubliceerd. Controleer of velden en schuifje ‘Databron ontsluiten’ in de databron van de tegel Output DataLink aan staat.

ExploitatieLink

Doel en Inleiding

Met ExploitatieLink hoef je niet meer handmatig ingevoerde bedragen te kopiëren of te corrigeren naar de exploitatiesheet. Je koppelt de kosten / opbrengsten van programmaregels en capaciteitsramingen automatisch aan boekingsposten in de exploitatie.

ExploitatieLink werkt zoals een celverwijzing in Excel (=Z90), maar met extra voordelen:

Alleen bevoegden mogen de koppeling instellen of wijzigen.
De koppeling werkt twee kanten op: wijzig je de exploitatiepost, dan wijzigt ook de bron.
Alle jaarschijven zijn direct gekoppeld.
Altijd transparant: klik op het bedrag of het ℹ️-icoon om de bron te zien.
Eén boekingspost kan opgebouwd zijn uit meerdere programmaregels.

1. Een ExploitatieLink instellen

⚙️ Open het beheerscherm via het tandwiel-icoon in het hoofdscherm.

Zie je dit niet? Dan heb je onvoldoende rechten.

🔍 Zoek rechtsboven op programmagroep (bijv. “Woningen”).
📂 Open de tegel Programmagroep en kies de juiste categorie (bv. Woningen).
✍️ In de tabel Programmaregels

Kies in de kolom Financieel vertalen in post de boekingspost in de exploitatie.
Wil je meerdere regels optellen? Laat ze dan allemaal naar dezelfde boekingspost verwijzen.

2. De ExploitatieLink gebruiken

🔗 Boekingsposten met een link tonen hun bedragen als hyperlink.
👆 Klik op het bedrag of ℹ️ om het detailscherm te openen.
📑 In dit detailscherm zie je de programmaregels of ramingen die de boekingspost vullen.

FAQ – ExploitatieLink

❓ _Kan ik een koppeling overschrijven met handmatige invoer?_💡 Nee, alleen bevoegde beheerders kunnen koppelingen wijzigen. Dit voorkomt fouten.

❓ _Wordt altijd één regel gekoppeld?_💡 Nee, je kunt meerdere programmaregels laten optellen in één exploitatiepost.

❓ _Kan ik zien waar de bedragen vandaan komen?_💡 Ja, klik hiervoor op het bedrag of ℹ️.

FAQ

“Ik zag in de exploitatieregel detailregels ‘Service account’ als muteerder terugkomen.Wat houdt dit in? Wanneer krijgen gebruikers ‘Service account’ als muteerder te zien?”

Meestal is ‘Service account’ echter een technisch gebruikersaccount dat door het systeem zelf wordt gebruikt om acties uit te voeren. Denk hierbij aan automatische berekeningen, koppelingen met andere systemen of batchverwerkingen. Wanneer zo’n systeemactie een wijziging veroorzaakt in een project, wordt ‘Service account’ als muteerder geregistreerd.

Gebruikers zien deze muteerder vooral wanneer een wijziging niet handmatig door een collega is gedaan, maar automatisch door het systeem. Dat kan verwarrend zijn, maar het is bedoeld om transparant te maken dat de wijziging niet door een persoon is uitgevoerd.In uitzonderlijke gevallen betekent de vermelding van ‘Service account’ dat een collega wijzigingen heeft aangebracht terwijl diegene onder het serviceaccount was ingelogd.“Het koppelen van mijn nieuwe kostenplaats aan een project via het GFS systeem duurt redelijk lang. Hoe komt dit?”

Zodra je een kostenplaats koppelt, start automatisch de financiële interface. Die voegt boekingsposten toe aan het financieel tabblad. Per post moeten inbrengwaarde en financiële gegevens worden ingevoerd en verdeeld over de juiste jaren.
Dit vraagt om zorgvuldige afstemming en invoer. Als centrale instellingen zoals boekingsposten niet goed zijn ingesteld, kan het systeem geen correcte berekeningen maken.
Ook moet het kostenverhaal worden geactiveerd en per eigenaar ingevuld, inclusief verdeling van kosten in de tijd.

Kortom: het duurt lang omdat het systeem afhankelijk is van meerdere goed ingestelde parameters.

“De BAG-output in TotalLink klopt niet helemaal. Voor 2025 zie ik namelijk geen woningen met de status ‘pand in gebruik’. Ik zie enkel woningen met de status ‘bouwvergunning verleend’ en deze zijn ook zeer beperkt. Hebben jullie enig idee waar het mis gaat?”

🔗 Hoe werkt de koppeling tussen BAG en woningbouwprogramma in TotalLink?

De woningbouwmonitor in TotalLink is ontworpen om automatisch gegevens uit het woningbouwprogramma te koppelen aan BAG-objecten. Dit gebeurt als volgt:

Per deelplan wordt het programma verdeeld over programmaregels (contracten).
Als een BAG-status op pandniveau beschikbaar is en binnen de plangrens valt, koppelt de planeconoom de woning aan de juiste programmaregel.
Statuswijzigingen zoals ‘bouwvergunning verleend’, ‘start bouw’ en ‘pand in gebruik’ worden automatisch bijgewerkt.
TotalLink houdt totaaltellingen automatisch bij, waardoor handmatige invoer van woningcategorieën en typeringen overbodig wordt.

⚠️ Mogelijke oorzaken van ontbrekende woningen in het overzicht

Uit recente e-mails blijkt dat er soms technische problemen optreden die de zichtbaarheid van woningen beïnvloeden:

Dubbele waarden bij Programma ID kunnen ervoor zorgen dat rapportages niet laden.
Onjuiste weergave van ongekoppelde woningen door BAG-nummers die in meerdere deelprojecten voorkomen. Dit is inmiddels opgelost door een filter aanpassing: een woning wordt als gekoppeld beschouwd zodra in één deelproject een exploitatieregel is gekoppeld.
Verkeerde uitsplitsing van BAG-adressen in rapportages kan leiden tot onjuiste regels per pand.

🛠️ Oplossingen en aanbevelingen

Controleer of de BAG-status correct is gekoppeld aan de programmaregel in het deelplan.
Gebruik de projectenrapportage om op project-, stadsdeel- en stedelijk niveau data te genereren.
Raadpleeg de handleiding voor gedetailleerde instructies over het gebruik van de woningbouwmonitor en koppeling met BAG-data.
Neem contact op met het serviceteam van TotalLink via [email protected] of +31 85 084 1560 als je vermoedt dat er een probleem is met de koppeling of filtering.

“Als ik een item wil toevoegen aan een dropdown-menu zoals bij het veld ‘Eenheid’ geeft dit dan problemen in TotalLink.”

Dropdownvelden kunnen eenvoudig door een beheerder worden aangepast, zonder dat er programmeerwerk nodig is.

Items toevoegen: Een beheerder kan nieuwe dropdownitems toevoegen via de beheermodus in elke willekeurige tegel, of via de specifieke dropdown-tegel onder de beheertegels.
Centrale doorvoering: Alle wijzigingen worden centraal opgeslagen en zijn direct van toepassing op alle exploitaties.

Het is dus technisch mogelijk, maar denk goed na of het aangepaste of toegevoegde item logisch is binnen jullie exploitatie-structuur.

“Ik zie boekingen in ERPx met de transactiedatum op 30/10/2025 die niet verwerkt zijn in TotalLink. Hoe komt dit?”

Als je merkt dat boekingen met transactiedatum 30/10/2025 niet verwerkt zijn in TotalLink, volg dan onderstaande stappen om de oorzaak te achterhalen.

Stap 1: Ga naar de juiste tegel

Open TotalLink.
Navigeer naar de tegel Uitgangswaarden en totalen.

Stap 2: Open het werkportfolio

Klik op Werkportfolio.
Ga naar het tabblad Uitgangspunten boekwaarde.

Stap 3: Controleer de huidige datum

Zoek de kolom Boekwaarden selectie.
Controleer of de Boekwaardedatum en peildatum nog in het verleden staan.

Dit is meestal de reden waarom transacties van 30/10 niet zichtbaar zijn.

**Let op:**Als de Boekwaardedatum en peildatum wél actueel zijn, ligt de oorzaak waarschijnlijk elders. Ondanks dat de ERPx-koppeling normaal elke nacht draait, kan er altijd een technische storing optreden.

Wat te doen bij vermoeden van een koppelingprobleem?

Heb je het vermoeden dat het probleem bij de ERPx-koppeling ligt? Neem dan direct contact met ons op via:

E-mail: [email protected]
Telefoon: +31 85 084 1560

Releasebeleid en Releasenotes

Maandelijkse releases

TotalLink brengt elke maand een nieuwe release uit. Deze release bevat de laatste updates, verbeteringen en bugfixes voor zowel de testomgevingals de** productieomgeving.**

Updatevolgorde

De testomgeving wordt altijd eerst geüpdatet.
Dit geeft ons de mogelijkheid om eventuele fouten op te sporen en te corrigeren voordat de release naar de productieomgeving gaat.
Let op: Als de testomgeving al de nieuwe release heeft en de productieomgeving nog niet, betekent dit dat we de release nog aan het nakijken zijn.

Releasenotes

De details van elke release, inclusief:

Nieuwe functionaliteiten
Bugfixes
Wijzigingen in bestaande processen

vind je terug in de releasenotes.

**Locatie:**Handleiding > Releasenotes

Tips voor gebruikers

Controleer de releasenotes vóór je nieuwe functionaliteiten gebruikt, zodat je weet wat er is veranderd.
Test eerst in de testomgeving om te verifiëren dat jouw processen correct werken.

Voor vragen of feedback over een release, neem contact op met het TotalLink supportteam.

“Moeten we elke dag de boekwaardedatum aanpassen of wordt deze automatisch aangepast. Deze ochtend heb ik deze handmatig aangepast. Of is het zo dat we de datum nu bijvoorbeeld op 31 december 2025 kunnen zetten zodat iedere dag de juiste boekwaarde wordt gepresenteerd?”

In TotalLink kun je instellen dat de boekwaardedatum automatisch mee schuift. Dit doe je via het tabblad Uitgangspunten Boekwaarde. Zet daar het schuifje ‘Altijd actuele boekwaarde gebruiken’ aan. Dan wordt de boekwaardedatum dagelijks bijgewerkt zonder dat je dit handmatig hoeft te doen. Hetzelfde geldt voor de peildatum: met ‘Peildatum automatisch opschuiven’ blijft ook die actueel.

Je hoeft de datum dus niet op 31 december te zetten. Als je de automatische optie aanzet, presenteert TotalLink elke dag de juiste boekwaarde.“Ik wil uren inboeken op een project, maar hoe moet je juist tijd schrijven in TotalLink?”

Rechten instellenJe beheerder moet je eerst de rechten ‘tijdschrijven muteren’ geven. Zonder deze rechten kun je geen uren boeken.Project voorbereiden

Ga naar het project en stel in het tabblad Fasering de fases van het project in.
Daarna koppel je in het tabblad Personele planning medewerkers aan het project. Kies een fase, vul de functie (bijvoorbeeld planeconoom of projectmanager) en zet bij Uitvoeren door de naam van de medewerker.

Uren boekenNa deze stappen verschijnt het project bij het tabblad Tijdschrijven van de medewerker. Hier kun je per datum uren invoeren.

Zodra je uren hebt ingevoerd, zie je deze terug in Personele planning.

“Waarom zie ik een boekingspost of deelkrediet niet in het financieel tabblad van mijn project?”

Een boekingspost of deelkrediet wordt pas zichtbaar in het Financieel-tabblad van een project zodra er minimaal één boeking of memoriaalboeking op is uitgevoerd. Zonder deze eerste financiële actie blijft de post onzichtbaar.

Good to know:

Een memoriaalboeking van €0,00 is toegestaan en heeft geen financiële impact.

Automatisch GREX Indexering

DoelNa de jaarovergang pas je de indexering eenvoudig toe op de ramingen in de exploitatie. Zo blijven de totale waarden per kostenpost correct, ook wanneer de jaarschijf van het vorige jaar niet meer wordt getoond.

WerkingMet de spreekwoordelijke druk op de knop worden de indexaties over alle jaarschijven en voor iedere kostenpost doorgevoerd. De knop pas je steeds toe op** één project tegelijk** binnen het werkportfolio; de indexatie wordt dus per project afzonderlijk uitgevoerd. De set met percentages per kostenpost maak je eenmalig aan en pas je vervolgens toe op het betreffende project. Je kunt meerdere sets aanmaken voor verschillende projectsoorten.

Check dit voor je begint ✅

Rechten

Je hebt dit nodig:

🔐Voor Proces A ‘Centrale set met percentages klaarzetten’: Toegang tot: Uitgangspunten en Totalen → Alle projecten (werkportfolio) → tab Uitgangspunten percentage. Rechtengroep ‘Portofolio muteren’
🔐 Voor Proces B: ‘Indexatie toepassen per project’: recht Projecten muteren

Zie je een tab of knop niet? Dan heb je niet de benodigde rechten.➡️ Neem contact op met je functioneel beheerder.

Voorbereiding

Stap 1: gegevens verzamelen

Verzamel de toe te passen indexpercentages van het afgelopen jaar per kostenpost.
Inventariseer welke posten een Excel-onderlegger gebruiken. Voor deze posten is het niet helaas mogelijk om deze functionaliteit te gebruiken.

Stap 2: indexatieset aanmaken voor het uitvoeren van de automatische indexering

Doel: Je stelt hier de percentages die standaard worden gebruikt voor de indexatie van een project.

1) Maak een centrale indexatieset aan

Zoek de tegel Uitgangspunten en Totalen.
Kies Alle projecten (werkportfolio).
Open tab Uitgangspunten percentages.
Zoek tabel Uitgangspunten automatische indexering.
Klik ➕ Toevoegen.
Kies het jaar waarvan je de vooraf ingestelde percentages wilt gebruiken; deze percentages zijn gebaseerd op de laatst bekende ramingen van dat jaar.

Resultaat: je krijgt de voor-ingevulde percentages per post.

2) Pas percentages aan waar nodig

Loop de percentages per kostenpost langs.
Wijzig de percentages waar nodig. Hierbij kan ook een toelichting worden ingevoerd.

✅ Tip: de percentages worden meestal pas ingevoerd als deze echt definitief zijn.

3) Geef de set een herkenbare titel

Vul een duidelijke setnaam in.
- Bijvoorbeeld: Indexatie 2025 - definitief
Communiceer de juiste setnaam met degene, die later in het proces de automatische indexatie daadwerkelijk gaan uitvoeren in een project.

Automatisch Indexeren van een project

Na de noodzakelijke voorbereidingen, kunnen de indexeringen worden toegepast.

1) Open de indexatie-wizard in het project

Ga naar het project waar je indexatie wilt toepassen.
Open tab Uitgangspunten.
Klik op ‘Start’ in het veld naast Uitvoeren indexering.
Wacht tot de wizard opent.

2) Kies de set en controleer per kostenpost

ℹ️ Alleen kostenposten met een raming in de tab Financieel verschijnen in de wizard.

⚠️ Let op: kostenposten waarbij een Excel-onderlegger aanwezig is, worden hier niet getoond. Dit is geen onderdeel van deze functionaliteit.

Kies in de wizard de juiste setnaam.
Je ziet nu de toe te passen percentages en de impact op de totale prospectie.
Controleer of de percentages per boekingspost passen bij dit project.
Wijk zo nodig af per kostenpost:
- Pas het percentage aan.
- Voeg ✍️ opmerking toe bij elke afwijking.
Klik als je klaar bent onderaan op de knop ‘Indexering toepassen’.
Als je akkoord bent met de aanpassingen, mag je in het bevestigingsscherm op ‘Ja’ klikken. ✅Als je op ‘Nee’ klikt, kun je nog aanpassingen maken.
Het scherm ververst nu na enkele seconden.

3) Resultaat controleren en beheren

Bekijk welke indexeringen zijn uitgevoerd

Blijf in tab Uitgangspunten van het project.
Zoek tabel Overzicht van alle uitgevoerde indexeringen.
Klik op de omschrijving om details te openen.
Controleer:
- Gebruikte percentages
- Opmerkingen

Automatische Indexering terugdraaien

De risico’s van automatisch indexeren worden beperkt door de undo knop, als je per ongeluk verkeerd indexeert, dan kun je deze altijd nog terugdraaien.

Ga in dezelfde tabel ‘Overzicht van alle uitgevoerde indexeringen’ naar de juiste regel.
Klik op het icoon ↩️ (pijl) links van de omschrijving in de kolom ‘Undo’.
Bevestig de actie.

📌 Na het terugdraaien verschijnt er een nieuwe regel in het overzicht zodat je kunt zien dat de het terugdraaien heeft plaatsgevonden.

⚠️ Let opAls je handmatig ramingen wijzigt nadat je de indexatie hebt uitgevoerd, dan wordt het gewijzigde en niet het originele bedrag teruggedraaid. Hierbij wordt dus niet een foto van de oude situatie teruggezet.

Het systeem past percentages toe op de huidige cijfers in tab Financieel.
Het systeem herstelt niet automatisch een “oude waarde” uit het verleden.

Probleemoplossing 🧯

❌ Tab “Uitgangspunten percentage” ontbreekt➜ Vraag rechten aan voor Uitgangspunten en Totalen (werkportfolio).
❌ Wizard opent niet bij “Uitvoeren indexering”➜ Controleer of je recht Projecten muteren hebt.
❌ Geen kostenposten zichtbaar in de wizard➜ Vul eerst ramingen in bij tab Financieel van het project.
❌ Je ziet de juiste set niet in de wizard➜ Vraag of de de set centraal is aangemaakt en opgeslagen.➜ Vraag intern welke set je moet gebruiken.

➜ Check of de aangemaakte set niet op gearchiveerd staat.

FAQ ❓💡

❓ **Moet ik per project opnieuw kiezen?**💡 Ja. Je past indexatie per project toe via de wizard.

❓ **Kan ik per kostenpost afwijken van de set?**💡 Ja. Pas het percentage aan en geef een toelichting.

❓ **Herstelt “terugdraaien” ook mijn oude cijfers?**💡 Nee. Het werkt met de huidige cijfers in tab Financieel.

❓ **Waarom kan ik meerdere regels/ sets aanmaken in de tabel ‘uitganspunten automatische indexatie’?**💡 Zodat indexatiesets kunnen worden aangemaakt en toegepast op groepen projecten van een bepaald type of soort.

❓ **Waarom kan ik een bepaalde set niet meer aanpassen en staat deze op read-only tabel ‘uitganspunten automatische indexatie’?**💡 Dit betekent dat deze set al toegepast is in een project. Voor de auditing en logging van de toegepaste indexering blijft deze altijd bestaan. De set kan wel gearchiveerd worden (door het schuifje archief aan te zetten). Hierdoor wordt deze set niet meer beschikbaar om te gebruiken bij projecten.

❓ **Hoe kan het dat bij terugdraaien niet precies dezelfde percentages worden gebruikt als het oorspronkelijke indexatiepercentage?**💡 Om ervoor te zorgen dat de cijfers weer precies op de juiste waarde terugkomen, is bij terugrekenen een net ander percentage nodig. Terugdraaien door simpelweg hetzelfde percentage negatief toe te passen, levert niet het oorspronkelijke bedrag op.

Functioneel Beheer

9.1 Rapportage-rechten instellen

Ga naar het menu ‘beheer rechten’.
Kies een gebruikersgroep.
Stel rechten in met stoplichten per groep.
Voor rapporten in het printmenu: gebruik de tegel ‘Beheer Menu Permissies’ om rechten per rapport in te stellen.

Schermen wijzigen

9.2 Rechten op velden toekennen

Open het te wijzigen scherm
Klik in het menu op ‘beheer rechten’

Ieder veld krijgt hierop een stoplichtje.

Selecteer een gebruikersgroep rechtsboven in het scherm (in onderstaand voorbeeld ‘exploitatie lezen’.
De rechten van de geselecteerde groep kan nu per veld worden ingesteld met de stoplichten.
Rood: personen in de geselecteerde groep kunnen dit veld niet zien.
Oranje: personen in de geselecteerde groep mogen dit veld lezen.
Groen: personen in de geselecteerde groep mogen dit veld muteren.

9.3 Velden toevoegen en verwijderen

Deze functie dient met terughoudendheid te worden gebruikt. Deze kan tot fouten in het systeem leiden indien voor het systeem en rapportages cruciale velden worden gewijzigd. Gebruik deze functie alleen in overleg met de leverancier.

Ga naar het te wijzigen scherm
Klik in het menu op ‘beheer velden’
Velden kunnen nu worden verplaatst door deze met de muis te slepen
Velden kunnen worden toegevoegd door onderin het scherm te klikken op ‘Nieuw veld toevoegen’
De eigenschappen van een veld kunnen worden gewijzigd door op het label van het veld te klikken

9.3 Velden toevoegen en verwijderen bij rapportages (onderwerp)

Je kunt een veld toevoegen of verwijderen bij een rapportage of onderwerp door deze stappen te volgen:

Ga naar de plek waar het veld staat dat je wilt toevoegen.
Klik in het menu op Beheer velden. Let op: hiervoor heb je functioneel beheerrechten nodig. Heb je die niet? Vraag de functioneel beheerder om dit uit te voeren.
Klik op het veld dat je wilt toevoegen.
Bij Onderwerp t.b.v. lijst klik je op het witte vlak rechts naast dit veld. Staat er al iets ingevuld? Dan zie je in welke rapportages het veld nu zichtbaar is.
Kies in het drop-downmenu bij welke rapportage(s) het veld moet worden toegevoegd.
Het veld is nu zichtbaar in de gekozen rapportage(s).

Wil je het veld alleen-lezen of bewerkbaar maken? Stel dit in via de onderwerp-tegel(beheertegels) bij de specifieke rapportage. Zet daar het schuifje bij het veld aan of uit bij de kolom ‘Alleen lezen’. In de tab ‘Tabelweergave’ kun je kiezen welke velden in welke volgordelijkheid te zien zijn in de rapportagetool.

9.4 Rechten van menu’s instellen

$C:\Users\CorVanDerVeen\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\Schermafbeelding 2017-09-15 om 15.40.26.png$ Klik het te muteren menu-item aan in het hoofdscherm
$C:\Users\CorVanDerVeen\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCacheContent.Word\Schermafbeelding 2017-09-15 om 15.45.03.png$ Vervolgens kan dit menu item per gebruikersgroep worden toegevoegd

9.5 Gebruikersgroepen (rechtengroepen)

Klik in het hoofdscherm op gebruikersgroep toevoegen
Vervolgens opent er een scherm waarin u de nieuwe groep een naam kunt geven en waarin kunt kiezen op welke entiteiten de personen in de groep rechten heeft.
In onderstaand voorbeeld mogen alle gebruikers in de groep ‘Testgroep’ het dashboard lezen, een relatie aanmaken, archiveren en dearchiveren, maar niet verwijderen.

Een gebruikersgroep is te verwijderen door deze te openen en vervolgens in het menu ‘Gebruikersgroep verwijderen’ te klikken.

9.6 Structuur en invulling van de rechtengroepen

Rechtengroepen kunnen worden gedefinieerd op basis van de indeling van de organisatie, zoals bijvoorbeeld de groep ‘projectleider’ of ‘planeconoom’. Rechtengroepen kunnen ook worden gedefinieerd op basis van functionaliteit, zoals bijvoorbeeld ‘Relatie muteren’ ‘Grondexploitatie lezen’. Het voordeel van rechtengroepen indelen op basis van organisatie is dat er heel snel gebruikers aan een groep toegevoegd kunnen worden, immers de rechten zijn specifiek voor een bepaalde groep aangemaakt. Het nadeel van deze methode is tweeledig: organisaties wijzigen, een groep ‘planeconoom’ kan anders worden ingedeeld naar bijvoorbeeld projectcontrollers en planners. De gehele rechtenstructuur dient dan opnieuw te worden gedefinieerd. Het tweede nadeel is dat het moeilijk is om te zien welke groep precies welke rechten heeft mede omdat er al snel grote hoeveelheid groepen ontstaan.

Om deze reden wordt TotalLink geleverd met een rechtenstructuur op basis van functionaliteit. Projectleider X is dan lid van de groep ‘Relatie muteren’ en ‘Exploitatie lezen’. Een overall planeconoom is ingedeeld in ‘Relatie muteren’, ‘Exploitatie muteren’ en ‘Portfolio muteren’. Een accountant is ingedeeld in de groep ‘exploitatie lezen’ en ‘Portfolio lezen. Op deze wijze is het altijd geheel duidelijk wie wat mag.

Klik in het hoofdmenu op het printicoon rechtsboven en vervolgens op ‘Rapport gebruikersrechten’ voor een overzicht van de gebruikersrechten.

9.7 Instellen en aanpassen standaard facturatiekenmerken

✅ Doel

Met deze handleiding kun je facturatiekenmerken instellen of wijzigen in het systeem. Dit kan voorkomen als er een nieuwe combinatie van kostenplaats / grootboekrekening (ECL/FCL) plaatsvindt, andere BTW toegekend dient te worden, of andere standaard variabelen veranderen in de facturatieregel. Je leert hoe je:

Nieuwe kenmerken toevoegt.
Bestaande kenmerken aanpast.
Instelt of wijzigingen gelden voor alle overeenkomsten of alleen nieuwe.

🔍 Check dit voordat je begint

Heb je beheerrechten?➡️ Zo niet, vraag deze aan bij je functioneel beheerder.
Zie je de tegel Facturatiekenmerken?➡️ Zo niet, neem contact op met je functioneel beheerder.

Stap 1: Nieuw facturatiekenmerk toevoegen

Klik op ⚙️ het tandwielicoon in de linker balk (Beheertegels).
Zoek de tegel Facturatiekenmerken.
Klik op ➕ rechtsboven in de tegel.
Vul de variabelen in die je wilt koppelen (bijv. kostensoorten of grootboekrekeningen).

Stap 2: Facturatiekenmerken wijziging kiezen

Je hebt twee opties:

Optie 1: Alle bestaande én nieuwe overeenkomsten aanpassen

Alle huidige overeenkomsten krijgen direct de nieuwe waarden.
Ook nieuwe overeenkomsten gebruiken deze waarden.

Stappen:

Open ⚙️ Beheertegels.
Zoek Facturatiekenmerken.
Klik op de juiste facturatielijst.➡️ Staat deze er niet? Klik op ➕ toevoegen.
Pas naam en zichtbaarheid aan (optioneel).
Wijzig de variabelen die je wilt overschrijven.
Resultaat: Alle bestaande én nieuwe overeenkomsten zijn direct aangepast.

Optie 2: Alleen nieuwe overeenkomsten aanpassen

Bestaande overeenkomsten blijven ongewijzigd.
Nieuwe overeenkomsten krijgen de nieuwe waarden.

Stappen:

Open ⚙️ Beheertegels.
Zoek Facturatiekenmerken.
Klik op de juiste facturatielijst of voeg een nieuwe toe (➕).
Pas naam en zichtbaarheid aan (optioneel).
Zet schuifje ‘Verwijderen’ aan bij regels die niet meer gekozen mogen worden.➡️ Oude overeenkomsten behouden hun waarden.
Voeg een nieuwe regel toe (➕ toevoegen).
Vul de nieuwe variabelen in.
Resultaat: Eindgebruikers zien dezelfde omschrijving, maar nieuwe overeenkomsten krijgen de nieuwe waarden.

❓ Veelgestelde vragen

Wat als ik de tegel niet zie?➡️ Neem contact op met je functioneel beheerder.

Wat gebeurt er als ik een regel verwijder?➡️ Oude overeenkomsten behouden hun waarden. Nieuwe overeenkomsten gebruiken de nieuwe instellingen.

9.7 Koppeling configuratie

TotalLink bevat vele koppelvlakken. In sommige gevallen zijn deze al dan niet deels door de beheerder zelf te configureren.In deze sectie wordt per koppeling uitgelegd hoe deze door de beheerder zelf is te configureren. Staat een koppeling er niet bij, dan valt deze momenteel niet zelf dooreen beheerder te configureren.

Smart Documents

Vanuit het hoofdscherm kan in de grijze balk op het tandwiel icoon worden geklikt. Hiermee worden de beheertegels van TotalLink zichtbaar gemaakt.Zoek vervolgens op SmartDocs middels het zoekveld. In de tegel 'Externe verbindingen' kan er vervolgens geklikt worden op het zoekresultaat 'SmartDocs'

In het Algemeen tabblad kunnen de instellingen worden gedaan met betrekking tot het opzetten van de verbinding en het authentiseren op de SmartDocs service endpoint.Denk aan de naam van het endpoint, gebruikersnaam, wachtwoord, enzovoorts.

De basis van de beschikbare velden in TotalLink wordt gevormd via het onderwerp 'SmartDocs'. De velden die aan dit onderwerp worden toegevoegd zijn beschikbaar om aan te bieden aan SmartDocuments. (Zie de sectie over het toevoegen van velden aan onderwerpen voor de specifieke uitleg.) In het sjabloonvelden tabblad wordt de link gelegd tussen het 'SmartDocs' onderwerp in TotalLink en de SmartDocuments sjabloon generator. In de verschillende dossier schermen kunnen velden via de beheermodus worden toegevoegd aan de onderwerpen. In dit scherm kan van deze toegekende velden vervolgens worden aangegeven hoe deze in het “Vrije inhoud” deel van het SmartDocs Verzoek om documentgeneratie (Di02) dienen te worden opgenomen.

Tot slot kunnen de beschikbare Sjablonen worden opgegeven in het tabblad Externe sjablonen. De naam van het sjabloon in de eerste kolom dient voor de weergave in het print menu bij het TotalLink dossier en mag dus afwijken van de sjabloonnaam in SmartDocs. De naam in de tweede kolom is de exacte identificatienaam van het sjabloon in SmartDocs, deze mag niet afwijken, anders wordt de sjabloon niet herkend tijdens het document generatie verzoek. Eventueel kan in de Documentcategorie kolom een categorie worden gekozen. Het nieuwe document wordt dan in TotalLink direct in deze categorie opgeslagen bij het dossier. Indien ook met Corsa wordt gewerkt en de categorie is voorzien van een Corsa DSP code (in te stellen in de Externe verbindingen tegel onderdeel Corsa), wordt het document meteen in Corsa opgeslagen en wordt het veld #CORSANUMMER# vervangen door het werkelijke Corsa Documentnummer.

9.8 Onderwerpen beheren (Rapportages in Rapportagetool)

Als je een kolom in de rapportagetool die nu op read-only staat bewerkbaar wil maken, dan gaat dit via de beheerinstellingen, onderwerpen tegel, tabel ‘beschikbare kolommen’. Zet hier in de kolom die je bewerkbaar wilt maken het schuifje van read-only uit.

LET OP! Kan dit niet, neem dan contact met [email protected] om je wens aan te passen.

Hier is hoe je deze instructie kunt omzetten naar een duidelijke handleiding:

9.9 Kolom bewerkbaar maken in de rapportagetool

✅ Doel

Je maakt een kolom die nu read-only is, bewerkbaar via de beheerinstellingen.

🔍 Check dit voor je begint

Je hebt functioneel beheerrechten.
Je weet welke kolom je wilt bewerken.

Stap 1: Open de beheerinstellingen

Klik op ⚙️ Beheerinstellingen in het hoofdmenu.
Ga naar de tegel Onderwerpen.
Klik op het onderwerp / rapportage waar de specifieke kolom in zit die je wilt bewerken.

Stap 2: Zoek de juiste kolom

Ga naar de tabel Beschikbare kolommen.
Zoek de kolom die je bewerkbaar wilt maken.

Stap 3: Zet read-only uit

In de kolominstellingen zie je een schuifje bij Read-only.
Schuif dit uit om de kolom bewerkbaar te maken.

❗ Probleem?

Kan het schuifje niet uit?
- Stuur een e-mail naar [email protected] met je verzoek.

💡 Tip

Controleer na het aanpassen of de kolom direct bewerkbaar is in de rapportagetool en of dit ook tot gevolg heeft dat in de overeenkomst zelf de aanpassing is doorgevoerd.

Archiveren en vernietigen van overeenkomsten in TotalLink

Doel

Met deze handleiding kun je:

centrale bewaartermijnen instellen;
per overeenkomst automatisch een vernietigingsdatum laten berekenen;
rapportages bekijken over (bijna) te vernietigen overeenkomsten;
overeenkomsten en documenten definitief verwijderen;
vernietigde overeenkomsten terugvinden in het logboek;
lege dossiers (zonder documenten of overeenkomsten) opsporen.

Check dit voor je begint

✅ Je hebt de juiste rechten:
- Proces A: Functioneel beheer (⚙️ zichtbaar).
- Proces B / D: Muteerrechten op overeenkomst‑tegels.
- Proces C / E / F: Rechten op de Rapportagetool + juiste tabbladen.
✅ Je weet welk overeenkomsttype je gebruikt.
✅ Je kent de juiste bewaartermijn (aantal jaren).
⚠️ Let op: vernietigen is definitief. Controleer altijd eerst documenten en gegevens.

9.10 Archiveringstermijnen instellen en vernietigen overeenkomsten + documenten

Proces A — Centrale archiveringstermijnen instellen

Resultaat: eindgebruikers kunnen in een overeenkomst een bewaartermijn selecteren.

Voorwaarden

Je hebt functioneel‑beheerrechten.
Je ziet het ⚙️ tandwiel in TotalLink.

Stappen

⚙️ Open Beheerinstellingen via het tandwiel.
Open de tegel Archiveringstermijnen.
Klik Overeenkomsttypen.
Ga naar de tabel Bewaartermijnen (bovenaan).
➕ Voeg een nieuwe regel toe of selecteer een bestaande.
Vul:

Omschrijving (bijv. "Bewaartermijn 10 jaar").
Aantal jaren.
Optioneel: Code (voor externe koppelingen).

Ga naar de tabel Bewaartermijnen per overeenkomsttype.

In Dossiersoort staan alle tegels die in de omgeving bestaan.
In Overeenkomsttype staan de mogelijke overeenkomsttypes binnen die dossiersoort.

Selecteer in de kolom Archiveringstermijnen per overeenkomsttype de bewaartermijnen die een eindgebruiker mag kiezen. (Meerdere mogelijk.)
Klik in Meldingsinstellingen (i) om in te stellen wie wanneer een waarschuwing krijgt voor het bereiken van de vernietigingsdatum.

⚠️ Let op — Bewaartermijnen kunnen soms niet verwijderd worden

Als er in minimaal één overeenkomst al een bewaartermijn is gekozen (dus een gebruiker heeft deze ooit geselecteerd), dan kan de bijbehorende regel in de tabel Bewaartermijnen niet verwijderd worden, ook niet als deze optie al verwijderd is uit Bewaartermijnen per overeenkomsttype.

Wat moet je doen?

Open de Rapportagetool.
Zoek op Omschrijving van de betreffende bewaartermijn.
Filter op overeenkomsten die deze bewaartermijn gebruiken.
Verwijder deze overeenkomsten (volgens proces D) of wijzig ze naar een andere bewaartermijn.
Ga terug naar Beheerinstellingen → Archiveringstermijnen.
Verwijder nu alsnog de bewaartermijnregel.

Waarom werkt dit zo?

TotalLink blokkeert het verwijderen om te voorkomen dat overeenkomsten ongeldige of ontbrekende bewaartermijnen krijgen.

Checklist

Omschrijving is duidelijk.
Aantal jaren klopt met beleid/archiefwet.
Overeenkomsttype is gekoppeld.

Foutafhandeling

Zie je geen ⚙️?→ Je mist functioneel‑beheerrechten. Vraag toegang.

FAQ

❓ _Wat doe ik als wetgeving of beleid verandert?_💡 Laat de oude termijn bestaan → zet deze op Gearchiveerd. Maak daarna een nieuwe bewaartermijn.

Proces B — Vernietigingsdatum in een overeenkomst laten berekenen

Resultaat: TotalLink berekent automatisch de vernietigingsdatum.

Voorwaarden

Je hebt muteerrechten op de velden van de overeenkomst.

Stappen

Open de overeenkomst.
Vul minimaal:

Einde overeenkomst
Archiveringsstatus

Controleer Vernietigingsdatum:

Correct ingevuld → datum wordt automatisch berekend.
Niet ingevuld → je ziet een melding.

Berekening:

TotalLink telt het ingestelde aantal jaren op bij Einde overeenkomst.

Vernietigingsdatum uitstellen

Zet Vernietigingsdatum uitstellen aan.
Vul:

Nieuwe vernietigingsdatum
Toelichting uitstel

Je ontvangt een melding in het Berichtencentrum 1 week voor de vernietigingsdatum.

Checklist

Einde overeenkomst is ingevuld.
Archiveringsstatus is ingevuld.
Vernietigingsdatum toont een datum.
Uitstel bevat een toelichting (als gebruikt).

Foutafhandeling

Melding: “De archiveringsstatus en einddatum overeenkomst zijn niet ingevoerd.”→ Vul beide velden alsnog in.

FAQ

❓ _Ik zie geen veld “Einde overeenkomst” of “Archiveringsstatus”. Wat nu?_💡 Mogelijk heet het veld anders of heb je geen rechten.Check via Functioneel beheer:

Beheer velden → klik veld → kijk bij Kolom of EindeOvereenkomst staat.
Beheer rechten → controleer of het veld zichtbaar/bewerkbaar is voor de juiste groep.

Proces C — Overzicht: overeenkomsten met vernietigingsdatum bekijken

Resultaat: je ziet alle overeenkomsten met (bijna) vernietigingsdatum.

Voorwaarden

Je hebt rechten op:
- Rapportagetool
- Tabblad Te vernietigen overeenkomsten

Stappen

Open Rapportagetool.
Klik tab Te vernietigen overeenkomsten.
Filter op o.a.:

Vernietigingsdatum
Nieuwe vernietigingsdatum
Toelichting uitstel

Optioneel: Exporteer naar Excel.

Checklist

Filters tonen verwacht resultaat.
Export werkt.

Foutafhandeling

Tab niet zichtbaar?→ Rechten ontbreken.

FAQ

❓ _Kan ik op alle kolommen filteren?_💡 Ja.

Proces D — Overeenkomst en documenten definitief vernietigen

Resultaat: documenten én overeenkomst zijn definitief verwijderd.

Voorwaarden

Muteerrechten op overeenkomst én documenten.

⚠️ Verwijderen is definitief. Werk zorgvuldig.

Documenten verwijderen

Open de overeenkomst.
Ga naar tab Documenten.
Zet bij te verwijderen documenten het prullenbak‑schuifje aan.
Zet Toon inhoud prullenbak aan.
Verwijder definitief:

Klik ❌ naast het item in de prullenbak.
Bevestig met Ja.

Overeenkomst verwijderen

Ga naar de hoofdtitel van de overeenkomst.
Klik op ⋯.
Kies Verwijderen.
Bevestig 2×.

Checklist

Alle documenten zijn definitief verwijderd.
Overeenkomst is verwijderd.
Prullenbak is leeg.

Foutafhandeling

Kun je niet verwijderen?→ Je mist muteerrechten.

FAQ

❓ _Moet ik eerst documenten verwijderen?_💡 Ja, altijd eerst documenten, daarna de overeenkomst.

Proces E — Vernietigde overeenkomsten terugvinden (audittrail)

Resultaat: je kunt vernietigde overeenkomsten en hun audittrail bekijken.

Voorwaarden

Rechten op:
- Rapportagetool
- Tab Vernietigingslogboek

Stappen

Open Rapportagetool.
Open tab Vernietigingslogboek.
Filter op:

Object‑ID
Vernietigingsstatus

Bekijk per regel:

TotalLink‑object‑ID
Status
Datum/tijd van wijziging

Wat je terugziet (audittrail)

Per object‑ID zie je:

wanneer het object is gearchiveerd;
wanneer het is gedearchiveerd;
wanneer het is vernietigd;
alle statuswissels.

Checklist

Vernietigde overeenkomst teruggevonden.
Filters werken.
Statusmomenten zichtbaar.

Foutafhandeling

Tab niet zichtbaar?→ Je mist rechten.

Proces F — Overzicht: Dossiers zonder documenten en overeenkomsten

Resultaat: je ziet welke dossiers leeg zijn en beoordeelt of ze verwijderd mogen worden.

Doel

Gebruik dit overzicht om:

dossiers op te schonen;
te bepalen of dossiers vernietigd mogen worden volgens de archiefwet;
te controleren of dossiers nog relevant zijn.

Voorwaarden

Je hebt toegang tot de Rapportagetool.
Je ziet het tabblad Lege Dossiers.

Stappen

Open de Rapportagetool.
Klik op tab Lege Dossiers.
Filter op:

Dossiersoort
Dossiernaam
Eventuele metagegevens uit de overeenkomst (zoals veldcode)

Beoordeel per dossier:

blijft het bestaan?
moet het worden verwijderd volgens archiefwetgeving?

Checklist

Je hebt inzicht in alle lege dossiers.
Dossiers met vernietigingsplicht zijn beoordeeld.
Eventuele vervolgstappen (bijv. dossierverwijdering) zijn uitgevoerd.

Contact

085-0841560 | [email protected]

Good afternoon

hashtagStarten met TotalLink

hashtag1.1 Over deze handleiding

hashtag1.2 Wat is TotalLink?

hashtag1.3 Opbouw van het systeem (Tegels & Modules)

hashtag1.4 Navigeren in TotalLink

hashtag1.4.1 Zoeken (meest gebruikte methode)

hashtag1.4.2 Home (terug naar startscherm)

hashtag1.4.3 Meerdere schermen openen (tabbladen & vensters)

hashtag1.5 Favorieten gebruiken

hashtag1.6 Aanmaken, verwijderen, archiveren, en uit archief halen

hashtag1.7 Logboek: volledig inzicht in wijzigingen

hashtagGebruikersbeheer

hashtag2.2.1. Een medewerker toegang geven tot de applicatie

hashtag2.2.2. Rechten instellen van een gebruiker

hashtag2.2.4 Medewerker uit dienst zetten

hashtag2.2.6 Vervanging bij uitdiensttreding

hashtag2.2.7 Troubleshooting medewerker toevoegen

hashtagDocumentenbeheer

hashtagOvereenkomsten

hashtagTermijnkalender

hashtagRegelgrensbewaking

hashtagDe rapportage toolbox

hashtagAlgemeen

hashtagAdvanced Toolbox

hashtagDe Rapportage Toolbox openen

hashtagEen onderwerp kiezen

hashtagProjecten

hashtagProjectcontrole

hashtagGREX (Grondexploitatie)

hashtagBoekingen

hashtagProgramma Woningbouw / Programma Overig

hashtagExploitatieregel detailregels

hashtagGROTIK

hashtagCONTRACTEN

hashtagOvereenkomst facturatieregels

hashtagOvereenkomsten

hashtagKavels

hashtagDossiers

hashtagControle facturatie-instellingen

hashtagTe factureren / Gefactureerd

hashtagFacturatie batches

hashtagOverzicht facturatie

hashtagTermijnkalender

hashtagGewenste velden selecteren

hashtagEen filter maken

hashtagTotaliseren

hashtagExporteren lijst naar Excel

hashtagBevraging opslaan

hashtagRapport met variabele invoer (parameter query)

hashtagVeld toevoegen als bronveld in een sjabloon

hashtagALGEMEEN

hashtagTEKENEN PROJECTGRENZEN EN VLAKKEN

hashtagSCENARIO’S EN VASTLEGGEN IN DE TIJD

hashtagCENTRALE UITGANGSPUNTEN

hashtagBOEKWAARDE SELECTIE/NCW DATUM INSTELLEN

hashtagAutomatisch GREX Indexering

hashtagVoorbereiding

hashtagAutomatisch Indexeren van een project

hashtagAutomatische Indexering terugdraaien

hashtagFunctioneel Beheer

hashtag9.1 Rapportage-rechten instellen

hashtag9.2 Rechten op velden toekennen

hashtag9.3 Velden toevoegen en verwijderen

hashtag9.3 Velden toevoegen en verwijderen bij rapportages (onderwerp)

hashtag9.4 Rechten van menu’s instellen

hashtag9.5 Gebruikersgroepen (rechtengroepen)

hashtag9.6 Structuur en invulling van de rechtengroepen

hashtag9.7 Instellen en aanpassen standaard facturatiekenmerken

hashtag9.7 Koppeling configuratie

hashtag9.8 Onderwerpen beheren (Rapportages in Rapportagetool)

hashtag9.9 Kolom bewerkbaar maken in de rapportagetool

hashtag9.10 Archiveringstermijnen instellen en vernietigen overeenkomsten + documenten

hashtagProces A — Centrale archiveringstermijnen instellen

hashtagProces B — Vernietigingsdatum in een overeenkomst laten berekenen

hashtagProces C — Overzicht: overeenkomsten met vernietigingsdatum bekijken

hashtagProces D — Overeenkomst en documenten definitief vernietigen

hashtagProces E — Vernietigde overeenkomsten terugvinden (audittrail)

hashtagProces F — Overzicht: Dossiers zonder documenten en overeenkomsten

hashtagContact

Starten met TotalLink

1.1 Over deze handleiding

1.2 Wat is TotalLink?

1.3 Opbouw van het systeem (Tegels & Modules)

1.4 Navigeren in TotalLink

1.4.1 Zoeken (meest gebruikte methode)

1.4.2 Home (terug naar startscherm)

1.4.3 Meerdere schermen openen (tabbladen & vensters)

1.5 Favorieten gebruiken

1.6 Aanmaken, verwijderen, archiveren, en uit archief halen

1.7 Logboek: volledig inzicht in wijzigingen

Gebruikersbeheer

2.2.1. Een medewerker toegang geven tot de applicatie

2.2.2. Rechten instellen van een gebruiker

2.2.4 Medewerker uit dienst zetten

2.2.6 Vervanging bij uitdiensttreding

2.2.7 Troubleshooting medewerker toevoegen

Documentenbeheer

Overeenkomsten

Termijnkalender

Regelgrensbewaking

De rapportage toolbox

Algemeen

Advanced Toolbox

De Rapportage Toolbox openen

Een onderwerp kiezen

Projecten

Projectcontrole

GREX (Grondexploitatie)

Boekingen

Programma Woningbouw / Programma Overig

Exploitatieregel detailregels

GROTIK

CONTRACTEN

Overeenkomst facturatieregels

Overeenkomsten

Kavels

Dossiers

Controle facturatie-instellingen

Te factureren / Gefactureerd

Facturatie batches

Overzicht facturatie

Termijnkalender

Gewenste velden selecteren

Een filter maken

Totaliseren

Exporteren lijst naar Excel

Bevraging opslaan

Rapport met variabele invoer (parameter query)

Veld toevoegen als bronveld in een sjabloon

ALGEMEEN

TEKENEN PROJECTGRENZEN EN VLAKKEN

SCENARIO’S EN VASTLEGGEN IN DE TIJD

CENTRALE UITGANGSPUNTEN

BOEKWAARDE SELECTIE/NCW DATUM INSTELLEN

Automatisch GREX Indexering

Voorbereiding

Automatisch Indexeren van een project

Automatische Indexering terugdraaien

Functioneel Beheer

9.1 Rapportage-rechten instellen

9.2 Rechten op velden toekennen

9.3 Velden toevoegen en verwijderen

9.3 Velden toevoegen en verwijderen bij rapportages (onderwerp)

9.4 Rechten van menu’s instellen

9.5 Gebruikersgroepen (rechtengroepen)

9.6 Structuur en invulling van de rechtengroepen

9.7 Instellen en aanpassen standaard facturatiekenmerken

9.7 Koppeling configuratie

9.8 Onderwerpen beheren (Rapportages in Rapportagetool)

9.9 Kolom bewerkbaar maken in de rapportagetool

9.10 Archiveringstermijnen instellen en vernietigen overeenkomsten + documenten

Proces A — Centrale archiveringstermijnen instellen

Proces B — Vernietigingsdatum in een overeenkomst laten berekenen

Proces C — Overzicht: overeenkomsten met vernietigingsdatum bekijken

Proces D — Overeenkomst en documenten definitief vernietigen

Proces E — Vernietigde overeenkomsten terugvinden (audittrail)

Proces F — Overzicht: Dossiers zonder documenten en overeenkomsten

Contact